Заочное образование

Microsoft Windows XP – операционная система, наиболее распространенная на всех типах компьютеров, от настольных систем и ноутбуков до портативных КПК.

Категория слушателей: Курс предназначен для офисных сотрудников всех специальностей (руководители, менеджеры, секретари, бухгалтеры и др.), творческих работников, студентов и учащихся.

Цель обучения: Дать слушателям основные знания, умения и навыки, необходимые для эффективной работы в Microsoft Windows XP.

Предварительные знания: Начальных знаний не требуется.



Лекция 1. Знакомство с Windows XP

 Скачать



Изучив эту лекцию, вы сможете: разобраться в основах работы с операционной системой Windows XP, входить в систему, правильно завершать сеанс работы, выключать компьютер



Лекция 2. Эффективная работа с Windows XP

Скачать


Изучив эту лекцию, вы сможете: работать с рабочим столом Windows XP, работать с меню Пуск (Start) и панелью задач, создавать и располагать ярлыки на рабочем столе и панели инструментов быстрого запуска, очищать рабочий стол



Лекция 3. Управление безопасностью компьютера

Скачать



Изучив эту лекцию, вы сможете: изменять имя вашего компьютера, создавать, настраивать и удалять учетные записи пользователя, устанавливать пароль для каждой учетной записи пользователя, сопровождать каждую учетную запись пользователя изображением, установить опцию быстрого переключения пользователей так, чтобы на компьютере могли работать несколько пользователей одновременно



Лекция 4. Установка дополнительного программного и технического обеспечения

Скачать



После прочтения этой лекции вы сможете: установить наушники и микрофон, локальные и сетевые принтеры, сканер и камеру, дополнительные запоминающие устройства, программы и компоненты Windows, а также настроить автоматический запуск



Лекция 5. Работа с файлами и папками

 Скачать



После изучения этой лекции вы научитесь: ориентироваться в содержимом вашего компьютера, просматривать папки и файлы в различном виде, создавать, редактировать, удалять, перемещать и переименовывать файлы и папки, находить файлы и папки



Лекция 6. Персональные настройки Windows XP

 Скачать



После прочтения этой лекции вы сможете: изменять внешний вид вашей рабочей среды, изменять настройки времени, даты, региона и языка, "научить" компьютер распознавать ваш голос



Лекция 7. Установка соединений

 Скачать



Прочитав эту лекцию, вы научитесь: соединяться с Интернет с помощью модема или по выделенной линии, создавать компьютерную сеть, разделять принтеры, диски и папки с другими пользователями, создавать соединение типа виртуальной частной сети



Лекция 8. Общение с другими людьми

Скачать



Изучив эту лекцию, вы сможете: создавать учетную запись системы Passport, конфигурировать и использовать Windows Messenger для непосредственного обмена сообщениями через Интернет, конфигурировать и использовать Outlook Express для обмена электронной почтой через сервер



Лекция 9. Развлечения с помощью Windows XP

 Скачать



Изучив эту лекцию, вы сможете: играть в игры на вашем компьютере или через сеть, выполнять веб-серфинг, использовать Windows Media Player, чтобы слушать радио или CD, публиковать фотографии в сети



Лекция 10. Решение проблем

 Скачать



Изучив эту лекцию, вы сможете: обновлять вашу операционную систему вручную или автоматически, диагностировать проблемы операционной системы, выполнять очистку и дефрагментацию вашего жесткого диска, получать помощь из различных источников, выполнять резервное копирование и восстановление файлов, папок или всей вашей операционной системы



CorelDraw X3 позволяет создавать векторные графические изображения любой степени сложности для творчества, рекламы, дизайнерских работ, при создании WEB-сайтов, в издательском деле.

Категория слушателей: Курс предназначен для офисных сотрудников всех специальностей (руководители, менеджеры, секретари, бухгалтеры и др.), творческих работников, студентов и учащихся.

Цель обучения: Дать слушателям основные знания, умения и навыки, необходимые для эффективной работы в CorelDraw X3.

Предварительные знания: Базовые знания работы на персональном компьютере.



Лекция 1. Интерфейс программы

Скачать



Лекция посвящена интерфейсу программы. В ней рассматриваются основные элементы окна CorelDraw, параметры, принадлежащие той или иной панели и предварительные настройки, необходимые для начала работы



Лекция 2. Манипулирование объектами

Скачать



Данная лекция посвящена способам манипулирования над объектами и видам трансформационных искажений, рассмотренных на примере объекта прямоугольника



Лекция 3. Геометрические примитивы

 Скачать



В данной лекции рассмотрим инструменты для создания геометрических примитивов (прямоугольника, эллипса, многоугольника и звезды) и параметры, которые отображаются на панели свойств при работе с этими инструментами



Лекция 4. Текст

 Скачать



В лекции рассматриваются способы форматирования текста, его виды и параметры, доступные при работе с ним



Лекция 5. Редактирование объектов с помощью инструмента Shape (Форма)

 Скачать



Лекция посвящена инструменту Shape (Форма) и способам редактирования с помощью этого инструмента. А также в лекции рассмотрено понятие Кривая Безье и её составляющие



Лекция 6. Построение кривых Безье

 Скачать



В лекции рассмотрено применение инструментов Кривая и Кривая Безье, их схожесть и различия. Приведены примеры использования этих инструментов



Лекция 7. Вспомогательные объекты

 Скачать



Лекция посвящена вспомогательным объектам. В ней рассмотрены понятия сетка, направляющие, динамические направляющие и способы работы с ними



Лекция 8. Группировка, комбинирование и формирование

 Скачать



Лекция посвящена методам группировки, комбинирования и изменения формы для построения контура сложной фигуры из простых объектов. Также в лекции рассмотрены обратные процессы



Лекция 9. Инструменты изменения формы

 Скачать



В данной лекции рассмотрим инструменты "растрового" происхождения, предназначенные для редактирования внешнего вида кривой, а также их параметры



Лекция 10. Художественные средства

 Скачать



Данная лекция рассматривает инструмент Художественные средства. В ней рассмотрены вопросы их использования и параметры элементов, относящихся к данному инструменту



Лекция 11. Заливка

 Скачать



Лекция посвящена инструменту Заливка. В ней рассматриваются типы заливок объектов, имеющих замкнутые контуры, параметры, способы и примеры их использования



3D Studio Max – мировой стандарт моделирования трехмерных объектов из любых материалов, создания освещения, спецэффектов, анимации сложных обьектов и создании видеороликов.

Категория слушателей: Курс предназначен для офисных сотрудников всех специальностей (руководители, менеджеры, секретари, бухгалтеры и др.), творческих работников, студентов и учащихся.

Цель обучения: За время обучения Вы получите теоретические знания и практические навыки разработчика реалистичных 3D видеороликов.

Предварительные знания: Умение работать с файловой системой в операционных системах Windows.



Лекция 1. Введение в трехмерную графику

 Скачать



Когда мы смотрим фильмы или рекламу, мы не задумываемся над тем, как это сделано. Мы воспринимаем конечный результат работы специалистов по визуальным эффектам как готовый продукт. Если у кого-то из зрителей и возникает вопрос, каким образом выполнена какая-то работа, то в большинстве случаев их устраивает ответ: "Сделано на компьютере". Но что означает эта скупая формулировка? Как в небольшой металлической коробке системного блока рождаются виртуальные миры? Секрет создания эффектов в фильмах и рекламе спрятан за аббревиатурой 3D - это сокращение от английского словосочетания third dimension (третье измерение), которым принято обозначать трехмерную графику



Лекция 2. Начало работы в 3ds Max

 Скачать



В этой лекции вы познакомитесь с интерфейсом программы 3ds Max, а также научитесь создавать простейшие трехмерные сцены, используя примитивы. Много внимания в этой лекции уделено инструментам для управления объектами, поскольку такие знания просто необходимы для дальнейшего изучения 3ds Max



Лекция 3. Основные операции с объектами

 Скачать



Итак, вы узнали о том, как создаются простейшие объекты в 3ds Max. Теперь пришла пора научиться управлять ими. Вы узнаете, как выровнять объекты относительно друг друга, переместить объект в сторону, повернуть, создать копию и познакомитесь со многими другими операциями с объектами



Лекция 4. Моделирование с использованием модификаторов

 Скачать



Одно из основных предназначений 3ds Max - моделирование трехмерных объектов. Воображение дизайнера трехмерной графики очень часто рисует сцены, которые невозможно смоделировать, используя только примитивы. Многие объекты, которые окружают нас в повседневной жизни, имеют несимметричную поверхность, воспроизвести которую в трехмерной графике довольно сложно. Объекты категории Geometry (Геометрия), о которых шла речь в прошлой лекции, являются базовым материалом для создания более сложных моделей. Для редактирования поверхности примитивов используются различные инструменты моделирования



Лекция 5. Сплайновое моделирование

 Скачать



Один из эффективных способов создания трехмерных моделей - использование техники сплайнового моделирования. В конечном итоге создание модели при помощи сплайнов (трехмерных кривых) сводится к построению сплайнового каркаса, на основе которого создается огибающая трехмерная геометрическая поверхность



Лекция 6. Полигональное моделирование

Скачать



В данной лекции рассматривается еще один используемый в трехмерной графике способ моделирования - работа с редактируемыми поверхностями



Лекция 7. Моделирование с использованием булевых операций

 Скачать



Моделирование с использованием булевых операций - это простой и в то же время очень эффективный способ создания трехмерных моделей сложной формы. Как правило, данный способ моделирования используется при создании механических деталей и других объектов, которые являются результатом деятельности человека



Лекция 8. Создание трехмерной анимации

 Скачать



Для многих, кто начинает изучать 3ds Max, анимация является самым интересным этапом создания трехмерной сцены. Заставить объекты двигаться сами по себе - что может быть интереснее? Что ж, в этой лекции вы научитесь это делать. В ней изложены основные принципы трехмерной анимации, а также рассказано о модулях для создания динамических взаимодействий и анимации с частицами



Лекция 9. Имитация динамических взаимодействий в 3ds Max

 Скачать



Чтобы созданная вами трехмерная анимация выглядела реалистично, объекты должны двигаться в кадре так, как в реальной жизни. Что это означает? Когда тело начинает движение, на него воздействует группа разных сил, например сила земного притяжения, порыв ветра, сила трения и т. д. Все эти условия оказывают влияние на траекторию движения объекта



Лекция 10. Анимация с использованием частиц

Скачать



Анимация по ключевым кадрам очень удобна, однако существуют некоторые задачи, для решения которых не обойтись одним только этим способом создания анимации. Например, если нужно анимировать огромное количество мелких объектов - снежинок, искр, осколков и т.д.



Лекция 11. Создание волос и шерсти

Скачать



Один из самых трудных этапов моделирования трехмерного персонажа - создание меха и волос. Поскольку волосы постоянно находятся в движении, прическа персонажа все время изменяет форму. Помимо этого, проблемой является и то, что шерстяной покров состоит из огромного количества мельчайших деталей-волосинок, каждая из которых может располагаться на теле под определенным углом. Разработчику трехмерной графики трудно без специальных инструментов смоделировать такую сцену, ведь задать положение каждого элемента вручную невозможно, тем более, если сцена анимирована. Большинство пакетов для работы с трехмерной графикой содержат средства, облегчающие процесс создания волос и шерсти. Такие средства есть и в 3ds Max



Лекция 12. Текстурирование объекта

Скачать



Созданные в трехмерном редакторе объекты выглядят, как каменные скульптуры с однотонным цветом, и совсем не похожи на настоящие. Чтобы "раскрасить" все элементы сцены, а также наделить их такими физическими свойствами материалов, как прозрачность, шершавость, способностью отражать и преломлять свет и т. д., необходимо для каждого объекта сцены установить характеристики материала, или текстурировать сцену. Это очень непростая задача, особенно для неподготовленного пользователя. В реальной жизни мы воспринимаем объекты такими, какие они есть, не задумываясь о коэффициентах отражения и преломления, размере блика и других физических параметрах объекта. В трехмерной графике все эти свойства материала необходимо устанавливать вручную



Лекция 13. Освещение сцены и эффекты

 Скачать



В любом редакторе трехмерной графики, в том числе и в 3ds Max, реалистичность визуализированного изображения зависит от трех главных факторов: качества созданной трехмерной модели, удачно выполненных текстур и освещения сцены. Одна и та же сцена, просчитанная при различном освещении, может выглядеть совершенно по-разному. При изменении положения источников света в сцене искажается окрашивание объектов, форма отбрасываемых теней, возникают участки, чересчур залитые светом или слишком затемненные



Лекция 14. Визуализация готовой сцены

 Скачать



Конечным результатом работы над трехмерным проектом может быть либо трехмерная модель, либо мультимедийный файл (графика или видео). В первом случае результаты могут быть использованы для разработки компьютерных игр. Мультимедийные файлы, как правило, представляют собой практически готовый продукт. Проще говоря, программа визуализирует изображение трехмерной сцены с объектами, которые в ней присутствуют


Adobe Premiere Pro CS2 является на сегодняшний день самой совершенной программой для видеомонтажа.

Категория слушателей: Курс предназначен для офисных сотрудников всех специальностей (руководители, менеджеры, секретари, бухгалтеры и др.), творческих работников, студентов и учащихся.

Цель обучения: Дать слушателям основные знания, умения и навыки создания профессиональных видеофильмов на домашнем компьютере о важных семейных событиях, школьных мероприятиях, свадьбах друзей.

Предварительные знания: Умение работать с файловой системой в операционных системах Windows.




Лекция 1. Этапы создания компьютерного видеоролика в Adobe Premiere CS 2

 Скачать



Лекция 2. Базовые понятия Adobe Premiere. Окна Project, Monitor, Timeline

 Скачать



Лекция посвящена работе с окнами Project, Monitor, Timeline. Общие сведения о программе. Настройка проекта. Интерфейс Adobe Premiere.




Лекция 3. Импорт и экспорт файлов

 Скачать



Лекция посвящена изучению работы с командами Import и Export. Настройки фильма.




Лекция 4. Первые шаги

 Скачать



Практическая работа по созданию нового проекта видеофильма.




Лекция 5. Основные инструменты монтажа

 Скачать



Лекция посвящена вопросам работы в окнах "Программа" (Program), "Источник" (Source) и "Монтажный стол" (Timeline). Работа с исходными файлами, монтирование роликов, использование рабочей области.




Лекция 6. Видео и музыка

Скачать



Практическая работа. Подготовить исходники: отснять несколько 10-15-секундных видеороликов на тему "Мой школьный день" и смонтировать фильм длительностью не более 20 секунд.




Лекция 7. Видео- и аудиопереходы

 Скачать



Переходы между клипами. Группы видеопереходов. Группы аудиопереходов. Использование переходов для монтажа




Лекция 8. Художественная галерея

 Скачать



Практическая работа. Подготовить видеофильм по теме "Мировая художественная культура" или "История"




Лекция 9. Титры

 Скачать



Лекция посвящена вопросам работы с редактором титров. Динамические и статические титры.




Лекция 10. Титры (практика)

Скачать



Практическая работа. Создание и оформление титров видеоролика




Лекция 11. Прозрачность видеоклипов

 Скачать



Лекция посвящена принципам наложения видео. Динамическая прозрачность. Настройка прозрачности при помощи видеоэффектов.




Лекция 12. Прозрачность клипов

Скачать



Практическая работа. Прозрачность клипов




Лекция 13. Движение и масштабирование клипов

Скачать



Лекция посвящена вопросам "оживления" статических изображений. Движение в рамках одного клипа. Движение одного клипа на фоне другого. Настройка масштабирования.




Лекция 14. Движение и масштабирование клипов

 Скачать



Практическая работа. "Оживление" статических изображений. Движение в рамках одного клипа. Движение одного клипа на фоне другого. Настройка масштабирования.



Лекция 15. Видеоэффекты

Скачать



Лекция посвящена изучению понятия видеоэффекта. Галерея видеоэффектов.



Лекция 16. Оживление текста

 Скачать



Практическая работа. Работа посвящена вопросам использования зффектов "оживления текста"



Лекция 17. Звук в фильме

 Скачать



Основные правила монтажа звука. Аудиотреки. Изменение громкости звукового клипа. Микширование звука. Озвучивание фильма



Лекция 18. Озвучивание фильма

 Скачать



Практическая работа. Работа посвящена вопросам наложения озвучивания на готовый фильм


Adobe Flash CS3 Professional представляет собой прекрасный инструмент создания интерактивной анимации как для флеш-роликов,так и для создания компьютерных игр с использованием языка ActionScript™ 3.

Категория слушателей: Курс предназначен для офисных сотрудников всех специальностей (руководители, менеджеры, секретари, бухгалтеры и др.), творческих работников, студентов и учащихся.

Цель обучения: Дать слушателям теоретические знания и практические основы создания интерактивной компьютерной анимации.

Предварительные знания: Умение работать с файловой системой в операционных системах Windows.



Лекция 1. Знакомство с Adobe Flash CS3 Professional. Интерфейс.

 Скачать



Лекция посвящена знакомству с интерфейсом программы. Работа с инструментами рисования и редактирования



Лекция 2. Инструменты рисования, выделения и редактирования

 Скачать



Практическая работа. Работа с инструментами рисования и редактирования. Создание и редактирование векторной графики



Лекция 3. Работа с цветом. Типы заливок и их применение

 Скачать



Лекция посвящена изучению работы с инструментами для создания и редактирования заливок. Использование растровых изображений



Лекция 4. Создание графики

Скачать



Практическая работа. В лекции изучаются способы создания новых графических изображений



Лекция 5. Покадровая анимация. Анимация формы. Трассировка растровых изображений

 Скачать



Лекция посвящена введению в компьютерную аннимацию. Покадровая анимация. Анимация формы. Применение слоев для создания сложных анимаций. Векторизация растровых изображений



Лекция 6. Изменение обьектов

 Скачать



Практическая работа. Лекция посвящена основам использования возможностей обработки изображений в динамике



Лекция 7. Анимация движения. Работа с текстом

 Скачать



Ввод и форматирование текста. Преобразование текста в рисунок. Анимация движения. Анимация вдоль заданной траектории



Лекция 8. Пляшущие человечки

 Скачать



Практическая работа. Лекция посвящена основам использования возможностей обработки изображений в динамике



Лекция 9. Титры

 Скачать



Практическая работа. Лекция посвящена вопросам создания титров. Динамические и статические титры



Лекция 10. Символы. Сложная анимация

 Скачать



Работа с библиотекой и символами. Статические символы и ролики. Экземпляры. Применение сцен в фильмах Flash



Лекция 11. Танцы в парке

 Скачать



Практическая работа: Танцы в парке



Лекция 12. Слой-маска. Маскирование слоев

 Скачать



Маски, маскирующие и маскируемые слои. Анимированные маски



Лекция 13. Земля и Солнце

Скачать



Практическая работа: Земля и Солнце



Лекция 14. Звук. Сохранение, экспорт, публикация

 Скачать



Озвучивание анимаций. Вставки и синхронизация звуковых дорожек. Публикация фильма. Применение различных форматов



Лекция 15. Озвучивание фильма

Скачать



Практическая работа. Лекция посвящена вопросам наложения озвучивания на готовый фильм



Лекция 16. Основы создания анимационного фильма

Скачать



Лекция посвящена вопросам подготовки сценария и раскадровки. Понятие монтажа



Лекция 17. Анимация эффектов

 Скачать



Практическая работа. Анимация эффектов



Лекция 18. Творческий проект к модулю "Создание компьютерной анимации 
в Adobe Flash CS3 Professional"

 Скачать



1С:Предприятие 8.0 является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия, наиболее распространенной на предприятиях всех форм собственности.

Категория слушателей: Курс предназначен для офисных сотрудников всех специальностей (руководители, менеджеры, секретари, бухгалтеры и др.), творческих работников, студентов и учащихся.

Цель обучения: Дать слушателям основные знания, умения и навыки, необходимые для эффективной работы в 1С:Предприятие 8.0.

Предварительные знания: Знания бухучета и основ работы на компьютере.



Лекция 1. Знакомство с 1С:Предприятие 8.0

 Скачать



В лекции озвучены концепции, положенные в основу системы "1С:Предприятие 8.0". Даны основные определения. Разобрана регистрация новой информационной базы, а также связь этого понятия с конфигурацией и программной частью системы. Рассмотрено создание новой информационной базы "с нуля" и редактирование свойств объектов конфигурации.



Лекция 2. Администрирование

 Скачать



В лекции приведены сведения об административных функциях системы "1С:Предприятие 8.0", разобраны варианты работы системы, порядок установки системы, режимы запуска и настройка прав пользователей. Отдельно рассмотрен механизм тестирования и исправления информационной базы.



Лекция 3. Объекты конфигурации

Скачать



В лекции дан обзор основных объектов конфигурации в системе "1С:Предприятие 8.0". Подробно разобран порядок работы с объектами: создание, копирование, удаление, сортировка и контроль ссылочной целостности. В лекции приведены сведения как по общим объектам: подсистемы, роли, языки, планы обмена, критерии отбора, коллекции картинок, стили, - так и по прикладным объектам: константы, справочники, документы, перечисления, регистры сведений, планы видов характеристик, отчеты, обработки.



Лекция 4. Форма, элементы управления

Скачать



Лекция посвящена работе с формой - одному из самых важных интерфейсных объектов конфигурации. Приведено описание структуры формы, рассмотрена работа с конструктором формы, основным реквизитом формы, размещение элементов управления на форме, их взаимная привязка, порядок обхода.



Лекция 5. Встроенный язык

Скачать



Лекция дает основное представление о встроенном языке системы "1С:Предприятие 8.0": особенности встроенного языка, виды программных модулей и их взаимное расположение, основные операторы, системные перечисления, встроенные функции, соотношение глобального и локального контекста. Кроме того, в лекции приведены базовые приемы написания программных модулей на встроенном языке системы, приведен порядок работы с системой помощи, контроля, отладки и проверки конфигурации.


Эффективная работа в MS Word 2010

Лента.

Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Word 2010 представляет собой ленту, которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо традиционных меню и панелей инструментов. (рис. 1.1). 

1.png
Рис.1.1. Лента

С помощью ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы управления:
кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках.
Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий приложения Microsoft Word нельзя.
Удалить ленту также нельзя. Однако, чтобы увеличить рабочую область, ленту можно скрыть (свернуть). 1. Нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа (рис. 1.2).
2.      В меню выберите команду Свернуть ленту.
3.      Лента будет скрыта, названия вкладок останутся (рис. 1.3).

 2.png
Рис. 1.2. Сворачивание ленты  

3.png
Рис. 1.3. Окно со свернутой лентой
Для использования ленты в свернутом состоянии щелкните по названию нужной вкладки, а затем выберите параметр или команду, которую следует использовать. Например, при свернутой вкладке можно выделить текст в документе
Word, щелкнуть вкладку Главная и в группе Шрифт выбрать нужный размер шрифта. После выбора размера шрифта лента снова свернется.
Чтобы быстро свернуть ленту, дважды щелкните имя активной вкладки. Для восстановления ленты дважды щелкните вкладку.
Чтобы свернуть или восстановить ленту, можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl + F1.
Содержание ленты для каждой вкладки постоянно и неизменно. Нельзя ни добавить какой-либо элемент на вкладку, ни удалить его оттуда.
Внешний вид ленты зависит от ширины окна: чем больше ширина, тем подробнее отображаются элементы вкладки. На рисунках приведено отображение ленты вкладки Главная при различной ширине окна.


4.png

Рис. 1.4. Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 1024 точек
5.png
Рис. 1.5. Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 800 точек
Несмотря на скрытие отдельных элементов ленты, все они остаются доступны. Достаточно щелкнуть по значку или стрелке кнопки названия группы, и будут отображены все элементы группы.

6.png
Рис. 1.6. Отображение скрытых элементов ленты вкладки Главная при ширине окна 800 точек
При существенном уменьшении ширины окна (менее 300 точек) лента и имена вкладок перестают отображаться.

1.jpg
Рис. 1.7. Скрытие ленты и вкладок при уменьшении ширины окна
То же происходит и при существенном уменьшении (менее 250 точек) высоты окна (рис. 1.8)

7.png
Рис. 1.8. Скрытие ленты и вкладок при уменьшении высоты окна\
Настройка ленты производится в категории Настройка ленты окна Параметры Word (рис. 1.9).
1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2).
2. В контекстном меню выберите команду Настройка ленты.
Для восстановления стандартных настроек ленты нажмите кнопку Сброс и выберите необходимую команду для восстановления только выбранной вкладки ленты или для сброса всех изменений ленты.

8.png
Рис. 1.9. Настройка ленты

Вкладки
По умолчанию в окне отображается восемь постоянных вкладок: Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид. Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).
Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия. Например, вкладка Главная, которая открывается по умолчанию после запуска, содержит элементы, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст. Вкладка Разметка страницы предназначена для установки параметров страниц документов. Вкладка Вставка предназначена для вставки в документы различных объектов. И так далее.
Кроме того, можно отобразить еще одну вкладку: Разработчик.
1.      Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2).
2.      Выберите команду Параметры Word.
Во вкладке Основные диалогового окна Параметры Word установите соответствующий флажок (рис. 1.9).

9.png

Рис. 1.9. Отображение вкладки Разработчик
 На вкладке Разработчик собраны средства создания макросов и форм, а также функции для работы с XML.
Файлы и шаблоны, созданные в предыдущих версиях Word могли содержать пользовательские панели инструментов. В этом случае при открытии таких файлов в Word 2010 появляется еще одна постоянная вкладка – Надстройки (рис. 10).

10.png
Рис. 1.10. Вкладка Надстройки
Эта вкладка содержит элементы панелей инструментов, созданных в предыдущих версиях Word. Каждая панель инструментов занимает отдельную строку ленты вкладки. Однако некоторые элементы, имевшиеся на панелях инструментов, в Word 2010 могут отсутствовать.
Стандартный набор вкладок заменяется при переходе из режима создания документа в другой режим, например, Предварительный просмотр (рис. 11).

11.png
Рис. 1.11. Вкладка Предварительный просмотр
Помимо постоянных, имеется целый ряд контекстных вкладок, например, для работы с таблицами, рисунками, диаграммами и т.п., которые появляются автоматически при переходе в соответствующий режим либо при выделении объекта или установке на него курсора.
Например, при создании колонтитулов появляется соответствующая вкладка (рис. 1.12

12.png
Рис. 1.12. Контекстная вкладка Работа с колонтитулами/Конструктор
В некоторых случаях появляется сразу несколько вкладок, например, при работе с таблицами появляются вкладки Конструктор и Макет (рис. 1.13).

13.png
Рис.1.13. Контекстные вкладки для работы с таблицами
При снятии выделения или перемещения курсора контекстная вкладка автоматически скрывается.
Не существует способов принудительного отображения контекстных вкладок.

Элементы управления на лентах и вкладках объединены в группы, связанные с видом выполняемого действия. Например, на вкладке Главная имеются группы для работы с буфером обмена, установки параметров шрифта, установки параметров абзацев, работы со стилями и редактирования (см. рис. 1.1).
Элементами управления являются обычные кнопки, раскрывающиеся кнопки, списки, раскрывающиеся списки, счетчики, кнопки с меню, флажки, значки (кнопки) группы.
Кнопки используются для выполнения какого-либо действия. Например, кнопка Полужирный группы Шрифт вкладки Главная устанавливает полужирное начертание шрифта. Чтобы нажать кнопку, надо щелкнуть по ней мышью (рис. 1.14).

14.png
Рис. 1.14. Использование обычной кнопки
В некоторых случаях после нажатия кнопки появляется диалоговое окно.
Раскрывающиеся кнопки имеют стрелку в правой или нижней части. При щелчке по стрелке открывается меню или палитра, в которой можно выбрать необходимое действие или параметр. Выбранное действие или параметр запоминаются на кнопке, и для повторного применения не требуется открывать кнопку. Например, можно щелкнуть по стрелке кнопки Подчеркнутый группы Шрифт вкладки Главная и выбрать способ подчеркивания (рис. 1.15). Чтобы еще раз назначить такое же подчеркивание, не нужно щелкать по стрелке, достаточно щелкнуть по самой кнопке. 
15.png
Рис. 1.15. Использование раскрывающейся кнопки
В списке можно выбрать для применения какой-либо параметр. Для этого надо щелкнуть по нему мышью. Например, в списке Стили таблиц вкладки Конструктор можно выбрать вариант оформления таблицы (рис. 1.16). 
16.png
Рис. 1.16. Использование списка
Для просмотра списка в пределах ленты можно пользоваться кнопками Вперед и Назад. Но обычно список разворачивают, для чего надо щелкнуть по кнопке Дополнительные параметры (см. рис. 1.16).
В нижней части развернутого списка могут отображаются соответствующие команды меню (рис. 1.17).
17.png
Рис. 1.17. Развернутый список
При использовании раскрывающегося списка надо щелкнуть по стрелке списка и выбрать требуемый параметр. Например, в раскрывающемся списке Размер шрифта группы Шрифт вкладки Главная можно выбрать размер шрифта (рис. 18). 
18.png
Рис. 1.18. Использование раскрывающегося списка.
В большинстве случаев можно, не открывая списка, щелкнуть мышью в поле раскрывающегося списка, ввести значение требуемого параметра с клавиатуры и нажать клавишу Enter.
Счетчики применяют для установки числовых значений каких-либо параметров. Для изменения значения пользуются кнопками счетчика Больше (Вверх) и Меньше (Вниз). Например, в счетчике Интервал группы Абзац вкладки Разметка страницы можно установить значение величины интервала после абзаца (рис. 1.19).

19.png
Рис. 1.19. Использование счетчиков
Также значение в поле счетчика можно ввести с клавиатуры и нажать клавишу Enter.
Нажатие некоторых кнопок не приводит к выполнению какого-либо действия, а только отображает меню, в котором следует выбрать нужное действие. Например, щелкнув по кнопке Регистр в группе Шрифт вкладки Главная, в появившемся меню можно выбрать регистр оформляемого текста (рис. 1.20).

20.png
Рис. 1.20. Использование кнопки с меню
В некоторых случаях выбор команды меню кнопки вызывает диалоговое окно.
Флажки используются для применения какого-либо параметра. Например, флажки группы Показать или скрыть вкладки Вид (рис. 1.21) определяют особенности отображения окна. 

21.png
Рис. 1.21. Использование флажков
Для установки или снятия флажка достаточно щелкнуть по нему мышью.
Значок (кнопка) группы – маленький квадрат в правом нижнем углу группы элементов во вкладке. Щелчок по значку открывает соответствующее этой группе диалоговое окно или область задач для расширения функциональных возможностей. Например, значок группы Шрифт вкладки Главная открывает диалоговое окно Шрифт (рис. 1.22).

22.png

Рис. 1.22. Использование значка группы
А значок группы Стили отображает область задач Стили (рис. 1.23).

23.png
Рис. 1.23. Использование значка группы
Не каждая группа имеет значок.
Для каждого элемента управления можно отобразить всплывающую подсказку с информацией о назначении этого элемента — достаточно навести на него и на некоторое время зафиксировать указатель мыши. Примеры всплывающих подсказок приведены на рис. 1.24, рис. 1.25, рис. 1.26.

24.png
Рис. 1.24. Всплывающая подсказка для элемента управления

25.png
Рис. 1.25. Всплывающая подсказка для элемента управления

26.png
Рис. 1.26. Всплывающая подсказка для элемента управления
Иногда в подсказке имеется текст «Для получения дополнительных сведений нажмите клавишу F1». В этом случае при нажатии клавиши F1 появляется окно справочной системы со справкой, относящейся непосредственно к выбранному элементу.

Вкладка "Файл"
Вкладка "Файл" является первой слева. При выборе вкладки  отображается меню основных команд для работы с файлами, список последних документов, а также команда для настройки параметров приложения (например, Параметры) (рис. 1.27 ).

27.png
Рис. 1.27. Вкладка  и меню "Файл"
Некоторые из команд меню вкладки   "Файл"  имеют подчиненные меню.

Панель быстрого доступа
Панель быстрого доступа по умолчанию расположена в верхней части окна Word и предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям.
По умолчанию панель содержит всего три кнопки: Сохранить, Отменить, Вернуть (Повторить). Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые элементы или удаляя существующие.
•       Нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа.
•       В меню выберите наименование необходимого элемента (рис. 1.28). Элементы, отмеченные галочкой, уже присутствуют на панели.
•       Для добавления элемента, отсутствующего в списке, выберите команду Другие команды (см. рис. 28).
•       В разделе Настройка окна Параметры Word в раскрывающемся списке Выбрать команды из: выберите вкладку, в которой расположен добавляемый элемент, затем выделите элемент в списке и нажмите кнопку Добавить (рис. 1.29).

28.png
Рис. 1.28. Настройка панели быстрого доступа
29.png
Рис. 1.29. Настройка панели быстрого доступа
Для добавления на панель любого элемента из любой вкладки можно также щелкнуть по этому элементу правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Добавить на панель быстрого доступа.
Для удаления элемента из панели достаточно щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Удалить с панели быстрого доступа.

Мини-панель инструментов
Мини-панель инструментов содержит основные наиболее часто используемые элементы для оформления текста документа.
Мини-панель появляется автоматически при выделении фрагмента документа. Первоначально отображается полупрозрачная мини-панель (рис. 1.30).

30.png
Рис. 1.30. Полупрозрачная мини-панель инструментов
Мини-панель станет яркой, как только на нее будет наведен указатель мыши (рис. 1.31). Чтобы использовать мини-панель, щелкните любую из доступных команд.

31.png
Рис. 1.31. Мини-панель инструментов
Состав элементов мини-панели инструментов - постоянный и неизменный. 

О файлах Microsoft Office Word 2010

В Microsoft Office 2010 принят формат файлов, впервые использованный в Microsoft Office 2007. Этот формат основан на языке XML. По умолчанию документы, создаваемые в Word 2010, как и в Word 2007, сохраняются с расширением имени файла, которое получается путем добавления суффикса " x " или " m " к привычному расширению. Суффикс " x " указывает на то, что XML-файл не содержит макросов, а суффикс " m " - что XML-файл макросы содержит. Таким образом, имена обычных файлов Word 2010 имеют расширение docx.
XML-форматы предоставляют целый ряд преимуществ - не только для разработчиков и создаваемых ими продуктов, но также для отдельных пользователей и организаций.
Файлы автоматически сжимаются, и в некоторых случаях их размер может сокращаться на 75 процентов по сравнению с версиями Word до 2003 года.
Формат обеспечивает улучшенное восстановление поврежденных файлов. Файлы построены по модульному принципу, при котором разные компоненты данных хранятся отдельно друг от друга. Это позволяет открывать файлы даже при разрушении или повреждении какого-либо компонента (например, диаграммы или таблицы).
Обеспечивается более легкое обнаружение документов, содержащих макросы. Файлы, которые сохраняются с расширением docx, не могут содержать макросы, написанные на языке VBA (Visual Basic для приложений) или элементы управления ActiveX, следовательно, в них отсутствует угроза безопасности, связанная с такого рода внедренными кодами. Только файлы с расширением docm могут содержать макросы на языке VBA и элементы управления ActiveX, хранящиеся в обособленных частях файла. Различные расширения имен файлов позволяют легко отличать файлы, содержащие макрос, от файлов, которые его не содержат, и облегчают обнаружение антивирусными программами файлов, содержащих потенциально опасный код. Кроме того, системные администраторы могут заблокировать документы с нежелательными макросами или элементами управления, что повышает уровень безопасности при работе с документами. Следует отметить, что с файлами новых форматов невозможно работать в предыдущих версиях Word. Чтобы можно было открывать и изменять файлы Word 2007 и Word 2010 в более ранних версиях, следует загрузить необходимые конвертеры файлов.

Окна для работы с файловой системой в Word 2010
Многочисленные окна для работы с файловой системой в Word 2010 выглядят примерно одинаково. Их внешний вид зависит от операционной системы. Некоторые из окон при работе в операционной системе Windows 7 показаны на рис. 2.1.
1.png

Рис. 2.1. Окна для работы с файловой системой
Для удобства работы размер окна можно изменить перетаскиванием его границ. При уменьшении размера окна некоторые его элементы могут оказаться скрытыми.
В верхней части окна в поле с раскрывающимся списком (1 на рис. 2.2) отображается имя текущей папки и имя (имена) вышерасположенных папок. Например, на рис. 2.2 текущей папкой является папка 2010 год, которая находится в папке Проспекты.
2.png

Рис. 2.2. Элементы окна для работы с файловой системой
Для перехода в вышерасположенную папку достаточно щелкнуть по ее имени. Если щелкнуть по стрелке справа от имени папки, будет отображен список всех содержащихся в ней папок (рис. 2.3). Для перехода в нужную папку достаточно щелкнуть по ее имени в этом списке.
3.png

Рис. 2.3. Просмотр списка и переход в вышерасположенные папки
Если щелкнуть по двойной стрелке в левой части поля, будет отображен список вышерасположенных папок и специальных папок Windows (рис. 2.4). Для перехода в нужную папку достаточно щелкнуть по ее имени.
4.png
Рис. 2.4. Просмотр списка и переход в вышерасположенные и системные папки
Поле Поиск (2 на рис. 2.2) предназначено для поиска файлов в текущей папке и во всех вложенных папках.
Кнопки Назад и Далее (3 на рис. 2.2) позволяют перейти к предыдущей папке или вернуться в только что покинутую. Если щелкнуть по стрелке, расположенной справа от этих кнопок, появится список всех папок, которые были отображены в текущем окне.
Щелчок по кнопке Упорядочить (4 на рис. 2.2) вызывает меню (рис. 2.5).
Меню содержит команды для работы с файлами (Вырезать, Копировать, Удалить и др.), свойствами файлов, а также команды для настройки внешнего вида окна (Раскладка). Команды подчиненного меню Раскладка позволяют отобразить или скрыть Панель навигации (расположена в левой части окна - 8 на рис. 2.2), Панель подробностей, предназначенную для отображения некоторых свойств файла (в окне на рис. 2.2 отсутствует), Панель просмотра, предназначенную для предварительного просмотра файла (в окне на рис. 2.2 отсутствует).
5.png
Рис. 2.5. Меню Упорядочить Кнопка Изменить представление (5 на рис. 2.2) предназначена для выбора режима отображения значков папок и файлов в окне. Как и в Проводнике Windows может быть выбран один из семи режимов: Огромные значки, Крупные значки, Обычные значки, Мелкие значки, Список, Таблица, Плитка, Содержимое.
Для изменения режима отображения значков несколько раз щелкните по кнопке или щелкните по стрелке кнопки и выберите нужный режим (рис. 2.6).
Для практической работы чаще всего используют режимы Мелкие значки и Список, при которых в окне отображается максимальное количество значков. В режиме Таблица можно просмотреть некоторые свойства файлов.6.png
Рис. 2.6. Выбор режима отображения значков папок и файлов
В режиме отображения Таблица, значки папок и файлов можно сортировать, используя кнопки Имя, Дата изменения, Тип, Размер, Ключевые слова (6 на рис. 2.2). При щелчке правой кнопкой мыши по любой из этих кнопок появляется контекстное меню, в котором можно выбрать и другие поля сортировки, например, Авторы, Заголовок и др. Помимо сортировки, указанные кнопки можно использовать и как фильтры. Для этого необходимо навести указатель мыши на кнопку, и щелкнуть по появившейся стрелке. Например, можно фильтровать файлы по дате изменения (рис. 2.7).
7.png
Рис. 2.7. Фильтрация файлов по дате изменения
Щелчок по кнопке Новая папка (7 на рис. 2.2) создает новую папку в текущей папке. После создания папки следует ввести ее имя.
Область переходов, которая иногда называется также Панель навигации (8 на рис. 2.2), содержит ссылки на избранные папки пользователя, библиотеки, специальные папки Windows и папки компьютера. Работают с Областью переходов так же, как в окне проводника Windows.
Для удобства работы можно увеличить размер окна или, даже, развернуть его на весь экран. Можно также изменить положение границы между Областью переходов и остальной частью окна, перетащив ее вправо или влево (рис. 2.8).
8.png
Рис. 2.8. Окно Открытие документа, развернутое на весь экран
Поле Имя файла (9 на рис. 2.2) предназначено для указания имени файла при открытии или сохранении.
Кнопка с указанием типа файла (10 на рис. 2.2) открывает меню, в котором можно выбрать тип файла.
Окно сохранения документа, в отличие от других окон, имеет область свойств документа (рис. 2.9). В ней можно указать автора документа и ключевые слова.
9.png
Рис. 2.9. Окно Сохранение документа
В этой же области имеется кнопка Скрыть папки. Щелчок по ней скрывает Область переходов и отображает более полный список свойств документа. Для отображения всей области свойств, перетащите вниз нижнюю границу окна (рис. 2.10). Для заполнения свойств документа щелкните мышью в соответствующем поле и введите информацию с клавиатуры или извлеките из буфера обмена. Для отображения Область переходов щелкните по кнопке Обзор папок.
10.png
Рис. 2.10. Окно Сохранение документа со свернутой Панелью навигации

Открытие файлов Word
Для открытия файла выполните следующие действия.
1.  Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Открыть (рис. 2.11).
11.png
Рис. 2.11. Открытие файла
2.      В окне Открытие документа перейдите к папке или библиотеке, содержащей нужный файл, и щелкните два раза по значку открываемого файла или выделите этот файл и нажмите кнопку Открыть. При необходимости можно открыть сразу несколько файлов одной папки. Выделите значки требуемых файлов и нажмите кнопку Открыть (рис. 2.12).

12.png
Рис. 2.12. Выбор открываемого файла
Для открытия файла можно также щелкнуть по его значку в окне Проводника Windows.
Для открытия одного из последних файлов, с которыми работали в Word, можно воспользоваться вкладкой Файл.
1.      Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Последние, после чего отобразится раздел Последние.
2.      Щелкните мышью по имени открываемого файла.

Открытие файлов других форматов
Word позволяет открывать файлы разных форматов. По умолчанию в окне Открытие документа (см. рис. 2.12) отображаются только файлы Word. Чтобы открыть файл другого формата, щелкните по кнопке, на которой указан тип открываемых файлов (рис. 2.13), и выберите необходимый формат или режим Все файлы.
13.png
Рис. 2.13. Выбор типа открываемого файла
Таким образом, например, можно открывать файлы формата txt или rtf. При открытии текстовых файлов формата txt может появиться запрос на выбор кодировки для преобразования файла. При открытии в Word 2010 документа, созданного в Word 2003, Word 2002 или Word 2000, автоматически включается режим совместимости, а в строке заголовка окна документа отображается надпись Режим ограниченной функциональности. Включение режима совместимости гарантирует, что при работе с документом не будут использоваться новые и расширенные возможности Word 2010 и пользователи более ранних версий Microsoft Word смогут редактировать любую часть этого документа.
Следует отметить, что в режиме совместимости можно открывать, редактировать и сохранять документы Word 97-2003, но использование новых возможностей Word 2010 будет невозможно.

Открытие файлов, полученных через Интернет
Файлы, сохраненные с какого-либо сайта, скопированные с ftp-сервера или полученные по электронной почте, потенциально могут содержать вирусы и другие опасные вложения и быть небезопасны для компьютера.
Такие файлы открываются в режиме защищенного просмотра (рис. 2.14).
14.png
Рис. 2.14. Открытие файлов, полученных через Интернет
В данном режиме файл можно просматривать, копировать его содержимое с использованием буфера обмена, но нельзя редактировать, изменять оформление или печатать.
Если есть уверенность в безопасности полученного файла и необходимость работы с ним, нажмите кнопку Разрешить редактирование в панели сообщений (см. рис. 2.14). После этого с документом можно будет выполнять любые действия, как с обычным открытым документом. При последующем обращении к этому файлу он будет открываться в обычном режиме.

 

Создание документов
Новый документ создается автоматически сразу после запуска Word.
Новый пустой документ или документ на основе шаблона можно создать в процессе работы.
1.      Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Создать, после чего отобразится раздел Создать.
2.      Для создания нового пустого дважды щелкните по значку Новый документ или выделите этот значок и нажмите кнопку Создать (рис. 2.15).
15.png
Рис. 2.15. Создание нового пустого документа
3.      Для создания документа на основе шаблона, установленного на компьютере, щелкните по значку Образцы шаблонов (см. рис. 2.16). Прокручивая список (рис. 2.16) выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку или выделите этот значок и нажмите кнопку Создать. Для возврата в начало раздела Создать нажмите кнопку Домой.
16.png
Рис. 2.16. Создание документа на основе установленного шаблона
4.      При наличии подключения к Интернету можно обратиться к шаблонам, расположенным на сайте Microsoft Office. В разделе Шаблоны Office.com (см. рис. 2.17) щелкните по значку нужной группы шаблонов, дождитесь, пока они загрузятся. Прокручивая список (рис. 2.16), выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку или выделите этот значок и нажмите кнопку Загрузить.
17.png
Рис. 2.17. Создание документа на основе шаблона с сайта Microsoft Office
5.      Для создания документа на основе одного из ранее использованных шаблонов щелкните по значку Последние шаблоны (см. рис. 2.15). Выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку или выделите этот значок и нажмите кнопку Создать или Загрузить (рис. 2.18).18.png
Рис. 2.18. Создание документа на основе недавно использовавшихся шаблонов
Сохранение файлов:
Сохранение изменений в существующем файле
Для сохранения изменений в существующем файле достаточно нажать кнопку Сохранить в панели быстрого доступа.
Сохранение изменений в виде нового файла
Для сохранения нового документа в виде файла или существующего документа в виде нового файла (с другим именем и/или в другой папке) выполните следующие действия.
1.      Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Сохранить как (см. рис. 2.11).
2.      В окне Сохранение документа (см. например, рис. 2.9) перейдите к нужной папке.
3.      В поле Имя файла введите (при необходимости) имя файла (расширение имени вводить не следует) и нажмите кнопку Сохранить.
Сохранение файла в другом формате
По умолчанию все файлы сохраняются в том же формате, в котором были открыты. Новые документы и файлы Word 2010 сохраняются в формате Документ Word, файлы предыдущих версий - в формате Документ Word 97 2003, файлы RTF - как Текст в формате RTF и т.д.
При сохранении можно изменить формат файла. Для этого в окне Сохранение документа щелкните по кнопке с указанием типа файла и в появившемся меню выберите необходимый тип (рис. 2.19).
19.png
Рис. 2.19. Выбор формата сохранения файла
Выбранный формат может не поддерживать какие-то элементы оформления документа, о чем появится соответствующее предупреждение. При сохранении документа в формате Обычный текст необходимо будет выбрать кодировку для преобразования файла.
Для преобразования (сохранения) файла в наиболее популярные форматы можно воспользоваться и другой процедурой.
1.      Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Доступ, после чего отобразится раздел Доступ. Нажмите кнопку Изменить тип файла (рис. 2.20).
20.png
Рис. 2.20. Сохранение файла в другом формате
2.      В разделе Изменить тип файла (рис. 2.21) щелкните по кнопке с названием нужного формата.
21.png
Рис. 2.21. Выбор формата для сохранения файла
3.      В окне Сохранение документа (см. рис. 2.9) перейдите в папку, в которую будет сохранен файл, и укажите имя сохраняемого файла.
Особенности сохранения файлов предыдущих версий Word в формате Word 2010
При сохранении файлов Word 97, Word 2000, Word 2002, Word 2003 в формате Документ Word можно включить режим совместимости с предыдущими версиями, т.е. отключить возможности Word 2007/2010. Это необходимо сделать в том случае, если файл в последующем будет сохраняться для пользователей, не имеющих Word 2007/2010. Для отключения новых возможностей в окне Сохранение документа (рис. 2.22) установите флажок Поддерживать совместимость с предыдущими версиями Word. При этом файл по-прежнему будет сохраняться в формате Word 2007/2010.
22.png
Рис. 2.22. Отключение новых возможностей Word 2010 при сохранении документа
При сохранении файлов предыдущих версий Word в формате Документ Word может появиться предупреждение о возможных изменениях в макете документа (рис. 2.23). Нажмите кнопку ОК. Для удобства дальнейшей работы можно установить флажок Больше не задавать этот вопрос.
23.png
Рис. 2.23. Предупреждение о возможных изменениях в документе

Особенности сохранения документов Word 2010 в формате предыдущих версий Word
Если документ был создан в Word 2010, а сохраняется в формате Документ Word 97-2003, в нем автоматически будут произведены некоторые изменения.
Некоторые данные в стандартных блоках документа, а также элементах автотекста могут быть утеряны.
Ссылки и списки литературы будут преобразованы в статический текст и перестанут автоматически обновляться.
Внедренные объекты, созданные в приложениях Microsoft Office 2010, невозможно будет редактировать.
Формулы будут преобразованы в изображения. Их редактирование будет невозможным, пока документ не будет преобразован в новый формат файла.
Рисунки SmartArt будут преобразованы в один объект, который нельзя редактировать. Положение некоторых надписей изменится.
Перед сохранением файла в формате Документ Word 97-2003 можно проверить, нет ли в текущем документе элементов содержимого или оформления, не поддерживаемых в старых версиях Word.
1.      Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Сведения, после чего отобразится раздел Сведения.
2.      Нажмите  кнопку  Поиск  проблем  и  в  появившемся  меню  выберите  команду

Проверка совместимости (рис. 2.24).
24.png
Рис. 2.24. Проверка совместимости документа с предыдущими версиями Word
3.      В окне результатов проверки совместимости (рис. 2.25) будет отображен список несовместимых элементов. Для продолжения работы нажмите кнопку

Продолжить.
25.png
Рис. 2.25. Сводка проверки совместимости документа с предыдущими версиями Word
Нажав кнопку Выберите отображаемые версии (см. рис. 2.25) можно выбрать версии Word, для которых проводится проверка: только Word 97-2003, только Word 2007 или для всех предыдущих версий.
Для того чтобы в последующем такая проверка осуществлялась автоматически при сохранении файлов в форматах предыдущих версий, установите флажок Проверка совместимости при сохранении документов (см. рис. 2.25).

Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат Word 2010
Когда файл, созданный в одной из предыдущих версий Word, сохраняется в файл Word 2010, появляется новый файл, а исходный файл остается в той же папке. Вместо этого можно преобразовать файл таким образом, чтобы файл формата Word 2010 заменил старый файл.
1.      Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Сведения, после чего отобразится раздел Сведения.
2.      Нажмите кнопку Преобразовать (рис. 2.26).26.png
Рис. 2.26. Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат Word 2010
3.      В окне предупреждения о возможных изменениях в разметке документа (рис. 2.27) нажмите кнопку ОК. Для удобства дальнейшей работы можно установить флажок

Больше не задавать вопрос о преобразовании документов.
27.png
Рис. 2.27. Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат Word 2010

Закрытие файлов
Для закрытия файла нажмите кнопку Закрыть в строке названия окна Word 2010.
Для закрытия единственного открытого файла без завершения работы с Word 2010 перейдите во вкладку Файл и выберите команду Закрыть.
Для одновременного закрытия всех открытых файлов и завершения работы с Word 2010 перейдите во вкладку Файл и выберите команду Выход.
Если файл был изменен, но не сохранен, то при его закрытии появляется соответствующее предупреждение (рис. 2.28).28.png
Рис. 2.28. Закрытие файла с несохраненными изменениями
Нажмите кнопку Сохранить для сохранения файла со всеми внесенными на данный момент изменениями.
Нажмите кнопку Не сохранять для отказа от сохранения изменений, внесенных в файл с момента последнего его сохранения.
Нажмите кнопку Отмена для продолжения работы с файлом.
Если в процессе работы с файлом от момента последнего сохранения изменений до его закрытия прошло некоторое время (по умолчанию 10 минут), то срабатывает функция автосохранения документов Word. В этом случае при закрытии файла также появляется предупреждение (рис. 2.29).
29.png
Рис. 2.29. Закрытие файла с несохраненными изменениями
Однако в этом случае, даже если нажать кнопку Не сохранять, в течение нескольких дней сохраняется копия (черновик) файла в последней его редакции.
Автосохраненную копию текущего файла можно открыть.
1.      Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Сведения, после чего отобразится раздел Сведения.
2.      Щелкните мышью по соответствующей ссылке (рис. 2.30).30.png
Рис. 2.30. Открытие автосохраненной копии файла
3.  Файл будет открыт. При этом будет отображена панель сообщений (рис. 2.31).31.png
Рис. 2.31. Автосохраненная копия файла
Данную копию можно сохранить как отдельный файл.
Можно в панели сообщений нажать кнопку Восстановить (см. рис. 2.31), и тогда данная копия заменит текущую версию файла.

 

Выбор режима просмотра документа
Выбрать режим просмотра документа можно при работе в любой вкладке Word 2010. Ярлыки режимов просмотра документа обычно расположены в правой части строки состояния (рис. 3.1). Если ярлыки не отображаются, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся контекстном меню выберите команду Ярлыки режимов просмотра.
1.png
Рис. 3.1. Ярлыки выбора режима просмотра документа
Несколько удобнее переключаться между режимами просмотра документа во вкладке Вид. Группа Режимы просмотра документа содержит кнопки для выбора основных режимов (рис. 3.2).
2.png
Рис. 3.2. Кнопки выбора режима просмотра документа
Наиболее часто используемый режим просмотра документа – Разметка страницы. В этом режиме положение текста, таблиц, рисунков и других элементов отображается так, как они будут размещаться на печатной странице (рис. 3.3). Режим разметки удобно использовать и при создании документа, и для окончательного оформления документа, в том числе, для изменения колонтитулов и полей, а также работы с колонками текста и графическими объектами. Именно этот режим устанавливается по умолчанию в Word 2010.
3.png
Рис. 3.3. Отображение документа в режиме Разметка страницы
Режим Черновик (рис. 3.4) удобен для ввода, редактирования и оформления текста. В этом режиме форматирование текста отображается полностью, а разметка страницы – в упрощенном виде, что ускоряет ввод и редактирование текста. Границы страниц, колонтитулы, сноски, фон, а также графические объекты, для которых не установлено обтекание В тексте, в этом режиме не показываются.
4.png
Рис. 3.4. Отображение документа в режиме Черновик
Режим Веб-документ (рис. 3.5) обеспечивает представление документа в том виде, который он будет иметь при просмотре в Web-обозревателе, а также для отображения электронных документов, предназначенных только для просмотра на экране. В этом режиме отображается фон, текст переносится по границе окна, а рисунки занимают те же позиции, что и в окне Web-обозревателя.
5.png
Рис. 3.5. Отображение документа в режиме Веб-документ
Режим чтения (рис. 3.6) предназначен для чтения документа на экране компьютера. Впрочем, в этом режиме можно также отображать документ в том виде, в каком он будет выведен на печать. Здесь можно и редактировать текст, делать пометки, добавлять примечания, работать в режиме записи исправлений, хотя все это используется редко.
6.jpg
Рис. 3.6. Отображение документа в режиме чтения
Для настройки параметров режима чтения щелкните по кнопке Параметры просмотра в верхнем правом углу экрана (рис. 3.7) и выберите соответствующую команду меню.
7.jpg
Рис. 3.7. Настройка параметров режима чтения
Можно увеличить или уменьшить размер шрифта. Этот размер отображается только в режиме чтения и не влечет изменений фактического размера.
Можно отображать одну или две страницы в окне.
Для показа документа в режиме предварительного просмотра, т.е. в том виде, в каком он будет выведен на печать, выберите команду Показать печатную страницу. Изменить масштаб просмотра в этом случае невозможно. Правда, можно управлять отображением полей страницы. Для этого щелкните по команде Параметры полей (см. рис. 3.7) и выберите соответствующую команду в подчиненном меню. В обычном режиме чтения данная команда недоступна.
Следует отметить, что режим отображения печатной страницы запоминается. При последующем переходе к режиму чтения будет автоматически установлен именно такой режим. Для отказа от отображения печатной страницы в режиме чтения щелкните по кнопке Параметры просмотра в верхнем правом углу экрана (см. рис. 3.7) и выберите команду Показать печатную страницу еще раз.
Для возможности редактирования документа в режиме чтения выберите команду Разрешить ввод (см. рис. 3.7). Режим редактирования распространяется на все документы, для которых устанавливается режим чтения, а также запоминается и автоматически устанавливается при повторном переходе к режиму чтения.
Некоторые дополнительные параметры режима чтения можно использовать, если щелкнуть по кнопке Сервис в верхнем левом углу экрана (рис. 3.8).
8.jpg
Рис. 3.8. Дополнительная настройка параметров режима чтения
Например, можно воспользоваться поиском в документе (команда Найти), создать примечание (команда Создать примечание), выделить текст цветом (палитра цветом подчиненного меню Цвет выделения текста). Для выбора цвета выделения текста и создания примечаний имеются также кнопки рядом с кнопкой Сервис в своеобразной панели инструментов.
Для выхода из режима чтения нажмите кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна или клавишу Esc.
Структура (рис. 3.9) – один из самых редко используемых режимов отображения документа, хотя он обладает многими возможностями, которые отсутствуют в других режимах. Здесь можно свернуть документ, оставив только основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст, можно перемещать и копировать текст, перетаскивая заголовки. Кроме того, в режиме структуры удобно работать с главными документами, включающими несколько частей. Однако в этом режиме не отображаются границы страниц, колонтитулы, рисунки, фон и многие другие элементы оформления документа. Обратите внимание на то, что в режиме структуры документа появляется новая вкладка – Структура, упрощающая работу с заголовками, главным и вложенными документами. В других режимах эту вкладку вывести невозможно, но она там и не нужна.
9.png
Рис. 3.9. Отображение документа в режиме Структура

Изменение масштаба отображения документа
Изменить масштаб отображения документа можно при работе в любой вкладке Word 2010. Щелкните по кнопке со знаком "+" (плюс) для увеличения масштаба или по кнопке со знаком "-" (минус) для уменьшения (рис. 3.10). Масштаб можно также изменять перетаскиванием ползунка линейки масштаба. Если линейка масштаба не отображается, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся контекстном меню выберите команду Масштаб.
10.jpg
Рис. 3.10. Изменение масштаба отображения документа
Минимальный масштаб отображения – 10%, максимальный – 500%.
Масштаб отображения документа можно изменять также во вкладке Вид. В группе Масштаб нажмите нужную кнопку: 100%, Одна страница, Две страницы или Ширина страницы (рис. 3.11).
11.png
Рис. 3.11. Изменение масштаба отображения документа во вкладке Вид
Нажав кнопку Масштаб (см. рис. 3.11) в диалоговом окне Масштаб (рис. 3.12), можно установить требуемый масштаб отображения документа.
12.jpg
Рис. 3.12. Изменение масштаба отображения документа в диалоговом окне Масштаб

Перемещение по документу:
С использованием мыши
Чтобы поставить курсор в определенное место документа, надо подвести указатель мыши (при наведении на текст он будет иметь вид латинской буквы I) и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.
С использованием клавиатуры
Клавиши и       переводят курсор на один символ вправо или влево, а клавиши и - на одну строку вниз или вверх. Клавиши Home и End переводят курсор в начало или конец строки, клавиши Page Up и Page Down - на высоту экрана вверх или вниз.
Комбинация клавиш Ctrl +  переводит курсор на одно слово вправо, а Ctrl +     – на одно слово влево. Ctrl +  переводит курсор к началу следующего абзаца, а Ctrl + – к началу текущего абзаца. Комбинация клавиш Ctrl + Page Up переводит курсор на следующую страницу, а Ctrl + Page Down – на предыдущую страницу (нужно отметить, что эти комбинации клавиш клавиатуры не всегда работают именно так). Комбинация клавиш Ctrl + Home переводит курсор в начало документа к самому первому символу, а Ctrl + End – к концу документа к самому последнему символу.
Некоторые дополнительные возможности имеются при перемещении курсора по тексту, оформленному в несколько колонок. Комбинация левой клавиши клавиатуры Alt + переводит курсор к началу следующей колонки, а левой клавиши Alt + – к началу предыдущей колонки.
Также некоторые особенности и дополнительные возможности имеются при перемещении курсора в таблицах. Клавиша клавиатуры Tab переводит курсор в следующую ячейку таблицы, а комбинация клавиш клавиатуры Shift + Tab – в предыдущую ячейку. Комбинация клавиш Alt + Home переводит курсор в первую ячейку строки, а Alt + End – в последнюю ячейку строки. Комбинация клавиш Alt + Page Up переводит курсор в верхнюю ячейку столбца, а Alt + Page Down – в нижнюю ячейку столбца.
С использованием средств Microsoft Word
Для перевода курсора к какой-либо определенной странице, разделу, строке и т.д. щелкните по стрелке кнопки Найти группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Перейти (рис. 3.13) или нажмите клавишу клавиатуры F5.
13.png
Рис. 3.13. Открытие вкладки Перейти диалогового окна Найти и заменить
Во вкладке Перейти диалогового окна Найти и заменить (рис. 3.14) в списке Объект перехода выберите объект перехода, введите его номер и нажмите кнопку Перейти.
14.jpg
Рис. 3.14. Выбор объекта перехода во вкладке Перейти диалогового окна Найти и заменить
Для перевода курсора к какому-либо объекту в документе (следующая страница, следующий рисунок, следующая таблица и др.) можно использовать также кнопку Выбор объекта в нижней части вертикальной полосы прокрутки (2 на рис. 3.15).
15.jpg
Рис. 3.15. Кнопки перехода Необходимый объект или действие следует выбрать в меню Выбор объекта (рис. 3.16).

Номер 

Действие

1

Отображение вкладки Перейти диалогового окна Найти и Заменить

2

Отображение вкладки Найти диалогового окна Найти и Заменить

3

Перейти к исправлению

4

Перейти к заголовку

5

Перейти к рисунку (графическому объекту)

6

Перейти к таблице

7           Перейти к следующей странице

8           Перейти к следующему разделу документа

9

Перейти к примечанию

10

Перейти к обычной сноске

11

Перейти к концевой сноске

12

Перейти к полю

16.jpg 
Рис. 3.16. Меню перехода
Для перехода к следующему такому же объекту нажмите кнопку Далее (3 на рис. 3.15). Для возврата к предыдущему – кнопку Назад (1 на рис. 3.15). Вместо кнопки Назад можно использовать комбинацию клавиш клавиатуры Ctrl + Page Up, а вместо кнопки ДалееCtrl + Page Down

Работа со схемой документа
Схема документа позволяет просматривать заголовки документа и быстро переходить от одного заголовка к другому. Схема формируется в том случае, если при оформлении заголовков использовались стили типа Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.
Для отображения схемы документа установите соответствующий флажок в группе Показать или скрыть вкладки Вид (рис. 3.17). Схема документа отображается в левой части окна. Для удобства границу между схемой и документом можно перемещать влево или вправо. Чтобы перейти к нужному заголовку документа, щелкните по этому заголовку в схеме документа. Указанный заголовок появится в верху правой части окна и будет выделен в схеме документа. Чтобы эффективно работать со схемой, необходимо уметь пользоваться стилями.
17.png
Рис. 3.17. Отображение схемы документа
Для скрытия схемы документа снимите соответствующий флажок в группе Показать или скрыть вкладки Вид (см. рис. 3.17) или нажмите кнопку Закрыть в области схемы документа.
Работа с эскизами документа
Эскизы документа позволяет просматривать общий вид страниц документа и быстро переходить от одной страницы к другой. Для отображения эскизов установите соответствующий флажок в группе Показать или скрыть вкладки Вид (рис. 3.18). Эскизы отображается в левой части окна. Для удобства границу между эскизами и документом можно перемещать влево или вправо. Чтобы перейти к нужной странице документа, щелкните по эскизу этой страницы в области эскизов.
18.png
Рис. 3.18. Отображение эскизов документа
Для скрытия эскизов документа снимите соответствующий флажок в группе Показать или скрыть вкладки Вид (см. рис. 3.17) или нажмите кнопку Закрыть в области эскизов.
Выделение фрагментов документа
Большинство действий при оформлении документа и многие действия при редактировании выполняются только с выделенным фрагментом документа. Выделять можно текст документа, таблицы и их отдельные элементы, графические объекты и т.п.
Выделение текста
Выделенный фрагмент текста затеняется серо-синим фоном. Цвет шрифта при этом не изменяется, несколько изменяется цвет заливки и выделение цветом (рис. 3.19).
19.png
Рис. 3.19. Выделенный фрагмент текста
Для выделения можно использовать мышь, или клавиши клавиатуры или и то, и другое одновременно. 

Выделяемый элемент

Действие

Любой

фрагмент

текста

Щелкните в начале выделяемого фрагмента в тексте и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, проведите по тексту, который нужно выделить

Слово

Дважды щелкните по слову

Строка текста

Подведите указатель к левому краю строки так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо и вверх, а затем щелкните

Предложение

Удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните по предложению.

Абзац

Трижды щелкните в любом месте абзаца

Несколько абзацев

Подведите указатель к левому краю первого абзаца так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо и вверх, а затем, удерживая нажатой левую кнопку мыши, проведите указателем вверх или вниз

Большой фрагмент текста

Щелкните в начале выделяемого фрагмента, прокрутите документ до конца фрагмента, а затем, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните в конце фрагмента

Весь документ

Переместите указатель к левому краю текста документа так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо и вверх, и щелкните трижды

Вертикальный блок текста

Удерживая нажатой клавишу Alt, проведите указателем по тексту

Представленные выше способы выделения фрагментов текста основаны на использовании мыши. Но можно обойтись и без нее.
Выделять фрагменты текста можно перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише Shift. При этом можно использовать все возможные комбинации клавиш для перевода курсора по документу. Например, если необходимо выделить часть документа от текстового курсора до конца документа, то достаточно нажать комбинацию клавиш клавиатуры Shift + Ctrl + End.
Для того чтобы снять выделение фрагмента текста, следует один раз щелкнуть левой кнопкой мыши в правом поле документа.
Выделение элементов таблиц
Одна строка таблицы выделяется так же, как строка текста, то есть щелчком мыши слева от выделяемой строки. Таким же способом, как строки текста, выделяются и несколько строк таблицы.
Для выделения столбца таблицы следует подвести указатель мыши сверху к столбцу, пока он не превратится в маленькую черную вертикальную стрелку, и после этого один раз щелкнуть левой кнопкой мыши. Для выделения нескольких столбцов надо любым способом выделить первый из выделяемых столбцов, а затем, не отпуская левой кнопки мыши, распространить выделение на следующие столбцы. Несколько столбцов можно выделять также с использованием клавиши клавиатуры Shift. Любым способом выделите первый столбец, а затем выделите последний столбец при нажатой клавише Shift.
Выделение одной ячейки при работе с таблицей (установка границ, заливки, разделение ячеек и т. д.), как правило, не требуется — но может потребоваться при оформлении текста в ячейке. Для выделения ячейки необходимо подвести указатель мыши слева к границе ячейки и, когда он превратится в маленькую черную стрелку, щелкнуть левой кнопкой мыши. Ячейку, содержащую какой-либо текст, можно выделить следующим способом: три раза щелкнуть левой кнопкой мыши по последнему слову текста ячейки. Для выделения пустой ячейки можно поставить в нее курсор и нажать комбинацию клавиш клавиатуры Shift + End.
Для выделения нескольких ячеек надо подвести указатель мыши к первой из выделяемых ячеек, а затем при нажатой левой кнопке мыши распространить выделение на соседние ячейки. Эту операцию удобнее выполнять с использованием клавиш клавиатуры. Поставьте курсор в первую из выделяемых ячеек, а затем при нажатой клавише Shift распространяйте выделение клавишами ("стрелочками")
Выделять всю таблицу лучше всего по строкам или по столбцам. Можно для выделения использовать также маркеры таблицы. Щелчок левой кнопкой мыши по любому из маркеров выделит всю таблицу.
Отмена и возврат действий Отмена действий 
При работе в Word существует возможность отмены действий, выполненных с документом.
Для отмены последнего выполненного действия нажмите кнопку Отменить в Панели быстрого доступа (рис. 3.20).
20.png
Рис. 3.20. Отмена последнего действия
Можно отменить сразу несколько последних действий.
1.      Щелкните по стрелке кнопки Отменить (см. рис. 3.20).
2.      Выберите действие, начиная с которого следует отменить все действия, расположенные выше в списке (рис. 3.21).
21.jpg
Рис. 3.21. Отмена нескольких действий
Возврат действий
Отмененные действия можно вернуть. Для возврата последнего отмененного действия нажмите кнопку Вернуть в Панели быстрого доступа (см рис. 3.21). Для возврата нескольких действий несколько раз нажмите кнопку Вернуть.
Если все отмененные действия были возвращены, кнопка Вернуть заменяется на кнопку Повторить.

Ввод текста в документ
При вводе и редактировании текста с клавиатуры следует придерживаться определенных правил и рекомендаций.
Текст всегда вводится в той позиции, где мигает текстовый курсор.
Word 2010 допускает свободный ввод. Это означает, что в любом месте пустой страницы можно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, после чего будет произведено некоторое автоматическое форматирование и текстовый курсор будет зафиксирован в этом месте. Именно с этого места и можно вводить текст.
Несмотря на возможность свободного ввода, чаще всего ввод текста начинают от левого поля страницы.
Переход на новую строку произойдет автоматически, как только будет заполнена текущая строка. Нельзя использовать клавишу Enter для перехода к новой строке. Для принудительного перехода к новой строке без образования нового абзаца нажмите комбинацию клавиш Shift + Enter. В документ будет вставлен непечатаемый знак – разрыв строки.
Переход на новую страницу произойдет автоматически, как только будет заполнена текущая страница. Нельзя использовать клавишу Enter для перехода к новой странице. Для принудительного перехода к новой странице нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Enter. В документ будет вставлен непечатаемый знак – разрыв страницы.
Между словами ставится один пробел. При выравнивании текста Word может изменять ширину пробелов между словами. Если требуется, чтобы величина какого-либо пробела не изменялась или по этому пробелу не было перехода на новую строку, вместо клавиши Пробел нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Shift + Пробел. В документ будет вставлен непечатаемый знак – неразрывный пробел.
Нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис ( - ). При необходимости переносы расставляются автоматически во всем документе.
Нельзя использовать клавишу Пробел для получения абзацного отступа ("красной строки") или выравнивания текста по ширине страницы.
Знаки препинания . , : ; ! ? пишутся слитно со словом, за которым следуют.
После знаков препинания . , : ; ! ? ставится пробел, за исключением тех случаев, когда этими знаками заканчивается абзац.
Перед знаками « " ( [ { ставится пробел. Следующее за этими знаками слово пишется без пробела.
Знаки » " ) ] } пишутся слитно со словом, за которым следуют. После этих знаков ставится пробел, за исключением тех случаев, когда ставятся знаки препинания, которые пишутся слитно со словом, за которым следуют.
Знак дефиса ( - ) пишется слитно с предшествующей и последующей частями слова.
Для образования знака тире ( ) после слова поставьте пробел, затем дефис, затем еще пробел и продолжите ввод текста. После ввода следующего слова знак дефиса автоматически преобразуется в тире. Для ввода знака тире можно использовать также комбинацию клавиш Ctrl + – (минус на цифровой клавиатуре). Для ввода знака длинного тире ( — ) нажмете комбинацию клавиш Alt + Ctrl + – (минус на цифровой клавиатуре).
Неправильно введенный символ можно удалить. Для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора, надо нажать клавишу клавиатуры Delete, а для удаления символа, стоящего слева от курсора, – клавишу Back Space. Комбинация клавиш клавиатуры Ctrl +
Delete удаляет текст от курсора вправо до ближайшего пробела или знака препинания. Комбинация Ctrl + BackSpace удаляет текст от курсора влево до ближайшего пробела или знака препинания. 

Использование автозамены при вводе текста
Об автозамене

 Функция автозамены используется для автоматического исправления ошибок и опечаток при вводе текста и для ввода некоторых специальных символов.
Например, при вводе с клавиатуры слова "адэкватный" оно автоматически заменяется правильным написанием – "адекватный". Или, например, при вводе набора символов
"==>" они автоматически заменятся на символ жирной стрелки "1.jpg"
Кроме того, автоматически исправляются некоторые ошибки ввода, например, две прописные в начале слова заменяются на одну прописную, строчная буква в начале предложения заменяется на прописную и т.д.
Если навести указатель мыши на автоматически исправленный текст, появляется небольшое синее поле, которое при наведении на него указателя превращается в кнопку Параметры автозамены, а сам текст выделяется серым фоном (рис. 4.1). Можно отменить исправление либо включить или отключить параметры автозамены.
2.jpg
Рис. 4.1. Автозамена при вводе
Автозамена работает во всех языках, которые поддерживаются в Word

Настройка параметров автозамены
Можно включить или отключить некоторые параметры автозамены
1. Откройте вкладку Файл и в появившемся меню выберите пункт Параметры Word.
2. Выберите Правописание, а затем нажмите кнопку Параметры автозамены
(рис. 4.2).
3. Во вкладке Автозамена окна Автозамена (рис. 4.3) установите или снимите флажки, определяющие особенности автозамены.
3.jpg
Рис. 4.2. Переход к настройке параметров автозамены
4.jpg
Рис. 4.3. Настройка параметров автозамены

Создание элемента автозамены

Автозамену можно использовать для ввода часто используемого текста, таблиц, рисунков и других объектов.
1.      Выделите текст, таблицу или рисунок в любом документе.
2.      Откройте вкладку Файл и в появившемся меню выберите пункт Параметры Word. Выберите Правописание, а затем нажмите кнопку Параметры автозамены (см. рис. 4.2).
3.      Во вкладке Автозамена окна Автозамена (рис. 4.4) в поле на отображен выделенный текст. В поле заменить введите сочетание символов, которое при вводе будет заменяться выделенным текстом. Этот набор символов не должен представлять собой какое-либо существующее слово или аббревиатуру, в противном случае они будут автоматически заменяться при вводе.
4.      Нажмите кнопку Добавить.
5.jpg
Рис. 4.4. Создание элемента автозамены
Для того чтобы автозамена работала, введите символы автозамены и нажмите на клавиатуре клавишу Пробел или Enter. Символы автоматически заменятся элементом автозамены.
Элемент автозамены сохраняется в конкретной версии Microsoft Office на том компьютере, где был создан. Он доступен для всех приложений Microsoft Office.
Размер элемента автозамены не ограничен. Он может включать в себя не только текст, но и таблицы, рисунки, специальные символы и т.д.

Удаление элемента автозамены

Ошибочно созданный элемент автозамены можно удалить.
1. Откройте вкладку Файл и в появившемся меню выберите пункт Параметры Word. Выберите Правописание, а затем нажмите кнопку Параметры автозамены (см. рис. 4.2).
2.      Во вкладке Автозамена окна Автозамена в поле заменить введите сочетание символов удаляемого элемента автозамены (рис. 4.5).
3.      Нажмите кнопку Удалить
6.jpg
Рис. 4.5. Удаление элемента автозамены
Отменить удаления элемента автозамены невозможно.

Вставка специальных символов

При вводе текста часто приходится использовать символы, которых нет на клавиатуре. Это могут быть некоторые математические символы, например,10.jpg, буквы греческого алфавита, например,8.jpg, латинские буквы с надбуквенными значками, например,9.jpg, или просто символы-картинки, например,7.jpg                            .

 

Во вкладке Вставка в группе Символы щелкните по кнопке Символ. Щелкните по нужному символу. Если в открывшемся списке нужного символа нет, выберите команду Другие символы (рис. 4.6).
1.      Во вкладке Символы окна Символ (рис. 4.7) в раскрывающемся списке Шрифт выберите шрифт символов.
2.      Дважды щелкните левой кнопкой мыши по изображению нужного символа. Можно также выделить изображение нужного символа, а затем нажать кнопку Вставить.
11.png
Рис. 4.6. Вставка специальных символов
12.jpg
Рис. 4.7. Вставка специальных символов
Можно вставить несколько символов. Не закрывая окна Символ, в документе переведите курсор в другое место и продолжите вставку символов. Для окончания работы нажмите кнопку Закрыть, или Отмена, или клавишу Esc.
Для удобства работы можно изменять размеры окна Символ. Наведите указатель мыши на любую границу окна и когда он примет вид двунаправленной стрелки, перетащите границу, чтобы выбрать необходимый размер.
Использованные ранее специальные символы можно быстро вставить снова, поскольку они автоматически помещаются в список кнопки Символ (см. рис. 4.6).
Математические символы большей частью находятся в шрифте Symbol. Шрифт (обычный текст) включает в себя буквы латиницы и кириллицы специального начертания, буквы иврита, арабского и греческого языков, некоторые денежные символы и многое другое. Шрифты Webdings, Wingdings, Wingdings2, Wingdings3 содержат различные символыстрелки, символы-картинки и т. п.
Особое место занимает шрифт Arial Unicode MS. Используя для представления каждого знака более одного байта, этот шрифт позволяет представить в одном наборе знаков почти все языки мира.
Для вставки часто используемых символов можно создать элемент автозамены.
1.      В окне Символ (см. рис. 4.7) выделите изображение символа и нажмите кнопку Автозамена.
2.      В окне Автозамена (рис. 4.8) в поле Заменить введите сочетание символов, которые при вводе текста будут заменяться выбранным символом.
3.      Нажмите сначала кнопку Добавить, а затем кнопку ОК.
13.jpg
Рис. 4.8. Создание элемента автозамены для специального символа
Теперь при вводе текста достаточно ввести установленное буквосочетание и поставить пробел, после чего буквосочетание заменится соответствующим символом.

Вставка даты и времени

1.      Установите курсор в место вставки даты и/или времени и во вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Вставка/Дата и время (рис. 4.9).
2.      В диалоговом окне Дата и время (рис. 4.10) выберите язык и формат вставляемых данных.
14.png
Рис. 4.9. Вставка в документ даты и/или времени
15.jpg
Рис. 4.10. Выбор параметров даты и времени.
Если перед вставкой в диалоговом окне Дата и время (см. рис. 4.10) установить флажок Обновлять автоматически, то дата и время, вставленные в документ, будут обновляться каждый раз при открытии документа. Автоматически обновляемые дата и время вставляются в документ как поле. Если требуется обновить дату и время уже после открытия документа, следует поставить курсор на это поле и нажать клавишу клавиатуры F9.

Использование стандартных блоков

О стандартных блоках
Стандартные блоки можно использовать для хранения часто используемого текста и графических объектов. Это могут быть стандартные фразы писем, договоров, соглашений, списки рассылки, адреса и т.п. Блок может сохранять также параметры оформления хранимых данных (параметры шрифта, абзаца, границы и т.п.).
Word 2010 содержит встроенные стандартные блоки. Эти блоки предназначены для создания колонтитулов, установки нумерации страниц, добавления надписей, титульных страниц, таблиц и формул. Они обычно не содержат определенного текста, а предназначены для заполнения пользователем.
Блоки можно создавать самостоятельно и сохранять их в специальной коллекции блоков и в шаблоне документа.
Блок можно использовать при создании документа, вставляя его непосредственно в текст, в колонтитулы или на страницу в виде специального графического объекта – надписи.
Каждый блок имеет уникальное название, что позволяет быстро находить нужное содержимое.
Стандартные блоки Word 2010 являются своего рода аналогом элементов автотекста, используемого в предыдущих версиях Word. Более того, термин "автотекст" иногда применяется и при работе в Word 2010. Например, после вставки стандартного блока в документ в списке отменяемых действий будет указано "добавление автотекста".

Создание стандартного блока

1.      Выделите фрагмент документа (текст, таблицу, графический объект), который требуется сохранить как стандартный блок многократного использования.
2.                  Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и в появившемся меню выберите команду Сохранить выделенный фрагмент в галерею экспресс- блоков (рис. 4.11). Или нажмите комбинацию клавиш Alt+F3
16.png
Рис. 4.11. Создание стандартного блока
3.      В диалоговом окне Создание нового стандартного блока (рис. 4.12) введите и выберите необходимые параметры.
17.png
Рис. 4.12. Установка параметров стандартного блока
4.      В поле Имя введите название (имя) стандартного блока. Имя блока должно быть уникально в пределах коллекции, в которой он будет сохранен. В разных коллекциях могут быть блоки с одинаковыми именами.
5.      В раскрывающемся списке Коллекция выберите коллекцию, в которой будет храниться стандартный блок. Выбор коллекции определяет порядок вставки блока при создании документа. Для блоков, вставляемых непосредственно в текст документа, лучше выбрать коллекцию Экспресс-блоки. Кроме того, коллекция
Экспресс-блоки отображается в виде списка в меню кнопки Экспресс-блоки (см. рис. 4.11).
6.      В раскрывающемся списке Категория выберите категорию блока. Выбор категории определяет положения блока в меню кнопки Экспресс-блоки в группе Текст вкладки Вставка. Можно выбрать одну из существующих категорий или создать новую. Наличие категорий облегчает поиск нужного блока в списке меню кнопки Экспресс-блоки (см. рис. 4.11).
7.      В поле Описание можно ввести произвольный текст уточняющего описания к создаваемому блоку. Это описание будет отображаться в виде всплывающей подсказки при выборе блока. Поле можно не заполнять.
8.      В раскрывающемся списке Сохранить в выберите имя шаблона, в котором будет храниться блок.
9.      В раскрывающемся списке Параметры выберите Вставить содержимое на ту же страницу, чтобы стандартный блок был вставлен на отдельную страницу. Выберите Вставить содержимое в тот же абзац, чтобы содержимое не стало частью другого абзаца, даже если курсор находится в середине абзаца. Для всего прочего содержимого используется параметр Вставить только содержимое.
После создания новых стандартных блоков или изменения их параметров при завершении сеанса работы с Word 2010 может появиться запрос на сохранение изменений в файле стандартных блоков (рис. 4.13 , а), а также в шаблоне (рис. 4.13 , б). В обоих случаях нажмите кнопку Сохранить.
18.png
Рис. 4.13. Сохранение изменений в коллекции блоков и шаблоне
Вставка стандартного блока в документ
1.      Установите курсор в место вставки стандартного блока в документ.
2.      Во вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки.
3.     Для вставки стандартного блока из коллекции Экспресс-блоки найдите этот блок в списке (рис. 4.14) и щелкните по нему мышью.
19.png
Рис. 4.14. Вставка стандартного блока
4.      Для вставки в документ блока из произвольной коллекции выберите команду Организатор стандартных блоков (см. рис. 4.14).
5.      В диалоговом окне Организатор стандартных блоков (рис. 4.15) найдите нужный блок и нажмите кнопку Вставить. Для удобства поиска можно сортировать блоки по именам, коллекциям, категориям, шаблонам и описанию. Для сортировки щелкните по соответствующей кнопке. Например, щелкните по кнопке Имя, чтобы отсортировать блоки по именам.
20.png
Рис.4.15. Выбор стандартного блока 

Изменение стандартного блока
Изменение содержимого
Изменить содержимое стандартного блока невозможно.
Можно удалить существующий блок, а затем создать новый под этим же именем.
Можно заменить существующий блок.
1.      Вставьте стандартный блок.
2.      Внесите необходимые изменения.
3.      Сохраните стандартный блок с тем же именем и с теми же параметрами.
4.      В окне запроса о переопределении стандартного блока нажмите кнопку Да.
Изменение параметров
Можно изменить имя стандартного блока, коллекцию, в которой он расположен, добавить или изменить описание и т.д

1.      Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и выберите команду Организатор стандартных блоков (см. рис. 4.14).
2.      В диалоговом окне Организатор стандартных блоков (см. рис. 4.15) найдите нужный блок и нажмите кнопку Изменить свойства.
3.      В диалоговом окне Изменение стандартного блока (рис. 4.16) измените параметры и нажмите кнопку ОК.
21.png
Рис. 4.16. Изменение параметров стандартного блока
4.      В окне запроса о переопределении стандартного блока нажмите кнопку Да.

Удаление стандартного блока
1.      Во вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки и выберите команду Организатор стандартных блоков (см. рис. 4.14).
2.      В диалоговом окне Организатор стандартных блоков (см. рис. 4.15) найдите нужный блок и нажмите кнопку Удалить.
3.      В окне запроса об удалении стандартного блока нажмите кнопку Да.

Добавление титульной страницы

К документу можно добавить специально оформленную титульную (первую) страницу.
1.      Во вкладке Вставка в группе Страницы щелкните по кнопке Титульная страница и в появившемся списке выберите один из предлагаемых вариантов (рис.4.17).
2.      Добавляемая страница может иметь рисунки и другие графические объекты, а также подсказки с указанием вводимой информации (рис. 4.18).
22.png
Рис. 4.17. Выбор титульной страницы
23.png
Рис. 4.18. Титульная страница
Некоторые поля титульной страницы заполняются автоматически, при этом информация берется, например, из свойств файла. Некоторые поля надо заполнять самостоятельно.
При заполнении полей не обязательно следовать имеющимся в них подсказкам. Можно изменять содержимое автоматически заполненных полей. Незаполненные поля оставлять нельзя; их следует удалить.
Содержимое полей можно оформлять как обычный текст. На титульную страницу можно добавлять текст, таблицы, графические объекты.
Для удаления титульной страницы во вкладке Вставка в группе Страницы щелкните по кнопке Титульная страница и в появившемся меню выберите команду Удалить текущую титульную страницу (см. рис. 17).

Добавление оглавления

Для создания оглавления заголовки в тексте документа должны быть должным образом помечены. Проще всего для этого при оформлении заголовков использовать стили типа Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 и т.д.
1.      Во вкладке Ссылки в группе Оглавление щелкните по кнопке Оглавление и в появившемся списке выберите один из предлагаемых вариантов автособираемого оглавления (рис. 4.19). По умолчанию в оглавление включаются заголовки, оформленные стилями Заголовок 1-3.
2.      Оглавления вставляется как специальное поле. При наведении указателя мыши оглавление затеняется бледным фоном (рис. 4.20). При печати документа этот фон не отображается.
24.png
Рис. 4.19. Выбор типа оглавления
25.jpg
Рис. 4.20. Оглавление в документе
Можно настроить параметры оглавления. Во вкладке Ссылки в группе Оглавление щелкните по кнопке Оглавление и в появившемся меню выберите команду Оглавление (см. рис. 4.19). В диалоговом окне Оглавление (рис. 4.21) выберите и установите требуемые параметры. Можно, например, выбрать другой заполнитель или уровни заголовков, включаемых в оглавление.
26.jpg
Рис. 4.21. Настройка параметров оглавления
Если в документе произведены изменения, оглавление следует обновить. Во вкладке Ссылки в группе Оглавление (см. рис. 4.20) нажмите кнопку Обновить таблицу. В окне запроса на обновление оглавления (рис. 4.22) выберите требуемый режим.
27.jpg
Рис. 4.22. Обновление оглавления
Для удаления оглавления во вкладке Ссылки в группе Оглавление щелкните по кнопке Оглавление и в появившемся меню выберите команду Удалить оглавление (см. рис. 4.19).

Выбор языка

Выбор языка текста определяет возможность автоматической проверки правописания и расстановку переносов.
В Word 2010 выбор языка обычно производится автоматически в зависимости от используемой раскладки клавиатуры. При вводе текста в русской раскладке устанавливается русский язык, при вводе текста в английской раскладке – английский (США).
При необходимости язык текста можно установить самостоятельно.
1.      Выделите фрагмент документа.
2.      Во вкладке Рецензирование в группе Правописание нажмите кнопку Выбрать язык.
3.      В диалоговом окне Язык (рис. 5.1) выберите нужный язык.
1.jpg
Рис. 5.1. Выбор языка текст.
Языки, для которых подключены соответствующие словари проверки правописания и расстановки переносов, в списке (см. рис. 5.1) отображены со значком проверки правописания.
Для перехода к диалоговому окну Язык можно также дважды щелкнуть по ярлыку языка в строке состояния.
Расстановка переносов
Переносы в словах категорически недопустимо расставлять с использованием клавиши клавиатуры - (дефис).
Переносы расставляются сразу во всем документе. Выделять какой-либо отдельный фрагмент бесполезно.
Во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Расстановка переносов и в появившемся меню выберите режим Авто (рис. 5.2).
2.png
Рис. 5.2. Автоматическая расстановка переносов
Для настройки параметров переносов выберите команду Параметры расстановки переносов (см. рис. 5.2). В диалоговом окне Расстановка переносов можно, например, отказаться от переносов в словах из прописных букв (рис. 5.3).
3.jpg
Рис. 5.3. Настройка параметров расстановки переносов
Можно запретить расстановку в некоторых фрагментах документа, например, в заголовках.
1.      Выделите фрагмент документа, в котором запрещаются переносы.
2.      Во вкладке Главная или Разметка страницы щелкните по значку группы Абзац.
3.      Во вкладке Положение на странице диалогового окна Абзац установите флажок запретить автоматический перенос слов (рис. 5.4).
4.jpg
Рис. 5.4. Запрет переносов во фрагменте документа

Проверка правописания

О проверке правописания

При вводе текста Word 2010 обычно автоматически проводит проверку правописания (орфографию и грамматику).
Можно настроить основные параметры такой проверки.
1.      Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word.
2.      В окне Параметры Word перейдите в раздел Правописание.
3.      Установите параметры проверки орфографии и грамматики. На рис. 5.5 показаны рекомендуемые для большинства случаев параметры.
6.jpg
Рис. 5.5. Настройка проверки правописания
Проверку правописания можно производить как при вводе текста, так и после ввода текста сразу во всем документе.
Правописание можно проверять для всех языков, для которых установлена такая возможность. По умолчанию в Word 2010 — это русский, английский, немецкий и украинский. Можно добавить и другие языки.
Проверка орфографии ведется путем сравнения слов в документе со словами, имеющимися в основном и вспомогательных словарях Microsoft Office 2010. Таким образом, фактическая опечатка или ошибка могут быть пропущены, если такое слово имеется в словарях. Например, если вместо слова "страница" будет написано "станица" или "странница", Word не определит это как ошибку. С другой стороны, правильно написанные слова, отсутствующие в словарях, будут определены как ошибочные. Обычно это касается специальных терминов и собственных имен.
Проверка грамматики и стилистики производится на основе правил, заложенных в Word
2010. Выбрать набор правил можно в окне настройки параметров проверки правописания (см. рис. 5.5) в раскрывающемся списке Набор правил. Нажав кнопку Настроить, можно просмотреть и изменить набор правил.
Необходимо отметить, что проверка правописания средствами Word 2010 не исключает необходимости тщательной проверки правописания документа самим пользователем.

Проверка правописания при вводе текста
При вводе текста в документе красной волнистой линией подчеркиваются слова, в которых есть орфографические ошибки, а также повтор одного и того же слова. Зеленой волнистой линией подчеркнуты слова, знаки препинания, фрагменты предложений и целые предложения, в которых есть грамматические и стилистические ошибки, а также ошибки в расстановке знаков препинания.
Для исправления орфографической ошибки щелкните правой кнопкой мыши по подчеркнутому слову и в контекстном меню выберите правильный вариант написания слова (рис. 5.6).
5.jpg
Рис. 5.6. Исправление орфографической ошибки в документе
Варианты написания слов предлагаются только тогда, когда в словаре есть похожие по написанию слова. В противном случае в контекстном меню будет указано – нет вариантов. Тогда внесите исправление самостоятельно.
Для исправления грамматической ошибки щелкните правой кнопкой мыши по подчеркнутому тексту. В контекстном меню будет описана выявленная ошибка (рис. 5.7) или может быть предложен вариант ее исправления (рис. 5.8).
7.png
Рис. 5.7. Описание грамматической ошибки в документе
8.png
Рис. 5.8. Вариант исправления грамматической ошибки в документе
В первом случае внесите исправление самостоятельно, во втором – щелкните по предложенном варианту исправления ошибки. 

Проверка правописания во всем документе

Документ может содержать ранее не исправленные или не замеченные ошибки. Это может быть текст, скопированный из какого-либо внешнего источника. Для того чтобы не искать подчеркнутые красными и зелеными волнистыми линиями фрагменты текста, следует запустить проверку правописания во всем документе.
1.      Во вкладке Рецензирование в группе Правописание нажмите кнопку Правописание.
2.      При обнаружении орфографической или грамматической ошибки появится диалоговое окно Правописание. В заголовке окна будет указан также язык проверки (рис. 5.9).
3.      Для орфографических ошибок в верхней части диалогового окна Правописание выводится фрагмент текста с ошибочным словом, выделенным красным цветом. В нижней части окна могут быть приведены правильные варианты написания слова (см. рис. 5.9). Для грамматических и стилистических ошибок в верхней части диалогового окна Правописание выводится предложение с ошибкой. В нижней части окна могут быть приведены грамматические замечания (рис. 5.10) или рекомендации по исправлению ошибки (рис. 5.11).
4.      Для исправления орфографической ошибки нужно выбрать правильный вариант написания и нажать кнопку Заменить или Заменить все (см. рис. 9). Для исправления грамматической ошибки – нажать кнопку Изменить (см. рис. 5.11).
5.      Если в нижней части окна нет правильных вариантов написания слова или конкретной грамматической рекомендации, то ошибку следует исправлять самостоятельно. Это можно сделать в верхней части окна, после чего, в зависимости от вида ошибки, необходимо нажать кнопку Заменить, Заменить все или Изменить.
9.jpg
Рис. 5.9. Выявленная орфографическая ошибка
10.jpg
Рис. 5.10. Комментарий к выявленной грамматической ошибке
11.jpg
Рис. 5.11. Рекомендация к исправлению выявленной грамматической ошибки

Добавление слов в словарь

Слово в тексте может быть написано правильно, но отсутствовать в словарях Word 2010 и потому выделяться как ошибочное. Чтобы это не повторялось, слово следует добавить во вспомогательный словарь.
При проверке правописания при вводе текста в контекстном меню выберите команду Добавить в словарь (см. рис. 5.6).
При проверке правописания во всем документе, для добавления слова в словарь нажмите кнопку Добавить (см. рис. 5.9).

Поиск текста

В документе может потребоваться найти какое-либо слово или текст
1.      Во вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти.
2.      Во вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить в поле Найти введите искомое слово или текст (рис. 5.12).
3.      Чтобы последовательно найти каждое вхождение слова или фразы, нажмите кнопку Найти далее. Найденный текст будет последовательно выделяться в документе.
4.      Чтобы найти сразу все вхождения слова или фразы, нажмите кнопку Выделение при чтении и выберите команду Выделить все. Во вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить будет указано число найденных элементов. Найденный текст будет выделен желтым цветом во всем документе (рис. 5.13). Это выделение сохранится и после закрытия диалогового окна.
12.jpg
Рис. 5.12. Поиск текста в документе
13.jpg
Рис. 5.13. Выделение найденного текста в документе
Для снятия выделения во вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить нажмите кнопку Выделение при чтении и выберите команду Снять выделение (см. рис. 5.13). Выделение можно снять также, используя мини- панель инструментов или возможности вкладки Главная.

Замена текста
В документе может потребоваться заменить какой-либо текст.
1.      Во вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Заменить.
2.      Во вкладке Заменить диалогового окна Найти и заменить в поле Найти введите искомый текст, в поле Заменить на – заменяющий текст (рис. 5.14).
3.      Чтобы найти следующее вхождение текста в документе, нажмите кнопку Найти далее.
4.      Чтобы заменить вхождение текста в документе, нажмите кнопку Заменить. После нажатия кнопки Заменить будет выделено следующее вхождение указанной фразы.
5.      Чтобы заменить все вхождения текста в документе, нажмите кнопку Заменить все.
14.png
Рис. 5.14. Замена текста в документе

Использование синонимов
Язык документа должен быть ярким и выразительным. Нельзя допускать многочисленных повторов одних и тех же слов, тавтологии, речевых штампов. Решить эту задачу можно, используя словарь синонимов и синонимических оборотов речи, имеющийся в Word 2010.
Замену синонимом можно произвести непосредственно в тексте.
Щелкните по слову правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите команду Синонимы и выберите синоним (рис. 5.15).
14.jpg
Рис. 5.15. Выбор синонима
В контекстном меню приводится список не более чем из восьми синонимов. Чтобы посмотреть полный список, выберите команду контекстного меню Тезаурус или во вкладке Рецензирование в группе Правописание нажмите кнопку Тезаурус.
В области задач Справочные материалы (рис. 5.16) будет приведен полный список синонимов. Кроме того, может быть дан перечень разных значений слова, если таковые имеются, а также антонимов и связанных слов.
16.jpg
Рис. 5.16. Поиск синонимов в области задач Справочные материалы

Перемещение и копирование фрагментов документа
Перемещение и копирование перетаскиванием
Перемещать и копировать можно только выделенные фрагменты документа.
В пределах видимой части документа проще всего перемещать и копировать фрагменты перетаскиванием.
Выделите фрагмент документа и наведите на него указатель мыши так, чтобы указатель принял вид стрелки, повернутой влево-вверх.
1.      Нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите фрагмент туда, куда требуется; при этом рядом с указателем мыши появится пунктирный прямоугольник, в месте предполагаемой вставки отображается специальная метка, а в строке состояния появляется вопрос Куда переместить? (рис. 5.17).
2.      После того, как будет отпущена левая кнопка мыши, произойдет перемещение фрагмента (рис. 5.18).
17.png
Рис. 5.17. Перемещение фрагмента документа перетаскиванием
18.jpg
Рис. 5.18. Перемещение фрагмента текста перетаскиванием (окончание)
После перетаскивания текста непосредственно под вставленным фрагментом появляется кнопка Параметры вставки (см. рис. 5.18). При нажатии этой кнопки отображается список, в котором можно выбрать способ вставки данных в документ. Перечень доступных вариантов зависит от типа вставляемого содержимого, а также от формата текста, в который производится вставка.
Копирование фрагмента перетаскиванием производится точно так же, как и перемещение, только при нажатой клавише клавиатуры Ctrl.
1.      Нажмите левую кнопку мыши, затем клавишу Ctrl. При нажатой левой кнопке мыши переместите фрагмент туда, куда требуется; при этом рядом с указателем мыши появится пунктирный прямоугольник со знаком + (плюс), в месте предполагаемой вставки отображается специальная метка, а в строке состояния появляется вопрос Куда копировать?
2.      Отпустите клавишу Ctrl, а затем левую кнопку мыши.
Фрагмент можно перетаскивать и за пределы видимой части документа, например, вниз или вверх. Для этого надо, ухватившись за фрагмент, перемещать его вниз или вверх к границе видимой части документа и там остановить. Документ начнет автоматически прокручиваться в своем окне. В нужный момент выведите указатель в поле документа – прокрутка остановится. Прежде чем фрагмент не будет помещен туда, куда требуется, левую кнопку мыши отпускать нельзя!
Выделенный фрагмент можно перетаскивать и при нажатой правой кнопке мыши. При этом в документе также появляется метка вставки. По окончании перетаскивания возникает контекстное меню, в котором можно выбрать необходимое действие (Переместить или Копировать).

Перемещение и копирование с использованием буфера обмена
Буфер обмена – специальная область памяти компьютера, в которой могут храниться файлы или их фрагменты.
Процедура перемещения и копирования через буфер обмена всегда состоит из двух действий. Сначала необходимо отправить фрагмент в буфер, а затем извлечь его оттуда для вставки в документ.
Для перемещения необходимо вырезать фрагмент в буфер обмена. Это можно сделать, например, следующими способами:
1.      щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и выберите команду контекстного меню Вырезать;
2.      во вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вырезать.
Для копирования необходимо копировать фрагмент в буфер обмена. Это можно сделать, например, следующими способами:
1.      щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и выберите команду контекстного меню Копировать;
2.      во вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать.
Для того чтобы извлечь фрагмент из буфера обмена и вставить его в документ, можно, например:
1.      щелкнуть в месте вставки правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Вставить. Если вставляемым фрагментом является таблица или ее элементы, то команда контекстного меню может называться Вставить ячейки, Вставить строки или Вставить столбцы;
2.      поставить курсор в место вставки и во вкладке Главная в группе Буфер обмена нажать кнопку Вставить.
После извлечения фрагмента из буфера обмена так же, как и при перетаскивании, появляется кнопка Параметры вставки (см. рис. 5.18). При нажатии этой кнопки отображается список, в котором можно выбрать способ вставки данных в документ. Перечень доступных вариантов зависит от типа вставляемого содержимого, а также от формата текста, в который производится вставка.

Использование буфера обмена Office
В буфере обмена Office может одновременно храниться до 24 фрагментов. Чтобы воспользоваться ими, необходимо вывести в окно Word область задач Буфер обмена.
Для отображения области задач во вкладке Главная щелкните по значку группы Буфер обмена. В некоторых случаях эта область задач может появляться автоматически.
Область задач Буфер обмена в Word 2010 обычно отображается в левой части окна (рис. 5.19). Для удобства границу между областью задач и документом можно перемещать влево или вправо. При желании область задач можно переместить к правому краю окна.
19.png
Рис. 5.19. Область задач Буфер обмена
В области задач отображаются все накопленные элементы (объекты). Вид значка элемента зависит от источника данных. Для вставки любого элемента щелкните по нему левой кнопкой мыши. Для вставки сразу всех элементов в том порядке, как они помещались в буфер обмена, нажмите кнопку Вставить все. Для просмотра дополнительных параметров отображения или скрытия буфера обмена щелкните по кнопке Параметры.
Отдельные элементы можно удалить из буфера обмена. Щелкните по элементу в области задач правой кнопкой мыши и выберите команду контекстного меню Удалить. Для удаления сразу всех элементов нажмите в области задач кнопку Очистить все (см. рис.5.19).
Чтобы скрыть область задач, нажмите кнопку Закрыть в правом верхнем углу области.

Перемещение и копирование с помощью специальной вставки
При перемещении и копировании фрагментов документов с использованием буфера обмена могут возникнуть и более сложные задачи, чем простая вставка фрагмента в нужное место документа. Это могут быть задачи двух типов: копировать фрагмент в одном формате, а в документ вставить в другом; или связать вставляемый фрагмент с исходным копируемым фрагментом.
Обе эти задачи решаются с использованием возможностей Специальной вставки.
1.      Переместите или скопируйте фрагмент в буфер обмена.
2.      Поставьте курсор в место вставки, во вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку кнопки Вставить и в появившемся меню выберите команду Специальная вставка (рис. 5.20).
3.      В диалоговом окне Специальная вставка (рис. 5.21) в списке Как выберите формат данных, вставляемых из буфера обмена. При необходимости установить связь с исходным файлом поставьте переключатель Связать. Этот параметр доступен только в том случае, если исходное приложение поддерживает связывание. Перед установкой связи с исходным файлом необходимо сохранить его в исходном приложении.
20.png
Рис. 5.20. Переход к специальной вставке
21.png
Рис. 5.21. Выбор способа вставки и формата вставляемых данных

Об основных параметрах

Понятие "основные параметры" весьма условно. В эту группу можно отнести параметры, которые устанавливаются с использованием элементов группы Шрифт вкладки Главная и некоторых элементов мини-панели инструментов (рис. 6.1).
1.png
Рис. 6.1. Инструменты для установки основных параметров шрифта

Выбор шрифта
Шрифт определяет внешний вид символов текста.
По умолчанию в Word 2010 при создании нового пустого документа для основного текста принят шрифт Calibri, а для заголовков – Cambria. Выбор шрифтов по умолчанию зависит от выбранной темы и набора стилей документа.
1.      Выделите фрагмент текста.
2.      В раскрывающемся списке Шрифт группы Шрифт вкладки Главная или минипанели инструментов выберите шрифт (рис. 6.2). При наведении указателя мыши на выбираемый шрифт срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент документа отображается указанным шрифтом.
2.png
Рис. 6.2. Выбор шрифта
Определенных правил для выбора шрифта документа не существует. Не рекомендуется в одном документе использовать большое разнообразие шрифтов – это затрудняет восприятие текста.
При выборе шрифта следует иметь в виду, что не все шрифты содержат начертания русских букв, а некоторые шрифты вообще не отображают никаких букв (например, шрифт Webdings). В списке шрифтов (см. рис. 6.2) шрифты, имеющие русские буквы, отмечены некоторыми характерными буквами русского алфавита.

Установка размера шрифта
Размер шрифта определяет высоту и ширину символов текста. Размер шрифта устанавливается в специальных единицах – пунктах. Один пункт (1 пт) равен 0,35 мм.
1.      Выделите фрагмент текста.
2.      В раскрывающемся списке Размер шрифта группы Шрифт вкладки Главная или мини-панели инструментов выберите размер шрифта (рис. 6.3). При наведении указателя мыши на выбираемый шрифт срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент документа отобразится указанным размером шрифта.
3.png
Рис. 6.3. Выбор размера шрифта.
Минимально возможный размер шрифта — 1 пт. Максимальный размер – 1638 пт. Размер шрифта можно устанавливать с точностью до 0,5 пт.
Для установки произвольного размера шрифта введите требуемое значение в поле раскрывающегося списка Размер шрифта группы Шрифт вкладки Главная (рис. 6.4) или мини-панели инструментов и нажмите клавишу Enter.
4.png
Рис. 6.4. Установка произвольного размера шрифта
Определенных правил для выбора размера шрифта документа не существует. Обычно для оформления основной части текста используют шрифты размером от 10 до 14 пт.
Для изменения размера шрифта можно воспользоваться также кнопками Увеличить размер и Уменьшить размер группы Шрифт вкладки Главная или мини-панели инструментов (рис. 6.5).
5.png
Рис. 6.5. Изменение размера шрифта

Выбор цвета шрифта
По умолчанию в Word 2010 при создании нового пустого документа для основного текста установлен цвет шрифта авто, который на белом фоне отображается как черный. Режим авто означает, что при использовании заливок (фона) темных цветов цвет шрифта автоматически изменится на белый. Цвет шрифта, принятый по умолчанию для заголовков и других элементов текста документа, зависит от выбранной темы оформления.
1. Выделите фрагмент текста.
2. Щелкните по стрелке кнопки Цвет текста группы Шрифт вкладки Главная или мини-панели инструментов и выберите требуемый цвет шрифта (рис. 6.6). При наведении указателя мыши на выбираемый цвет срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент документа отобразится указанным цветом шрифта.
6.png
Рис. 6.6. Выбор цвета шрифта
Определенных правил выбора цвета шрифта документа не существует. Не рекомендуется использовать бледные цвета на белом фоне. Не рекомендуется в одном документе использовать большое разнообразие цветов – это затрудняет восприятие текста.

Установка начертания
Начертание определяет особенности внешнего вида символов текста. Можно установить полужирное начертание и курсив.
Для установки полужирного начертания шрифта используется кнопка Полужирный (Ж), а для установки курсивного начертания — кнопка Курсив (К) группы Шрифт вкладки Главная или мини-панели инструментов (рис. 6.7).
1.      Выделите фрагмент текста.
2.      Нажмите на кнопку.
Обе эти кнопки работают в режиме переключателя, то есть после того, как будет установлено начертание для выделенного фрагмента, кнопка так и останется нажатой. Чтобы убрать оформление полужирным начертанием или курсивом, следует еще раз нажать на соответствующую кнопку.
7.png
Рис. 6.7. Установка начертания

Подчеркивание
1.      Выделите фрагмент текста.
2.      Щелкните по стрелке кнопки Подчеркнутый группы Шрифт вкладки Главная и выберите способ подчеркивания (рис. 6.8). При наведении указателя мыши на выбираемый способ срабатывает функция предпросмотра и подчеркивание отображается в документе.
8.png
Рис. 6.8. Установка подчеркивания
По умолчанию цвет подчеркивающей линии совпадает с цветом подчеркиваемого текста. После подчеркивания можно изменить вид линий.
1.      Выделите фрагмент текста.
2.      Щелкните по стрелке кнопки Подчеркнутый группы Шрифт вкладки Главная, наведите указатель мыши на команду Цвет подчеркивания и выберите требуемый цвет линии (рис. 9). При наведении указателя мыши на выбираемый цвет срабатывает функция предпросмотра, и цвет подчеркивания отображается в документе.
9.png
Рис. 6.9. Установка цвета подчеркивания
Независимо от выбранного способа и цвета, чтобы снять подчеркивание, выделите фрагмент подчеркнутого текста и нажмите кнопку Подчеркнутый вкладки Главная.
Помимо имеющихся в списке способов подчеркивания (см. рис. 6.8) можно выбрать и другие варианты. В меню кнопки Подчеркнутый группы Шрифт вкладки Главная выберите команду Другое подчеркивание и во вкладке Шрифт диалогового окна Шрифт в раскрывающемся списке Подчеркивание (рис. 6.10) выберите требуемый способ.
10.jpg
Рис. 6.10. Установка подчеркивания с использованием диалогового окна Шрифт
Чтобы убрать специальное подчеркивание, нужно нажать кнопку Подчеркнутый вкладки Главная.

Изменение регистра текста
Если текст уже введен, можно изменить его регистр: например, строчные буквы преобразовать в прописные или наоборот.
1.      Выделите фрагмент текста.
2.      Щелкните по кнопке Регистр группы Шрифт вкладки Главная и выберите нужный регистр (рис. 6.11).
11.png
Рис. 6.11. Изменение регистра текста

Использование надстрочных и подстрочных знаков
Для оформления надстрочных и подстрочных знаков (верхних и нижних индексов) используют соответствующие кнопки группы Шрифт вкладки Главная (рис. 6.12).
12.png
Рис. 6.12. Надстрочные и подстрочные знаки
1.      Выделите фрагмент текста.
2.      Нажмите на кнопку.
Обе кнопки работают в режиме переключателя, то есть после того, как будет установлено оформление фрагмента, кнопка так и останется нажатой. Чтобы убрать оформление, следует еще раз нажать на соответствующую кнопку.

Зачеркнутый текст
Зачеркнутый текст используется, в основном, при оформлении документов приватного характера, в частности, при создании записей в блогах.
1.      Выделите фрагмент текста.
2.      Нажмите на кнопку Зачеркнутый группы Шрифт вкладки Главная (рис. 6.13).
13.png
Рис. 6.13. Зачеркивание текста
Кнопка работает в режиме переключателя, то есть после того, как будет установлено зачеркивание фрагмента, кнопка так и останется нажатой. Чтобы убрать оформление, следует еще раз нажать на кнопку.

Дополнительные параметры
К дополнительным относятся параметры шрифта, для установки которых необходимо использовать диалоговое окно Шрифт.
Для отображения диалогового окна Шрифт во вкладке Главная щелкните по значку группы Шрифт или по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Шрифт.
Диалоговое окно Шрифт имеет две вкладки. Во вкладке Шрифт (рис. 6.14) устанавливаются параметры, определяющие внешний вид символов. Многие из них (шрифт, начертание, размер шрифта и т.д.) доступны в группе Шрифт вкладки Главная или мини-панели инструментов (см. рис. 6.1), но некоторые видоизменения доступны только в это вкладке.
14.jpg
Рис. 6.14. Вкладка Шрифт диалогового окна Шрифт
Во вкладке Интервал (рис. 6.15) устанавливаются интервалы между символами в строке, ширина символов и смещение. Все эти параметры доступны только здесь.
15.jpg
Рис. 6.15. Вкладка Интервал диалогового окна Шрифт

Видоизменение шрифта
Видоизменения шрифта (шрифтовые эффекты) устанавливаются флажками группы Видоизменение вкладки Шрифт диалогового окна Шрифт (см. рис. 6.14). Некоторые из них (зачеркнутый, надстрочный, подстрочный) можно установить в группе Шрифт вкладки Главная (см. рис. 6.12, рис. 6.13).
Двойное зачеркивание отличается от просто зачеркнутый только двойной линией зачеркивания.
Видоизменения с тенью и контур (рис. 6.16) обычно используют в декоративных целях, например, для заголовков. Видоизменения можно использовать совместно. Настроить параметры тени или контура невозможно.
16.jpg
Рис. 6.16. Видоизменения с тенью и контур
Видоизменения приподнятый и утопленный (рис. 17) также обычно применяют в декоративных целях. Наиболее рельефно такой текст смотрится при использовании заливки или фона страницы. Настроить параметры видоизменений невозможно.
17.jpg
Рис. 6.17. Видоизменение приподнятый и утопленный
Видоизменение малые прописные заменяет обычные строчные буквы прописными, но несколько меньшего размера, чем обычные прописные буквы (рис. 18). Используют это видоизменение, например, для заголовков. Видоизменение все прописные превращает все буквы в прописные (рис. 18). Более того, во фрагменте текста, оформленном с этим видоизменением, строчные буквы ввести невозможно.
18.jpg
Рис. 6.18. Видоизменение малые прописные
Видоизменение скрытый делает текст невидимым на экране. Чтобы просмотреть скрытый текст, надо во вкладке Главная в группе Абзац нажать кнопку Отобразить все знаки. Скрытый текст будет отображен с подчеркиванием точечным пунктиром. При этом все параметры оформления будут отображены.

Изменение ширины символов шрифта
Для изменения ширины символов используется раскрывающийся список Масштаб вкладки Интервал диалогового окна Шрифт (см. рис. 6.15). Можно выбрать любое значение из этого списка или, не открывая списка, щелкнуть левой кнопкой мыши в его поле и ввести требуемое значение. Увеличение масштаба используют обычно для заголовков; уменьшение масштаба (до 80…85%) можно применять для "подгонки" длины строк (рис. 19). Допустимый диапазон масштабирования символов – от 1 до 600%. Точность установки масштаба – 1%.
19.jpg
Рис. 6.19. Масштабирование шрифтов
Изменение интервалов между символами
Применяя раскрывающийся список Интервал вкладки Интервал и рядом расположенный счетчик из диалогового окна Шрифт (см. рис. 6.15), можно изменять интервалы (расстояние) между символами в строке текста.
В раскрывающемся списке Интервал можно выбрать Разреженный или Уплотненный, а в счетчике установить требуемое значение разрежения или сжатия интервалов. Величина изменения интервалов между символами по умолчанию устанавливается в пунктах (пт), но, при желании, значение можно указать и в сантиметрах или миллиметрах. Для этого следует в поле счетчика на ввести число и через пробел – сокращение см или мм: например, 0,5 см или 3 мм. Расстояние между символами можно изменять с точность до 0,05 пт или 0,01 мм. Разреженный интервал применяют при оформлении заголовков или для выделения отдельных слов в тексте (рис. 20).
20.jpg
Рис. 6.20. Использование разреженного интервала шрифта
Уплотненный интервал используется в основном для "подбора" текста: удаления коротких последних строк абзацев (рис. 6.21). Уменьшать интервалы рекомендуется не более чем на 0,1…0,3 пт., что почти не заметно. Большее уплотнение затрудняет восприятие текста.
21.jpg
Рис. 6.21. Использование уплотненного интервала шрифта

Смещение текста
Раскрывающийся список Смещение вкладки Интервал диалогового окна Шрифт (см. рис. 6.15) позволяет сместить текст выше или ниже основного уровня строки. В счетчике на устанавливается величина смещения — по умолчанию в пунктах (пт), но, при желании, значение можно указать и в сантиметрах или миллиметрах. Для этого следует в поле счетчика на ввести число и через пробел – сокращение см или мм: например, 1 см или 3 мм. Величину смещения можно изменять с точность до 0,5 пт или 0,1 мм. Смещение часто используется вместо надстрочных и подстрочных знаков (верхних и нижних индексов). Отличие заключается в том, что при этом размер смещаемых символов не изменяется (рис. 6.22).
22.jpg
Рис. 6.22. Использование смещения символов шрифта

Кернинг
Кернинг применяется для выравнивания зрительных интервалов между символами. Есть ряд букв, интервалы между которыми выглядят больше, чем есть на самом деле, — Например, АУ, ГА, ТА, АТ, УД, АЧ, ЬТ и др. Установка флажка Кернинг сокращает эти интервалы. Кернинг может быть установлен для шрифтов любого размера (счетчик для шрифтов размером), но особенно важно использовать его для прописных букв крупных шрифтов (рис. 23).
23.jpg
Рис. 6.23. Использование кернинга

Выделение цветом
Выделение цветом не относится к собственно параметрам шрифта, однако используется при работе с текстом, а кнопка для выделения находится в группе Шрифт вкладки Главная и на мини-панели инструментов (см. рис. 6.1).
Выделение цветом применяют для привлечения внимания к каким-либо фрагментам текста. Это своего рода аналог цветного маркера, который используют при работе с бумажными документами.
1.      Выделите фрагмент документа.
2.      Щелкните по стрелке кнопки Цвет выделения текста в группе Шрифт вкладки Главная или на мини-панели инструментов и выберите требуемый цвет (рис. 6.24). При наведении указателя мыши на выбираемый цвет срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент документа отображается выделенным указанным цветом.
24.png
Рис. 6.24. Выделение цветом
Можно поступать иначе.
1.      Щелкните по стрелке кнопки Цвет выделения текста в группе Шрифт вкладки Главная или на мини-панели инструментов и выберите требуемый цвет. После этого кнопка останется нажатой, а указатель мыши в тексте документа будет иметь рядом с собой изображение маркера.
2.      Перемещая курсор по тексту при нажатой левой кнопке мыши, выделяйте фрагменты документа.
3.      По окончании выделения нажмите кнопку Цвет выделения текста или клавишу клавиатуры Esc.
Для отмены "окрашивания" фрагмента текста следует его выделить, щелкнуть по треугольнику в правой части открывающейся кнопки Цвет выделения текста в группе Шрифт вкладки Главная или на мини-панели инструментов и в палитре (см. рис.6.24) выбрать режим Нет цвета.

Оформление буквицы
Буквица (большая заглавная буква) применяется в начале документа или главы.
1.      Выделите абзац, который должен начинаться с буквицы.
2.      Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните по кнопке Буквица и выберите положение буквы (В тексте или На поле). При наведении указателя мыши на выбираемый вариант срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент документа отображается с буквицей (рис. 6.25).
25.png
Рис. 6.25. Создание буквицы
По умолчанию буквица оформлена тем же шрифтом, что и абзац, а ее высота составляет три строки текста.
Для настройки параметров буквицы в меню кнопки Буквица (см. рис. 6.25) выберите команду Параметры буквицы.
В диалоговом окне Буквица (рис. 6.26) в раскрывающемся списке Шрифт выберите шрифт буквы, в счетчике высота в строках укажите количество строк, которое будет занимать буква, а в счетчике расстояние от текста можно указать это расстояние.
25.jpg
Рис. 6.26. Настройка параметров буквицы
Буквица размещается в специальной рамке. Для выделения рамки нужно сначала щелкнуть левой кнопкой мыши по буквице, после чего вокруг буквы появится пунктирная рамка, а затем щелкнуть по этой рамке так, чтобы на рамке появились маркеры. После этого можно изменять параметры шрифта буквы в буквице; перетаскиванием маркеров можно изменить размер рамки. Кроме того, ухватившись за рамку буквицы, ее можно переместить в любое место.
Если выделить не весь абзац, а только его первое слово, то все это слово будет оформлено как буквица.
Для удаления оформления абзаца с буквицей выделите абзац и в меню кнопки Буквица (см. рис. 6.25) выберите вариант Нет.

Понятие абзаца

Абзацем называют фрагмент текста от одного нажатия клавиши Enter до следующего. Абзацем также является фрагмент от начала документа до первого нажатия клавиши Enter. В ячейках таблицы абзацем является фрагмент от начала ячейки до ближайшего нажатия клавиши Enter или знака конца ячейки.
Абзацы могут иметь разный размер: от одной строки до любого количества строк. Может существовать пустой абзац, не содержащий текста. При выделении абзаца важно, чтобы в область выделения был включен непечатаемый знак конца абзаца. Для отображения этих знаков во вкладке Главная в группе Абзац можно нажать кнопку Отобразить все знаки (рис. 7.1).
1.png
Рис. 7.1. Абзацы в документе
При установке параметров для одного абзаца выделять его не обязательно. Достаточно, если в этом абзаце будет находиться курсор. Если же оформляется сразу несколько абзацев, их необходимо выделить.

Инструменты для форматирования абзацев
Word 2007 имеет многочисленные инструменты для оформления абзацев. Большая часть их сосредоточена в группе Абзац вкладки Главная (рис. 7.2). Для установки отдельных параметров можно воспользоваться мини- панелью инструментов.
2.png
Рис. 7.2. Инструменты вкладки Главная для установки основных параметров абзаца
Для установки отступов можно пользоваться горизонтальной линейкой окна документа.
Кроме того, группа Абзац имеется также во вкладке Разметка страницы (рис. 7.3).
3.png
Рис. 7.3. Инструменты вкладки Разметка страницы для установки параметров абзаца
Для установки некоторых параметров приходится использовать диалоговое окно 

Абзац.
Чтобы отобразить окно, щелкните по значку группы Абзац в любой из вкладок (Главная или Разметка страницы). Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту документа и в контекстном меню выбрать команду Абзац. Для работы с абзацами в основном используют вкладку Отступы и интервалы (рис. 7.4). Но в отдельных случаях применяется и вкладка Положение на странице.
4.jpg
Рис. 7.4. Вкладка Отступы и интервалы диалогового окна Абзац

Установка выравнивания абзацев
Абзацы документа могут быть выровнены одним из четырех способов: по левому краю, по центру страницы, по правому краю, по ширине страницы.
1.      Выделите один или несколько абзацев.
2.      Нажмите соответствующую кнопку группы Абзац вкладки Главная (рис. 7.5).
5.png
Рис. 7.5. Выравнивание абзацев
Для выравнивания по центру страницы можно также воспользоваться кнопкой минипанели инструментов.
Выравнивание по центру применяют обычно к заголовка.
Выравнивание по правому краю применяют к подписям и в некоторых других случаях, по левому краю и по ширине — для основного текста. Выравнивание по ширине означает, что текст абзаца выровнен по левому и правому краю одновременно. В Microsoft Word это делается за счет изменения интервалов между словами.

Установка отступов
Установка отступа абзаца изменяет положения текста относительно левого и/или правого полей страницы. Можно установить отступ всего абзаца, только первой строки абзаца или всех строк, кроме первой (выступ первой строки). Положительное значение отступа означает смещение абзаца к центру страницы, отрицательное – от центра к краям страницы (рис. 7.6).
6.png
Рис. 7.6. Отступы абзацев
Для установки отступов можно использовать "бегунки" на горизонтальной линейке.
1.      Выделите один или несколько абзацев.
2.      Перетащите соответствующий бегунок горизонтальной линейки (рис. 7.7).
7.png
 Рис. 7.7. Установка отступов абзацев с использованием горизонтальной линейки
Если перетаскивание производить при нажатой клавише Alt, на горизонтальной линейке будут отображаться точные размеры устанавливаемых отступов, а также размер полей страницы (рис. 7.8). Отступ изменится после того, как будет отпущена левая кнопка мыши.
8.png
Рис. 7.8. Установка отступов абзацев с использованием горизонтальной линейки при нажатой клавише Alt
Более точная установка отступов (с точностью до 0,01 см.) производится во вкладке Отступы и интервалы диалогового окна Абзац (см. рис. 7.4).
1.      Выделите один или несколько абзацев.
2.      В разделе Отступ в счетчиках слева и справа установите смещение абзаца относительно полей страницы.
3.      В раскрывающемся списке первая строка выберите параметры первой строки. Для создания абзацного отступа ("красной строки") выберите параметр Отступ. Для создания абзацного выступа ("висячей строки") выберите параметр Выступ. Для отмены особого оформления первой строки выберите параметр (нет).
4.      При необходимости в счетчике на установите требуемую величину отступа или выступа первой строки.
Отступы абзаца слева и справа удобно устанавливать в счетчиках Отступ группы Абзац вкладки Разметка страницы (см. рис. 7.3). Отступ слева устанавливается в верхнем счетчике, а отступ справа – в нижнем счетчике.
Изменить левый отступ абзаца можно кнопками Увеличить отступ и Уменьшить отступ группы Абзац вкладки Главная. Для этой же цели можно применять такие же кнопки на мини-панели инструментов. Обычно этими кнопками пользуются для задания отступов при создании многоуровневых списков.

Установка интервалов Межстрочные интервалы
Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце. Размер интервала обычно устанавливается количеством строк. Таким образом, величина межстрочного интервала зависит от размера выбранного шрифта.
Для установки величины интервала обычно используют кнопку Междустрочный интервал группы Абзац вкладки Главная.
1.      Выделите один или несколько абзацев.
2.      Щелкните по кнопке Междустрочный интервал группы Абзац вкладки Главная (рис. 7.9) и в появившемся меню выберите требуемый интервал. Функция предпросмотра при выборе интервала не работает.
9.png
Рис. 7.9. Установка межстрочного интервала
Обычно текст оформляют с межстрочным интервалом в 1,0…2,0 строки. По умолчанию при создании нового документа установлен интервал 1,15.
Для использования дополнительных возможностей установки межстрочных интервалов следует воспользоваться вкладкой Отступы и интервалы диалогового окна Абзац (см. рис. 7.4).
1.      Выделите один или несколько абзацев.
2.      В разделе Интервал откройте раскрывающийся список междустрочный (рис.7.10) и выберите требуемый тип интервала.
3.      При необходимости в счетчике значение установите значение.
10.jpg
Рис. 7.10. Установка межстрочного интервала с использованием вкладки Отступы и интервалы диалогового окна Абзац
Межстрочный интервал может быть установлен количеством строк: Одинарный, 1,5 строки, Двойной, Множитель. При установке режима Множитель в счетчике значение следует указать число строк интервала (число строк может устанавливаться с точностью до 0,01 строки). Во всех этих случаях величина межстрочного интервала зависит от размера выбранного шрифта. Например, при размере шрифта 14 пт. величина одинарного интервала составляет также 14 пт (≈ 4,94 мм), полуторного – 21 пт (≈ 7,4 мм), а с множителем 0,98 – 13,72 пт (≈ 4,84 мм). Установка интервала может использоваться для подгонки размера документа под заданные параметры страницы. Например, на листе бумаги формата А4 с верхним и нижним полями по 2 см может поместиться 52 строки текста, оформленного шрифтом 12 пт. с одинарным интервалом. При установке интервала в 0,97 строки на такой же странице можно разместить 54 строки. При этом разница в интервалах между строками составит всего примерно 0,13 мм, что практически не отразится на внешнем виде документа.
При установке интервала Точно в счетчике значение следует указать значение интервала. По умолчанию значение указывается в пунктах (пт) с точностью до 0,05 пт, но, при желании, значение можно указать в сантиметрах или миллиметрах. Для этого следует в поле счетчика ввести число и через пробел – сокращение см или мм — например, см или 15 мм. Такой интервал останется постоянным при изменении размера шрифта и используется, например, при подготовке документов для печати на линованной бумаге.
При установке интервала Минимум в счетчике значение следует указать минимально допустимое значение интервала. По умолчанию значение указывается в пунктах, но, при желании, можно указать его в сантиметрах или миллиметрах. Для этого следует в поле счетчика ввести число и через пробел – сокращение см или мм, например, 1 см или 15 мм. Это означает, что для шрифтов указанного размера и менее будет установлено именно такое значение интервала, а для более крупных шрифтов интервал будет одинарным.

Интервалы между абзацами
Интервалы между абзацами могут быть больше, чем между строками в абзацах.
Увеличение интервалов облегчает чтение текста. Особенно часто увеличенные интервалы после абзаца используются при оформлении заголовков.
По умолчанию при создании нового документа для обычного текста установлен интервал после абзаца в 10 пт. Увеличенные интервалы определены и для заголовков.
Интервалы между абзацами удобно устанавливать в счетчиках Интервал группы Абзац вкладки Разметка страницы (см. рис. 7.3).
1.      Выделите один или несколько абзацев.
2.      В счетчиках Интервал установите требуемое значение интервала перед абзацем (верхний счетчик) и интервала после абзаца (нижний счетчик). По умолчанию значение указывается в пунктах (пт) с точностью до 0,1 пт, но, при желании, его можно указать в сантиметрах или миллиметрах. Для этого следует в поле счетчика ввести число и через пробел – сокращение см или мм, например, 1 см или 15 мм.

Для установки интервалов между абзацами можно воспользоваться счетчиками Перед и После в группе Интервал вкладки Отступы и интервалы диалогового окна Абзац (см. рис. 7.4 и рис. 7.10).
Удалить имеющиеся интервалы перед и после абзаца можно, выбрав соответствующую команду в меню кнопки Междустрочный интервал группы Абзац вкладки Главная (см. рис. 7.9).

Установка границ абзацев
Установка обрамления (границ) абзаца используется при оформлении заголовков, выделения фрагментов текста в документе и в других случаях. Обрамлять можно один или сразу несколько абзацев. Границы могут располагаться как со всех сторон абзаца (абзацев), так и только с некоторых сторон (рис. 7.11).
11.png
Рис. 7.11. Границы абзацев
Параметры границ абзацев можно настраивать, например, изменять вид, цвет, толщину линии и ее расстояние от текста.

Установка границ
Простые границы устанавливают с использованием кнопки Граница, расположенной в группе Абзац вкладки Главная.
1.      Выделите один или несколько абзацев.
2.      Во вкладке Главная в группе Абзац щелкните по стрелке кнопки Граница и выберите требуемое расположение границ (рис. 7.12). Функция предпросмотра при выборе границ не работает.
12.png
Рис. 7.12. Установка границ абзацев
Для удаления имеющихся границ выделите абзац (абзацы) и в меню кнопки Граница выберите режим Нет границы (см. рис. 7.12).

Настройка параметров границ
Настроить (изменить) параметры границ можно как при их установке, так и после.
1.      Выделите один или несколько абзацев.
2.      Во вкладке Главная в группе Абзац щелкните по стрелке кнопки Граница и выберите команду Граница и заливка (см. рис. 7.12).
3.      Перейдите во вкладку Граница диалогового окна Границы и заливка (рис. 7.13).
12.jpg
 Рис. 7.13. Настройка параметров границ абзацев
4.      В списке Тип выберите линию границы.
5.      В раскрывающемся списке Цвет выберите цвет границы.
6.      В раскрывающемся списке Ширина выберите толщину линии границы.
Возможные значения толщины могут быть различными для разных типов линий.
7.      В разделе Тип, кроме обычной рамки (рамка), можно выбрать также рамку с тенью (тень). Для двойных несимметричных линий можно выбрать объемную рамку (объемная) Тип рамки другая используется в том случае, если требуется с разных сторон абзаца установить линии разного типа, цвета или толщины.
8.      Для установки произвольного обрамления с разных сторон можно воспользоваться кнопками, расположенными в разделе вкладки Образец. Однократное нажатие кнопки устанавливает или снимает границу. Вместо использования кнопок можно щелкать левой кнопкой мыши по границе абзаца (абзацев) в разделе вкладки Образец.
9.      Для настройки расстояния от рамки до текста нажмите кнопку Параметры. В диалоговом окне Параметры границы и заливки (рис. 7.14) в счетчиках верхнее, нижнее, левое, правое можно указать любое значение от 0 до 31 пункта. Величина расстояния по умолчанию устанавливается в пунктах, но, при желании, значение можно указать в сантиметрах или миллиметрах. Для этого следует в поле счетчика ввести число и через пробел – сокращение см или мм, например, 0,5 см или 3 мм.
14.jpg
Рис. 7.14. Настройка расстояния от границы до текста абзацев
Следует отметить, что настроенные параметры границ сохраняются при последующей установке границ с применением меню кнопки Граница (см. рис. 7.12), в том числе и при работе с другими документами; но сбрасываются при закрытии Word.

Заливка абзацев
Заливка (изменение цвета фона) абзацев используется для выделения фрагментов текста в документе. Заливку можно установить для одного или сразу нескольких абзацев (рис.7.15).
15.png
Рис. 7.15. Заливка абзацев
Заливка отличается от выделения текста цветом. При заливке изменяется фон всего абзаца – от левого до правого поля (с учетом отступов слева и справа). Не рекомендуется применять заливки темными цветами: чтение текста в этом случае будет затруднено. При установке очень темных цветов заливок цвет шрифта может быть автоматически изменен на белый.

Установка заливки
Для установки заливки используют кнопку Заливка, расположенную в группе Абзац вкладки Главная.
1.      Выделите один или несколько абзацев.
2.      Во вкладке Главная в группе Абзац щелкните по стрелке кнопки Заливка и выберите необходимый цвет (рис. 7.16). При наведении указателя мыши на выбираемый цвет срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент документа отображается с заливкой указанным цветом.
16.png
Рис. 7.16. Установка заливки абзацев
Набор цветов заливки, имеющийся в наборе, зависит от выбранной для оформления темы документа.
Для удаления имеющейся заливки выделите абзац (абзацы) и в меню кнопки Заливка выберите режим Нет цвета (см. рис. 7.16).

Настройка положения абзаца на странице
Переход текста на новую страницу происходит автоматически. Однако, во многих случаях при оформлении заголовков, а также и основного текста, следует принудительно задать положение абзаца на странице и порядок его разделения при переходе к новой странице. Для этого используется вкладка Положение на странице диалогового окна Абзац. Для отображения окна щелкните по значку группы Абзац в любой из вкладок (Главная или Разметка страницы). Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту документа и в контекстном меню выбрать команду Абзац.
1.      Выделите абзац документа.
2.      В разделе Положение на странице установите флажок требуемого параметра (рис. 7.17).
17.jpg
Рис. 7.17. Настройка положения абзаца на странице
Установка флажка запрет висячих строк запрещает такое разделение абзаца при переходе к новой странице, при котором первая строка абзаца остается на одной странице, а вся остальная часть абзаца переходит на новую страницу. В этом случае на новую страницу будет перенесен весь абзац. Запрещается и такое разделение абзаца, при котором на новую страницу переходит только последняя строка. В этом случае на новую страницу перейдут последняя и предпоследняя строки абзаца. Такой режим разделения абзацев обычно устанавливают для всего текста документа.
Установка флажка не отрывать от следующего обеспечивает размещение абзаца всегда на той же странице, что и следующий за ним абзац. Применяют этот режим для любых заголовков и названий: при этом исключаются случаи, при которых заголовок находится на одной странице, а следующий за ним текст – на следующей.
Флажок не разрывать абзац запрещает всякое разделение абзаца между страницами. Применяют такой режим нечасто.
Флажок с новой страницы устанавливают для крупных заголовков (главы, разделы и т. п.). При этом независимо ни от чего указанный абзац всегда будет находиться наверху.

О списках

При создании документов может потребоваться различная нумерация абзацев.
Нумерация с использованием клавиатуры приводит к существенным затратам времени на перенумерацию при изменении количества нумеруемых элементов. Гораздо рациональнее использовать возможности автоматической нумерации, которые предоставляет Word.
В некоторых случаях список требуется не пронумеровать, а отметить какими-либо значками – маркерами. Часто такое оформление применяется не только к спискам, но и к обычным абзацам текста.
Помимо нумерованных и маркированных списков есть еще один способ оформления текста – многоуровневые списки. В них можно использовать и нумерацию, и маркеры, либо и то, и другое одновременно. Чаще всего применяют такое оформление к заголовкам, но можно оформлять и обычный текст. При этом вид нумерации и маркеров определяется уровнем текста.

Примеры различных списков приведены на рис. 8.1.
1.png
Рис. 8.1. Списки в документе

Оформление нумерованных списков Создание списка
При оформлении списков следует иметь в виду, что элементом списка может быть только абзац. Список, набранный в строку, автоматически пронумеровать нельзя.
1.      Выделите несколько абзацев, оформляемых в виде списка.
2.      Щелкните по стрелке кнопки Нумерация группы Абзац вкладки Главная (рис. 8.2) и в галерее списков выберите нужный вариант нумерации. При наведении указателя мыши на выбираемый список срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент документа отображается нумерованным.
2.png
Рис. 8.2. Оформление нумерованного списка
Использовавшиеся ранее виды списков накапливаются в галерее списков (рис. 8.3). В верхней части галереи отдельную группу образуют форматы номеров, применявшиеся в текущем сеансе работы в Word 2010. Этот список автоматически очищается при завершении работы в Word. В нижней части галереи отдельную группу образуют форматы номеров, использовавшиеся в текущем документе. Этот список остается доступным при каждом открытии документа.
3.png
 Рис. 8.3. Галерея нумерованных списков
Настройка параметров списка
Можно изменить параметры созданного ранее списка или настроить эти параметры при создании списка.
1.      Выделите абзацы, оформленные или оформляемые в виде списка.
2.      Щелкните по стрелке кнопки Нумерация группы Абзац вкладки Главная (см. рис. 2) и выберите команду Определить новый формат номера.
3.      В диалоговом окне Определение нового формата номера (рис. 8.4) установите необходимые параметры.
4.jpg
Рис. 8.4. Настройка параметров списка
4.      В раскрывающемся списке нумерация выберите требуемый вид нумерации. Можно выбрать нумерацию арабскими и римскими цифрами, латинскими и русскими буквами, количественными и порядковыми числительными и т.д.
5.      В поле Формат номера при необходимости добавьте к нумерации текст, который будет отображаться при каждом номере. Текст можно вводить как перед номером, так и после него. Например, при нумерации списка кафедр можно добавить к номерам слово Кафедра (см. рис. 8.4).
6.      Обычно нумерация имеет те же параметры шрифта, что и нумеруемый список. Можно изменить параметры шрифта номеров и сопровождающего текста. Нажмите кнопку Шрифт и во вкладках Шрифт и Интервал диалогового окна Шрифт установите требуемые параметры шрифта.
7.      В раскрывающемся списке Выравнивание выберите вид выравнивания номеров относительно позиции номера.
Изменение порядка нумерации
Для имеющегося списка можно изменить начальный номер, с которого начинается список. Можно также оформить текущий список как продолжение предыдущего списка в документе.
1.      Выделите абзацы, оформленные в виде списка.
2.      Щелкните по стрелке кнопки Нумерация группы Абзац вкладки Главная (см. рис.
8.2) и выберите команду Задать начальное значение.
3.      В диалоговом окне Задание начального значения (рис. 8.5) установите необходимые параметры.
5.jpg
Рис. 8.5. Изменение начального номера списка
Для выбора начального номера, а также присоединения нумерации текущего списка к предыдущему, можно щелкнуть правой кнопкой мыши по первому абзацу в списке и в контекстном меню выбрать нужную команду (рис. 8.6).
6.png
Рис. 8.6. Изменение порядка нумерации списка
Настройка отступов в списке
Каждый вариант оформления нумерованного списка имеет свои параметры отступов оформляемых абзацев, а также устанавливает собственные позиции табуляции, отделяющие нумерацию от текста нумеруемых абзацев. При этом размеры отступов, установленные ранее при оформлении абзацев, могут быть изменены.
Отступы в списках можно устанавливать так же, как и в обычных абзацах, но удобнее воспользоваться специальной настройкой.
1.      Щелкните правой кнопкой мыши по любому абзацу в списке и в контекстном меню выберите команду Изменить отступы в списке (см. рис. 8.6).
2.      В диалоговом окне Изменение отступов в списке (рис. 8.7) установите необходимые параметры.
7.jpg
Рис. 8.7. Изменение отступов в списке
3.      В счетчике Положение номера установите расстояние от позиции номера до левого поля страницы.
4.      В счетчике Отступ текста установите отступ от левого поля страницы всех строк, кроме первой.
5.      В раскрывающемся списке Символ после номера выберите символ, который будет отделять номер от текста нумеруемого абзаца. Можно выбрать Знак табуляции, установить флажок Добавить позицию табуляции и в счетчике указать расстояние между номерами и текстом. Можно выбрать Пробел - одни пробел между номерами и текстом. Можно выбрать (нет), чтобы не оставлять места между номерами и текстом.
Удаление нумерации
Нумерация удаляется одинаково, независимо от способа установки и вида установленной нумерации.
1.      Выделите абзацы, для которых необходимо удалить нумерацию.
2.      Нажмите кнопку Нумерация группы Абзац вкладки Главная или щелкните по стрелке этой кнопки и выберите режим нет (см. рис. 8.2).
Оформление маркированных списков Создание списка
При оформлении списков следует иметь в виду, что элементом списка может быть только абзац. Список, набранный в строку, маркировать нельзя.
1. Выделите несколько абзацев, оформляемых в виде списка.
2. Щелкните по стрелке кнопки Маркеры группы Абзац вкладки Главная (рис. 8.8) и в галерее выберите нужный маркер. При наведении указателя мыши на выбираемый маркер срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент документа отображается маркированным.
8.png
Рис. 8.8. Оформление маркированного списка
Использовавшиеся ранее виды маркированных списков накапливаются в галерее маркеров (рис. 8.9). В верхней части галереи отдельную группу образуют маркеры, применявшиеся в текущем сеансе работы в Word 2010. Этот список автоматически очищается при завершении работы в Word. В нижней части галереи отдельную группу образуют маркеры, использовавшиеся в текущем документе. Этот список остается доступным при каждом открытии документа.
9.png
Рис. 8.9. Галерея маркеров
Выбор произвольного маркера
Можно выбрать маркер для созданного ранее списка или изменить маркер существующего списка.
1.      Выделите абзацы, оформленные или оформляемые маркерами.
2.      Щелкните по стрелке кнопки Маркеры группы Абзац вкладки Главная (см. рис.
8.8, рис. 8.9) и выберите команду Определить новый маркер.
3.      В диалоговом окне Определение нового маркера (рис. 10) для выбора нового маркера нажмите кнопку Символ.
10.jpg
Рис. 8.10. Настройка параметров маркированного списка
4. В диалоговом окне Символ (рис. 8.11) в раскрывающемся списке Шрифт выберите шрифт, символы которого будут использоваться в виде маркера (можно взять любой шрифт, но наиболее интересные символы содержатся в шрифтах Webdings, Wingdings, Wingdings2 и Wingdings3), и дважды щелкните левой кнопкой мыши по выбранному символу. Можно также выделить символ, а затем нажать кнопку ОК.
11.jpg
Рис. 8.11. Выбор маркера-символа
5.      Обычно маркеры имеет те же параметры шрифта, что и список. Можно изменить параметры шрифта маркеров (цвет, начертание, размер и т.д.). Нажмите кнопку Шрифт и во вкладках Шрифт и Интервал диалогового окна Шрифт установите требуемые параметры шрифта. При этом сам шрифт изменять нельзя, иначе изменятся и маркеры.
6.      В качестве маркера можно использовать рисунки. В диалоговом окне Определение нового маркера нажмите кнопку Рисунок (см. рис. 8.10) и выберите рисунок в диалоговом окне Рисованный маркер (рис. 8.12).
7.      В раскрывающемся списке Выравнивание выберите вид выравнивания маркеров относительно позиции маркера.
12.jpg
Рис. 8.12. Выбор маркера-рисунка
Настройка отступов в списке
Каждый вариант оформления маркированного списка имеет свои параметры отступов оформляемых абзацев, а также устанавливает собственные позиции табуляции, отделяющие маркеры от текста абзацев. При этом размеры отступов, установленные ранее при оформлении абзацев, могут быть изменены.
Отступы в списках можно устанавливать так же, как и в обычных абзацах, но удобнее воспользоваться специальной настройкой.
1.      Щелкните правой кнопкой мыши по любому абзацу в списке и в контекстном меню выберите команду Изменить отступы в списке (рис. 8.13).
13.png
Рис. 8.13. Переход к изменению отступов в списке
2.      В диалоговом окне Изменение отступов в списке (рис. 8.14) установите необходимые параметры.
14.jpg
Рис. 8.14. Изменение отступов в списке
3.      В счетчике Положение маркера установите расстояние от позиции маркера до левого поля страницы.
4.      В счетчике Отступ текста установите отступ от левого поля страницы до всех строк, кроме первой.
5.      В раскрывающемся списке Символ после номера (это опечатка переводчиков Word 2010, должно быть Символ после маркера) выберите символ, который будет отделять маркер от текста нумеруемого абзаца. Можно выбрать Знак табуляции, установить флажок Добавить позицию табуляции и в счетчике указать расстояние между номерами и текстом. Можно выбрать Пробел - одни пробел между номерами и текстом. Можно выбрать (нет), чтобы не оставлять места между номерами и текстом.
Удаление маркеров
Маркеры удаляются одинаково, независимо от способа их установки и вида.
1.      Выделите абзацы, для которых необходимо удалить маркеры.
2.      Нажмите кнопку Маркеры группы Абзац вкладки Главная или щелкните по стрелке этой кнопки и выберите режим нет (см. рис. 8.8).
Оформление многоуровневых списков Создание списка
При оформлении списков следует иметь в виду, что элементом списка может быть только абзац.
1.      Выделите несколько абзацев, оформляемых в виде многоуровневого списка.
2.      Щелкните по кнопке Многоуровневый список группы Абзац вкладки Главная (рис. 8.15) и в галерее списков выберите нужный вариант нумерации. При наведении указателя мыши выбираемый список отображается более крупно, но функция предпросмотра в документе не работает.
3.      Если абзацы оформляемого текста не различаются отступами слева, то первоначально список не будет многоуровневым (рис. 8.16).
4.      Для понижения уровня отдельных абзацев списка надо увеличить отступ слева. Выделите абзац (абзацы) и нажмите кнопку Увеличить отступ группы Абзац вкладки Главная (рис. 8.17). Каждое нажатие кнопки понижает выделенные абзацы на один уровень. Для повышения уровня нажмите кнопку Уменьшить отступ. Для этой же цели можно использовать аналогичные кнопки мини-панели инструментов.
15.png
Рис. 8.15. Оформление многоуровневого списка
16.png
Рис. 8.16. Заготовка многоуровневого списка
17.png
Рис. 8.17. Заготовка многоуровневого списка
Для понижения уровня элементов в списке можно также использовать клавишу Tab, а для повышение – комбинацию Shift +Tab.
Использовавшиеся ранее виды списков накапливаются в галерее списков (рис. 8.18). В верхней части галереи в разделе Текущий список отображается текущий или последний применявшийся список. В нижней части галереи отдельную группу образуют списки, использовавшиеся в открытых документах. Этот список автоматически очищается при завершении работы в Word.
18.png
Рис. 8.18. Галерея многоуровневых списков
Настройка параметров списка
Можно изменить параметры ранее созданного списка или настроить эти параметры при создании списка.
19.jpg
Рис. 8.19. Настройка параметров многоуровневого списка
1.      Выделите абзацы, оформленные или оформляемые в виде списка.
2.      Щелкните по кнопке Многоуровневый список группы Абзац вкладки Главная (см. рис. 8.13) и выберите команду Определить новый многоуровневый список.
3.      В диалоговом окне Определение нового многоуровневого списка (рис. 8.19) установите необходимые параметры. Для отображения всех возможностей окна нажмите кнопку Больше. Для скрытия некоторых возможностей нажмите кнопку Меньше. Изменение параметров списка производится отдельно для каждого уровня.
4.      В списке Выберите уровень для изменения выделите уровень изменяемого списка.
5.      В раскрывающемся списке Нумерация для этого уровня выберите требуемый вид нумерации или маркеров. Можно выбрать нумерацию арабскими и римскими цифрами, латинскими и русскими буквами, количественными и порядковыми числительными и т.д. Если требуется маркер, отсутствующий в списке, то в раскрывающемся списке выберите режим Новый маркер. После этого выберите символ в диалоговом окне Символ (см. рис. 8.11).
6.      При необходимости в счетчике Начать с укажите начальный номер списка.
7.      В поле Формат номера при необходимости добавьте к нумерации текст, который будет отображаться при каждом номере. Текст можно вводить как перед номером, так и после него.
8.      Обычно нумерация или маркеры имеют те же параметры шрифта, что и список. Можно изменить параметры шрифта номеров (маркеров) и сопровождающего текста. Нажмите кнопку Шрифт и во вкладках Шрифт и Интервал диалогового окна Шрифт установите требуемые параметры.
9.      В раскрывающемся списке Выравнивание выберите вид выравнивания номеров относительно позиции номера. В счетчике на установите расстояние от позиции номера до левого поля страницы.
10. В счетчике Отступ текста установите отступ от левого поля страницы всех строк нумеруемого абзаца, кроме первой.
11. Можно настроить отступы сразу для всех уровней списка. Нажмите кнопку Для всех уровней (см. рис. 8.19). В окне Параметры для всех уровней (рис. 8.20) настройте положение маркера или номера первого уровня, положение текста первого уровня, а затем укажите дополнительный отступ для каждого более низкого уровня.
20.jpg
Рис. 8.20. Настройка отступов многоуровневого списка
12. В раскрывающемся списке Символ после номера выберите символ, который будет отделять номер от текста нумеруемого абзаца. Можно выбрать Знак табуляции, установить флажок Добавить позицию табуляции и в счетчике указать расстояние между номерами и текстом. Можно выбрать Пробел - одни пробел между номерами и текстом. Можно выбрать (нет), чтобы не оставлять места между номерами и текстом.
13. При необходимости повторите указанные процедуры для каждого уровня нумерации.
Изменение порядка нумерации
Для имеющегося списка можно изменить начальный номер, с которого начинается список. Можно также оформить текущий список как продолжение предыдущего списка в документе.
21.png
Рис. 8.21. Изменение начального номера списка
1.      Щелкните правой кнопкой мыши по первому абзацу в списке и в контекстном меню выберите команду Задать начальное значение (рис. 8.21).
2.      В диалоговом окне Определение нового формата номера (рис. 8.22) установите необходимые параметры.
22.jpg
Рис. 8.22. Задание начального номера многоуровневого списка
Удаление нумерации
Нумерация удаляется одинаково, независимо от способа установки и вида установленной нумерации.
1.      Выделите абзацы, для которых необходимо удалить нумерацию.
2.      Нажмите кнопку Нумерация группы Абзац вкладки Главная и выберите режим нет (см. рис. 8.15, рис. 8.18).
Сортировка списков
Сортировать можно любые абзацы текста, но чаще всего такая задача встает при работе со списками.
Сортируют нумерованные и маркированные списки. Сортировка многоуровневых списков бессмысленна, поскольку при этом разрушается структура списка.
23.png
Рис. 8.23. Переход к сортировке списка
1.      Выделите абзацы списка, подлежащего сортировке.
2.      Нажмите кнопку Сортировка группы Абзац вкладки Главная (рис. 8.23).
3.      В диалоговом окне Сортировка текста (рис. 8.24) в раскрывающемся списке тип выберите тип сортируемых данных (Текст, Число или Дата). Установите переключатель направления сортировки (по возрастанию или по убыванию).
24.jpg
Рис. 8.24. Настройка параметров сортировки списка

 

Использование стлей

При работе с документом часто приходится к однородным фрагментам, например, заголовкам, названиям рисунков и таблиц, основному тексту документа и т. п., применять одинаковое оформление. Конечно, можно для каждого фрагмента устанавливать требуемые параметры шрифтов, абзацев и др. Но это, во-первых, долго и утомительно, а во-вторых, трудно запомнить, где и какие установлены параметры оформления. Облегчить единообразное оформление документов поможет использование стилей.
Стилем называется набор параметров форматирования, который применяется к абзацам текста, таблицам, спискам и знакам (символам), чтобы быстро изменить их внешний вид. Стили позволяют одним действием применить сразу всю группу параметров форматирования.
Стиль абзаца определяет внешний вид абзаца, то есть параметры шрифта, выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы.
Стиль списка применяет одинаковое выравнивание, знаки нумерации или маркеры и шрифты ко всем спискам.
Стиль знака задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя такие параметры текста, как шрифт и размер, а также полужирное и курсивное начертание.
Стиль таблицы задает вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты.
Помимо указанных, стили могут включать в себя и некоторые другие параметры.
Использование стилей позволяет обеспечить единообразие в оформлении документов и возможность быстрого изменения оформления. Их применение при оформлении заголовков документа повышает эффективность работы в режиме отображения Структура и работу со Схемой документа, позволяет автоматически создавать оглавление.
Каждый шаблон имеет набор стилей, которые "передаются" создаваемому документу. В последующем при работе с документом можно изменять параметры стилей, можно добавлять стили из других шаблонов и документов, можно создавать новые стили. Стили можно сохранять в документе или в шаблоне.
Стиль всегда имеет имя. Стили с одним и тем же именем в разных документах и шаблонах могут иметь разное оформление.
Документ всегда оформлен с использованием стилей, даже если специально они не применялись. В некоторых случаях стиль фрагментов документа устанавливается автоматически.
Для работы со стилями используют элементы группы Стили вкладки Главная (рис. 9.1), а также области задач Стили, Применить стили, Инспектор стилей.
1.png
Рис. 9.1. Инструменты для работы со стилями
Назначение стиля
По умолчанию при вводе текста в новом документе используется стиль Обычный. В процессе оформления документа необходимо назначить разным фрагментам документа различные стили.
1.      Выделите текст, к которому требуется применить стиль, — например, текст, который будет заголовком.
2.      В группе Стили вкладки Главная в галерее Экспресс-стили выберите стиль (рис.9.2).
3.      Если требуемый стиль не отображается, нажмите кнопку Дополнительные параметры (см. рис. 9.2), чтобы развернуть галерею Экспресс-стили, и выберите нужный стиль (рис. 9.3).
2.png
Рис. 9.2. Выбор стиля
3.jpg
Рис. 9.3. Выбор стиля в галерее стилей
В галерее Экспресс-стили приведены названия стилей, которые в большинстве случаев даны не полностью. Полное название стиля отображается во всплывающей подсказке, если некоторое время задержать указатель мыши (см. рис. 9.3). Кроме того, для каждого стиля приведен пример оформления, которое ему соответствует.
Если навести указатель мыши на выбираемый стиль, срабатывает функция предпросмотра, и содержимое фрагмента отображается оформленным выбранным стилем. При этом выделение (затенение) фрагмента документа не отображается. После выбора стиля фрагмент документа снова выделен, а выбранный стиль отображается в группе Стили вкладки Главная.
Галерея Экспресс-стили может не содержать всех стилей, нужных для оформления.
Для применения произвольного стиля следует воспользоваться областью задач Стили.
1.      Для отображения области задач Стили щелкните по значку группы Стили вкладки Главная.
2.      В области задач щелкните мышью по названию нужного стиля (рис. 9.4).
3.      Если в области задач не отображается нужный стиль, щелкните в ней мышью по ссылке Параметры рис. 9.5).
4.      В окне Параметры области стилей в раскрывающемся списке Отображенные стили выберите режим Все (рис. 9.6).
4.jpg
Рис. 9.4. Выбор стиля в области задач Стили
5.jpg
Рис. 9.5. Область задач Стили
6.jpg
Рис. 9.6. Настройка списка отображаемых стилей
В области задач Стили приведены названия стилей и пример оформления, которое ему соответствует.
При наведении указателя мыши на выбираемый стиль функция предпросмотра не работает, но основные характеристики стиля отображаются во всплывающей подсказке, если некоторое время задержать указатель мыши (см. рис. 9.4).
Для выбора стиля можно также воспользоваться областью задач Применить стили.
1. В галерее Экспресс-стили выберите команду Применить стили (рис. 9.3) или нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Shift + S. 2. В раскрывающемся списке поля Имя стиля выберите имя нужного стиля (рис. 9.7). Можно также ввести имя нужного стиля и нажать кнопку Применить или клавишу Enter
7.jpg
Рис. 9.7. Выбор стиля в области задач Применить стили
Изменение стилей Изменение параметров стиля
Можно изменить параметры оформления, установленные для стиля. Проще всего это можно сделать путем переопределения стиля на основе фрагмента документа.
1.      Выделите текст, в котором требуется изменить параметры стиля.
2.      Установите новые параметры оформления. Можно изменить параметры шрифта, абзаца, нумерации, маркировки, заливки, границ и т.д.
3.      Щелкните правой кнопкой мыши по названию изменяемого стиля в галерее Экспресс-стили или в области задач Стили и в контекстном меню выберите команду Обновить в соответствии с выделенным фрагментом (рис. 9.8, рис. 9.9)
8.png
Рис. 9.8. Переопределение параметров стиля в галерее Экспресс-стили
9.jpg
Рис. 9.9. Переопределение параметров стиля в области задач Стили
Установленные параметры оформления будут применены ко всем фрагментам документа, оформленным с использованием изменяемого стиля.
Изменение набора стилей
Word содержит несколько предварительно созданных наборов стилей. Каждый стиль состоит из набора стилей основного текста, стилей заголовков и других стилей, предназначенных для использования в одном документе.
Наборы стилей можно создавать самостоятельно
Набор стилей документа можно выбрать до начала использования стилей или уже для оформленного документа.
1.      В группе Стили вкладки Главная нажмите кнопку Изменить стили, а затем выберите команду Набор стилей.
2.      В подчиненном меню выберите набор стилей (рис. 9.10). При наведении указателя мыши на набор стилей срабатывает функция предпросмотра, и документ отображается в соответствии с параметрами выбираемого набора.
10.jpg
Рис. 9.10. Выбор набора стилей
Новые параметры стилей будут применены ко всем фрагментам документа, оформленным с использованием стилей.
Все параметры всех стилей могут изменяться также при выборе другой темы документа.
Можно изменять не все параметры стилей, а только шрифты.
1.      В группе Стили вкладки Главная нажмите кнопку Изменить стили, а затем выберите команду Шрифты.
2.      В подчиненном меню выберите набор шрифтов заголовков и основного текста (рис. 9.11). При наведении указателя мыши на набор шрифтов срабатывает функция предпросмотра, и документ отображается в соответствии с параметрами выбираемого набора.
11.jpg
Рис. 9.11. Выбор набора шрифтов
Можно изменять не все параметры стилей, а только цвета шрифта.
1.      В группе Стили вкладки Главная нажмите кнопку Изменить стили, а затем выберите команду Цвета.
2.      В подчиненном меню выберите набор цветов шрифтов и заливок текста (рис. 9.12). При наведении указателя мыши на набор цветов срабатывает функция предпросмотра, и документ отображается в соответствии с параметрами выбираемого набора.
12.jpg
Рис. 9.12. Выбор набора цветов
Управление стилями
Создание стиля
Стиль обычно создают на основе оформленного фрагмента документа. Можно создать новый стиль и сразу же добавить его в коллекцию Экспресс-стили.
1.      Выделите фрагмент текста, который требуется использовать для создания нового стиля.
2.      Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту документа, в контекстном меню выберите команду Стили, а затем в подчиненном меню – команду Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль (рис. 9.12).
3.      В окне Создание стиля в поле Имя введите наименование нового стиля и нажмите кнопку ОК (рис. 9.14).
13.png
Рис. 9.13. Создание нового стиля
14.jpg
Рис. 9.14. Присвоение имени новому стилю
Существует другой способ создания нового стиля, обеспечивающий большие возможности управления.
1.      Выделите фрагмент текста, который требуется использовать для создания нового стиля.
2.      Нажмите кнопку Создать стиль в области задач Стили (см. рис. 9.5).
3.      В диалоговом окне Создание стиля установите параметры стиля (рис. 9.15). Например, снимите флажок Добавлять в список экспресс-стилей, если не требуется отображение этого стиля в галерее Экспресс-стили. Можно установить флажок для автоматического обновления стиля. Можно добавить создаваемый стиль в шаблон, на основе которого создан текущий документ, чтобы стиль был доступен во всех вновь создаваемых документах. Нажав кнопку Формат, можно перейти к более подробным настройкам параметров стиля.
15.jpg
Рис. 9.15. Создание нового стиля
Помещение стиля в коллекцию экспресс-стилей
Если стиль случайно удален из коллекции Экспресс-стили или не выводится в списке стилей, его можно поместить в коллекцию.
1.      Отобразите область задач Стили (щелкните по значку группы Стили вкладки Главная).
2.      В области задач Стили щелкните мышью по названию нужного стиля и в контекстном меню выберите команду Добавить в коллекцию экспресс-стилей (рис.9.16).
16.jpg
Рис. 9.16. Помещение стиля в коллекцию Экспресс-стили
Удаление стиля
Из коллекции экспресс-стилей можно удалить ненужный стиль.
1.      Щелкните правой кнопкой мыши по названию удаляемого стиля в галерее Экспресс-стили.
2.      В контекстном меню выберите команду Удалить из коллекции экспресс-стилей (рис. 9.17).
17.png
Рис. 9.17. Удаление стиля из коллекции Экспресс-стили
Следует обратить внимание, что при удалении стиля из коллекции экспресс-стилей он не удаляется из списка в области задач Стили.
Удаление стиля из коллекции экспресс-стилей не влечет за собой никаких изменений в документе.
Стиль можно удалить из документа.
1.      Отобразите область задач Стили (щелкните по значку группы Стили вкладки Главная).
2.      В области задач Стили щелкните правой кнопкой мыши по названию нужного стиля и в контекстном меню выберите команду Удалить (рис. 9.18).
3.      Подтвердите удаление стиля.
18.jpg
Рис. 9.18. Удаление стиля из документа
При удалении стиля из документа ко всем фрагментам, оформленным с его использованием, будет применен стиль Обычный.
Некоторые встроенные стили, например, Заголовок или Обычный, нельзя удалить из документа.
Сохранение коллекции экспресс-стилей
После изменения набора экспресс-стилей можно сохранить новый набор в списке наборов стилей, что позволит впоследствии использовать этот набор при оформлении любых документов.
1.      В группе Стили вкладки Главная нажмите кнопку Изменить стили, а затем выберите команду Набор стилей.
2.      В подчиненном меню выберите команду Сохранить как набор экспресс-стилей (рис. 9.19).
3.      В окне Сохранение набора экспресс-стилей введите имя файла (рис. 9.20). Не рекомендуется изменять папку, в которой сохраняется файл.
19.jpg
Рис. 9.19. Сохранение коллекции экспресс-стилей
20.png
Рис. 9.20. Присвоение имени файлу коллекции экспресс-стилей
В последующем сохраненный набор будет отображаться среди других наборов стилей (см. рис. 9.10)
Инспекция стилей
Можно определить, какой стиль применен к фрагменту документа и не было ли применено к этому фрагменту оформление, отличающееся от параметров стиля.
1.      Выделите фрагмент текста, для которого требуется определить используемый стиль.
2.      Нажмите кнопку Инспектор стилей в области задач Стили (см. рис. 9.5).
3.      В области задач Инспектор стилей будет отображено название стиля абзаца и отличие параметров выделенного фрагмента, а также название стиля знака и отличие параметров (рис. 9.21).
21.jpg
 Рис. 9.21. Инспекция стилей
Для возвращения к параметрам используемого стиля следует нажать кнопку Очистить формат, расположенную справа от поля с информацией об отличии форматирования (рис.9.21).
О темах
Тема – набор унифицированных элементов, определяющих внешний вид документа с помощью цвета, шрифтов и графических объектов.
Можно легко и быстро отформатировать весь документ, придав ему профессиональный и современный вид путем применения темы документа. Тема документа представляет собой набор вариантов форматирования, включающих цветовую тему (набор цветов), тему шрифтов (набор шрифтов заголовков и основного текста) и тему эффектов (набор линий и заливок).
Одни и те же темы доступны в Word, Excel, PowerPoint и Outlook. Это позволяет применять одинаковое оформление к разным документам, создаваемым в этих приложениях.
Тема определяет параметры шрифтов и цветов, используемых стилями. Соответственно, изменение темы документа приводит к изменению параметров стилей.
Применение темы
Можно изменить тему документа, используемую по умолчанию, выбрав другую заранее определенную или пользовательскую тему документа.
Во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Темы и выберите тему документа (рис. 9.22). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр, и документ отображается с указанным оформлением.
22.png
Рис. 9.22. Выбор темы
Настройка темы
Можно изменить отдельные параметры оформления, характерные для выбранной темы.
Выбор темы определяет набор шрифтов (основного и для заголовков). Для изменения шрифтов темы во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Шрифты и выберите нужный набор шрифтов (рис. 9.23). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр, и документ отображается с указанными шрифтами.
23.png
Рис. 9.23. Выбор шрифтов темы
Выбор набора шрифтов не означает, что при оформлении нельзя использовать другие шрифты.
Для изменения цветового оформления темы во вкладке Разметка страницы нажмите кнопку Цвета и выберите нужный набор цветов (рис. 24). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр, и документ отображается с указанными цветами.
24.png
Рис. 9.24. Выбор цветов темы
Выбор набора цветов не означает, что при оформлении нельзя использовать другие цвета.
Сохранение пользовательской темы
Измененную тему можно сохранить для последующего использования.
1.      Во вкладке Разметка страницы нажмите кнопку Темы и выберите команду Сохранить текущую тему (см. рис. 22).
2.      В окне Сохранение текущей темы в поле Имя файла введите имя сохраняемой темы (рис. 25) и нажмите кнопку Сохранить. Не рекомендуется изменять папку, в которой сохраняется файл темы.
25.png
Рис. 9.25. Сохранение пользовательской темы
Пользовательские сохраненные темы отображаются в верхней части галереи тем (см. рис.22).
Выделение фрагментов документа с одинаковым оформлением
Можно быстро выделить все фрагменты документа, для которых установлено одинаковое оформление.
1.      Выделите фрагмент документа.
2.      Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту документа, в контекстном меню выберите команду Стили, а затем в подчиненном меню – команду Выделить текст, имеющий такой же формат (рис. 9.26).
26.png
Рис. 9.26. Выделение фрагментов документа с одинаковым оформлением
Для выделения фрагментов документа, оформленных одним стилем, можно щелкнуть правой кнопкой мыши по названию стиля в области задач Стили и в контекстном меню выбрать команду Выделить все вхождения (см. рис. 9.18).
Очистка форматирования
В Word можно очистить все форматирование текста (полужирный шрифт, подчеркивание, курсив, цвет, надстрочное положение, построчное положение и т.д.) и вернуться к стилям форматирования текста, заданным по умолчанию.
1.      Выделите фрагмент документа, для которого требуется очистить форматирование.
2.      В группе Шрифт вкладки Главная нажмите кнопку Очистить формат (рис. 9.27).
27.png
Рис. 9.27. Очистка форматирования
Кроме того, для очистки форматирования можно воспользоваться областью задач Стили.
1.      Выделите фрагмент документа, для которого требуется очистить форматирование.
2.      В области задач Стили выберите режим Очистить все (всегда расположен в верхней части списка стилей) (см. рис. 5).
После очистки форматирования к фрагменту документа будет применен стиль Обычный.

Общие сведения о таблицах 

Таблицы в документах Word используют, большей частью, для упорядочивания представления данных. В таблицах можно производить вычисления, таблицы можно применять для создания бланков документов. Табличные данные можно использовать для создания диаграмм.
Ячейки таблицы могут содержать текст, графические объекты, вложенные таблицы.
Для вставки таблицы используют вкладку Вставка.
Для работы с таблицами в Microsoft Word применяют контекстные вкладки Конструктор и Макет группы вкладок Работа с таблицами (рис. 10.1). Эти вкладки автоматически отображаются, когда курсор находится в какой-либо ячейке существующей таблицы.
1.png
Рис. 10.1. Вкладки для работы с таблицами
Кроме обычных таблиц Word документы могут содержать таблицы, импортированные из Microsoft Excel, и таблицы Microsoft Excel, созданные непосредственно в документе.
Вставка таблицы Microsoft Word
Таблица всегда вставляется в то место документа, где в данный момент находится курсор. Лучше всего поставить курсор в начало абзаца текста, перед которым должна располагаться создаваемая таблица.
Для быстрой вставки простой таблицы во вкладке Вставка нажмите кнопку Таблица и в появившемся табло при нажатой левой кнопке выделите необходимое число столбцов и строк (рис. 10.2). При наведении указателя мыши срабатывает функция предпросмотра, и создаваемая таблица отображается в документе. Таблица занимает всю ширину страницы и имеет столбцы одинаковой ширины.
2.png
Рис. 10.2. Вставка простой таблицы
Можно настроить некоторые параметры создаваемой таблицы.
1.      Установите курсор туда, где будет находиться создаваемая таблица.
2.      Щелкните кнопку Таблица во вкладке Вставка и выберите команду Вставить таблицу (см. рис. 10.2).
3.      В окне Вставка таблицы (рис. 10.3) выберите требуемое количество строк и столбцов, а также способ автоподбора. При выборе режима постоянный можно установить ширину столбцов таблицы.
3.jpg
 Рис. 10.3. Выбор параметров вставляемой таблицы
При создании таблицы можно воспользоваться имеющимися заготовками Microsoft Word или собственными, ранее созданными таблицами.
1.      Установите курсор туда, где будет находиться создаваемая таблица.
2.      Нажмите кнопку Таблица во вкладке Вставка и выберите команду Экспресс-таблицы (см. рис. 10.2).
3.      Прокрутите список таблиц и выберите нужную (рис. 10.4). Пользовательские таблицы, занесенные в список экспресс-таблиц, обычно располагаются в разделе Общие в конце списка.
4.png
Рис. 10.4. Выбор экспресс-таблицы
В результате в документ будет вставлена готовая, содержащая текст и оформление таблица (рис. 10.5). Оформление встроенных экспресс-таблиц Microsoft Word зависит от выбранной темы документа. Вставленная таблица может иметь заголовок. Ненужный текст можно удалить. Можно также изменить оформление таблицы.
5.png
Рис. 10.5. Вставленная в документ экспресс-таблица

 Вставка таблицы Microsoft Excel
Копирование таблиц из документов Microsoft Excel
Таблицу из документов (рабочих книг) Microsoft Excel можно копировать в документ Microsoft Word с помощью буфера обмена. Вставляемая таблица может быть связанной или несвязанной. В связанной таблице данные могут обновляться при изменении данных в исходной таблице Microsoft Excel. В несвязанной таблице обновление данных не происходит.
1.      Выделите таблицу или фрагмент таблицы на листе документа Microsoft Excel и копируйте в буфер обмена.
2.      Установите курсор туда, где будет находиться вставляемая таблица.
3.      Для вставки несвязанной таблицы нажмите кнопку Вставить во вкладке Главная.
4.      Для вставки связанной таблицы щелкните по стрелке кнопки Вставить во вкладке Главная и выберите команду Специальная вставка. В окне Специальная вставка (рис. 10.6) установите переключатель связать и выберите формат вставляемой таблицы.
6.jpg
Рис. 10.6. Вставка связанной таблицы Microsoft Excel
Для установки параметров обновления связанной таблицы нажмите кнопку Office и выберите команду Подготовить, а затем в подчиненном меню – команду Изменить ссылки на файлы рис. 10.7) в разделе Способ обновления связи выберите требуемый параметр.
7.jpg
Рис. 10.7. Настройка параметров обновления связанной таблицы
Создание в документе листа Microsoft Excel
Если требуется создать таблицу, в которой можно производить сложные вычисления, делать выборки данных, устанавливать числовые форматы, то непосредственно в документе можно создать лист Microsoft Excel.
1.      Установите курсор туда, где будет находиться создаваемая таблица.
2.      Щелкните кнопку Таблица во вкладке Вставка и выберите команду Таблица Excel (см. рис. 10.2).
3.      В документе появится фрагмент листа Microsoft Excel и отображены вкладки окна Microsoft Excel (рис. 10.8). Пользовательские таблицы, занесенные в список экспресс-таблиц, обычно располагаются в разделе Общие в конце списка.
8.png
 Рис. 10.8. Вставка листа Microsoft Excel в документ Microsoft Word
Данные в таблицу вводятся в обычном для Microsoft Excel порядке. Оформление таблицы также производится средствами Microsoft Excel. По окончании ввода данных и оформления щелкните мышью в любом месте документа Microsoft Word за пределами рамки таблицы. Для изменения таблицы дважды щелкните по ней мышью.
Преобразование текста в таблицу
Для преобразования текста в таблицу необходимо разделить текст с помощью табуляции, точки с запятой или другого знака-разделителя, чтобы указать начало нового столбца. Строка таблицы отмечается знаком абзаца.
1.      Выделите фрагмент документа, преобразуемый в таблицу.
2.      Щелкните кнопку Таблица во вкладке Вставка и выберите команду Преобразовать в таблицу (см. рис. 10.2).
3.      В окне Преобразовать в таблицу (рис. 10.9) в счетчике Число столбцов установите число столбцов создаваемой таблицы (число строк устанавливается автоматически); в разделе Автоподбор ширины столбцов выберите способ изменения ширины столбцов таблицы (при выборе параметра постоянная можно указать ширину столбцов); выберите знак разделителя.
9.jpg
Рис. 10.9. Преобразование текста в таблицу
Изменение таблицы Добавление элементов таблицы Добавление строк
Для добавления строк в таблицу можно воспользоваться контекстной вкладкой Макет.
1.      Установите курсор в любую ячейку строки таблицы, выше или ниже которой требуется вставить новую строку.
2.      Нажмите кнопку Вставить сверху или Вставить снизу группы Строки и столбцы (рис. 10.10).
10.png
Рис. 10.10. Добавление строк с использованием контекстной вкладки Макет
При работе в других вкладках для вставки строк можно воспользоваться контекстным меню.
1.      Щелкните правой кнопкой мыши по любой ячейке строки таблицы, выше или ниже которой требуется вставить новую строку, и выберите команду Вставить.
2.      В подчиненном меню выберите команду Вставить строки сверху или Вставить строки снизу (рис. 10.11).
11.png
Рис. 10.11. Добавление строк с использованием контекстного меню
Если в таблицу требуется вставить сразу несколько новых строк, то следует выделить в таблице такое же число строк, а затем воспользоваться любым из описанных выше способов.
При работе с клавиатурой для вставки строки можно поставить курсор справа от самой правой ячейки строки (рис. 10.12) и нажать клавишу Enter.
12.png
Рис. 10.12. Вставка строки при работе с клавиатурой
Новая строка снизу таблицы автоматически появляется, если, находясь в последней ячейке последней строки таблицы, нажать клавишу Tab.
Добавление столбцов
Для добавления столбцов в таблицу можно воспользоваться контекстной вкладкой Макет.
1.      Установите курсор в любую ячейку столбца таблицы, левее или правее которого требуется вставить новый столбец.
2.      Нажмите кнопку Вставить слева или Вставить справа группы Строки и столбцы (рис. 10.13).
13.png
Рис. 10.13. Добавление столбцов с использованием контекстной вкладки Макет
При работе в других вкладках для вставки столбцов можно воспользоваться контекстным меню.
1.      Щелкните правой кнопкой мыши по любой ячейке столбца таблицы, левее или правее которого требуется вставить новый столбец, и выберите команду Вставить.
2.      В подчиненном меню выберите команду Вставить столбцы слева или Вставить столбцы справа (рис. 10.14).
14.png
Рис. 10.14. Добавление столбцов с использованием контекстного меню
Если в таблицу требуется вставить сразу несколько новых столбцов, то следует выделить в таблице такое же число столбцов, а затем воспользоваться любым из описанных выше способов. 
Удаление элементов таблицы Удаление строк и столбцов
Для удаления строк и столбцов таблицы можно воспользоваться контекстной вкладкой Макет.
1.      Установите курсор в любую ячейку удаляемой строки или удаляемого столбца таблицы.
2.      Нажмите кнопку Удалить группы Строки и столбцы (рис. 10.15) и в меню выберите соответствующую команду (Удалить строки или Удалить столбцы).
15.png
Рис. 10.15. Удаление строк и столбцов с использованием контекстной вкладки МакетПри работе в других вкладках для удаления строк и столбцов можно воспользоваться клавиатурой или контекстным меню.
1.      Выделите удаляемую строку (удаляемый столбец).
2.      Нажмите клавишу BackSpace или щелкните правой кнопкой мыши по выделенному элементу таблицы и выберите команду Удалить строки (Удалить столбцы).
Если в таблице требуется удалить сразу несколько строк или столбцов, то следует их выделить, а затем воспользоваться любым из описанных выше способов.
Клавиша Delete не удаляет строки и столбцы таблицы, а только очищает их содержимое. Однако если выделить одновременно строку текста над таблицей и строку (строки) таблицы и нажать Delete, то удалится и строка текста, и выделенная часть таблицы. То же самое будет при выделении части таблицы и текста ниже таблицы.
Удаление ячеек
Удаление ячеек может потребоваться для исправления структуры таблицы. 1. Установите курсор в ячейку, нажмите кнопку Удалить группы Строки и столбцы (см. рис. 10.15), и выберите команду Удалить ячейки или щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и выберите команду контекстного меню Удалить ячейки.
2. В появившемся окне (рис. 10.16) выберите направление сдвига существующих ячеек таблицы.
16.jpg
Рис. 10.16. Удаление ячейки таблицы
Удаление таблицы
Для удаления таблицы можно воспользоваться контекстной вкладкой Макет.
1. Установите курсор в любую ячейку таблицы.
2. Нажмите кнопку Удалить группы Строки и столбцы (см. рис. 10.15) и в меню выберите команду Удалить таблицу.
Таблицу также можно удалить, удалив все ее строки или столбцы.
Изменение размеров элементов таблицы
Изменение высоты строк
Высоту строки можно быстро изменить перетаскиванием нижней границы строки.
1.      Наведите указатель мыши на границу строки так, чтобы он превратился в двунаправленную стрелку (рис. 10.17).
2.      Нажмите на левую кнопку мыши и перетащите границу строки.
17.png
Рис. 10.17. Изменение высоты строки перетаскиванием границы
Если при этом держать нажатой клавишу Alt, то на вертикальной линейке будет указана высота каждой строки таблицы.
Для точной установки высоты строк в таблице можно воспользоваться контекстной вкладкой Макет.
1.      Установите курсор в любую ячейку строки таблицы или выделите несколько смежных строк.
2.      В счетчике Высота строки таблицы группы Размер ячейки установите требуемое значение (рис. 10.18).
18.png
Рис. 10.18. Точная установка высоты строк
Высота строк обычно устанавливается в режиме автоподбора. Например, если установлена высота строки 0,7 см, то при увеличении количества текста или размера шрифта в ячейках строки высота будет автоматически увеличиваться. При уменьшении количества текста высота строки будет автоматически уменьшаться, но не будет меньше установленного значения (0,7 см). Режим автоподбора можно отключить.
1.      Установите курсор в любую ячейку строки таблицы или выделите несколько строк.
2.      Во вкладке Макет в группе Таблица нажмите кнопку Свойства.
3.      Во вкладке Строка окна Свойства таблицы (рис. 10.19) в поле списка режим выберите параметр Точно.
19.jpg
Рис. 10.19. Отключение автоподбора высоты строки
Выравнивание высоты строк
Можно выровнять высоту нескольких смежных строк или всех строк таблицы.
1.      В первом случае выделите выравниваемые строки, во втором – достаточно установить курсор в любую ячейку таблицы.
2.      Во вкладке Макет в группе Размер ячейки нажмите кнопку Выровнять высоту строк (см. рис. 10.18).
Для выделенных строк или всех строк таблицы будет установлено среднее значение высоты, но таким образом, чтобы полностью отображалось содержимое самой высокой строки.
Изменение ширины столбцов
Ширину столбца можно быстро изменить перетаскиванием его границы. Следует иметь в виду, что при этом может изменяться ширина смежных столбцов.
1.      Наведите указатель мыши на границу столбца так, чтобы он превратился в двунаправленную стрелку (рис. 10.20).
2.      Нажмите на левую кнопку мыши и перетащите границу столбца.
20.png
Рис. 10.20. Изменение ширины столбца перетаскиванием границы
Если при этом держать нажатой клавишу Alt, то на горизонтальной линейке будет указана ширина каждого столбца таблицы без учета левого и правого полей ячеек.
Для точной установки ширины столбцов в таблице можно воспользоваться контекстной вкладкой Макет.
1.      Установите курсор в любую ячейку столбца таблицы или выделите несколько смежных столбцов.
2.      В счетчике Ширина столбца таблицы группы Размер ячейки установите требуемое значение (рис. 10.21).
21.png
Рис. 10.21. Точная установка ширины столбцов строк
Если выделено несколько столбцов, счетчик Ширина столбца таблицы может некорректно работать при установленных режимах автоподбора ширины столбцов Автоподбор по содержимому или Автоподбор по ширине окна.
Автоподбор ширины столбцов
Можно подобрать ширину столбцов в зависимости от количества текста в ячейках.
1.      Установите курсор в любую ячейку таблицы.
2.      Во вкладке Макет в группе Размер ячейки нажмите кнопку Автоподбор и выберите требуемый вариант (рис. 10.22). Автоподбор по содержимому – автоматическое изменение ширины столбцов в таблице по размеру вводимого текста. Автоподбор по ширине окна – автоматическое изменение ширины столбцов таким образом, чтобы таблица занимала всю ширину страницы. При изменении параметров страницы (поля, ориентация страницы, размер бумаги) ширина таблицы изменяется автоматически. Фиксированная ширина столбцов – прекращение режима автоподбора ширины столбцов.
22.png
Рис. 10.22. Автоподбор ширины столбцов
При работе в других вкладках для автоподбора ширины столбцов можно воспользоваться контекстным меню.
1.      Щелкните правой кнопкой мыши по любой ячейке столбца таблицы и выберите команду Автоподбор.
2.      В подчиненном меню выберите требуемый вариант.
Выравнивание ширины столбцов
Можно выровнять ширину нескольких смежных столбцов или всех столбцов таблицы.
1.      В первом случае выделите выравниваемые столбцы, во втором – достаточно установить курсор в любую ячейку таблицы.
2.      Во вкладке Макет в группе Размер ячейки нажмите кнопку Выровнять ширину столбцов (см. рис. 10.21).
Для выделенных столбцов или всех столбцов таблицы будет установлено среднее значение ширины.
Одновременное изменение высоты всех строк и ширины всех столбцов таблицы
1.      Наведите указатель мыши на маркер таблицы, расположенный около ее правого нижнего угла так, чтобы он превратился в двунаправленную стрелку (рис. 10.23).
2.      Нажмите на левую кнопку мыши и перетащите маркер. В процессе перетаскивания указатель мыши примет вид крестика, а граница таблицы будет отображаться пунктиром.
23.png
Рис. 10.23. Изменение высоты всех строк и ширины всех столбцов
Объединение и разделение ячеек
Объединение ячеек
Объединять можно только смежные ячейки, которые суммарно образуют прямоугольную область.
1.      Выделите объединяемые ячейки.
2.      Во вкладке Макет в группе Объединить нажмите кнопку Объединить ячейки (рис. 10.24).
24.png
Рис. 10.24. Объединение ячеек
При работе в других вкладках для объединения ячеек можно щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в контекстном меню выбрать команду Объединить ячейки.
При работе во вкладке Конструктор для объединения ячеек можно использовать "ластик".
1.      Нажмите кнопку Ластик в группе Нарисовать таблицу. Указатель мыши примет вид ластика
2.      Щелкните или при нажатой левой кнопке мыши проведите ластиком по границе между объединяемыми ячейками (рис. 10.25).
25.png
Рис. 10.25. Объединение ячеек "ластиком"
Разделение ячеек
Ячейку можно разделить на части, как по вертикали (столбцы), так и по горизонтали (строки).
1.      Установите курсор в разделяемой ячейке или выделите несколько разделяемых ячеек.
2.      Во вкладке Макет в группе Объединить нажмите кнопку Разбить ячейки (см. рис. 10.24).
3.      В окне Разбиение ячеек (рис. 10.26) укажите требуемое число столбцов и строк, на которые разделяется ячейка.
26.jpg
Рис. 10.26. Разделение ячейки
Разделение таблицы
Таблицу можно разделить по горизонтали.
1.      Установите курсор в любой ячейке строки, с которой будет начинаться новая таблица.
2.      Во вкладке Макет в группе Объединить нажмите кнопку Разбить таблицу (см.
рис. 10.24) или нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Shift + Enter.

Оформление таблицы Использование стилей оформления

Word предлагает большое число готовых вариантов оформления (стилей оформления) таблиц.
1.      Установите курсор в любую ячейку таблицы.
2.      Во вкладке Конструктор в группе Стили таблиц прокрутите список стилей или щелкните по значку Дополнительные параметры, чтобы развернуть список стилей (рис. 11.1) и выберите нужный стиль. При наведении указателя мыши на выбираемый стиль срабатывает функция предпросмотра, и оформление таблицы отображается в документе.
1.png
Рис. 11.1. Выбор стиля оформления таблицы
Цветовое оформление стилей определяется темой, выбранной при оформлении документа. При последующем изменении темы будет изменено и цветовое оформление таблицы.
После выбора стиля в группе Параметры стилей таблиц вкладки Конструктор (рис.11.2) можно установить некоторые особенности его применения к конкретной таблице. Например, можно сделать так, чтобы оформление первой строки и/или последней строки отличалось от оформления остальных строк (флажки Строка заголовка и Строка итогов). То же самое можно сделать с первым и последним столбцами (флажки Первый столбец и Последний столбец). Для некоторых стилей можно установить чередующееся оформление строк и столбцов (соответствующие флажки).
2.png
Рис. 11.2. Изменение параметров стиля оформления таблицы
Установка границ и заливки ячеек
  Установка границ
Для установки границ таблицы можно использовать элементы группы Нарисовать таблицы и Стили таблиц вкладки Конструктор.
1.      Выделите таблицу или ее фрагмент, для которого будут устанавливаться границы.
2.      Щелкните по списку Стиль пера (рис. 11.3) и выберите тип линии.
3.      Щелкните по списку Толщина пера (см. рис. 11.3) и выберите толщину линии. Толщина линии устанавливается в пунктах (1 пункт примерно равен 0,35 мм).
4.      Щелкните по кнопке Цвет пера (см. рис. 11.3) и в палитре выберите цвет линии.
5.      В группе Стили таблиц щелкните по стрелке кнопки Границы и выберите требуемое расположение границ (рис. 11.4).
3.png
Рис. 11.3. Выбор линии границы
4.png
Рис. 11.4. Выбор расположения границ
Удаление границ
1.      Выделите таблицу или ее фрагмент, для которого будет удалена граница.
2.      В группе Стили таблиц щелкните по стрелке кнопки Границы (см. рис. 11.4) и выберите режим Нет границы.
После удаления границ на экране отображается голубая пунктирная сетка таблицы (рис. 11.5). Эта сетка не выводится на печать. Если сетка не отображается, следует во вкладке Конструктор в группе Стили таблиц щелкнуть по стрелке кнопки Границы и выбрать команду Отобразить сетку (см. рис. 11.4) или во вкладке Макет в группе Таблица нажать кнопку Отобразить сетку.
5.png
Рис. 11.5. Сетка таблицы
Установка цвета заливки
Чтобы задать цвет заливки таблицы, можно использовать кнопку Заливка группы Стили таблиц вкладки Конструктор или кнопку Заливка группы Абзац вкладки Главная.
1.      Выделите таблицу или ее фрагмент, для которого будет устанавливаться заливка.
2.      Щелкните по стрелке кнопки Заливка (рис. 11.6) и выберите цвет. При наведении указателя мыши на выбираемый цвет срабатывает функция предпросмотра, и оформление таблицы отображается в документе.
6.png
Рис. 11.6. Выбор цвета заливки
Для удаления заливки в следует выбрать режим Нет цвета (см. рис. 11.6).
Оформление текста таблицы
Текст в ячейках таблицы оформляется практически так же, как и обычный текст, но есть и некоторые ограничения.
Можно изменять параметры шрифта. Нельзя оформить буквицу в ячейке.
Можно изменять выравнивание, отступы и интервалы в абзацах. При этом выравнивание и отступы устанавливаются относительно краев ячейки, в которой находится текст.
Можно использовать нумерованные и маркированные списки. При этом элементами списка могут быть как абзацы в ячейках, так и сами ячейки таблицы.
Можно устанавливать границы и заливку абзацев и текста в ячейках, но обычно так не делают. Вместо этого используют границы и заливку ячеек.
Для оформления текста ячеек можно применять стили. Более того, можно использовать стили таблиц, в параметры которых входят и параметры текста в ячейках.
Нельзя в ячейке создать многоколоночный текст.
Есть и новые возможности, неприменимые для обычного текста: вертикальное выравнивание, поворот текста и автоподбор параметров шрифта.
Вертикальное выравнивание текста
Текст и иное содержимое ячейки по умолчанию размещается с выравниванием по левой границе в верхней части ячейки. Если высота ячейки позволяет, можно изменить вертикальное выравнивание.
1.      Выделите фрагмент таблицы, для ячеек которого изменяется выравнивание. Если выравнивание изменяется в одной ячейке, ее можно не выделять, достаточно установить в ней курсор.
2.      Во вкладке Макет в группе Выравнивание выберите один из девяти возможных вариантов (рис. 11.7).
7.png
Рис. 11.7. Выбор вертикального выравнивания
При работе в других вкладках для вертикального выравнивания можно воспользоваться контекстным меню.
1.      Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту таблицы и выберите команду Выравнивание ячеек.
2.      В подчиненном меню (табло) выберите один из девяти возможных вариантов (рис.11.8).
8.png
Рис. 11.8. Выбор вертикального выравнивания в контекстном меню
Поворот текста
Текст в ячейках таблицы можно располагать не только горизонтально, но и под углом ±90° сверху вниз или снизу вверх.
1.      Выделите фрагмент таблицы, в ячейках которого поворачивается текст. Если направление текста изменяется в одной ячейке, ее можно не выделять, достаточно установить в ней курсор.
2.      Во вкладке Макет в группе Выравнивание нажмите кнопку Направление текста (см. рис. 11.7). Если текст был горизонтальным, то один щелчок по кнопке расположит текст сверху вниз. Следующий щелчок повернет текст снизу вверх. Следующий щелчок снова расположит текст горизонтально.
При работе в других вкладках для изменения направления текста можно воспользоваться контекстным меню.
1.      Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту таблицы и выберите команду Направление текста.
2.      В окне Направление текста – Ячейка таблицы (рис. 11.9) выберите один из вариантов.
9.jpg
Рис. 11.9. Выбор направления текста в ячейке
Автоподбор параметров шрифта
Можно установить автоматический подбор параметров шрифта (интервал и масштаб) таким образом, чтобы содержимое ячейки располагалось в одну строку от края до края ячейки.
1.      Выделите ячейки, для которых требуется установить автоподбор параметров шрифта.
2.      Во вкладке Макет в группе Таблица нажмите кнопку Свойства.
3.      Во вкладке Ячейка окна Свойства таблицы нажмите кнопку Параметры.
4.      В окне Параметры ячейки (рис. 11.10) установите флажок вписать текст.
10.jpg
Рис. 11.10. Автоподбор параметров шрифта
Если текст не помещался в ячейке в одну строку, он будет "уплотнен" за счет уменьшения масштаба (ширины) символов. Если ширина текста была меньше ширины ячейки, он будет "разрежен" за счет увеличения интервалов между символами (рис. 11.11).
11.png
Рис. 11.11. Вписанный текст
При установке курсора в ячейку с вписанным текстом там может отображаться подчеркивание бирюзовым цветом (см. рис. 11.11). Обычно оно исчезает при выводе курсора из ячейки и в любом случае не выводится на печать.
Настройка полей ячеек
Поля ячейки определяют расстояние от границ ячейки до текста в ячейке. По умолчанию установлено левое и правое поле 1,9 мм, а верхнее и нижнее – 0 мм.
Увеличение полей ячеек облегчает восприятие таблицы. Уменьшение – делает таблицу более компактной.
1.      Установите курсор в любой ячейке таблицы.
2.      Во вкладке Макет в группе Выравнивание нажмите кнопку Поля ячейки.
3.      В окне Параметры таблицы (рис. 11.12) в соответствующих счетчиках установите значение полей.
12.jpg
Рис. 11.12. Настройка полей ячеек
О сортировке
Сортировка – расположение строк в таблице в определенном порядке. Чаще всего необходимо сортировать строки по данным одного или нескольких столбцов. Сортировку можно производить как по возрастанию, так и по убыванию.
При сортировке по возрастанию используется следующий порядок. Сначала числа от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа, затем различные знаки (+, -, !, и др.), затем английские буквы, затем русские буквы. При сортировке по убыванию порядок заменяется на обратный.
При сортировке строка заголовков столбцов обычно не сортируется вместе с остальными строками, но сортируемая таблица может и не иметь заголовков столбцов. Последняя строка включается в диапазон сортировки, поэтому нежелательно сортировать таблицы, содержащие итоговые строки.
Как правило, при сортировке упорядочиваются целиком строки, но можно сортировать и отдельные ячейки столбца.
Сортировку таблицы можно выполнять при работе во вкладке Главная или Макет.
Сортировка таблицы
1.      Установите курсор в любую ячейку таблицы.
2.      Нажмите кнопку Сортировка в группе Абзац вкладки Главная или в группе Данные вкладки Макет.
3.      В окне Сортировка (рис. 11.13) в списке поля Сначала по выберите столбец, по данным которого будет выполняться сортировка таблицы. В списке поля тип можно выбрать тип данных, по которым сортируется таблица, но обычно Word это делает автоматически. Установите переключатель направления сортировки (по возрастанию или по убыванию)
13.jpg
Рис. 11.13. Установка параметров сортировки
Если столбец, по которому выполняется сортировка, содержит повторяющиеся записи, можно выполнить многоуровневую сортировку. Для этого следует в окне Сортировка (см. рис. 11.13) в списке поля Затем по выбрать столбец, по данным которого следует сортировать строки таблицы после сортировки по данным первого столбца. При наличии повторяющихся записей в первом и втором столбцах можно произвести еще одну сортировку.
Сортировка ячеек столбца
1.      Выделите ячейки столбца, подлежащие сортировке.
2.      Нажмите кнопку Сортировка в группе Абзац вкладки Главная или в группе Данные вкладки Макет.
3.      В окне Сортировка (см. рис. 11.13) в списке поля тип можно выбрать тип данных, по которым сортируется таблица, но обычно Word это делает автоматически. Установите переключатель направления сортировки (по возрастанию или по убыванию). Нажмите кнопку Параметры.
4.      В окне Параметры сортировки (см. рис. 11.14) установите флажок только столбцы.
14.png
Рис. 11.14. Сортировка ячеек столбца
Вычисления в таблице
В таблицах Word можно выполнять несложные вычисления с использованием формул.
1. Установите курсор в ячейку, в которой требуется получить результат вычисления.
2.      Во вкладке Макет в группе Данные нажмите кнопку Формула. Если эта кнопка не отображается, щелкните по стрелке кнопки Данные и, после отображения кнопки, нажмите ее.
3.      В окне Формула (рис. 11.15) в поле Формула введите формулу. Для выбора функции можно воспользоваться списком поля Вставить функцию. При желании в списке поля Формат числа можно выбрать числовой результат вычисления (числовой с разделителем разрядов, денежный, процентный).
15.jpg
Рис. 11.15. Создание формулы в ячейке
В некоторых случаях формула в окне Формула может быть записана автоматически.
Например, если ячейка находится ниже ячеек с числами, будет записана формула =SUM(ABOVE), что означает суммирование всех вышерасположенных ячеек. Если ячейка находится правее ячеек с числами, будет записана формула =SUM(LEFT), что означает суммирование всех слева расположенных ячеек. Если требуется именно такое действие, можно применить эти формулы. В противном случае поле следует очистить и ввести формулу самостоятельно.

Формула вставляется в ячейку таблицы как специальное поле. При изменении значений в вычисляемых ячейках результат не будет автоматически изменяться. Для пересчета следует выделить ячейку и нажать клавишу F9.
Размещение таблицы в документе
Установка режима обтекания текстом
Вставленная в документ таблица по умолчанию размещается без обтекания текстом с выравниванием по левому полю страницы.
Для выравнивания таблицы по краям страницы достаточно ее выделить и воспользоваться кнопками группы Абзац вкладки Главная. При таком выравнивании таблицы режим обтекания текстом не изменяется.
Изменить режим обтекания и положение таблицы можно, перетащив ее мышью.
1. Наведите указатель мыши на маркер перемещения таблицы, расположенный около ее верхнего левого угла так, чтобы около него отобразилась четырехнаправленная стрелка (рис. 11.16).
2. Нажмите на левую кнопку мыши и перетащите маркер. В процессе перетаскивания граница таблицы будет отображаться пунктиром.
16.png
Рис. 11.16. Перетаскивание таблицы
Можно точно настроить положение таблицы на странице документа.
1.      Установите курсор в любой ячейке таблицы.
2.      Во вкладке Макет в группе Таблица нажмите кнопку Свойства.
3.      Во вкладке Таблица окна Свойства таблицы в разделе Обтекание выберите режим вокруг и нажмите кнопку Размещение.
4.      В окне Размещение таблицы (рис. 11.17) в разделе По горизонтали в раскрывающемся списке относительно можно выбрать, относительно какого элемента страницы будет выравниваться таблица: колонки, поля или страницы, а в списке поля положение можно выбрать расположение таблицы (Слева, Справа, От центра, Внутри, Снаружи) или ввести с клавиатуры требуемое значение в сантиметрах. Аналогично можно указать размещение таблицы и по вертикали.
17.jpg
Рис. 11.17. Установка положения таблицы
Для отказа от режима обтекания таблицы текстом следует установить курсор в любой ячейке таблицы, во вкладке Макет в группе Таблица нажать кнопку Свойства, во вкладке Таблица окна Свойства таблицы (см. рис. 11.17) в разделе Обтекание выбрать режим нет.
Перенос заголовков таблицы на следующую страницу
При создании таблиц, размещаемых на нескольких страницах, необходимо, чтобы названия столбцов таблицы отображались и печатались на каждой странице документа.
1.      Установите курсор в первую строку таблицы или, если в качестве заголовков используется несколько первых строк, выделите их.
2.      Во вкладке Макет в группе Данные нажмите кнопку Повторить строки заголовков. Если эта кнопка не отображается, щелкните по стрелке кнопки Данные и, после отображения кнопки (рис. 11.18), нажмите ее.
18.png
Рис. 11.18. Перенос строки заголовков таблицы на следующую страницу
Преобразование таблицы в текст
Всю таблицу или ее фрагмент можно преобразовать в текст.
1.      Установите курсор в любую ячейку таблицы или выделите преобразуемый диапазон
2.      Во вкладке Макет в группе Данные нажмите кнопку Преобразовать в текст. Если эта кнопка не отображается, щелкните по стрелке кнопки Данные и, после отображения кнопки (см. рис. 11.18), нажмите ее.
3.      В окне Преобразование в текст (рис. 11.19) укажите символ, который будет разделять фрагменты текста, сформированные из отдельных ячеек таблицы. Это может быть один из типовых символов (знак абзаца, знак табуляции или точка с запятой) или любой символ по вашему усмотрению, например, точка, пробел, запятая и т. п. В этом случае установите переключатель другой, поставьте курсор в рядом расположенное поле и с клавиатуры введите символ разделителя. Если таблица содержит вложенные таблицы, их также можно преобразовать в текст (флажок вложенные таблицы).
19.jpg
Рис. 11.19. Преобразование таблицы в текст
Выбранный разделитель разделяет данные ячеек одной строки; независимо от выбранного разделителя разделителем строк таблицы является знак абзаца.

О рисунках и других графических объектах

Документ Microsoft Word может содержать различные графические объекты: рисунки из графических файлов и рисунки из коллекции клипов Microsoft Office, организационные и обычные диаграммы. В некоторой степени к графическим объектам можно отнести также надписи и объекты WordArt. Наконец, средствами Word можно создавать несложные рисунки.
Для вставки в документ графических объектов используют элементы группы Иллюстрации и некоторые элементы группы Текст вкладки Вставка.
Для работы с рисунками из графических файлов и коллекции клипов в Microsoft Word применяют контекстную вкладку Формат группы вкладок Работа с рисунками. Эта вкладка автоматически отображается при выделении рисунка. Для выделения рисунка следует щелкнуть по нему мышью. Признаком выделения являются маркеры рисунка (рис. 12.1).
1.png
Рис. 12.1. Вкладка Формат и выделенный рисунок
Для удаления рисунка достаточно выделить его и нажать клавишу Delete.
Вставка рисунков Вставка рисунка из графического файла
Microsoft Word позволяет вставлять в документ рисунки из графических файлов всех основных графических форматов: jpeg, bmp, gif, tiff и др.
1.      Установите курсор туда, где будет находиться вставляемый рисунок. При необходимости потом рисунок можно будет переместить в другое место.
2.      Нажмите кнопку Рисунок во вкладке Вставка.
3.      В окне Вставка рисунка (рис. 12.2) перейдите в папку с нужным графическим файлом.
4.      Дважды щелкните по значку файла рисунка или выделите значок и нажмите кнопку Вставить.
2.jpg
Рис. 12.2. Выбор файла вставляемого рисунка
Вставка рисунка из коллекции клипов Microsoft Office
Клипами в Microsoft Office называют мультимедийные файлы: рисунок, звук, анимация или фильм. Можно пользоваться как коллекцией клипов, поставляемой вместе с Microsoft Office, так и, при наличии подключения к интернету, веб-коллекцией с сайта Microsoft.
1. Установите курсор туда, где будет находиться вставляемый рисунок. При необходимости потом рисунок можно будет переместить в другое место.
2. Нажмите кнопку Клип во вкладке Вставка, после чего появится область задач Клип (рис. 12.3).
3.      В поле Искать введите ключевое слово искомого рисунка. Щелкните стрелку поля Просматривать и выберите те коллекции, в которых требуется провести поиск. Щелкните стрелку поля Искать объекты и установите флажок рядом с названиями тех видов клипов, которые требуется найти. Нажмите кнопку Начать.
4.      В области задач Клип будут отображены эскизы найденных рисунков (рис. 12.4).
Щелкните по эскизу, чтобы вставить рисунок в документ.
3.jpg
Рис. 12.3. Область задач Клип
4.jpg
Рис. 12.4. Выбор рисунка
Если с помощью ключевых слов не удалось найти нужный рисунок, можно воспользоваться Организатором клипов.
1.      В нижней части области задач Клип (см. рис. 12.4) щелкните ссылку Упорядочить клипы, после чего отобразится окно Организатор клипов Microsoft (рис. 12.5).
2.      Используя список коллекций в левой части окна, выберите подходящий раздел (тему) рисунков.
3.      При нажатой левой кнопке мыши перетащите эскиз рисунка из окна Организатора клипов в окно документа Word.
5.jpg
Рис. 12.5. Поиск рисунка с помощью Организатора клипов
Изменение положения рисунка в документе Изменение режима обтекания
Первоначально рисунок вставляется непосредственно в текст документа как встроенный объект без обтекания текстом.
Для того чтобы рисунок можно было свободно перемещать в документе, следует установить для него один из режимов обтекания текстом.
1.      Выделите рисунок.
2.      Щелкните по кнопке Обтекание текстом в группе Упорядочить вкладки Формат.
3.      В появившемся меню (рис. 12.6) выберите один из вариантов обтекания.
6.jpg
Рис. 12.6. Изменение режима обтекания рисунка
Для рисунка можно выбрать один из стилей обтекания: Вокруг рамки, По контуру, За текстом, Перед текстом (рис. 12.7) или другой.
7.png
Рис. 12.7. Режимы обтекания рисунка
Перемещение рисунка
Рисунки, оформленные в режиме обтекания текстом, можно перетаскивать мышью.
1.      Наведите указатель мыши на любую часть рисунка, кроме маркеров, так, чтобы около него отобразилась четырехнаправленная стрелка (рис. 12.8).
2.      Нажмите на левую кнопку мыши и перетащите рисунок. В процессе перетаскивания рисунок будет отображаться в бледных тонах (рис. 12.8).
8.png
Рис. 12.8. Перемещение рисунка
Чтобы рисунок перемещался строго по горизонтали или по вертикали, во время его перетаскивания удерживайте нажатой клавишу Shift.
Размещение рисунка на странице
Можно задать точное положение рисунка на странице.
1.      Выделите рисунок.
2.      Щелкните по кнопке Положение в группе Упорядочить вкладки Формат.
3.      В появившейся галерее (рис. 12.9) выберите один из вариантов расположения. При наведении указателя мыши на выбираемый вариант расположения срабатывает функция предпросмотра, и рисунок отображается в указанном месте документа.
9.jpg
Рис. 12.9. Выбор расположения рисунка
Для более точного расположения рисунка и настройки параметров обтекания текстом в галерее кнопки Положение (см. рис. 12.9) следует выбрать команду Дополнительные параметры разметки.
Во вкладке Положение рисунка окна Дополнительная разметка (рис. 12.10) можно выбрать выравнивание рисунка или настроить положение рисунка на странице относительно элементов документа: краев страницы, полей, колонок текста и т.д.
10.jpg
Рис. 12.10. Уточнение расположения рисунка
Во вкладке Обтекание текстом окна Дополнительная разметка (рис. 12.11) можно выбрать особенности расположения текста относительно рисунка и изменить расстояние от рисунка до обтекающего текста.
11.jpg
Рис. 12.11. Настройка параметров обтекания текстом
Изменение рисунка Изменение размера рисунка
Изменить размер рисунка можно вручную перетаскиванием его маркеров.
1.      Выделите рисунок.
2.      Наведите указатель мыши на маркер рисунка так, чтобы он превратился в двунаправленную стрелку.
3.      Нажмите на левую кнопку мыши и перетащите маркер. Если требуется изменить размер рисунка в каком-либо одном направлении, перетащите прямоугольный маркер, расположенный на одной из сторон рисунка. Если размер рисунка требуется изменять пропорционально по высоте и ширине, перетащите угловой маркер. В процессе изменения размера рисунок будет отображаться в бледных тонах (рис. 12.12).
12.png
Рис. 12.12. Изменение размера рисунка
Размер рисунка можно установить с высокой точностью.
1.      Выделите рисунок.
2.      Во вкладке Формат в группе Размер установите значения высоты и ширины рисунка в соответствующих счетчиках. Если эти счетчики не отображаются, щелкните по стрелке кнопки Размер (рис. 12.13).
13.jpg
Рис. 12.13. Точная установка размера рисунка
По умолчанию размеры рисунка изменяются с сохранением пропорций.
Изменение размера изображения
Можно уменьшить размер изображения рисунка, то есть "обрезать края" рисунка.
1.      Выделите рисунок.
2.      Во вкладке Формат в группе Размер нажмите кнопку Обрезка. Если эта кнопка не отображается, щелкните по стрелке кнопки Размер (см. рис. 12.13).
3.      Маркеры рисунка примут другой вид. Изменится и внешний вид указателя мыши.
4.      Нажмите на левую кнопку мыши и перетащите маркер. Если требуется изменить размер изображения в каком-либо одном направлении, перетащите маркер, расположенный на одной из сторон рисунка (рис. 12.14). Если размер изображения требуется изменять пропорционально по высоте и ширине, перетащите угловой маркер.
14.png
Рис. 12.14. Изменение размера изображения (обрезка изображения)
Поворот рисунка
Повернуть рисунок на произвольный угол можно вручную перетаскиванием его маркера поворота.
1.      Выделите рисунок.
2.      Наведите указатель мыши на маркер поворота рисунка так, чтобы рядом появилась круговая стрелка.
3.      Нажмите на левую кнопку мыши и перетащите маркер поворота. В процессе поворота изменится внешний вид указателя мыши, и рисунок будет отображаться в бледных тонах (рис. 12.15).
15.png
Рис. 12.15. Поворот рисунка
Для поворота рисунка на 90 градусов в ту или иную сторону, а также для отражения рисунка можно воспользоваться вкладкой Формат.
1.      Выделите рисунок.
2.      В группе Упорядочить нажмите кнопку Повернуть и выберите вариант поворота или отражения рисунка (рис. 12.16).
16.jpg
Рис. 12.16. Поворот и отражение рисунка
Точная настройка параметров рисунка
Можно точно настроить размер рисунка и размер изображения, а также угол поворота рисунка.
1.      Выделите рисунок.
2.      Во вкладке Формат щелкните по кнопке группы Размер. Если кнопка не отображается, щелкните по стрелке кнопки Размер (см. рис. 12.13). При работе в других вкладках можно щелкнуть по рисунку правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Размер.
3.      Во вкладке Размер окна Размер (рис. 12.17) установите требуемые параметры.
17.jpg
Рис. 12.17. Точная настройка параметров рисунка
Для восстановления исходных параметров рисунка во вкладке Размер окна Размер (см. рис. 12.17) следует нажать кнопку Сброс.
Настройка изображения рисунка Настройка яркости и контрастности
Яркость и контрастность изображения настраивается элементами группы Изменить вкладки Формат.
1.      Выделите рисунок.
2.      Щелкните по кнопке Яркость (Контрастность) в группе Изменить вкладки Формат.
3.      В появившейся галерее (рис. 12.18) выберите один из вариантов яркости (контрастности). При наведении указателя мыши на выбираемый вариант срабатывает функция предпросмотра, и рисунок отображается с выбранными параметрами.
18.png
Рис. 12.18. Настройка яркости рисунка
Для точной настройки параметров яркости и контрастности следует в галерее яркости (см. рис. 12.18) или контрастности выбрать команду Параметры настройки рисунка. В разделе Рисунок окна Формат рисунка (рис. 12.19) можно установить требуемые значения.
19.jpg
Рис. 12.19. Точная настройка яркости и контрастности
Настройка цветов
Можно изменить цвет рисунка.
1.      Выделите рисунок.
2.      Щелкните по кнопке Перекрасить в группе Изменить вкладки Формат.
3.      В появившейся галерее (рис. 12.20) выберите один из вариантов цветового оформления рисунка. При наведении указателя мыши на выбираемый вариант срабатывает функция предпросмотра, и рисунок отображается с выбранными цветами.
20.png
Рис. 12.20. Изменение цвета рисунка
Можно установить отображение рисунка в оттенках серого цвета или сепии, осветлить рисунок для использования его в качестве подложки текста, можно выбрать один из темных или светлых вариантов.
Цвет темных и светлых вариантов определяется выбранной темой документа и будет автоматически изменяться при выборе другой темы.
Для возвращения к исходным цветам в галерее (см. рис. 12.20) следует выбрать вариант Без перекраски.
Оформление рисунка Установка рамки
Рамка устанавливается одинаково для всех рисунков, независимо от режима обтекания.
1.      Выделите рисунок.
2.      Щелкните по кнопке Граница рисунка в группе Стили рисунков вкладки Формат.
3.      В появившейся галерее выберите цвет линии.
4.      Щелкните еще раз по кнопке Граница рисунка, выберите команду Толщина и в подчиненной галерее выберите толщину линии (рис. 12.21).
5.      При необходимости щелкните еще раз по кнопке Граница рисунка, выберите команду Штрихи и в подчиненной галерее выберите тип штриховой линии.
6.      При работе с галереей границ действует функция предпросмотра, и при наведении указателя мыши на выбираемый вариант рисунок отображается с выбранными параметрами рамки.
21.png
Рис. 12.21. Установка рамки рисунка
Параметры рамки можно устанавливать в любом порядке.
Для настройки особых параметров линии рамки в подчиненной галерее команды Толщина (см. рис. 12.21) или Штрихи выберите команду Другие линии. В разделах Тип линии и Цвет линии окна Формат рисунка (рис. 12.19) можно установить требуемые значения.
22.jpg
Рис. 12.22. Настройка параметров рамки рисунка
Для удаления любой рамки следует щелкнуть по кнопке Граница рисунка в группе Стили рисунков вкладки Формат и в появившейся галерее выбрать команду Нет контура.
Выбор формы рисунка
Изменение формы может иметь смысл в основном для рисунков из графических файлов. Например, прямоугольному рисунку можно придать овальную форму.
1.      Выделите рисунок.
2.      Щелкните по кнопке Форма рисунка в группе Стили рисунков вкладки Формат.
3.      В появившейся галерее выберите форму рисунка. При работе с галереей форм функция предпросмотра не действует.
23.png
Рис. 12.23. Изменение формы рисунка
Применение эффектов оформления
Эффекты оформления изменяют внешний вид рисунка в документе.
1.      Выделите рисунок.
2.      Щелкните по кнопке Эффекты для рисунка в группе Изменить вкладки Формат.
3.      В появившейся галерее (рис. 12.24) выберите один из типов эффектов, а затем в подчиненной галерее — конкретный вариант. При наведении указателя мыши на выбираемый вариант срабатывает функция предпросмотра, и рисунок отображается с выбранным эффектом.
24.png
Рис. 12.24. Выбор эффекта оформления рисунка
Можно применять одновременно несколько эффектов. Например, для рисунка в документе (см. рис. 12.24) выбраны эффекты свечение и отражение.
Заливка рисунка
Для рисунков, имеющих прозрачные участки изображения (чаще это рисунки из коллекции клипов) можно установить заливку: изменить цвет фона. Во вкладке Формат нет элемента, который непосредственно устанавливал бы заливку.
1.      Щелкните по рисунку правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Формат рисунка.
2.      В разделе Заливка окна Формат рисунка (рис. 12.25) выберите цвет или способ заливки.
25.jpg
Рис. 12.25. Заливка рисунка
Выбор стиля рисунка
При оформлении рисунка можно воспользоваться имеющимися заготовками (стилями) Microsoft Word. Следует иметь в виду, что при выборе стиля отменяются все настроенные ранее параметры рамки рисунка, выбранные формы, эффекты и заливки.
1.      Выделите рисунок.
2.      Щелкните по кнопке галереи стилей в группе Изменить вкладки Формат.
3.      В галерее (рис. 12.26) выберите один из вариантов оформления рисунка. При наведении указателя мыши на выбираемый вариант срабатывает функция предпросмотра, и рисунок отображается в выбранном стиле.
26.png
Рис. 12.26. Выбор стиля оформления рисунка
Восстановление параметров рисунка
Для отказа от всякого изменения в оформлении рисунка нажмите кнопку Сброс параметров рисунка в группе Изменить вкладки Формат (см. рис. 12.1).

Установка параметров страниц

К основным параметрам страницы относятся размер страницы, поля и ориентация страницы.
Параметры страницы можно устанавливать как для всего документа, так и для его отдельных разделов.
Для выбора и установки параметров страницы используют элементы группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы (рис. 13.1).
1.png
Рис. 13.1. Установка параметров страницы
Следует отметить, что по умолчанию параметры страницы устанавливаются не для всего документа, а только для текущего раздела, то есть того, в котором в данный момент находится курсор или выделен фрагмент.
При наличии разрывов разделов в документе для установки параметров страницы всего документа необходимо предварительно выделять весь документ или пользоваться диалоговым окном Параметры страницы.
К диалоговому окну Параметры страницы можно перейти, щелкнув по значку группы Параметры страницы (см. рис. 13.1).
Выбор размера бумаги
1.      Во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Размер и в появившемся списке выберите один из предлагаемых размеров (рис. 13.2). При наличии разделов в документе выбранный размер страницы будет установлен только для текущего раздела.
2.      Для выбора произвольного размера бумаги и/или его применения для всего документа выберите команду Другие размеры страниц (см. рис. 13.2).
3.      В счетчиках Ширина и Высота вкладки Размер бумаги диалогового окна Параметры страницы (рис. 13.3) установите требуемые размеры. Максимально возможная высота и ширина страницы – 55,87 см (22 дюйма). При необходимости выберите требуемый параметр в раскрывающемся списке Применить.
2.png
Рис. 13.2. Выбор размера страницы
3.jpg
Рис. 13.3. Установка размера страницы
Установка параметров страниц
1.      Во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Поля и в появившемся меню выберите один из предлагаемых вариантов (рис. 13.4). При наличии разделов в документе выбранный размер полей будет установлен только для текущего раздела.
2.      Для выбора произвольного размера полей и/или применения их для всего документа выберите команду Настраиваемые поля (см. рис. 13.4).
3.      В счетчиках Верхнее, Нижнее, Левое, Правое вкладки Поля диалогового окна Параметры страницы (рис. 13.5) установите требуемые размеры полей. При необходимости выберите требуемый параметр в раскрывающемся списке Применить.
4.png
Рис. 13.4. Выбор размера полей страницы
5.jpg
Рис. 13.5. Установка размера полей страницы
При подготовке документа к печати на двух сторонах листа бумаги в раскрывающемся списке несколько страниц (см. рис. 13.5) можно установить зеркальные поля страниц.
Помимо поля можно предусмотреть дополнительное место для сшивания документа. В счетчике Переплет установите размер поля под подшивку, а в разделе Положение переплета укажите, где будет находиться подшивка: слева или сверху. Следует иметь в виду, что переплет уменьшит рабочую часть страницы.
Минимальный размер полей зависит от параметров принтера, который будет применен для печати документа. Если устанавливаемый размер меньше возможностей принтера, появится соответствующее сообщение (рис. 13.6).
6.jpg
Рис. 13.6. Исправление размера полей страницы
Нажмите кнопку Исправить для установки минимально возможных для принтера полей.
Могут быть проблемы и при установке слишком больших полей. В этом случае (рис. 13.7) нажмите кнопку ОК и внесите изменения самостоятельно.
7.jpg
Рис. 13.7. Исправление размера полей страницы
На странице, отображаемой на экране в режиме Разметка страницы, размеры полей можно увидеть на горизонтальной и вертикальной линейках. Поля на линейках выделены темным цветом, в отличие от основной части страницы, линейка для которой выделена белым цветом.
Выбор ориентации страницы
1.      Во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Ориентация и в появившемся меню выберите один из предлагаемых вариантов (рис. 13.8). При наличии разделов в документе выбранная ориентация будет установлена только для текущего раздела.
2.      Для применения ориентации для всего документа щелкните по значку группы Параметры страницы вкладки Вид (см. рис. 13.1).
3.      Во вкладке Поля диалогового окна Параметры страницы выберите необходимую ориентацию и требуемый параметр в раскрывающемся списке Применить (см. рис. 13.5).
8.png
Рис. 13.8. Выбор ориентации страницы
Работа с колонтитулами
Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем, нижнем и боковых полях каждой из страниц документа.
Колонтитулы могут содержать текст, таблицы, графические элементы. Например, в колонтитулы можно включать номера страниц, время, дату, эмблему компании, название документа, имя файла и т.д.
В документе все страницы могут иметь одинаковые колонтитулы. Но можно сделать так, чтобы отличались колонтитулы четных и нечетных страниц, а колонтитул первой страницы отличался от всех остальных. Кроме того, для каждого раздела документа можно создавать независимые колонтитулы.
Колонтитулы можно задавать самостоятельно или воспользоваться коллекцией стандартных блоков колонтитулов.
Колонтитулы показаны в окне Word только в режиме отображения Разметка страницы и в режиме предварительного просмотра.
Нельзя одновременно работать с основной частью документа и его колонтитулами.
Для перехода к созданию и/или редактированию колонтитулов дважды щелкните мышью в верхнем или нижнем поле страницы. При этом автоматически откроется специальная вкладка Word 2010 – Работа с колонтитулами/Конструктор (рис. 13.9).
9.png
Рис. 13.9. Работа с колонтитулами
Для перехода между верхним и нижним колонтитулами, а также между колонтитулами разных разделов можно использовать кнопки группы Переходы вкладки Работа с колонтитулами/Конструктор (см. рис. 13.9) или просто прокручивать документ.
Если содержимое колонтитула превышает установленную для него высоту, размер поля не увеличивается, но текст на странице смещается вниз (при работе с верхним колонтитулом) или вверх (при работе с нижним колонтитулом).
Для завершения работы с колонтитулами и возвращения к основной части документа нажмите кнопку Закрыть окно колонтитулов (см. рис. 13.9) или клавишу Esc.
Создание колонтитулов
Вставка стандартного колонтитула
1.      Во вкладке Вставка в группе Колонтитулы щелкните по кнопке Верхний колонтитул или Нижний колонтитул и в появившемся списке выберите один из предлагаемых колонтитулов (рис. 13.10).
2.      В колонтитуле вместо подсказок (рис. 13.11) введите необходимый текст; он не обязательно должен соответствовать содержанию подсказки. Кроме текста можно вставлять таблицы и графические объекты.
3.      При необходимости измените оформление колонтитула.
4.      Выйдите из режима работы с колонтитулами.
10.jpg
Рис. 13.10. Выбор стандартного колонтитула
11.png
Рис. 13.11. Ввод данных в стандартный колонтитул
Создание произвольного колонтитула
1.      Дважды щелкните мышью по верхнему или нижнему полю страницы, в зависимости от создаваемого колонтитула.
2.      В поле колонтитула (рис. 13.12) введите необходимую информацию (текст, таблицы, графические объекты и т.п.). При необходимости установите оформление колонтитула.
3.      При необходимости перейдите к нижнему колонтитулу или колонтитулам других разделов.
4.      При желании воспользуйтесь стандартными колонтитулами. Для этого в группе
Колонтитулы вкладки Работа с колонтитулами/Конструктор щелкните по кнопке Верхний колонтитул или Нижний колонтитул (рис. 13.12) и в появившемся списке выберите один из предлагаемых колонтитулов.
5. Выйдите из режима работы с колонтитулами
12.png
Рис. 13.12. Создание произвольного колонтитула
Самостоятельно созданный колонтитул можно сохранить как стандартный блок в коллекцию стандартных колонтитулов для дальнейшего использования.
1. В режиме работы с колонтитулами выделите колонтитул.
2. В группе Колонтитулы вкладки Работа с колонтитулами/Конструктор щелкните по кнопке Верхний колонтитул или Нижний колонтитул (см. рис. 13.12) и в появившемся списке выберите команду Сохранить выделенный колонтитул в коллекцию верхних (нижних) колонтитулов.
3. В диалоговом окне Создание нового стандартного блока введите название (имя) сохраняемого блока и нажмите ОК.
Создание разных колонтитулов для первой, четных и нечетных страниц
1.      Перейдите в режим отображения колонтитулов.
2.      Во вкладке Работа с колонтитулами/Конструктор щелкните по кнопке Параметры и в появившемся меню установите соответствующий флажок (рис. 13.13).
3.      Последовательно создайте все необходимые колонтитулы.
4.       Выйдите из режима работы с колонтитулами.
13.jpg
Рис. 13.13. Создание различных колонтитулов
Изменение колонтитулов
Для изменения колонтитула перейдите в режим отображения колонтитулов и добавьте и/или текст и другие элементы колонтитула. При необходимости измените оформление.
Удаление колонтитулов
Независимо от способа создания, для полного удаления колонтитула во вкладке Вставка в группе Колонтитулы щелкните по кнопке Верхний колонтитул и в появившемся меню выберите команду Удалить верхний колонтитул (см. рис. 13.10). Аналогично можно удалить нижний колонтитул.
Колонтитулы будут удалены во всем документе.
Вставка номеров страниц
Расстановка номеров страниц в Word 2010 производится автоматически сразу во всем документе.
Нумерацию страниц можно производить при любом режиме отображения документа, но удобнее это делать в режиме Разметка страницы.
1.      Во вкладке Вставка в группе Колонтитулы щелкните по кнопке Номер страницы, в появившемся списке выберите один из способов расположения нумерации (Вверху страницы, Внизу страницы или На полях страницы), а затем один из вариантов нумерации (рис. 13.14).
2.      После вставки номера документ автоматически будет переведен в режим работы с колонтитулами.
14.png
Рис. 13.14. Вставка номеров страниц
В зависимости от выбранного варианта нумерации номер страницы может быть вставлен как обычное поле или в специальном графическом объекте – надписи.
Вставить номера страниц можно в режиме работы с колонтитулами. 1. В группе Колонтитулы вкладки Работа с колонтитулами/Конструктор (см. например, рис. 13.12) щелкните по кнопке Номер страницы, в появившемся списке выберите один из способов расположения нумерации (Вверху страницы, Внизу страницы или На полях страницы), а затем — один из вариантов нумерации.
2. Выйдите из режима работы с колонтитулами.
Способ расположения Текущее положение можно использовать только при вставке нумерации в режиме работы с колонтитулами, поскольку номер страницы будет вставлен в то место, где в данный момент находится курсор.
Если при работе с колонтитулами были установлены различные колонтитулы для четных и нечетных страниц, номера страниц надо вставлять отдельно для четных и нечетных страниц. Нумерация при этом останется непрерывной.
Изменение нумерации
1.      Во вкладке Вставка в группе Колонтитулы щелкните по кнопке Номер страницы и в появившемся списке (см. рис. 13.14) выберите команду Формат номеров страниц.
2.      В диалоговом окне Формат номера страниц (рис. 13.15) в раскрывающемся списке Формат номера выберите способ нумерации страниц, а в счетчике начать с – установите номер, начиная с которого следует нумеровать страницы.
15.jpg
Рис. 13.15. Изменение нумерации страниц
Если при работе с колонтитулами были установлены различные колонтитулы для четных и нечетных страниц, изменять способ нумерации надо отдельно на четных и нечетных страницах.
Изменение оформления
1.      Перейдите в режим работы с колонтитулами.
2.      Выделите номер страницы (рис. 13.16).
3.      Используя мини-панель инструментов или возможности вкладки Главная, измените оформление номера.
16.png
Рис. 13.16. Изменение оформления номеров страниц
Если при работе с колонтитулами были установлены различные колонтитулы для четных и нечетных страниц, изменять оформление номеров страниц надо отдельно на четных и нечетных страницах.
Измененную нумерацию можно сохранить как стандартный блок в коллекцию номеров страниц для дальнейшего использования.
1.      В режиме работы с колонтитулами выделите номер страницы.
2.      В группе Колонтитулы вкладки Работа с колонтитулами/Конструктор щелкните по кнопке Номер страницы (см. рис.13.12), в появившемся списке выберите один из способов расположения нумерации (Вверху страницы, Внизу страницы или На полях страницы), а затем выберите команду Сохранить выделенный фрагмент как номер страницы.
3.      В диалоговом окне Создание нового стандартного блока введите название (имя) сохраняемого блока и нажмите ОК.
Удаление нумерации
Независимо от способа вставки номеров страниц, для удаления всех номеров во вкладке Вставка в группе Колонтитулы щелкните по кнопке Номер страницы и в появившемся меню выберите команду Удалить номера страниц (см. рис. 13.10).
Удалить номера страниц можно также в режиме работы с колонтитулами. Для этого выделите номер страницы или рамку надписи, в которой он расположен, и нажмите клавишу Delete.
Если при работе с колонтитулами были установлены различные колонтитулы для четных и нечетных страниц, удалять номера страниц надо отдельно на четных и нечетных страницах.
Печать документов
О печати документов Word
Режим просмотра документов Word Разметка страницы обеспечивает отображение документа практически так, как он будет напечатан. Поэтому, как правило, никакой специальной подготовки документа к печати не требуется.
Однако при работе в других режимах отображения может понадобиться предварительный просмотр документа перед печатью.
Кроме того, может потребоваться печать не всего документа, а его отдельных фрагментов, печать документа в нескольких экземплярах и т.д. В этом случае необходимо настроить параметры печати.
Для печати и подготовки документа к печати используется команда Печать меню вкладки Файл и команды подчиненного меню (рис. 13.17).
17.png
Рис. 13.17. Печать и настройка печати документов Word
Предварительный просмотр документа
Предварительный просмотр используется для просмотра документа перед его печатью. Особенно полезен такой режим при печати документов, с которыми работают в режимах отображения Обычный, Веб-документ или Структура.
Предварительный просмотр в окне команды Печать (см. рис. 13.17) расположен в правой части.
При уменьшении масштаба документ  можно просматривать по несколько страниц (2, 4 и т.д.) (рис. 13.18).
18.png
Рис. 13.18. Отображение документа в режиме предварительного просмотра
С использованием элементов группы Параметры страницы можно настроить параметры страниц документа: поля, ориентации, размер бумаги и т.п.
Закрыть окно  Печать можно, перейдя на другую вкладку или нажав клавишу Esc.
Печать документа
Печать всего документа в одном экземпляре
Для печати всего документа в одном экземпляре достаточно в меню
вкладки Файл выбрать команду Печать, а затем кнопку Печать (см. рис. 13.17).
Настройка параметров печати
Для настройки параметров печати документа в меню вкладки Файл следует выбрать команду Печать, а затем в группе команд Настройка  выбрать нужное подчиненное меню (см. рис. 13.19):
19.png
Рис. 13.19.  Подчиненные меню окна Печать
В разделе Печать можно задать количество копий печатаемого документа.
В разделе Принтер в раскрывающемся списке Имя можно, при наличии нескольких принтеров, подключенных к компьютеру или локальной сети, выбрать принтер, на котором будет печататься документ.
В разделе Страницы можно установить печать одной страницы, на которой в данный момент находится курсор (переключатель текущая), или нескольких страниц, введя с клавиатуры номера печатаемых страниц (переключатель и поле номера). Можно напечатать и только выделенный фрагмент документа (переключатель выделенный фрагмент).
В следующих разделах можно задать  одно - или двустороннюю печать, разобрать по копиям (при печати нескольких копий), задать ориентацию страницы, выбрать формат бумаги (или задать свой), настроить поля, задать количество страниц на печатном листе.
Естественно, несколько страниц на листе будут печататься в уменьшенном масштабе.
Некоторые из параметров можно задать в дополнительном окне Параметры страницы.
20.png
Рис. 13.20. Настройка параметров страницы.

Эффективная работа в MS Excel 2010

Общая информация

Интерфейс Excel 2010 является дальнейшим развитием пользовательского интерфейса, который впервые был использован в выпуске системы Microsoft Office 2007. При создании интерфейса разработчиками была поставлена задача: сделать основные приложения Microsoft Office удобнее в работе. В результате был создан пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent, который упрощает для пользователей работу с приложениями Microsoft Office и дает возможность быстрее получать лучшие результаты.
В предыдущих выпусках приложений Microsoft Office пользователям предоставлялась система меню, панелей инструментов, диалоговых окон. Такой интерфейс работал хорошо, пока в приложениях было ограниченное число команд. Теперь, когда программы выполняют намного больше функций, пользователям становится нелегко работать со старой системой: слишком много программных возможностей, и их трудно найти.
В OfficeFluent дизайн пользовательского интерфейса был переработан, чтобы упростить процедуры поиска и использования всего диапазона возможностей, предоставляемых этими приложениями. Кроме того, предполагалось предотвратить загромождение рабочей области — ради того, чтобы пользователи меньше отвлекались на поиск и могли больше времени и энергии тратить на свою работу.
Лента
Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Excel 2010 представляет собой ленту, которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо традиционных меню и панелей инструментов (рис. 1.1.)
1.jpg
Рис. 1.1.
Лента
С помощью ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках.
Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий приложения
Microsoft Excel нельзя.
Удалить ленту также нельзя. Однако, чтобы увеличить рабочую область, ленту можно скрыть (свернуть).
1.                  Нажмите кнопку Свернуть ленту, расположенную в правой части линии названий вкладок (рис. 1.2.).
2.jpg
Рис. 1.2.
Сворачивание ленты
2.  Лента будет скрыта, названия вкладок останутся (рис. 1.3.).
3.jpg
Рис. 1.3.
Окно со свернутой лентой
Ленту можно свернуть и иначе.
1.                  Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2.).
2.                  В контекстном меню выберите команду Свернуть ленту.
Для использования ленты в свернутом состоянии щелкните по названию нужной вкладки, а затем выберите параметр или команду, которую следует использовать. Например, при свернутой вкладке можно выделить текст в документе Excel, щелкнуть вкладку Главная и в группе Шрифт выбрать нужный размер шрифта. После выбора размера шрифта лента снова свернется.
Чтобы  быстро  свернуть  ленту,  дважды  щелкните  имя  активной  вкладки.  Для
восстановления ленты дважды щелкните вкладку.
Чтобы свернуть или восстановить ленту, можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl + F1.
Внешний вид ленты зависит от ширины окна: чем больше ширина, тем подробнее отображаются элементы вкладки. На рисунках приведено отображение ленты вкладки Главная при различной ширине окна.
4.jpg
Рис. 1.4.
Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 1024 точки
5.jpg
Рис. 1.5.
Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 800 точек
Несмотря на скрытие отдельных элементов ленты, все они остаются доступны. Достаточно щелкнуть по значку или стрелке кнопки названия группы, например, по значку Стили (рис. 1.6.), и будут отображены все элементы группы.
6.jpg
Рис. 1.6.
Отображение скрытых элементов ленты вкладки Главная при ширине окна 800 точек
При существенном уменьшении ширины окна (менее 300 точек) лента и имена вкладок перестают отображаться. 
7.jpg
Рис. 1.7.
Скрытие ленты и вкладок при уменьшении ширины окна
То же происходит и при существенном уменьшении (менее 250 точек) высоты окна(рис. 1.8.).
8.jpg
Рис. 1.8.
Скрытие ленты и вкладок при уменьшении высоты окна
При увеличении размера окна лента автоматический появляется снова.
В Microsot Excel 2007 содержание ленты для каждой вкладки было постоянно и неизменно. Нельзя было ни добавить какой-либо элемент на вкладку, ни удалить его оттуда. В нынешней версии ленту можно настраивать: переименовывать и изменять последовательность расположения постоянных вкладок, создавать новые вкладки и
удалять их, создавать, удалять, изменять расположение групп элементов на вкладках, добавлять и удалять отдельные элементы и др.
1.                  Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2.).
2.                  В контекстном меню выберите команду Настройка ленты.
Настройка ленты производится в категории Настройка ленты окна Параметры Excel (рис. 1.9.). Для восстановления стандартных настроек ленты нажмите кнопку Сброс и выберите необходимую команду для восстановления только выбранной вкладки ленты или для сброса всех изменений ленты.
9.jpg
Рис. 1.9.
Настройка ленты
Вкладки
По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид.
Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).
Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия. Например, вкладка Главная, которая открывается по умолчанию после запуска, содержит элементы, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст. Вкладка Разметка страницы предназначена для установки параметров страниц документов. Вкладка Вставка предназначена для вставки в документы различных объектов. И так далее.
Кроме того, можно отобразить еще одну вкладку: Разработчик.
1.                  Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2.).
2.                  В контекстном меню выберите команду Настройка ленты.
3.                  В категории Настройка ленты окна Параметры Excel (см. рис. 1.9. установите флажок этой вкладки.
На вкладке Разработчик собраны средства создания макросов и форм, а также функции для работы с XML.
Файлы и шаблоны, созданные в версиях Excel до 2003 года, могли содержать пользовательские панели инструментов. Кроме того, при установке на компьютер некоторых программ (например, FineReader) в Excel автоматически добавляются надстройки. В этом случае при открытии таких файлов в Excel 2010 появляется еще одна постоянная вкладка – Надстройки (рис. 1.10.).
10.png
Рис. 1.10.
Вкладка Надстройки
Эта вкладка содержит элементы надстроек, а также элементы панелей инструментов, созданных в предыдущих версиях Excel. Каждая панель инструментов занимает отдельную строку ленты вкладки. Однако некоторые элементы, имевшиеся на панелях инструментов, в Excel 2010 могут отсутствовать.
Стандартный набор вкладок заменяется при переходе из режима создания документа в другой режим, например, Удаление фона (рис. 1.11.).
11.png
Рис. 1.11.
Отображение вкладок в режиме Удаление фона
Помимо постоянных, имеется целый ряд контекстных вкладок, например, для работы с таблицами, рисунками, диаграммами и т.п., которые появляются автоматически при переходе в соответствующий режим либо при выделении объекта или установке на него курсора.
Например, при создании колонтитулов появляется соответствующая вкладка (рис. 1.12.).
12.jpg
Рис. 1.12.
Контекстная вкладка Работа с колонтитулами/Конструктор
В некоторых случаях появляется сразу несколько вкладок, например, при работе с диаграммами появляются три вкладки: Конструктор, Макет и Формат (рис. 1.13.).
13.jpg
Рис. 1.13.
Контекстные вкладки для работы с таблицами
При снятии выделения или перемещении курсора контекстная вкладка автоматически скрывается.
Не существует способов принудительного отображения контекстных вкладок.
Элементы управления
Элементы управления на лентах вкладках объединены в группы, связанные с видом выполняемого действия. Например, на вкладке Главная имеются группы для работы с буфером обмена, установки параметров шрифта, установки параметров абзацев, работы со стилями и редактирования.
Элементами управления являются обычные кнопки, раскрывающиеся кнопки, списки, раскрывающиеся списки, счетчики, кнопки с меню, флажки, значки (кнопки) группы. Кнопки используются для выполнения какого-либо действия. Например, кнопка Полужирный группы Шрифт вкладки Главная устанавливает полужирное начертание шрифта. Чтобы нажать кнопку, надо щелкнуть по ней мышью (рис. 1.14.).
14.jpg
Рис. 1.14.
Использование обычной кнопки
В некоторых случаях нажатие кнопки вызывает диалоговое окно.
Раскрывающиеся кнопки имеют стрелку в правой или нижней части. При щелчке по стрелке открывается меню или палитра, в которой можно выбрать необходимое действие или параметр. Выбранное действие или параметр запоминаются на кнопке, и для повторного применения не требуется открывать кнопку. Например, можно щелкнуть по стрелке кнопки Граница группы Шрифт вкладки Главная и выбрать способ вид и расположение границы (рис. 1.15.). Чтобы еще раз назначить такую же границу, не нужно щелкать по стрелке, достаточно щелкнуть по самой кнопке.
15.jpg
Рис. 1.15
. Использование раскрывающейся кнопки
В списке можно выбрать для применения какой-либо параметр. Для этого надо щелкнуть по нему мышью. Например, в списке Макеты диаграмм вкладки Конструктор можно выбрать макет диаграммы (рис. 1.16.).
16.jpg
Рис. 1.16.
Использование списка
Для просмотра списка в пределах ленты можно пользоваться кнопками Вперед и Назад. Но обычно список разворачивают, для чего надо щелкнуть по кнопке Дополнительные параметры (см. рис. 1.16.).
При использовании раскрывающегося списка надо щелкнуть по стрелке списка и выбрать требуемый параметр. Например, в раскрывающемся списке Размер шрифта группы Шрифт вкладки Главная можно выбрать размер шрифта (рис. 1.17.).
17.jpg
Рис. 1.17.
Использование раскрывающегося списка
В большинстве случаев можно не открывая списка можно щелкнуть мышью в поле раскрывающегося списка, ввести значение требуемого параметра с клавиатуры и нажать клавишу Enter.
Счетчики используют для установки числовых значений каких-либо параметров. Для изменения значения пользуются кнопками счетчика Больше (Вверх) и Меньше (Вниз) . Например, в счетчике Масштаб группы Вписать вкладки Разметка страницы можно установить величину масштаба печати документа (рис. 1.18.).
18.jpg
Рис. 1.18.
Использование счетчиков
Также значение в поле счетчика можно ввести с клавиатуры и нажать клавишу Enter. Нажатие некоторых кнопок не приводит к выполнению какого-либо действия, а только отображает меню, в котором следует выбрать нужное действие. Например, щелкнув по кнопке Ориентация в группе Выравнивание вкладки Главная, в появившемся меню можно выбрать направление текста в ячейке (рис. 1.19.).
19.jpg
Рис. 1.19.
Использование кнопки с меню
В некоторых случаях выбор команды меню кнопки вызывает диалоговое окно.
Флажки используются для применения какого-либо параметра. Например, флажки группы Показать вкладки Вид (рис. 1.20.) определяют отображение сетки листа, строки формул и заголовков строк и столбцов.
20.jpg
Рис. 1.20.
Использование флажков
Для установки или снятия флажка достаточно щелкнуть по нему мышью.
Значок (кнопка) группы – маленький квадрат в правом нижнем углу группы элементов во вкладке. Щелчок по значку открывает соответствующее этой группе диалоговое окно или область задач для расширения функциональных возможностей. Например, значок группы Шрифт вкладки Главная открывает диалоговое окно Формат ячейки (рис. 1.21.).
21.jpg
Рис. 1.21. Д
иалоговое окно Формат ячейки
Использование значка группы А значок группы Буфер обмена отображает область задач Буфер обмена (рис. 1.22.).
22.jpg
Рис. 1.22.
Использование значка группы
Не каждая группа имеет значок.
Для каждого элемента управления можно отобразить всплывающую подсказку о назначении этого элемента. Для этого достаточно навести на него и на некоторое время зафиксировать указатель мыши. Примеры всплывающих подсказок приведены на рис. 1.23. – 1.25.
23.jpg
Рис. 1.23.
Всплывающая подсказка для элемента управления
24.jpg
Рис. 1.24.
Всплывающая подсказка для элемента управления
25.jpg
Рис. 1.25.
Всплывающая подсказка для элемента управления
В некоторых случаях в подсказке отображается текст Для получения дополнительных сведений нажмите клавишу F1. В этом случае при нажатии клавиши F1 появляется окно справочной системы со справкой, относящейся непосредственно к выбранному элементу.
Вкладка (меню) "Файл"
Вкладка Файл всегда расположена в ленте первой слева. По своей сути вкладка Файл представляет собой меню (рис. 1.26.).
26.jpg
Рис. 1.26.
Вкладка (меню) Файл раздел Сведения
Меню содержит команды для работы с файлами (Сохранить, Сохранить как, Открыть, Закрыть, Последние, Создать), для работы с текущим документом (Сведения, Печать, Доступ), а также для настройки Excel (Справка, Параметры).
Команды Сохранить как и Открыть вызывают соответствующие окна для работы с файловой системой.
Команда Сведения (см. рис. 1.26.) открывает раздел вкладки для установки защиты документа, проверки совместимости документа с предыдущими версиями Excel, работы с версиями документа, а также просмотра и изменения свойства документа.
Команда Последние открывает раздел вкладки со списком последних файлов, с которыми работали в Excel, в том числе закрытых без сохранения (рис. 1.27.).
27.jpg
Рис. 1.27.
Вкладка (меню) Файл раздел Последние
Команда Создать открывает раздел вкладки с шаблонами для создания новых документов (рис. 1.28.).
28.jpg
Рис. 1.28.
Вкладка (меню) Файл раздел Создать
Команда Печать открывает раздел вкладки для настройки и организации печати документа, а также предварительного просмотра документа (рис. 1.29.).
29.jpg
Рис. 1.29.
Вкладка (меню) Файл раздел Печать
Команда Доступ открывает раздел вкладки для отправки документа по электронной почте, публикации в Интернете или в сети организации и изменения формата файла документа (рис. 1.30.).
30.jpg
Рис. 1.30
. Вкладка (меню) Файл раздел Доступ
Команда Справка открывает раздел вкладки для просмотра сведений об установленной версии Microsoft Office, проверки наличия обновлений, настройки параметров Excel (рис.1.31.).
31.jpg
Рис. 1.31.
Вкладка (меню) Файл раздел Справка
Команда Параметры отображает диалоговое окно Параметры Excel для настройки параметров Excel
Кнопка Выход завершает работу с приложением.
Панель быстрого доступа
Панель быстрого доступа по умолчанию расположена в верхней части окна Excel и предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям.
По умолчанию панель содержит всего три кнопки: Сохранить, Отменить, Вернуть (Повторить). Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые элементы или удаляя существующие.
1.                  Нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа.
2.                  В меню выберите наименование необходимого элемента (рис. 1.32.). Элементы, отмеченные галочкой, уже присутствуют на панели.
32.jpg
Рис. 1.32.
Настройка панели быстрого доступа
3.                  Для добавления элемента, отсутствующего в списке, выберите команду Другие команды (см. рис. 1.32.).
4.                  В разделе Панель быстрого доступа окна Параметры Excel в раскрывающемся списке Выбрать команды из: выберите вкладку, в которой расположен добавляемый элемент, затем выделите элемент в списке и нажмите кнопку
Добавить (рис. 1.33.).
33.jpg
Рис. 1.33.
Настройка панели быстрого доступа
Для добавления на панель любого элемента из любой вкладки можно также щелкнуть по этому элементу правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Добавить на панель быстрого доступа.
Для удаления элемента из панели достаточно щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Удалить с панели быстрого доступа.
Для восстановления стандартного состава панели быстрого доступа в разделе Панель быстрого доступа окна Параметры Excel (см. рис. 1.33.) нажмите кнопку Сброс и выберите команду Сброс только панели быстрого доступа.
Мини-панели инструментов
Мини-панели инструментов содержит основные наиболее часто используемые элементы для оформления текста документа, рисунков, диаграмм и других объектов
В отличие от других приложений Office 2010 (Word, PowerPoint и др.) в Excel 2010 мини-панель не отображается автоматически при выделении фрагмента листа. Для отображения панели щелкните правой кнопкой по выделенной области (рис. 1.34.).
34.jpg
Рис. 1.34.
Отображение мини-панели инструментов
Мини-панели для оформления рисунков и других объектов отображается при щелчке по объекту правой кнопкой мыши. Мини-панель инструментов для оформления рисунка, например, содержит счетчики для изменения размера, кнопку для поворота рисунка и обрезки изображения, кнопки для управления расположением рисунка по слоям (рис.1.35.).
35.png
Рис. 1.35.
Мини-панель инструментов для оформления рисунка
Состав элементов мини-панелей инструментов постоянный и неизменный.
Строка формул
В Excel 2010 удобнее, чем в предыдущих версиях организована работа со строкой формул.
Для просмотра и редактирования содержимого выделенной ячейки можно увеличить высоту строки формул.
Для этого щелкните по кнопке Развернуть строку формул (рис. 1.36.).
36.png
Рис. 1.36
. Увеличение высоты строки формул
Если и в этом случае отображается не все содержимое ячейки, можно воспользоваться полосой прокрутки (рис. 1.37.).
37.png
Рис. 1.37.
Просмотр содержимого ячейки в строке формул
Для того, чтобы привести строку формул в исходное состояние щелкните по кнопке
Свернуть строку формул (см. рис. 1.37.).

О файлах Microsoft Office Excel 2010

В MicrosoftOffice 2010 действует новый формат файлов, основанный на языке XML. По умолчанию документы, создаваемые в Excel 2010, сохраняются с новым расширением имени файла, которое получается путем добавления суффикса "x" или "m" к привычному расширению. Суффикс "x" указывает на то, что XML-файл не содержит макросов, а суффикс "m" – что XML-файл макросы содержит. Таким образом, имена обычных файлов Excel 2010 имеют расширение xlsx, а не xls.
XML-форматы предоставляют целый ряд преимуществ – не только для разработчиков и создаваемых ими продуктов, но также для отдельных пользователей и организаций.
Файлы автоматически сжимаются, и в некоторых случаях их размер может сокращаться на 75 процентов по сравнению с предыдущими версиями Excel.
Новый формат обеспечивает улучшенное восстановление поврежденных файлов. Файлы построены по модульному принципу, при котором разные компоненты данных хранятся в файле отдельно друг от друга. Это позволяет открывать файлы даже при разрушении или повреждении какого-либо компонента файла (например, диаграммы или таблицы).
Обеспечивается более легкое обнаружение документов, содержащих макросы. Файлы, которые сохраняются с расширением xlsx, не могут содержать макросы, написанные на языке VBA (VisualBasic для приложений) или элементы управления ActiveX, следовательно, в них отсутствует угроза безопасности, связанная с такого рода внедренными кодами. Только файлы, с расширением xlsm могут содержать макросы на языке VBA и элементы управления ActiveX, хранящиеся в обособленных частях файла. Различные расширения имен файлов позволяют легко отличать файлы, содержащие макрос, от файлов, которые его не содержат, и облегчают обнаружение антивирусными программами файлов, содержащих потенциально опасный код. Кроме того, системные администраторы могут заблокировать документы, содержащие нежелательные макросы или элементы управления, что повышает безопасность открытия документов.
Следует отметить, что файлы новых форматов недоступны для работы в предыдущих версиях Excel. Для того чтобы можно было открывать и изменять файлы Excel 2010 в более ранних версиях, в них следует загрузить необходимые конвертеры файлов.
Окна для работы с файловой системой в Excel 2010
Многочисленные окна для работы с файловой системой в Excel 2010, выглядят примерно одинаково. Внешний вид этих окон зависит от операционной системы. Некоторые из окон при работе в операционной системе WindowsVista показаны на рис. 2.1.
1.png
Рис. 2.1.
Окна для работы с файловой системой
Размер окна можно изменить перетаскиванием его границ. При уменьшении размера окна могут скрываться некоторые его элементы.
В верхней части окна в поле с раскрывающимся списком (1 на рис. 2.2) отображается имя текущей папки и имя (имена) вышерасположенных папок.
Например, на рис. 2.2 текущей папкой является папка ТИТ.
2.png
Рис. 2.2.
Элементы окна для работы с файловой системой
Для перехода в вышерасположенную папку достаточно щелкнуть по ее имени. Если щелкнуть по стрелке справа от имени папки, будет отображен список всех содержащихся в ней папок (рис. 2.3). Для перехода в нужную папку достаточно щелкнуть по ее имени.
3.png
Рис. 2.3.
Просмотр списка и переход в вышерасположенные папки
Если щелкнуть по двойной стрелке в левой части поля, будет отображен список вышерасположенных папок и специальных папок Windows (рис. 2.4). Для перехода в нужную папку достаточно щелкнуть по ее имени.
4.png
Рис. 2.4.
Просмотр списка и переход в вышерасположенные и системные папки
Поле Поиск (2 на рис. 2.2) предназначено для поиска файлов в текущей папке и во всех вложенных папках.
Кнопки Назад и Далее (3 на рис. 2.2) позволяют перейти к предыдущей папке или вернуться в только что покинутую. Если щелкнуть по стрелке, расположенной справа от этих кнопок, отобразится список всех папок, которые были отображены в текущем окне.
Щелчок по кнопке Упорядочить (4 на рис. 2.2) отображает меню (рис. 2.5). Меню содержит команды для работы с файлами (Вырезать, Копировать, Удалить и др.), свойствами файлов, а также команды для настройки внешнего вида окна (Раскладка).Команды подчиненного меню Раскладка позволяют отобразить или скрыть Панель навигации (расположена в левой части окна – 8 на рис. 2.2), Панель подробностей, предназначенную для отображения некоторых свойств файла (в окне на рис. 2.2 отсутствует), Панель просмотра, предназначенную для предварительного просмотра файла (в окне на рис. 2.2 отсутствует).
5.png
Рис. 2.5.
Меню Упорядочить
Кнопка Виды (5 на рис. 2.2) предназначена для выбора режима отображения значков папок и файлов в окне. Как и в Проводнике Windows может быть выбран один из семи режимов: Огромные значки, Крупные значки, Обычные значки, Мелкие значки, Список, Таблица, Плитка.Для практической работы чаще всего используют режимы Мелкие значки и Список, в которых в окне отображается максимальное количество значков. В режиме Таблица можно просмотреть некоторые свойства файлов.
Независимо от выбранного режима отображения значков папок и файлов, их можно сортировать, используя кнопки Имя, Дата изменения, Тип, Размер, Ключевые слова (6 на рис. 2.2).При щелчке правой кнопкой мыши по любой из этих кнопок, отображается контекстное меню, в котором можно выбрать и другие поля сортировки, например, Авторы, Заголовок и др. Помимо сортировки, указанные кнопки можно использовать и как фильтр. Для этого необходимо навести указатель мыши на кнопку, и щелкнуть по появившейся стрелке. Например, можно фильтровать файлы по дате изменения (рис. 2.6).
6.png
Рис. 2.6.
Фильтрация файлов по дате изменения
Щелчок по кнопке Новая папка (7 на рис. 2.2) создает новую папку в текущей папке. После создания папки следует ввести ее имя.
Панель навигации, которая называется также Область переходов (8 на рис. 2.2), содержит ссылки на некоторые папки пользователя (C:\Users\Имя_пользователя), специальные папки Windows, а также папки поиска. Для удобства работы границу между Панелью навигации и остальной частью окна можно перетащить вправо или влево.
Щелчок по ссылке Недавние места открывает в окне виртуальную папку с ярлыками папок, недавно открывавшихся пользователем. Щелчок по ссылке Недавно измененные открывает в окне виртуальную папку с ярлыками файлов, недавно открывавшихся пользователем.
Поле Имя файла (9 на рис. 2.2) предназначено для указания имени файла при открытии или сохранении.
Кнопка с указанием типа файла (10 на рис. 2.2) открывает меню, в котором можно выбрать тип файла.
Окно сохранения документа, в отличие от других окон, имеет область свойств документа (рис. 2.7). В ней можно указать автора документа и ключевые слова.
7.png
Рис. 2.7.
Окно Сохранение документа
В этой же области имеется ссылка Скрыть папки. Щелчок по ней скрывает Панель навигации и отображает более полный список свойств документа (рис. 2.8).Если список свойств не отображается, увеличьте размер окна по вертикали. Для заполнения свойств документа щелкните мышью в соответствующем поле и введите информацию с клавиатуры или извлеките из буфера обмена. Для отображения Панели навигации щелкните по ссылке Обзор папок.
8.png
Рис. 2.8.
Окно Сохранение документа со свернутой Панелью навигации
Открытие файлов
Для открытия файла выполните следующие действия.
1. Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Открыть (рис. 2.9).
9.png
Рис. 2.9.
Открытие файла
2. В окне Открытие документа (рис. 2.10) перейдите к папке, содержащей нужный файл, и щелкните два раза по значку открываемого файла или выделите этот файл и нажмите кнопку Открыть.При необходимости можно открыть сразу несколько файлов одной папки. Выделите значки требуемых файлов и нажмите кнопку Открыть.
10.png
Рис. 2.10.
Выбор открываемого файла
Для открытия недавно открывавшегося файла можно выбрать его в списке Последние документы меню Office (см. рис. 2.9). Кроме того, можно воспользоваться списком Недавние документы Главного меню Windows.
Для открытия файла можно также щелкнуть по его значку в окне Проводника Windows.
Excel позволяет открывать файлы разных форматов. По умолчанию в окне Открытие документа (см. рис. 2.10) отображаются только файлы Excel. Для открытия файла другого формата щелкните по кнопке, на которой указан тип открываемых файлов (рис. 2.11) и выберите необходимый формат или режим Все файлы.
11.png
Рис. 2.11.
Выбор типа открываемого файла
Таким образом, например, можно открывать базы данных Access, текстовые файлы и др. При открытии файлов других форматов может появиться запрос на преобразование файла.
При открытии в Excel 2010 документа, созданного в Excel 2003, Excel 2002 или Excel 2000, автоматически включается режим совместимости, а в строке заголовка окна документа отображается надпись Режим совместимости. Включение режима совместимости не гарантирует, что при работе с документом не будут использоваться новые и расширенные возможности Excel 2010, однако при попытке сохранения такого файла выйдет окно предупреждения со списком несовместимых элементов.
Создание документов
Новый документ создается автоматически сразу после запуска Excel.
Новый пустой документ или документ на основе шаблона можно создать в процессе работы.
1. Перейдите во вкладку  Файл и выберите команду Создать (см. рис. 2.9).
2. В окне Создание документа (рис. 2.12) для создания пустого документа выберите группу шаблонов Пустые и последние и дважды щелкните по значку Новый документ.
12.png
Рис. 2.12.
Создание нового пустого документа (пустой книги)
3. Для создания документа на основе шаблона выберите группу Установленные шаблоны. Прокручивая список (рис. 2.13) выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку.
13.png
Рис. 2.13.
Создание документа на основе установленного шаблона
4. При наличии подключения к Интернету можно обратиться к шаблонам, расположенным на сайте MicrosoftOfficeOnline. Выберите соответствующую группу шаблонов, дождитесь, пока они загрузятся в окне Создание документа. Прокручивая список (рис. 2.14) выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку.
14.png
Рис. 2.14.
Создание документа на основе шаблона с сайта MicrosoftOfficeOnline
В процессе загрузки шаблона будет произведена проверка подлинности установленной на компьютере версии Excel, о чем появится соответствующее сообщение (рис. 2.15). Нажмите кнопку Продолжить. Для того чтобы такое сообщение более не появлялось, в окне сообщения установите соответствующий флажок.
15.png
Рис. 2.15.
Сообщение о проверке подлинности программного обеспечения
Сохранение файлов Сохранение изменений в существующем файле
Для сохранения изменений в существующем файле достаточно нажать кнопку Сохранить панели быстрого доступа.
Сохранение изменений в виде нового файла
Для сохранения нового документа в виде файла или существующего документа в виде нового файла (с другим именем и/или в другой папке) выполните следующие действия.
1. Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Сохранить как (см. рис. 2.9).
2. В окне Сохранение документа (см. например, рис. 2.7) перейдите к нужной папке.
3. В поле Имя файла введите (при необходимости) имя файла (расширение имени вводить не следует) и нажмите кнопку Сохранить.
Сохранение файлов в других форматах
По умолчанию все файлы сохраняются в том же формате, в котором были открыты. Новые документы и файлы Excel 2010 сохраняются в формате Документ Excel, файлы предыдущих версий сохраняются в формате Документ Excel 97 2003. При сохранении можно изменить формат файла. Для этого в окне Сохранение документа щелкните по кнопке с указанием типа файла и в появившемся меню выберите необходимый формат (рис. 2.16).
16.png
Рис. 2.16.
Сохранение файла в другом формате
Особенности сохранения документов Excel 2010
в формате предыдущих версий Excel
Многие возможности Excel 2010 не поддерживаются в более ранних версиях.
При сохранении документа, созданного в Excel 2010, в формате Документ Excel 97-2003 в нем будут произведены изменения.
Перед сохранением файла в формате Книга Excel 97-2003 можно проверить, нет ли в текущем документе элементов содержимого или оформления, не поддерживаемых в старых версиях Excel.
1.      Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Сведения, после чего отобразится раздел Сведения.
2.      Нажмите кнопку Поиск проблем и в появившемся меню выберите команду Проверка совместимости(рис.2.17)
17.jpg
Рис. 2.17.
Проверка совместимости документа с предыдущими версиями Excel
3.      В окне результатов проверки совместимости (рис.2.18) будет отображен список несовместимых элементов. Для продолжения работы нажмите кнопку
Продолжить.
18.jpg
Рис. 2.18.
Сводка проверки совместимости документа с предыдущими версиями Excel
Нажав кнопку Выберите отображаемые версии (см. рис. 2.18) можно выбрать версии Excel, для которых проводится проверка: только Excel 97-2003, только Excel 2010 или для всех предыдущих версий.
Для того чтобы в последующем такая проверка осуществлялась автоматически при сохранении файла установите флажок Проверка совместимости при сохранении документов (см. рис. 2.18). В этом случае при каждой попытке сохранения файла будет появляться аналогичное окно (рис. 2.19).
19.jpg
Рис. 2.19.
Сводка проверки совместимости документа с предыдущими версиями Excel
Необходимо внести изменения в книгу или для сохранения с потерями функциональности нажать кнопку Продолжить (см.рис. 2.19).
Для удобства список несовместимых элементов можно скопировать на отдельный новый лист. Для этого в окне Microsoft Excel - проверка совместимости (см. 2.18 и рис. 2.19) нажмите кнопку Копировать на новый лист. Новый лист будет добавлен в конец книги (рис. 2.20).
20.jpg
Рис. 2.20.
Сводка проверки совместимости документа с предыдущими версиями Excel, выведенная на отдельный лист.
Преобразование файлов предыдущих версий Excel в формат Excel 2010
При сохранении файла, созданного в одной из предыдущих версий Excel, в файл Excel 2010, появляется новый файл, а исходный файл остается в той же папке. Вместо этого можно преобразовать файл таким образом, чтобы файл формата Excel 2010 заменил старый файл.
1.      Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Сведения, после чего отобразится раздел Сведения.
2.      Нажмите кнопку Преобразовать (рис.2.21).
21.jpg
Рис. 2.21.
Преобразование файлов предыдущих версий Excel в формат Excel 2010
3.      В окне предупреждения о возможных изменениях в разметке документа (рис.2.22) нажмите кнопку ОК. Для удобства дальнейшей работы можно установить флажок Больше не задавать вопрос о преобразовании книг.
22.jpg
Рис. 2.22.
Преобразование файлов предыдущих версий Excel в формат Excel 2010
Закрытие файлов
Для закрытия файла нажмите кнопку Закрыть в строке названия окна Excel 2010.
Для закрытия единственного открытого файла без завершения работы с Excel 2010 перейдите во вкладку Файл и выберите команду Закрыть.
Для одновременного закрытия всех открытых файлов и завершения работы с Excel 2010 перейдите во вкладку Файл и выберите команду Выход.
Если файл был изменен, но не сохранен, то при его закрытии появляется соответствующее предупреждение (рис. 2.23).
23.jpg
Рис. 2.23.
Закрытие файла с несохраненными изменениями
Нажмите кнопку Сохранить для сохранения файла со всеми внесенными на данный момент изменениями.
Нажмите кнопку Не сохранять для отказа от сохранения изменений, внесенных в файл с момента последнего его сохранения.
Нажмите кнопку Отмена для продолжения работы с файлом.
Если в процессе работы с файлом от момента последнего сохранения изменений до его закрытия прошло некоторое время (по умолчанию 10 минут), то срабатывает функция автосохранения документов Excel. В этом случае при закрытии файла также появляется предупреждение (рис.2.24).
24.jpg
Рис. 2.24.
Закрытие файла с несохраненными изменениями
Однако в этом случае, даже если нажать кнопку Не сохранять, в течение нескольких дней сохраняется копия (черновик) файла в последней его редакции.
Автосохраненную копию текущего файла можно открыть.
1.      Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Сведения, после чего отобразится раздел Сведения.
2.      Щелкните мышью по соответствующей ссылке (рис. 2.25).
26.jpg
Рис. 2.25.
Открытие автосохраненной копии файла
3.  Файл будет открыт. При этом будет отображена панель сообщений (рис. 2.26).
26.jpg
Рис. 2.26.
Автосохраненная копия файла
Данную копию можно сохранить как отдельный файл.
Можно в панели сообщений нажать кнопку Восстановить (см. рис.2.26), и тогда данная копия заменит текущую версию файла.
При закрытии файла, созданного в старых версиях Microsoft Excel, даже если в нем не производилось никаких действий, появляется предупреждение о пересчете формул (рис.2.27). Для сохранения результатов пересчета следует нажать кнопку Да. Формат файла при этом не изменяется.
27.jpg
Рис. 2.27.
Предупреждение о пересчете формул при закрытии файла
Работа с несколькими открытыми файлами
Просмотр двух книг
Можно одновременно просматривать две открытых книги.
1. В группе Окно вкладки Вид нажмите кнопку Рядом.
2. В окне Сравнить рядом (рис. 2.28) выберите книгу, которая будет отображаться одновременно с текущей, и нажмите кнопку ОК.
28.png
Рис. 2.28.
Выбор книги для одновременного отображения
В окне Excel две книги будут расположены одна над другой (рис. 2.29). Если книги не отобразились рядом или отображаемые книги занимают не все пространство окна MicrosoftExcel, следует в группе Окно вкладки Вид нажать кнопку Восстановить расположение окна.
29.png
Рис. 2.29.
Расположение книг при сравнении
В отображенных книгах можно выбрать любые листы для просмотра. Для каждого листа можно установить любой режим просмотра (Обычный или Разметка страницы) и любой масштаб отображения.
Одновременно активным может быть только лист одной из книг. Заголовок окна активной книги выделен более ярким цветом, в нем имеются кнопки управления окном. Для перехода к окну другой книги следует щелкнуть в любом месте этого окна.
По умолчанию кнопка Синхронная прокрутка группы Окно вкладки Вид уже нажата, что позволяет при прокрутке листа одной книги одновременно прокручивать отображаемый лист другой книги.Если такой режим не требуется, кнопку следует нажать кнопку еще раз.
Для окончания одновременного просмотра двух книг кнопку в группе Окно вкладки Вид следует нажать кнопку Рядом.
Просмотр нескольких книг
Одновременно можно отобразить все одновременно открытые книги.
1. В группе Окно вкладки Вид следует нажать кнопку Упорядочить все.
2. В диалоговом окне Расположение окон (рис. 2.30) выберите способ упорядочивания листов в окне.
30.png
Рис. 2.30.
Выбор режима отображения нескольких книг
Обычно используют расположение листов сверху вниз или слева направо (рис. 2.31).
31.png
Рис. 2.31.
Просмотр нескольких книг (упорядочивание окон слева направо)
Одновременно активным может быть только лист одной из книг. Заголовок окна активной книги выделен более ярким цветом, в нем имеются кнопки управления окном. Для перехода к окну другой книги следует щелкнуть в любом месте этого окна. Для каждого листа можно установить любой режим просмотра и любой масштаб отображения.
Сохранение режима отображения нескольких книг
В некоторых случаях приходится часто обращаться к режиму отображения нескольких книг или нескольких листов одной книги. Для того чтобы можно было возобновить работу с теми же размерами и положениями окон, масштабом и другими параметрами следует сохранить информацию о параметрах отображения.
1. В группе Окно вкладки Вид следует нажмите кнопку Сохранить рабочую область.
2. В окне Сохранить рабочую область (рис. 2.32) сохранить эту информацию как файл.
32.png
Рис. 2.32.
Сохранение рабочей области
Файл рабочей области не содержит включенные в нее книги, а является своего рода ярлыком, открывающим все книги, сохраненные в рабочей области. Файл имеет расширение .xlw и значок, отличный от обычного значка файла MicrosoftExcel. Имя файла и место его сохранения никак не связаны с именами и местами расположения открываемых им книг.

Структура документа

Документ Microsoft Excel называют книгой (иногда используют термин "рабочая книга").
Книга Microsoft Excel состоит из отдельных листов (иногда используют термин "рабочий лист"). Вновь создаваемая книга обычно содержит 3 листа. Листы можно добавлять в книгу. Максимальное количество листов не ограничено. Листы можно удалять. Минимальное количество листов в книге – один.
Листы в книге можно располагать в произвольном порядке. Можно копировать и перемещать листы, как в текущей книге, так и из других книг.
Каждый лист имеет имя. Имена листов в книге не могут повторяться.
Ярлыки листов расположены в нижней части окна Microsoft Excel.
Листы могут содержать таблицы, диаграммы, рисунки и другие объекты. Могут быть листы, содержащие только диаграмму.
Лист состоит из ячеек, объединенных в столбцы и строки.
Лист содержит 16834 столбцов. Столбцы именуются буквами английского алфавита. Заголовок столбца содержит от одного до трех символов. Первый столбец имеет имя А, последний – XFD.
Лист содержит 1048576 строк. Строки именуются арабскими цифрами.
Каждая ячейка имеет адрес (ссылку), состоящий из заголовка столбца и заголовка строки. Например, самая левая верхняя ячейка листа имеет адрес А1, а самая правая нижняя – XFD1048576. Кроме того, ячейка (или диапазон ячеек) может иметь имя.
Ячейка может содержать данные (текстовые, числовые, даты, время и т.п.) и формулы. Ячейка может иметь примечание.
Просмотр листов
Изменение режима просмотра листа
Выбрать режим просмотра листа можно при работе в любой вкладке Excel 2010.
Ярлыки выбора основных режимов просмотра книги расположены в правой части строки состояния (рис. 3.1). Если ярлыки не отображаются, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся контекстном меню выберите команду Ярлыки режимов просмотра.
1.png
Рис. 3.1.
Выбор режима просмотра листа
По умолчанию для вновь создаваемых документов установлен режим просмотра Обычный. Этот режим используется для выполнения большинства задач MicrosoftExcel, таких, как ввод и обработка данных, форматирование данных и ячеек, вычисления, построение диаграмм и т. д.
Режим Разметка страницы позволяет изменять данные и при этом видеть их так, как они будут напечатаны на бумаге (рис. 3.2).В этом режиме обычно создают и оформляют колонтитулы.
2.png
Рис. 3.2.
Отображение листа в режиме Разметка страницы
В режиме Страничный (рис. 3.3) в окне отображается только собственно сама таблица.
Остальные ячейки листа не отображаются. Зато отображены границы страниц. Перетаскиванием этих границ можно изменять порядок разделения таблицы между страницами при печати. Кроме того, только в этом режиме можно эффективно работать с разрывами страниц.
3.png
Рис. 3.3.
Отображение листа в режиме Страничный
При переходе в режим Страничный обычно появляется информационное окно Страничный режим. Для дальнейшей работы следует нажать кнопку ОК. Перед этим можно поставить флажок Больше не показывать это окно.
Во вкладке Вид в группе Режимы просмотра книги можно выбрать еще один режим просмотра – Во весь экран. Этот режим обеспечивает скрытие большинства элементов окна для увеличения видимой части документа (рис. 3.4).
4.jpg
Рис. 3.4.
Отображение листа в режиме Во весь экран
В отличие от других режимов просмотра, режим Во весь экран устанавливается для всех листов книги и всех открытых файлов.
Чтобы вернуться в исходный режим, следует нажать клавишу Esc.
Изменение масштаба отображения листа
Изменить масштаб отображения листа можно при работе в любой вкладке Excel 2010. Щелкните по кнопке со знаком + (плюс) для увеличения масштаба или по кнопке со знаком (минус) для уменьшения (см. рис. 3.1). Масштаб можно также изменять перетаскиванием ползунка линейки масштаба. Если линейка масштаба не отображаются, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся контекстном меню выберите команду Масштаб.
Минимальный масштаб отображения – 10 %, максимальный – 400 %.
Масштаб отображения листа можно изменять также во вкладке Вид (рис. 3.5).
5.png
Рис. 3.5.
Изменение масштаба отображения документа во вкладке Вид
Нажав кнопку Масштаб (см. рис. 3.5) в диалоговом окне Масштаб (рис. 3.6) можно установить требуемый масштаб отображения листа.
6.png
Рис. 3.6.
Изменение масштаба отображения документа в диалоговом окне Масштаб
Можно подобрать масштаб отображения листа.
1. Выделите фрагмент листа, который должен быть полностью отображен.
2. Нажмите кнопку Масштабировать выделенный фрагмент (см. рис. 3.5) в группе Масштаб вкладки Вид.
Для отображения листа в масштабе 100 % нажмите кнопку 100%.
Одновременный просмотр различных частей листа. Разделение листа
Для того чтобы независимо просматривать и прокручивать различные части листа, можно разделить лист по горизонтали и по вертикали на отдельные области. Разделение листа на области позволяет просматривать различные части одного и того же листа друг рядом с другом и может оказаться полезным, например, при необходимости вставить данные из одной области большого листа в другую.
1. Наведите указатель мыши на вешку, расположенную в верхней части вертикальной полосы прокрутки или в правой части горизонтальной полосы прокрутки (рис. 3.7).
2. Когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, перетащите его вниз или влево.
7.png
Рис. 3.7.
Вешки разделения окна
Можно также выделить ячейку, относительно которой следует разделить лист, и нажать кнопку Разделить в группе Окно вкладки Вид.
Например, в таблице на рис. 3.8 можно просматривать в левой области листа данные столбцов A:D, а в правой части – K:Q. В верхней части можно просматривать данные строк 1:11, в то время как в нижних областях будут отображаться последние строки таблицы.
8.png
Рис. 3.8.
Таблица с разделением листа
При необходимости линии разделения листа можно перемещать перетаскиванием.
Для прекращения режима разделения листа следует нажать кнопку Разделить в группе Окно вкладки Вид.
Закрепление областей листа
Закрепление строк, столбцов и областей листа используется при просмотре больших таблиц для того, чтобы при прокрутке листа закрепленные строки и столбцы оставались в окне. Закреплять можно только строки, только столбцы или и строки и столбцы одновременно.
Для закрепления областей листа используют кнопку Закрепить области группы Окно вкладки Вид.
Обычно требуется закрепить верхнюю строку листа (названия столбцов таблицы) или первый столбец (названия строк таблицы).
1. Щелкните по кнопке Закрепить области.
2. В меню (рис. 3.9) выберите соответствующую команду.
9.png
Рис. 3.9.
Закрепление областей листа
Для закрепления произвольной области следует выделить ячейку ниже закрепляемой строки (строк) и правее закрепляемого столбца (столбцов) и в меню (см. рис. 3.9) выбрать команду Закрепить области.
Например, при работе с таблицей на рис. 3.10 на листе закреплена область столбцов с наименованием модели автомобиля и ценой (столбцы A и B) и строки с названиями столбцов таблицы (строка 1).
10.png
Рис. 3.10.
Таблица с закрепленной областью
Для отмены закрепления строк, столбцов или областей листа щелкните по кнопке Закрепить области, в меню выберите команду Снять закрепление областей.
Следует отметить, что одновременно разделить лист и закрепить области листа невозможно
Скрытие и отображение столбцов и строк
Временно ненужные для работы столбцы и строки листа можно скрыть.
1. Щелкните правой кнопкой мыши по заголовку столбца или строки. Если требуется скрыть несколько столбцов или строк, то следует их выделить.
2. В контекстном меню выберите команду Скрыть.

 

Например, в таблице (рис. 3.11) для работы временно не нужны столбцы D:G.
11.png
Рис. 3.11.
Таблица до скрытия столбцов
После скрытия этих столбцов таблица будет выглядеть так, как показано на рис. 3.12.
12.png
Рис. 3.12.
Таблица после скрытия столбцов
При просмотре листа всегда можно обнаружить факт скрытия столбцов или строк по нарушению последовательности заголовков (см. рис.3.12).
Для отображения скрытых столбцов можно выделить столбцы слева и справа от скрытых, щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любого выделенного столбца и выбрать команду контекстного меню Отобразить. Аналогично можно отобразить и скрытые строки.
Для отображения всех скрытых столбцов или строк необходимо выделить все ячейки листа. Затем для отображения скрытых столбцов необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любого столбца и выполнить команду контекстного меню Отобразить. А для отображения скрытых строк следует щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любой строки и выбрать команду контекстного меню Отобразить.
Скрыть столбец можно также перетаскиванием влево его правой границы между заголовками столбцов до тех пор, пока ширина столбца не будет равна нулю. Аналогично для скрытия строк можно перетаскивать вверх нижнюю границу строки.
Перемещение по документу Перемещение по книге
Для перехода к нужному листу книги достаточно щелкнуть мышью по соответствующему ярлыку листа в нижней части окна книги (рис.3.13).
13.png
Рис. 3.13.
Перемещение между листами книги
Если необходимый ярлык не отображен в строке ярлыков, то для перехода к ярлыку нужного листа можно воспользоваться кнопками прокрутки ярлыков, расположенными в левой части строки ярлыков (см. рис. 3.13).При этом прокручиваются только ярлыки, а не листы книги.
С целью увеличения числа отображаемых ярлыков листов можно перетащить вправо вешку ярлыков, расположенную между ярлыками и горизонтальной полосой прокрутки (см. рис. 3.13).
Можно просмотреть полный список листов книги.
1. Щелкните правой кнопкой мыши по любой кнопке прокрутки ярлыков.
2. В контекстном меню (рис. 3.14) выберите нужный лист.
14.png
Рис. 3.14.
Переход к произвольному листу книги
Если в книге более 15 листов, для перехода к листу, ярлык которого не отображается в контекстном меню, следует выбрать команду Все листы, а затем в диалоговом окне Переход к листу текущей книги выбрать нужный лист (рис. 3.15).
15.png
Рис. 3.15.
Выбор произвольного листа
Чтобы облегчить поиск нужных ярлыков, их можно пометить разными цветами.
1. Щелкните по ярлыку листа правой кнопкой мыши.
2. В контекстном меню выберите команду Цвет ярлычка, а затем выберите цвет в палитре цветов (рис. 3.16).
16.png
Рис. 3.16.
Выбор цвета ярлыка листа
Для последовательного перехода между листами можно использовать и клавиши клавиатуры. Комбинация клавиш Ctrl + PageUp – переход к листу, расположенному слева от активного листа, а Ctrl + PageDown – к листу, расположенному справа.
Перемещение по листу
С использованием мыши
Перейти к определенной ячейке листа можно с использованием мыши. Для этого достаточно навести на эту ячейку указатель мыши в виде белого креста и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.
С использованием клавиатуры
Для перехода к нужной ячейке можно использовать клавиатуру. Клавиши → и  ←производят переход на одну ячейку вправо или влево, а клавиши ↑ и ↓ – на одну ячейку вниз или вверх. Клавиши PageUp и PageDown – на один экран вниз или вверх. Клавиша Home переводит к первой ячейке строки.
Комбинация клавиш Ctrl + →производит переход к правому краю текущей области, Ctrl + ← – к левому краю, Ctrl + ↓– к нижнему краю, а Ctrl + ↑– к верхнему краю. Комбинация клавиш Ctrl + Home производит переход в начало листа, а Ctrl + End – переход в последнюю ячейку на листе, расположенную в самой нижней используемой строке крайнего справа используемого столбца. Комбинация клавиш Alt + PageUp производит переход на экран влево, а Alt + PageDown – на экран вправо.
С использованием средств MicrosoftExcel
Для перехода к ячейкам с определенным адресом, а также к именованным ячейкам и диапазонам следует использовать средства MicrosoftExcel.
Раскрывающийся список Имя в строке формул (рис.3.17) содержит имена ячеек и диапазонов ячеек. Достаточно открыть список и выбрать требуемое имя. Следует отметить, что именованные ячейки и диапазоны могут находиться на любом листе текущей книги.
Можно также ввести с использованием клавиатуры адрес нужной ячейки и нажать клавишу Enter
17.png
Рис. 3.17.
Переход к ячейкам с использованием списка Имя
Для перехода к конкретной ячейке можно также нажать кнопку Найти и выделить группы Редактирование вкладки Главная и в появившемся меню выбрать команду Перейти. Вместо выбора команды достаточно нажать клавишу клавиатуры F5. В диалоговом окне Переход (рис. 3.18) в списке Перейти к отображен список именованных ячеек и диапазонов, а также четырех последних ссылок, из которых использовалась команда Перейти. Можно выбрать необходимую ячейку или диапазон. Кроме того, необходимый адрес ячейки можно ввести в поле Ссылка.
18.png
Рис. 3.18.
Переход к ячейкам с использованием диалогового окна Переход
Выделение фрагментов документа
Большинство действий при работе с книгами выполняются с выделенными элементами:
листами, ячейками и диапазонами ячеек, диаграммами и т.д.
Выделение листов
Листы выделяют с использованием их ярлыков.
У выделенного листа цвет ярлыка ярче, чем у остальных листов.
Выделенным всегда является текущий лист.
Для выделения нескольких рядом расположенных листов щелкните мышью по ярлыку первого листа из группы, а затем при нажатой клавише Shift щелкните мышью по ярлыку последнего листа из группы.
Для выделения нескольких произвольно расположенных листов щелкните мышью по ярлыку первого листа из группы, а затем при нажатой клавише Ctrl щелкайте мышью по ярлыкам необходимых листов.
Для выделения всех листов книги щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку любого листа и в контекстном меню выберите команду Выделить все листы.
При выделении нескольких листов в заголовке окна MicrosoftExcel после имени файла появляется текст [Группа].
Для снятия выделения с группы листов щелкните мышью по ярлыку любого листа, не входящего в нее. Если выделены все листы книги, щелкните мышью по ярлыку любого листа. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку любого выделенного листа и в контекстном меню выбрать команду Разгруппировать листы.
Выделение фрагментов листов
Хотя бы одна ячейка на листе всегда выделена. Эта ячейка обведена толстой линией. Одиночный выделенный фрагмент листа также обведен толстой линией. Ячейки выделенного фрагмента затенены, кроме одной, как правило, самой левой верхней ячейки. Цвет шрифта, цвет заливки и рамок ячеек при выделении не изменяются (рис. 3.19).
19.png
Рис. 3.19.
Выделенный фрагмент листа
Для выделения элементов листа можно использовать мышь или клавиши клавиатуры или и то и другое одновременно.
Для выделения одной ячейки достаточно навести на нее указатель мыши в виде белого креста и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.
Для выделения диапазона смежных ячеек необходимо навести указатель мыши в виде белого креста на крайнюю ячейку выделяемого диапазона, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные ячейки. При описании диапазона смежных ячеек указывают через двоеточие левую верхнюю и правую нижнюю ячейки диапазона, например, А1:С12.
Для выделения нескольких несмежных ячеек нужно выделить первую ячейку, а затем каждую следующую – при нажатой клавише клавиатуры Ctrl. Точно так же можно выделить и несколько несмежных диапазонов. Первый диапазон выделяется обычным образом, а каждый следующий – при нажатой клавише клавиатуры Ctrl. При описании диапазона несмежных ячеек указывают через точку с запятой каждый диапазон, например, А1:С12; Е4:Н8.
Для выделения столбца листа достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку столбца. Для выделения нескольких смежных столбцов необходимо навести указатель мыши (в виде вертикальной черной стрелки, направленной вниз) на заголовок столбца, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные столбцы. При выделении несмежных столбцов следует выделить первый столбец или диапазон столбцов, а затем каждый следующий столбец или диапазон столбцов выделять при нажатой клавише клавиатуры Ctrl.
Строки на листе выделяют аналогично столбцам. Для выделения строки достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку строки. Для выделения нескольких смежных строк необходимо навести указатель мыши в виде горизонтальной черной стрелки, направленной вправо, на заголовок строки, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные строки. При выделении несмежных строк нужно выделить первую строку или диапазон строк, а затем каждую следующую строку или диапазон строк выделять при нажатой клавише клавиатуры Ctrl.
Для выделения всех ячеек листа необходимо один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по прямоугольнику левее заголовков столбцов (рис.3.20).
20.png
Рис. 3.20.
Выделение всех ячеек листа (кнопка Выделить все)
Выделять фрагменты листа можно перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише Shift. При этом можно использовать все известные комбинации клавиш для перехода по листу.
Кроме того, для выделения ячеек листа можно использовать также кнопку Найти и выделить группы Редактирование вкладки Главная.
1. Щелкните по кнопке Найти и выделить.
2. В меню (рис. 3.21) выберите признак, по которому необходимо выделить ячейки.
21.png
Рис. 3.21.
Выделение ячеек по какому-либо признаку
Для расширения возможностей выделения ячеек выберите в меню (см. рис. 3.21) команду Выделение группы ячеек. Установите необходимый переключатель и/или флажок в окне Выделение группы ячеек (рис. 3.22).
22.png
Рис. 3.22.
Выделение ячеек по какому-либо признаку
Отмена и возврат действий
Отмена действий
При работе в Excel существует возможность отмены действий, выполненных с книгами.
Для отмены последнего выполненного действия нажмите кнопку Отменить в Панели быстрого доступа (рис. 3.24).
23.png
Рис. 3.23.
Отмена последнего действия
Можно отменить сразу несколько последних действий.
1. Щелкните по стрелке кнопки Отменить (см. рис. 3.23).
2. Выберите действие, начиная с которого следует отменить все действия, расположенные выше него в списке (рис. 3.24). Возможно, для его поиска потребуется прокрутить список.
24.png
Рис. 3.24.
Отмена нескольких действий
В Excel допускается отмена не более чем 100 последних действий, причем учитываются все действия, произведенные во всех открытых книгах.
Некоторые действия, в первую очередь, связанные с листами, являются необратимыми, и отменить их нельзя.
Возврат действий
Отмененные действия можно вернуть. Для возврата последнего отмененного действия нажмите кнопку Вернуть в Панели быстрого доступа (см рис. 3.24).
Можно возвратить сразу несколько последних действий.
1. Щелкните по стрелке кнопки Вернуть (см. рис. 3.23).
2. Выберите действие, начиная с которого следует возвратить отмененные действия, расположенные выше в списке (рис. 3.25).
25.png
Рис. 3.25.
Возврат нескольких действий.

Ввод данных с использованием клавиатуры Общие правила ввода данных

Данные можно вводить непосредственно в ячейку или в строку формул.
1. Выделите ячейку.
2. Введите данные с клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку формул.
3. Подтвердите ввод.
Подтвердить ввод можно одним из трех способов: нажать клавишу Enter или Tab; нажать кнопку Ввод (галочка) в строке формул (рис. 4.1); выделить любую другую ячейку на листе (нельзя использовать при вводе формул).
1.png
Рис. 4.1.
Ввод данных с клавиатуры
При вводе неправильного символа его можно удалить. Для удаления символа слева от текстового курсора надо нажать клавишу BackSpace.
При вводе данных переводить текстовый курсор в ячейке клавишами клавиатуры нельзя. Это можно сделать только с использованием мыши. Необходимо навести указатель мыши и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.
По умолчанию все данные в ячейке вводятся одной строкой. Для перехода к новой строке (новому абзацу) в ячейке необходимо нажать клавишу Enter при нажатой клавише Alt (рис. 4.2).
2.png
Рис. 4.2.
Ввод данных в ячейку в две строки
Также текст в несколько строк в ячейке можно будет расположить при оформлении ячейки.
Для отказа от ввода данных в ячейку следует нажать клавишу Esc или кнопку Отмена (крестик) в строке формул (см. рис.4.1).
В ячейке может находиться до 32767 символов. Исключение составляют формулы. Длина записи для формулы – 8192 символа.
Одни и те же данные можно ввести одновременно в несколько различных ячеек одного листа. Для этого следует выделить ячейки, в которые необходимо ввести данные (не обязательно смежные), ввести данные и нажать клавиши Ctrl + Enter или, при нажатой клавише Ctrl, щелкнуть по кнопке Ввод в строке формул (см. рис. 4.1).
Одни и те же данные можно ввести одновременно в одноименные ячейки различных листов. Для этого следует выделить ярлыки листов, в которые необходимо ввести данные, ввести данные и подтвердить ввод.
Чтобы заполнить активную ячейку содержимым ячейки, расположенной выше (заполнить вниз), можно нажать комбинацию клавиш Ctrl + В. Чтобы заполнить содержимым ячейки, расположенной слева (заполнить вправо), можно нажать комбинацию клавиш Ctrl + К.
MicrosoftExcel обычно распознает вводимые в ячейку данные (текст, числа, даты, время) и автоматически устанавливает соответствующий формат данных.
Ввод текста
Если весь текст ячейки не помещается по ширине столбца, а ячейки справа не содержат данных, то текст отображается на листе на соседних ячейках справа (ячейка А1 на рис. 4.3). Если же ячейки справа содержат какие-либо данные, то весь текст на листе не отображается (ячейка А2 на рис. 4.3). При этом текст в строке формул отображается полностью.
3.png
Рис. 4.3.
Отображение текста в ячейках
При вводе текста нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис ( - ). Это может затруднить последующую работу с данными (сортировки, выборки и т. п.).
Использование автозавершения
При вводе текстовых данных в непрерывный ряд ячеек одного столбца можно воспользоваться автозавершением.
Если несколько первых символов, вводимых в ячейку, совпадают с символами записи, ранее введенной в этом столбце, то эта запись при вводе отображается в ячейке (рис. 4.4) и недостающая часть записи может быть введена автоматически. Для этого достаточно нажать клавишу Enter. Если же необходимо ввести другую информацию, то следует продолжать ввод данных. Автоматический ввод производится только для записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно.
4.png
Рис. 4.4.
Автозавершение ввода данных
Для ввода данных, уже имеющихся в ячейках данного столбца, можно выделить ячейку и нажать комбинацию клавиш Alt + или щелкнуть по ячейке правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка. В результате в ячейке откроется своеобразный раскрывающийся список (рис. 4.5), в котором отображены записи, уже имеющиеся в столбце. Необходимую для ввода запись можно выбрать щелчком мыши или перевести выделение клавишами клавиатуры и нажать клавишу Enter.
5.png
Рис. 4.5.
Выбор записи из списка
Следует отметить, что и автозавершение и выбор из списка эффективно работают только при условии, что данные в ячейках столбца составляют непрерывный ряд, а заполняемая ячейка находится непосредственно под ними. Если в ряде данных есть пустые ячейки, то будут использоваться только записи, расположенные ниже последней пустой ячейки.
Если заполняемая ячейка находится ниже любой пустой ячейки, то воспользоваться возможностью автозавершения не удастся.
Ввод чисел
При первоначальном вводе числа (до изменения ширины столбцов) в ячейку может отобразиться число из 11 цифр. При этом ширина столбца может автоматически увеличиться (ячейка А1 на рис.4.6). При вводе большего числа число будет отображено в экспоненциальном формате (ячейка В1 на рис. 4.6).
Если же ширина столбца была уменьшена и число не помещается в ячейке, то вместо числа в ячейке отображаются символы # (ячейка С1 на рис. 4.6). При этом число можно увидеть в строке формул или в виде всплывающей подсказки при наведении указателя мыши на ячейку. В ячейке число может быть отображено при увеличении ширины столбца или при уменьшении размера шрифта.
6.png
Рис. 4.6.
Отображение чисел в ячейке
Наибольшее число, которое можно ввести в ячейку составляет 9,99999999999999*10307.Точность представления чисел – 15 разрядов (значащих цифр).
При вводе с клавиатуры десятичные дроби от целой части числа отделяют запятой.
Можно вводить числа с простыми дробями. При вводе с клавиатуры простую дробь от целой части числа отделяют пробелом. В строке формул простая дробь отображается как десятичная (рис. 4.7).
7.png
Рис. 4.7.
Отображение простой дроби на листе и в строке формул
Для удобства представления больших чисел группы разрядов при вводе можно отделять пробелами. Например, число 12345678 можно ввести как 12 345 678. В строке формул при этом число будет отображаться без пробелов между разрядами (рис. 4.8).
8.png
Рис. 4.8.
Ввод чисел с разделителем разрядов
Группы разрядов числа (за исключением первой группы) должны обязательно включать три знака. В противном случае данные в ячейке не будут восприниматься как число. Формат с разделителем разрядов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода новой числовой информации (включая даты и время) к ней автоматически будет применяться установленный числовой формат. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.
В большинстве случаев следует вводить числа без указания размерности. В противном случае такая информация не воспринимается как число. Исключение составляет обозначение рубля (следует вводить число, а затем букву р с точкой), а также процентов (следует вводить число, а затем символ процента %). Обозначение рубля и процентов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода другого числа, к нему автоматически будет применяться установленное обозначение. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.
В отдельных случаях необходимо вводить числа, которые, по сути, являются текстом и не должны распознаваться как числа. Это могут быть, например, номера банковских счетов, номера телефонов, коды и артикулы, почтовые индексы, номера домов и квартир и т. п. Для того чтобы MicrosoftExcel автоматически назначал таким числам текстовый формат, перед числом необходимо ввести знак апострофа ('). Этот знак отображается только в строке формул, но не отображается в ячейке (рис. 4.9). Такая ячейка будет помечена в левом верхнем углу зеленым треугольником. При выделении такой ячейки слева может появляться кнопка Источник ошибки. Если ввод апострофа перед числом произведен специально, то следует щелкнуть по кнопке и выбрать команду Пропустить ошибку. Если апостроф перед числом введен ошибочно, то следует щелкнуть по кнопке и выбрать команду Преобразовать в число.
9.png
Рис. 4.9.
Число, введенное как текст
Например, только таким образом в ячейку можно ввести двадцатизначный номер счета. При вводе номера как обычного числа он будет округлен до 15 значащих цифр и преобразован в экспоненциальный формат.
Ввод дат и времени
MicrosoftExcel воспринимает даты начиная с 1 января 1900 года. Даты до 1 января 1900 года воспринимаются как текст. Наибольшая возможная дата – 31 декабря 9999 года.
Произвольную дату следует вводить в таком порядке: число месяца, месяц, год. В качестве разделителей можно использовать точку (.), дефис (-), дробь (/). При этом все данные вводятся в числовом виде. Точка в конце не ставится. Например, для ввода даты 12 августа 1918 года с клавиатуры в ячейку следует ввести:
12.8.1918 или
12-8-1918 или
12/8/1918.
При вводе года можно ограничиться двумя цифрами, если речь идет о датах с 1 января 1930 года по 31 декабря 2029 года. Например, для ввода даты 12 апреля 1961 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:
12.4.61 или
12-4-61 или
12/4/61.
Для дат текущего десятилетия год можно указывать одной цифрой. Например, для ввода даты 2 ноября 2002 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:
2.11.2 или
2-11-2 или 2/11/2.
Независимо от способа ввода, первоначально дата в ячейке отображается в полном формате (ячейки А1:А3 на рис. 4.10).
При вводе даты текущего года можно ограничиться вводом только числа месяца и месяца с использованием тех же разделителей. Например, для ввода даты 2 ноября сего года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:
2.11 или
2-11 или 2/11.
Но тогда и дата в ячейке первоначально будет отображена в кратком формате (ячейки В1:В3 на рис.4.10).
10.png
Рис. 4.10.
Отображение дат при вводе
Текущую дату можно ввести комбинацией клавиш Ctrl + Shift + 4.
Независимо от способа ввода и последующего форматирования дата в строке формул всегда отображается в полном формате: ДД.ММ.ГГГГ.
Время следует вводить в таком порядке: час, минуты, секунды. Впрочем, секунды вводить не обязательно. В качестве разделителей следует использовать двоеточие (:). Точка в конце не ставится. Например, для ввода времени 14 часов 12 минут 00 секунд в ячейку достаточно ввести: 14:12.
Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует ввести букву a или p (обязательно в английской раскладке клавиатуры), отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. После ввода время будет отображено с обозначением РМ (рис.4.11).
11.png
Рис. 4.11.
Отображение времени при вводе
Чтобы ввести текущее время, можно нажать комбинацию клавиш Ctrl + Shift + 6.
Ячейка может содержать одновременно дату и время. Для этого необходимо ввести дату, ввести пробел, а затем ввести время. Можно вводить и в обратной последовательности: сначала время, а потом дату, но пробел должен быть обязательно.
Формат даты (времени) запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода другой числовой информации, она автоматически будет приобретать вид даты (времени). Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.
Использование автозаполнения
Использование стандартных списков
Автозаполнение можно использовать для ввода в смежные ячейки одного столбца или одной строки последовательных рядов календарных данных (даты, дни недели, месяцы), времени, чисел, комбинаций текста и чисел. Кроме того, можно создать собственный список автозаполнения.
1. В первую из заполняемых ячеек введите начальное значение ряда.
2. Выделите ячейку.
3. Наведите указатель мыши на маркер автозаполнения (маленький черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки). Указатель мыши при наведении на маркер принимает вид черного креста.
4. При нажатой левой кнопке мыши перетащите маркер автозаполнения в сторону изменения значений. При перетаскивании вправо или вниз значения будут увеличиваться (рис.4.12 – рис. 4.13), при перетаскивании влево или вверх – уменьшаться.
12.png
Рис. 4.12.
Автозаполнение по столбцу с возрастанием
13.png
Рис. 4.13.
Автозаполнение по строке с возрастанием
По окончании перетаскивания рядом с правым нижним углом заполненной области появляется кнопка Параметры автозаполнения (рис.4.14).
14.png
Рис. 4.14.
Результат автозаполнения
При автозаполнении числовыми данными первоначально будут отображены одни и те же числа. Для заполнения последовательным рядом чисел необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке Параметры автозаполнения (см. рис. 4.14) и выбрать команду Заполнить (рис. 4.15).
15.png
Рис. 4.15.
Меню автозаполнения при работе с числами
Автозаполнение последовательным рядом чисел можно также получить, если маркер автозаполнения перетаскивать при нажатой клавише Ctrl.
Для выбора способа заполнения календарными рядами после перетаскивания необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке Параметры автозаполнения (см. рис. 4.14) и выбрать требуемый режим автозаполнения. В меню ряда календарных значений (рис. 4.16) можно выбрать следующие варианты заполнения:
Заполнить по рабочим дням – только рабочие дни без учета праздников;
Заполнить по месяцам – одно и то же число последовательного ряда месяцев;
Заполнить по годам – одно и то же число одного и того же месяца последовательного ряда лет.
16.png
Рис. 4.16.
Меню автозаполнения при работе с датами
Список примеров некоторых данных, для которых можно использовать автозаполнение, приведен в таблице. 

Начальное значение

Последующие значения

1

2

3

4

5

6

01.01.2004

02.01.2004

03.01.2004

04.01.2004

05.01.2004

06.01.2004

01.янв

02.янв

03.янв

04.янв

05.янв

06.янв

Понедельник

Вторник

Среда

Четверг

Пятница

Суббота

Пн

Вт

Ср

Чт

Пт

Сб

Январь

Февраль

Март

Апрель

Май

Июнь

Янв

Фев

Мар

Апр

Май

Июн

1 кв

2 кв

3 кв

4 кв

1 кв

2 кв

1 квартал

2 квартал

3 квартал

4 квартал

1 квартал

2 квартал

1 кв 2004                  2 кв 2004        3 кв 2004        4 кв 2004        1 кв 2005        2 кв 2005

1 квартал 2004

2 квартал

2004

3 квартал

2004

4 квартал

2004

1 квартал

2005

2 квартал

2005

2004 г

2005 г

2006 г

2010 г

2008 г

2009 г

2004 год

2005 год

2006 год

2010 год

2008 год

2009 год

8:00

9:00

10:00

11:00

12:00

13:00

Участок 1

Участок 2

Участок 3

Участок 4

Участок 5

Участок 6

1 стол

2 стол

3 стол

4 стол

5 стол

6 стол

1-й раунд

2-й раунд

3-й раунд

4-й раунд

5-й раунд

6-й раунд

Во всех этих случаях автозаполнение происходит рядом данных со стандартным шагом. При необходимости заполнения рядом данных с произвольным шагом необходимо в две смежные ячейки ввести два первых значения, затем выделить обе ячейки и перетащить маркер автозаполнения (рис. 4.17) при нажатой левой кнопке мыши.
17.png
Рис. 4.17.
Автозаполнение с произвольным шагом
Создание пользовательских списков
Для удобства работы можно создать собственный список автозаполнения.
1. Введите список в смежные ячейки одного столбца или одной строки
2. Выделите ячейки со списком.
3. Щелкните значок Кнопка MicrosoftOffice, а затем выберите команду Параметры Excel.
4.   В окне Параметры Excel выберите группу Основные. Нажмите кнопку Изменить списки.  В окне Списки убедитесь, что ссылка на ячейки в выделенном списке элементов отображается в поле Импорт списка из ячеек, и нажмите кнопку Импорт (рис. 4.18). Элементы выделенного списка будут добавлены в поле Списки, а его элементы будут отображаться в поле Элементы списка.
В окне Списки нажмите кнопку ОК.
В окне Параметры Excel нажмите кнопку ОК.
18.png
Рис. 4.18.
Создание списка автозаполнения
Для удаления созданного списка следует в окне Списки в поле Списки выделить ненужный список и нажать кнопку Удалить.
Правка содержимого ячеек
Замена содержимого
Для замены содержимого ячейки достаточно выделить ее, ввести новые данные и подтвердить ввод.
Следует иметь в виду, что при вводе некоторых типов числовых данных (даты, время, числа с разделителями разрядов, проценты и др.) автоматически устанавливается формат данных в ячейке. Ввод новых числовых данных вместо существовавших может привести к их неправильному отображению. Так, если в ячейке была ранее введена дата, то после ввода обычного числа MicrosoftExcel преобразует его в дату. Например, число 178 будет отображено как дата 26.06.1900. В этом случае следует очистить формат ячейки.
Редактирование содержимого
Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в ячейке или в строке формул.
При правке содержимого непосредственно в ячейке необходимо щелкнуть по ней два раза левой кнопкой мыши так, чтобы текстовый курсор начал мигать в ячейке, или выделить ячейку и нажать клавишу F2. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.
При правке содержимого ячейки в строке формул необходимо щелкнуть в строке формул левой кнопкой мыши так, чтобы в ней начал мигать текстовый курсор. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.
Для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора, следует нажать клавишу Delete, для удаления символа, стоящего слева от текстового курсора, – клавишу BackSpace. Для удобства работы в режиме редактирования ячейки можно выделять фрагменты текста. Для выделения одного слова достаточно дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Для выделения произвольного фрагмента следует провести по нему указателем мыши при нажатой левой кнопке мыши. Кроме того, фрагменты текста ячеек можно выделять перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише Shift.
Проверка правописания в документе
MicrosoftExcel позволяет проверять орфографию текста, введенного в ячейки, а также надписей на листе. Грамматическая и стилистическая проверка не производится. Орфографию можно проверять на всем листе или в выделенной области листа, например, только в некоторых столбцах или строках.
1. Во вкладке Рецензирование в группе Правописание нажмите кнопку Орфография.
2. При обнаружении орфографической ошибки появится диалоговое окно Орфография. В заголовке окна будет указан также язык проверки (рис. 4.19).
19.png
Рис. 4.19.
Выявленная орфографическая ошибка
3. В верхней части диалогового окна Орфография отображено ошибочное слово. В нижней части окна могут быть приведены правильные варианты написания слова (см. рис. 19).
4.   Для исправления ошибки нужно выбрать правильный вариант написания и нажать кнопку Заменить или Заменить все (см. рис. 4.19).
5.    Если в нижней части окна нет правильных вариантов написания слова, то ошибку следует исправлять самостоятельно. Это можно сделать в верхней части окна, после чего, в зависимости от вида ошибки, необходимо нажать кнопку Заменить или Заменить все.
Слово в документе может быть написано правильно, но оно отсутствует в словарях. Во избежание дальнейшего определения его как ошибочного, слово следует добавить во вспомогательный словарь. Для добавления слова в словарь нажмите кнопку Добавить (см. рис. 4.19).

Организация данных на листе Способы организации данных

Существует два способа организации данных на листе: таблица и список.
При организации данных в виде таблицы формируются строки и столбцы с записями, для которых в ячейку на пересечении строки и столбца помещаются данные. Например, на рис. 5.1 показана таблица уровня образования студентов по годам: годы размещены в строках, а количество студентов соответствующего уровня образования – в столбцах.
1.png
Рис. 5.1.
Табличный способ организации данных
Таблицы могут иметь весьма сложную структуру с несколькими уровнями записей в строках и столбцах.
Табличный способ обеспечивает, как правило, более компактное размещение данных на листе. Для данных, организованных табличным способом, удобнее создавать диаграммы; в отдельных случаях удобнее производить вычисления. С другой стороны, данные, организованные в виде таблицы, сложнее обрабатывать: производить выборки, сортировки и т. п.
Другой способ организации данных – список. Список – набор строк листа, содержащий однородные данные; первая строка содержит заголовки столбцов, остальные строки содержат однотипные данные в каждом столбце.
В виде списка можно представлять как данные информационного характера (номера телефонов, адреса и т. п.), так и данные, подлежащие вычислениям.
Представление данных в виде списка обеспечивает большее удобство при сортировках, выборках, подведении итогов и т. п. С другой стороны, в этом случае затруднено построение диаграмм, снижается наглядность представления данных на листе.
Одни и те же данные можно представить как в виде таблицы, так и в виде списка. Например, в списке на рис. 5.2 представлены данные, организованные как таблица на рис.5.1.
2.png
Рис. 5.2.
Организация данных в виде списка
Нет каких-либо конкретных рекомендаций по использованию того или иного способа организации данных на листе. В каждом случае оптимальный способ выбирают исходя из решаемых задач.
Поскольку термин "таблица" является более традиционным, здесь и далее массив данных будет называться таблицей, кроме тех случаев, когда способ организации имеет принципиальное значение.
Размещение данных
Как правило, на листе размещают одну таблицу.
Таблицу обычно помещают в левом верхнем углу листа. Первый столбец таблицы размещается в столбце А, соответственно следующие столбцы таблицы занимают следующие столбцы листа. Первая строка таблицы размещается в строке 1, соответственно следующие строки таблицы занимают следующие строки листа. При необходимости несколько первых строк листа могут быть заняты названием таблицы. Иное размещение затруднит печать таблицы.
При создании таблиц нельзя оставлять пустые столбцы и строки внутри таблицы.
Перемещение и копирование фрагментов листа
Перемещение и копирование перетаскиванием
Перемещать и копировать перетаскиванием можно одну ячейку, несколько смежных ячеек, столбец, несколько смежных столбцов, строку, несколько смежных строк.
1. Выделите фрагмент листа.
2. Наведите указатель мыши на любую границу этого фрагмента так, чтобы указатель выглядел в виде стрелки, повернутой влево-вверх (рис. 5.3).
3.png
Рис. 5.3.
Подвод указателя мыши
3. Нажмите на левую кнопку мыши и переместите фрагмент в другое место. Для копирования при этом следует держать нажатой клавишу Ctrl.
4. На листе будет выделена область, на которую перемещаются ячейки, а рядом с указателем мыши в виде всплывающей подсказки будет указан адрес предполагаемой вставки (рис. 5.4)
4.png
Рис. 5.4.
Копирование ячеек перетаскиванием
Следует обратить внимание, что при копировании данных на непустую ячейку старые данные в ней автоматически заменяются новыми. При перемещении данных на непустую ячейку выходит предупреждение. Для подтверждения замены следует нажать кнопку ОК, для отказа – кнопку Отмена.
Перемещение и копирование с использованием буфера обмена Стандартный режим
Перемещать и копировать с использованием буфера обмена можно любой диапазон выделенных ячеек.
1. Выделите перемещаемый (копируемый) фрагмент.
2. Для перемещения щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Вырезать или нажмите кнопку Вырезать группы Буфер обмена вкладки Главная. Для копирования щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Копировать или нажмите кнопку Копировать группы Буфер обмена вкладки Главная. Вырезанный или скопированный фрагмент будет выделен бегущим пунктиром.
3. Выделите ячейку, в которую перемещается (копируется) фрагмент (ячейку вставки). Нет необходимости выделять область вставки, достаточно одной ячейки (левая верхняя ячейка в области вставки). Ячейки вставляемого диапазона будут располагаться ниже и правее ячейки ставки.
4. Извлеките фрагмент из буфера на лист: щелкните правой кнопкой мыши по ячейке вставки и в контекстном меню выберите команду Вставить или нажмите кнопку Вставить группы Буфер обмена вкладки Главная.
После вставки вырезанный фрагмент на старом месте исчезает, а на новом месте появляется. Скопированный фрагмент после вставки на старом месте остается; остается и выделение бегущим пунктиром. Это означает, что этот фрагмент можно вставить еще раз в другое место. Чтобы убрать бегущий пунктир нажмите клавишу Esc.
После вставки ячеек при копировании правее и ниже области вставки появляется кнопка Параметры вставки (рис. 5.5), которую используют при выборе особенностей вставки. При перемещении ячеек кнопка не появляется.
5.png
Рис. 5.5. Меню кнопки Параметры вставки
Следует обратить внимание, что и при копировании, и при перемещении данных на непустую ячейку старые данные в ней автоматически заменяются новыми.
Добавление ячеек
При необходимости вставки ячеек между существующими ячейками, а не вместо них, следует щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке вставки и выбрать соответствующую команду контекстного меню: при перемещении – Вставить вырезанные ячейки, а при копировании – Вставить скопированные ячейки.
При вставке одной ячейки или диапазона ячеек, не образующего целую строку или целый столбец, выходит окно (рис. 5.6), в котором необходимо выбрать действие с существующими ячейками: сдвинуть их вправо или вниз.
6.png
Рис. 5.6.
Выбор направления сдвига при добавлении ячеек
Работа с буфером обмена MicrosoftOffice
В буфере обмена Office может одновременно храниться до 24 фрагментов. Для того чтобы использовать эту возможность, необходимо отобразить область задач Буфер обмена.
Для отображения области задач во вкладке Главная щелкните по значку группы Буфер обмена. В некоторых случаях эта область задач может появляться автоматически.
Область задач Буфер обмена в Excel 2010 обычно отображается в левой части окна (рис.
5.7). Для удобства границу между областью задач и документом можно перемещать влево или вправо.
7.png
Рис. 5.7.
Область задач Буфер обмена
В области задач отображаются все накопленные элементы (объекты). Для вставки любого элемента щелкните по нему мышью. Для вставки сразу всех элементов в том порядке, как они помещались в буфер обмена, нажмите кнопку Вставить все.
Отдельные элементы можно удалить из буфера обмена. Щелкните по элементу в области задач правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Удалить.
Для удаления сразу всех элементов нажмите в области задач кнопку Очистить все (см. рис.5.7).
Для скрытия области задач нажмите кнопку Закрыть в правом верхнем углу области.
Копирование с помощью специальной вставки
При копировании могут возникнуть и более сложные задачи: копирование из ячейки части информации; преобразование данных; установки связи между ячейками. Они решаются с использованием возможностей специальной вставки.
Для извлечения из буфера обмена фрагмента с помощью специальной вставки во вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку кнопки Вставить и в появившемся меню выберите один из способов (рис. 5.8).
8.png
Рис. 5.8.
Выбор способа вставки
Результаты выбора различных команд приведены в таблице. 

Команда меню

Результат выполнения

Формулы

Вставляются только формулы в том виде, в котором они вводятся в строку формул. Оформление не копируется

Вставить значения

Вставляются только значения скопированных ячеек. Оформление и формулы не копируются

Без рамок

Вставляется содержимое и оформление скопированных ячеек, за исключением границ

Транспонировать

Происходит преобразование данных. Ячейки строк вставляются как столбцы, ячейки столбцов вставляются как строки

Вставить связь

Данные вставляются в виде формул, связывающих диапазон вставки с копируемым диапазоном. Оформление не копируется

Для доступа к другим способам в меню (см. рис. 5.8) выберите команду Специальная вставка, в результате чего появится окно Специальная вставка (рис. 5.9).
9.png
Рис. 5.9.
Выбор параметров специальной вставки
Следует отметить, что с использованием специальной вставки можно вставить только последний из скопированных в буфер обмена фрагментов.
Копирование автозаполнением
Автозаполнение можно использовать для копирования на рядом расположенные ячейки.
Для копирования следует выделить ячейку с копируемыми данными и перетащить маркер автозаполнения по строке или столбцу (рис.5.10).
10.png
Рис. 5.10.
Копирование автозаполнением
В некоторых случаях вместо копирования может произойти автозаполнение последовательным рядом значений. В этом случае следует щелкнуть по значку автозаполнения и в меню выбрать команду Копировать ячейки (рис. 5.11).
10.png
Рис. 5.11. Копирование автозаполнением календарных данных
Добавление элементов таблицы Добавление столбцов и строк
Для добавления столбца (строки) можно щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца (строки) листа, на место которого вставляется новый, и в контекстном меню выбрать команду Вставить.
Можно также выделить любую ячейку, затем в группе Ячейки вкладки Главная щелкнуть по стрелке кнопки Вставить и выбрать требуемую команду (рис. 5.12).
12.png
Рис. 5.12.
Добавление столбцов или строк
Если выделить несколько столбцов или строк, то такое же число столбцов или строк будет добавлено.
Вставленный столбец (строка) повторяет оформление столбца, расположенного слева (строки, расположенной выше). Если требуется использовать оформление столбца, расположенного справа, или не требуется никакого оформления вообще, то после добавления столбца следует щелкнуть по значку Параметры добавления (рис. 5.13) и выбрать соответствующую команду в меню. Аналогично можно поступить при добавлении строк.
13.png
Рис. 5.13.
Выбор параметров добавления столбцов
Добавление ячеек
Добавление отдельных ячеек в таблицу используется весьма редко.
1.    Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке, на место которой вставляется новая, и в контекстном меню выберите команду Вставить. Можно также в группе Ячейки вкладки Главная щелкнуть по стрелке кнопки Вставить и выбрать соответствующую команду (см. рис. 5.12).
2.    В окне Добавление ячеек (рис. 5.14) выберите направления сдвига существующих ячеек.
14.png
Рис. 5.14.
Выбор направления сдвига ячеек при вставке
Вставленная ячейка повторяет оформление ячейки, расположенной слева или сверху (в зависимости от выбранного направления перемещения существующих ячеек). Если требуется использовать оформление ячейки, расположенной справа или снизу, или не требуется никакого оформления вообще, то после добавления строки следует щелкнуть по значку Параметры добавления и выбрать соответствующую команду в меню.
Удаление элементов таблицы Удаление столбцов и строк
Для удаления столбца или строки таблицы можно щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца или строки и в контекстном меню выбрать команду Удалить.
Можно также выделить любую ячейку, а затем в группе Ячейки вкладки Главная щелкнуть по стрелке кнопки Удалить и выбрать требуемую команду (рис. 5.15).
15.png
Рис. 5.15.
Удаление столбца (строки)
Если требуется удалить несколько столбцов или строк, то следует их выделить.
Невозможно удалять одновременно столбцы и строки.
Удаление ячеек
Удаление отдельных ячеек из таблицы, как и добавление, используется весьма редко.
1. Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и в контекстном меню выберите команду Удалить.
2. В окне Удаление ячеек выберите направления сдвига существующих ячеек.
Работа с листами Вставка листа
Чтобы быстро вставить новый лист после существующих листов, щелкните ярлык Вставить лист в нижней части экрана (рис. 5.16).
16.png
Рис. 5.16.
Вставка листа
Чтобы вставить новый лист перед существующим листом, выберите ярлык этого листа, в группе Ячейки вкладки Главная щелкните по стрелке кнопки Вставить и выберите команду Вставить лист (см. рис. 5.12). Если выделить несколько ярлыков листов, то вставится точно такое же количество новых листов.
Вставленный лист имеет имя "Лист…". После имени "Лист" стоит цифра. Если в книге нет других листов с именем "Лист", то новый лист будет иметь имя "Лист 1".
Вставку листов отменить невозможно.
Переименование листа
1. Дважды щелкните мышью по ярлыку листа, после чего имя листа будет выделено черным фоном. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа и в контекстном меню выбрать команду Переименовать.
2. Введите новое имя и для подтверждения нажмите клавишу Enter.
Имя листа не должно содержать более 31 символа. В именах можно использовать любые символы, кроме :(двоеточие) / \ [ ] ? *.
Переименование листов отменить невозможно.
Перемещение и копирование листа в текущей книге
Перемещение и копирование листа в пределах книги обычно производят перетаскиванием ярлыка листа вдоль линии ярлыков при нажатой левой кнопке мыши. Для копирования следует держать нажатой клавишу Ctrl. При этом будут перемещаться значок листа и метка вставки (рис. 5.17). При доведении метки вставки до нужной позиции в книге следует отпустить левую кнопку мыши.
17.png
Рис. 5.17.
Перемещение листа
При копировании создается новый лист, являющийся полной копией существующего.
Новому листу автоматически присваивается имя копируемого листа с добавлением цифры 2 в круглых скобках. Например, при копировании листа Зарплата будет создан новый лист Зарплата (2).
Перемещать и копировать можно не только один лист, но и группу листов.
Перемещение и копирование листов отменить невозможно.
Перемещение и копирование листа в другие книги
1.                  Щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку листа и в контекстном меню выберите команду Переместить/Скопировать.
2.                  В окне Переместить/Скопировать (рис. 5.18) в раскрывающемся списке выберите книгу, в которую будет перемещаться или копироваться лист, в списке перед листом можно выбрать место расположения вставляемого листа. Для копирования листа необходимо установить флажок Создавать копию.
18.png
Рис. 5.18.
Перемещение и копирование листов в другие книги
Лист перемещается или копируется в выбранную книгу, при этом именно эта книга становится активной (отображается в окне).
Если в списке выбрать (новая книга), то будет создана новая книга, содержащая только перемещенные или скопированные в нее листы.
Указанным способом можно перемещать и копировать листы и в текущей книге.
Перемещать и копировать в другую книгу можно не только один лист, но и группу листов.
Перемещение и копирование листов в другие книги отменить невозможно.
Удаление листов
Для удаления листа следует щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа и в контекстном меню выбрать команду Удалить.
Можно также в группе Ячейки вкладки Главная щелкнуть по стрелке кнопки Удалить и выбрать требуемую команду (см. рис.5.15).
Пустой лист будет удален безоговорочно. Если же на листе имеются какие-либо данные или когда-либо были какие-либо данные, при попытке удаления выйдет предупреждение (рис. 5.19). Для подтверждения удаления нажмите кнопку Удалить.
19.png
Рис. 5.19.
Предупреждения о наличии данных на удаляемых листах
Удалять можно не только один лист, но и группу листов. Удаление листов отменить невозможно.
Нельзя удалить лист, если он является единственным в книге.
Работа с элементами листа Изменение ширины столбцов
Произвольное изменение ширины
Ширина столбцов в MicrosoftExcel устанавливается количеством знаков стандартного шрифта, помещающихся в ячейке.
Первоначальная ширина столбцов обычно равна 8,43.Максимально возможная ширина столбца 255. При установке ширины столбца равной 0 столбец становится скрытым.
Ширину столбца можно изменить, перетащив его правую границу между заголовками столбцов. Например, для того чтобы изменить ширину столбца В, следует перетащить границу между столбцами В и С (рис.5.20). При этом во всплывающей подсказке отображается устанавливаемая ширина столбца (в знаках и пикселях).
20.png
Рис. 5.20.
Изменение ширины столбца перетаскиванием
Перетаскиванием можно изменять ширину сразу нескольких выделенных столбцов (не обязательно смежных). Ширина столбцов при этом будет одинаковой.
Можно установить точную ширину столбца.
1. Выделите любую ячейку столбца (или нескольких столбцов).
2. В группе Ячейки вкладки Главная щелкнуть по стрелке кнопки Формат и выберите команду Ширина столбца (рис. 5.21). Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и в контекстном меню выбрать команду Ширина столбца.
21.png
Рис. 5.21.
Переход к установке ширины столбца
3. В окне Ширина столбца (рис. 5.22) установите требуемую ширину.
22.png
Рис. 5.22.
Установка ширины столбца
Если необходимо изменить ширину всех столбцов в чистом листе, в группе Ячейки вкладки Главная щелкните по стрелке кнопки Формат, выберите команду Стандартная ширина и в окне Ширина столбца (см. рис. 5.22) установите требуемую ширину.
Подбор ширины
Для подбора ширины столбца по наибольшему содержимому какой-либо ячейки достаточно дважды щелкнуть мышью по правой границе этого столбца между заголовками столбцов. Например, для того чтобы подобрать ширину столбца В, следует дважды щелкнуть по границе между столбцами В и С (см. рис. 5.20). Если выделено несколько столбцов (не обязательно смежных), подбор ширины будет произведен сразу для всех столбцов.
Для подбора ширины столбца по содержимому конкретной ячейки следует выделить эту ячейку, в группе Ячейки вкладки Главная щелкнуть по стрелке кнопки Формат и выбрать команду Автоподбор ширины столбца (см. рис. 5.21).
Изменение высоты строк Произвольное изменение высоты
Высота строк в MicrosoftExcel устанавливается в специальных единицах – пунктах. 1 пункт (пт.) равен примерно 0,35 мм.
Первоначальная высота строк обычно равна 12,75.Максимально возможная высота строки 409,5 пт. При установке высоты строки равной 0 строка становится скрытой.
Высоту строки можно изменить, перетащив ее нижнюю границу между заголовками строк. Например, для того чтобы изменить высоту строки 2, следует перетащить границу между строками 2 и 3 (рис. 5.23). При этом во всплывающей подсказке отображается устанавливаемая высота строки.
23.png
Рис. 5.23.
Изменение высоты строки перетаскиванием
Перетаскиванием можно изменять высоту сразу нескольких выделенных строк (не обязательно смежных). Высота строк при этом будет одинаковой.
Можно установить точную высоту строк.
1. Выделите любую ячейку строки (или нескольких строк).
2. В группе Ячейки вкладки Главная щелкните по стрелке кнопки Формат и выберите команду Высота строки (см. рис. 5.21). Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку строки и в контекстном меню выбрать команду Высота строки.
3. В окне Высота строки (рис. 5.24) установите требуемую высоту.
24.png
Рис. 5.24.
Установка высоты строки
Подбор высоты
Для подбора высоты строки по наибольшему содержимому какой-либо ячейки достаточно дважды щелкнуть по нижней границе этой строки между заголовками строк. Например, для того чтобы подобрать высоту строки 1, следует дважды щелкнуть по границе между строками 1 и 2 (см. рис.5.23). Подбор высоты можно произвести и сразу для нескольких строк (не обязательно смежных). Для этого их необходимо выделить, а затем дважды щелкнуть по нижней границе любой выделенной строки.
Можно также выделить столбец или столбцы, для которых необходимо подобрать ширину, в группе Ячейки вкладки Главная щелкнуть по стрелке кнопки Формат и выбрать команду Ширина столбца (см. рис. 5.21).

О формулах Cтруктура формулы

Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления. Формула всегда начинается со знака равно (=). Формула может включать функции, ссылки на ячейки или имена, операторы и константы.
Например, в формуле
=СУММ(В2:В8)*30
СУММ() – функция;
В2 и В8 – ссылки на ячейки;
: (двоеточие) и * (звездочка) – операторы;
30 – константа.
Функции – заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке. Структура функции: имя функции, открывающая скобка, список аргументов, разделенных точками с запятой, закрывающая скобка. Аргументом функции может быть число, текст, логическое значение, массив, значение ошибки, ссылка на ячейку. В качестве аргументов используются также константы, формулы, или функции. В каждом конкретном случае необходимо использовать соответствующий тип аргумента.
Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые требуется использовать в формуле. Можно задавать ссылки на ячейки других листов текущей книги и на другие книги. Ссылки на ячейки других книг называются связями.
Оператором называют знак или символ, задающий тип вычисления в формуле. Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и ссылок.
Константой называют постоянное (не вычисляемое) значение. Формула и результат вычисления формулы константами не являются.
Операторы  Арифметические операторы
Арифметические операторы служат для выполнения арифметических операций, таких как сложение, вычитание, умножение. Операции выполняются над числами. Используются следующие арифметические операторы. 

Оператор

Значение

Пример

+ (знак плюс)

Сложение

A1+A2

– (знак минус)

Вычитание

Отрицание

A1-A2

-A1

* (звездочка)

Умножение

A1*A2

/ (косая черта)

Деление

A1/A2

% (знак процента)

Процент

50%

^ (крышка)

Возведение в степень 

A1^2

Операторы сравнения
Операторы сравнения используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ. 

Оператор

Значение

Пример

= (знак равенства)

Равно

(A1=B1)

> (знак больше)

Больше

(A1>B1)

< (знак меньше)

Меньше

(A1<B1)

>= (знак больше и равно)

Больше или равно 

(A1>=B1)

<= (знак меньше и равно)

Меньше или равно 

(A1<=B1)

<> (знак меньше и больше)

Не равно

(A1<>B1)

Текстовый оператор конкатенации
Текстовый оператор амперсанд (&) используется для объединения нескольких текстовых значений. 

Оператор

Значение

Пример

&

(амперсанд)

Объединение последовательностей знаков в одну последовательность

"Фамилия"&"Имя"&"Отчество"

Операторы ссылок
Операторы ссылок используют для описания ссылок на диапазоны ячеек. 

Оператор

Значение

Пример

: (двоеточие)

Ставится между ссылками на первую и последнюю ячейки диапазона

B5:B15

; (точка с запятой)

Оператор объединения

B5:B15;D5:D15

(пробел)

Оператор пересечения множеств, служит для ссылки на общие ячейки двух диапазонов

B7:D7 C6:C8

Создание и редактирование формул Ввод формул с клавиатуры
Формулы можно вводить с использованием клавиатуры и мыши при работе в любой вкладке Excel.
С использованием клавиатуры вводят операторы (знаки действий), константы, скобки и, иногда, функции. С использованием мыши выделяют ячейки и диапазоны ячеек, включаемые в формулу.
1.      Выделите ячейку, в которую требуется ввести формулу.
2.      Введите = (знак равенства).
3.      Выделите мышью ячейку, являющуюся аргументом формулы.
4.      Введите знак оператора.
5.      Выделите мышью ячейку, являющуюся вторым аргументом формулы.
6.      При необходимости продолжайте ввод знаков операторов и выделение ячеек.
7.      Подтвердите ввод формулы в ячейку: нажмите клавишу Enter или Tab или кнопку Ввод (галочка) в строке формул.
Например, необходимо создать формулу для расчета стоимости нескольких книг в ячейке D2 таблицы на рис. 6.1:
1.      выделите ячейку D2,
2.      введите знак =,
3.      щелкните мышью по ячейке В2,
4.      введите знак *,
5.      щелкните мышью по ячейке С2,
6.      6. нажмите клавишу Enter.
1.png
Рис. 6.1.
Ввод формулы с клавиатуры
При вводе с клавиатуры формула отображается как в строке формул, так и непосредственно в ячейке (см. рис. 6.1). Ячейки, использованные в формуле, выделены цветной рамкой, а ссылки на эти ячейки в формуле шрифтом того же цвета.
Создание формул с использованием мастера функций
Функция – стандартная формула, которая обеспечивает выполнение определенных действий над значениями, выступающими в качестве аргументов. Функции позволяют упростить формулы, особенно если они длинные или сложные. Функции используют не только для непосредственных вычислений, но также и для преобразования чисел, например для округления, для поиска значений, сравнения и т. д.
Для создания формул с функциями обычно используют группу Библиотека функций вкладки Формулы (рис. 6.2).
2.png
Рис. 6.2. Вкладка Формулы
1.      Выделите ячейку, в которую требуется ввести формулу.
2.      Щелкните по кнопке нужной категории функций в группе Библиотека функций и выберите нужную функцию.
3.      В окне Аргументы функции в соответствующем поле (полях) введите аргументы функции. Ссылки на ячейки можно вводить с клавиатуры, но удобнее пользоваться выделением ячеек мышью. Для этого поставьте курсор в соответствующее поле и на листе выделите необходимую ячейку или диапазон ячеек. Для удобства выделения ячеек окно Аргументы функции можно сдвинуть или свернуть. Текст, числа и логические выражения в качестве аргументов обычно вводят с клавиатуры. В качестве подсказки в окне отображается назначение функции, а в нижней части окна отображается описание аргумента, в поле которого в данный момент находится курсор. Следует иметь в виду, что некоторые функции не имеют аргументов.
4.      В окне Аргументы функции нажмите кнопку ОК.
Например, в таблице на рис. 6.3 в ячейке А6 необходимо создать формулу для округления до двух знаков после запятой значения в ячейке А5:
1.      выделите ячейку А6;
2.      щелкните по кнопке категории Математические в группе Библиотека функций и выберите функцию ОКРУГЛ (рис. 6.3);
3.png
Рис. 6.3.
Выбор функции
3.      в окне Аргументы функции (рис.6.4) установите курсор в поле Число и на листе выделите ячейку А4, затем установите курсор в поле Число разрядов и с клавиатуры введите число 2;
4.png
Рис. 6.4.
Ввод аргументов функции
4.      нажмите кнопку ОК.
Для вставки функции не обязательно использовать кнопки категорий функций в группе Библиотека функций. Для выбора нужной функции можно использовать мастер функций. Причем, это можно сделать при работе в любой вкладке.
1.      Нажмите кнопку Вставить функцию в строке формул.
2.      В окне Мастер функций: шаг 1 из 2 (рис. 6.5) в раскрывающемся списке Категория выберите категорию функции, затем в списке Выберите функцию выберите функцию.
3.      Нажмите кнопку ОК или дважды щелкните мышью по названию выбранной функции.
5.png
Рис. 6.5.
Выбор функции в Мастере функций
4. В появившемся окне Аргументы функции так же, как и в предыдущем случае (см. рис. 6.4) введите аргументы функции. Нажмите кнопку ОК.
Если название нужной функции неизвестно, можно попробовать найти ее. Для этого в поле Поиск функции диалогового окна Мастер функций: шаг 1 из 2 (рис. 6.6) введите назначение искомой функции и нажмите кнопку Найти. Найденные функции будут отображены в списке Выберите функцию.
6.png
Рис. 6.6.
Поиск функции
Имена функций при создании формул можно вводить с клавиатуры. Для упрощения процесса создания и снижения количества опечаток используйте автозавершение формул. 1. В ячейку или в строку формул введите знак "=" (знак равенства) и первые буквы используемой функции. По мере ввода список прокрутки возможных элементов отображает наиболее близкие значения. Значки указывают типы вводимых данных, такие как функция или ссылка на таблицу (рис. 6.7).
7.png
Рис. 6.7.
Ввод формулы с использованием автозавершения
2.      Выберите нужную функцию, для чего дважды щелкните по ней мышью.
3.      С использованием клавиатуры и мыши введите аргументы функции. Подтвердите ввод формулы.
Создание формул с использованием кнопки "Сумма"
Для быстрого выполнения некоторых действий с применением функций без запуска мастера функций можно использовать кнопку Сумма. Эта кнопка, помимо группы Библиотека функций вкладки Формулы (там она называется Автосумма), имеется также в группе Редактирование вкладки Главная.
Для вычисления суммы чисел в ячейках, расположенных непрерывно в одном столбце или одной строке, достаточно выделить ячейку ниже или правее суммируемого диапазона и нажать кнопку Сумма. Например, для вычисления суммы значений в ячейках В2:В13 в таблице на рис. 6.8 следует выделить ячейку В14 и нажать кнопку Автосумма.
8.png
Рис. 6.8.
Суммирование с использованием кнопки Сумма
Для подтверждения ввода формулы следует нажать клавишу Enter или еще раз нажать кнопку Сумма.
Для вычисления суммы произвольно расположенных ячеек следует выделить ячейку, в которой должна быть вычислена сумма, нажать на кнопку Сумма, а затем на листе выделить суммируемые ячейки и/или диапазоны ячеек. Для подтверждения ввода формулы следует нажать клавишу Enter или еще раз нажать кнопку Сумма.
Кроме вычисления суммы, кнопку Сумма можно использовать при вычислении среднего значения, определения количества числовых значений, нахождения максимального и минимального значений. В этом случае необходимо щелкнуть по стрелке кнопки и выбрать необходимое действие:
Среднее – расчет среднего арифметического;
Число – определение количества численных значений;
Максимум – нахождение максимального значения;
Минимум – нахождение минимального значения.
Например, для вычисления среднего значения в ячейках В2:В13 в таблице на рис. 6.9 следует выделить ячейку В14, затем щелкнуть по стрелке кнопки Сумма и выбрать действие Среднее.
9.png
Рис. 6.9.
Вычисление среднего значения с использованием кнопки Сумма
Редактирование формул
Ячейки с формулой можно редактировать так же, как и ячейки с текстовым или числовым значением: щелкнув мышью два раза по ячейке или в строке формул.
При редактировании ячейки, как и при вводе формулы, ссылки на ячейки и границы вокруг соответствующих ячеек выделяются цветом (см. рис. 6.1).
Для изменения ссылки на ячейки и/или диапазон ячеек достаточно перетащить цветную границу к новой ячейке или диапазону. Для того чтобы изменить размер диапазона ячеек, можно перетащить угол границы (рис. 6.10).
10.png
Рис. 6.10.
Изменения аргумента формулы
Для того чтобы заменить ссылку следует ее удалить, а затем выделить мышью новую ячейку или диапазон ячеек.
В формулу можно добавлять новые операторы и аргументы. Например, в существующую формулу в ячейку В14 в таблице на рис. 6.8 можно добавить оператор "/" (деление) и аргумент А20 (рис. 6.11).
11.png
Рис. 6.11.
Редактирование формулы
В процессе редактирования можно запускать мастер функций. Например, в существующую формулу в ячейку D2 в таблице на рис.6.1 можно добавить оператор "/" (деление) и в качестве аргумента округление значение ячейки А20. В этом случае после ввода знака "/" (деление) следует любым способом ввести функцию ОКРУГЛ и ее аргументы (рис. 6.12).
12.png
Рис. 6.12.
Использование мастера функций при редактировании формул
Перемещение и копирование формул
Перемещать и копировать ячейки с формулами можно точно так же, как и ячейки с текстовыми или числовыми значениями.
Кроме того, при копировании ячеек с формулами можно пользоваться возможностями специальной вставки. Это позволяет копировать только формулу без копирования формата ячейки.
При перемещении ячейки с формулой содержащиеся в формуле ссылки не изменяются. При копировании формулы ссылки на ячейки могут изменяться в зависимости от их типа (относительные или абсолютные).
Использование ссылок в формулах Ссылки на ячейки других листов и книг
При использовании в создаваемых формулах ссылок на ячейки других листов и книг в процессе создания формулы следует перейти на другой лист текущей книги или в другую книгу и выделить там необходимую ячейку.
При каждом переходе на другой лист, его имя автоматически добавляется к ссылке на ячейку. Имя листа и адрес ячейки разделены служебным символом ! (восклицательный знак).
Например, в формуле в ячейке D2 в таблице на рис.6.13 использована ячейка А4 листа Курс текущей книги.
13.png
Рис. 6.13.
Ссылка на ячейку другого листа текущей книги
При переходе к ячейке другой книги, имя файла в квадратных скобках автоматически добавляется к ссылке на ячейку. Например, в формуле в ячейке D2 в таблице на рис. 6.14 использована ячейка А4 листа Курс файла ЦБР.xlsx.
14.png
Рис. 6.14.
Ссылка на ячейку другой книги
Относительные и абсолютные ссылки
По умолчанию ссылки на ячейки в формулах относительные, то есть адрес ячейки определяется на основе расположения этой ячейки относительно ячейки с формулой. При копировании ячейки с формулой относительная ссылка автоматически изменяется. Именно возможность использования относительных ссылок и позволяет копировать формулы.
Например, при копировании автозаполнением ячейки D2 (рис. 6.15) на нижерасположенные ячейки, в ячейке D3 будет формула =В3*С3, в ячейке D4 будет формула =В4*С4 и т. д.
15.png
Рис. 6.15.
Копирование формул
В некоторых случаях использование относительных ссылок недопустимо. Например, в таблице на рис.6.16 при копировании ячейки Е2 на нижерасположенные ячейки ссылка на ячейки В2 и С2 должны изменяться, а ссылка на ячейку А20 должна оставаться неизменной.
16.png
Рис. 6.16.
Использование абсолютных ссылок
Для того чтобы ссылка на ячейку при копировании не изменялась, необходимо использовать абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка ячейки имеет формат $A$1, где $ – служебный символ, показывающий абсолютную ссылку.
Чтобы ссылка на ячейку была абсолютной, при вводе формулы после указания ссылки на ячейку следует нажать клавишу F4. Ссылку можно преобразовать из относительной в абсолютную и при редактировании ячейки с формулой. К заголовкам столбца и строки в адресе ячейки следует добавить служебный символ $. Например, для того чтобы ссылка на ячейку А20 стала абсолютной, необходимо ввести $А$20.
Ссылка может быть не только относительной или абсолютной, но и смешанной.
Ссылка формата A$1 является относительной по столбцу и абсолютной по строке, т.е. при копировании ячейки с формулой выше или ниже, ссылка изменяться не будет. А при копировании влево или вправо будет изменяться заголовок столбца.
Ссылка формата $A1 является относительной по строке и абсолютной по столбцу, т.е. при копировании ячейки с формулой влево или вправо ссылка изменяться не будет. А при копировании выше или ниже будет изменяться заголовок строки.
Например, в ячейке Е2 таблицы на рис. 6.16 достаточно было ввести смешанную ссылку G$2.
Использование трехмерных ссылок
Трехмерные ссылки используются при выполнении действий с данными из одной и той же ячейки или диапазона ячеек на нескольких листах одной книги. Трехмерная ссылка включает в себя ссылку на ячейку или диапазон, перед которой ставятся имена листов. При этом в формулу включаются все листы, хранящиеся между начальным и конечным именами, указанными в ссылке. Например, формула =СУММ(Июль:Сентябрь!С2) суммирует все значения, содержащиеся в ячейке С2 на всех листах в диапазоне от Июль до Сентябрь включительно (рис. 6.17).
17.png
Рис. 6.17.
Использование трехмерных ссылок
1.      Выделите ячейку, в которую нужно ввести функцию.
2.      Введите = (знак равенства), имя функции, а затем открывающую круглую скобку.
3.      Выделите ярлык первого листа, на который нужно создать ссылку.
4.      Удерживая нажатой клавишу Shift, выделите ярлык последнего листа, на который необходимо создать ссылку.
5.      Выделите диапазон ячеек, на которые нужно создать ссылку.
6.      Подтвердите ввод формулы.
Трехмерные ссылки могут быть использованы для создания ссылок на ячейки на других листах, определения имен и создания формул с использованием следующих функций:
СУММ, СРЗНАЧ, СЧЁТ, МАКС, МИН, ПРОИЗВЕД, и некоторых других
Использование имен ячеек и диапазонов Использование имен
Имя – слово или строка знаков, представляющих ячейку, диапазон ячеек, формулу или константу. Имена можно использовать в любом листе книги.
Присваивание имен
Имя можно присвоить ячейке или диапазону ячеек.
1. Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2. В группе Определенные имена вкладки Формулы нажмите кнопку Присвоить имя.
3. В окне Создание имени в поле Имя введите имя ячейки или диапазона (рис. 6.18).
18.png
Рис. 6.18.
Присвоение имени ячейке
4. Для задания области действия имени в поле со списком Область выберите Книга или имя листа в книге.
5. При желании в поле Примечание можно ввести примечание к имени, которое затем будет отображаться в окне Диспетчера имен.
Для удобства работы рекомендуется создавать имена короткие и хорошо запоминающиеся. Первый знак в имени должен быть буквой или знаком подчеркивания. Остальные знаки имени могут быть буквами, числами, точками и знаками подчеркивания. Пробелы не допускаются. Также не допускаются имена, которые имеют такой же вид, как и ссылки на ячейки, например, Z$100 или R1C1. В имени может быть больше одного слова. В качестве разделителей слов могут быть использованы знаки подчеркивания и точки, например: Год_2010 или Год.2010. Имя может содержать до 255 знаков. Имя может состоять из строчных и прописных букв, но Excel их не различает.
Имя можно присвоить формуле или постоянному значению (константе). Например, имя "Скидка", которому присвоено значение 33 процента, можно использовать в любом месте для вычисления цены со скидкой.
Для присвоения имени формуле или константе в поле Диапазон окна Создание имени следует ввести знак равенства (=) и формулу или константу (рис. 6.19).
19.png
Рис. 6.19.
Присвоение имени константе
Применение имен
При создании формул короткие имена можно вводить с клавиатуры.
Во избежание возможных ошибок при использовании имен в процессе создания формулы следует в группе Определенные имена вкладки Формулы щелкнуть кнопку Использовать в формуле и выбрать нужное имя в списке имен (рис. 6.20).
20.png
Рис. 6.20.
Вставка имени в формулу
Если нужное имя не отображается в списке, выберите команду Вставить имена (см. рис. 6.20), а затем в окне Вставка имени выберите вставляемое имя.
Имена ячеек являются абсолютными ссылками.
Удаление имени
Ненужное или ошибочное имя можно удалить.
1.      В группе Определенные имена вкладки Формулы нажмите кнопку Диспетчер имен.
2.      В окне Диспетчер имен выделите имя и нажните кнопку Удалить (рис. 6.21).
21.png
Рис. 6.21.
Удаление имени
Проверка ошибок Проверка ошибок при создании и редактировании формул Ошибки синтаксиса
В процессе создания и/или редактирования формул Excel обнаруживает ошибки синтаксиса формулы и приостанавливает дальнейшую работу.
При обнаружении лишних символов операторов, лишних или недостающих скобок и т. п. выводится сообщение об ошибке в окне предупреждения. Например, при вводе формулы в ячейку D2 в таблице на рис. 6.22 ошибочно введено два оператора (умножение и деление). В сообщение предлагается возможный вариант исправления ошибки. Чтобы принять его, следует нажать кнопку Да, для самостоятельного исправления ошибки следует нажать кнопку Нет.
22.png
Рис. 6.22.
Сообщение об ошибке во введенной формуле
При вводе формул с использованием мастера функций или их редактировании Excel обнаруживает недостаток или избыток аргументов. В этом случае появляется соответствующее окно (рис. 6.23). Следует нажать кнопку ОК, а затем внести исправления в формулу с клавиатуры или нажать кнопку Вставить функцию в строке формул и изменить аргументы функции в окне Аргументы функции (см. рис. 6.4).
23.png
Рис. 6.23.
Сообщение об ошибке в аргументах функции
Excel обнаруживает ошибки, связанные с циклическими ссылками. Циклической ссылкой называется последовательность ссылок, при которой формула ссылается (через другие ссылки или напрямую) сама на себя. Например, в диапазон аргументов формулы СУММ в ячейке В7 в таблице на рис. 6.24 включена ячейка В8. При обнаружении циклической ссылки выходит окно сообщения. Нажатие кнопки ОК не приведет к исправлению ошибки. Лучше нажать кнопку Отмена и внести исправления самостоятельно.
24.png
Рис. 6.24.
Сообщение о циклической ошибке
Ошибки в функциях и аргументах
Если формула содержит ошибку функции и/или аргумента, не позволяющую выполнить вычисления или отобразить результат, Excel отобразит сообщение об ошибке. В ячейке с ошибкой в формуле вместо результата вычисления отображается один из кодов ошибки, а в левом верхнем углу ячейки появляется индикатор ошибки (зеленый треугольник). При выделении ячейки с ошибкой рядом с ней появляется кнопка Источник ошибки. Если щелкнуть по кнопке, появится меню, в котором указан тип ошибки, а также команды действий для исправления ошибки (рис. 6.25).
25.png
Рис. 6.25.
Кнопка и меню кнопки Источник ошибки
Основные ошибки и некоторые возможные причины их появления приведены в таблице. 

Отображение в ячейке

Причина

Пример

#ЗНАЧ!

Использование недопустимого типа аргумента или операнда

В формулу вместо числа или логического значения (ИСТИНА или ЛОЖЬ) введен текст. Для оператора или функции, требующей одного значения, указывается диапазон.

#ДЕЛ/0!

Деление числа на 0 (ноль).

В формуле содержится явное деление на ноль (например, =А1/0).Используется ссылка на пустую ячейку или ячейку, содержащую 0 в качестве делителя

#ИМ?

Excel не может распознать имя, используемое в формуле

•       Используется имя ячейки или диапазона, которое не было определено.

•       Ошибка в написании имени ячейки или диапазона.

•       Ошибка в написании имени функции.

•       В ссылке на диапазон ячеек пропущено двоеточие (:)

•       В формулу введен текст, не

заключенный в двойные кавычки

#Н/Д

Значение недоступно функции или формуле

Не заданы один или несколько необходимых аргументов стандартной или пользовательской функции листа

#ССЫЛКА!

Ссылка на ячейку указана неверно

Ячейки, на которые ссылаются формулы, были удалены или в эти ячейки было помещено содержимое других скопированных ячеек.

#ЧИСЛО!

Неправильные числовые значения в формуле или функции.

•       В функции с числовым аргументом используется неприемлемый аргумент

•       Числовое значение результата вычисления формулы слишком велико или слишком мало, чтобы его можно было представить в Excel

#ПУСТО!

Задано пересечение двух областей, которые в действительности не имеют общих ячеек

Используется ошибочный оператор диапазона

Помимо критичных ошибок, при которых невозможно вычислить результат, Excel отображает сообщения и о возможных ошибках в формулах. В этом случае также появляется индикатор ошибки, но в ячейке отображается результат.
При выделении ячейки с ошибкой рядом с ней появляется кнопка Источник ошибки. Если щелкнуть по кнопке, появится меню, в котором указан тип ошибки, а также команды действий для исправления ошибки (рис. 6.26).
26.png
Рис. 6.26.
Кнопка и меню кнопки Источник ошибки
Если в формуле действительно имеется ошибка, следует исправить ее с помощью команды меню Источник ошибки или самостоятельно. Если же создана правильная формула, можно выбрать команду меню Пропустить ошибку. При этом индикатор ошибки исчезнет.
Трассировка связей между формулами и ячейками
Для удобства поиска причин ошибок, а также и в некоторых других случаях можно графически отобразить связь между ячейками в формуле.
Для отображения ячеек, входящих в формулу в качестве аргументов, необходимо выделить ячейку с формулой и нажать кнопку Влияющие ячейки в группе Зависимости формул вкладки Формулы. Если кнопка не отображается, щелкните сначала по стрелке кнопки Зависимости формул вкладки Формулы (рис.6.27).
27.png
Рис. 6.27.
Трассировка влияющих ячеек
Один щелчок по кнопке Влияющие ячейки отображает связи с ячейками, непосредственно определяющими результат вычисления. Если в этих ячейках также находятся формулы, то следующий щелчок отображает связи с ячейками, являющимися аргументами этих формул. И так далее.
Для отображения ячеек, в формулы которых входит какая-либо ячейка, ее следует выделить и нажать кнопку Зависимые ячейки в группе Зависимости формул вкладки Формулы. Если кнопка не отображается, щелкните сначала по стрелке кнопки Зависимости формул вкладки Формулы (рис.6.28).
28.png
Рис. 6.28.
Трассировка зависимых ячеек
Один щелчок по кнопке Зависимые ячейки отображает связи с ячейками, непосредственно зависящими от выделенной ячейки. Если эти ячейки также влияют на другие ячейки, то следующий щелчок отображает связи с зависимыми ячейками. И так далее.
Связи в пределах текущего листа отображаются синими стрелками. Связи с ячейками других листов и книг отображаются черными пунктирными линиями и значком листа. Красные стрелки показывают ячейки, вызывающие ошибки.
Для скрытия стрелок связей следует нажать кнопку Убрать все стрелки в группе Зависимости формул вкладки Формулы (см. рис. 6.27 или рис.6.28).
Организация вычислений Установка режима вычислений
По умолчанию MicrosoftExcel автоматически пересчитывает значения ячеек, которые зависят от других ячеек, содержащих изменившиеся значения. Этот тип пересчета позволяет избежать ненужных вычислений. Пересчет также производится при открытии книги.
Для выбора режима вычислений щелкните по кнопке Параметры вычислений в группе Вычисление вкладки Формулы и выберите нужный режим. Если кнопка не отображается, щелкните сначала по стрелке кнопки Зависимости формул вкладки Формулы (рис. 6.29).
29.png
Рис. 6.29.
Изменение режима вычислений
После этого для пересчета формул во всех листах текущей книги следует нажать кнопку Пересчет группы Вычисление вкладки Формулы (см. рис.6.29) или клавишу F9, а для пересчета формул только на текущем листе – кнопку Пересчет группы Произвести вычисления вкладки Формулы (см. рис. 6.29) или комбинацию клавиш Shift + F9.
Пересчет книг, созданных более ранними версиями MicrosoftExcel
Процесс первого открытия книги, созданной в старых версиях MicrosoftExcel, отличается от процесса открытия книги, созданной в текущей версии MicrosoftExcel, что позволяет проверить, правильно ли пересчитаны старые книги.
При открытии книги, созданной в текущей версии MicrosoftExcel, пересчитываются только формулы, которые зависят от измененных ячеек.
При открытии книги, созданной в более ранней версии MicrosoftExcel, все формулы в книге – и те, которые зависят от измененных ячеек, и все остальные – пересчитываются.
Это гарантирует полную оптимизацию книги для использования в текущей версии MicrosoftExcel.
При закрытии файла, созданного в старых версиях MicrosoftExcel, даже если в нем не производилось никаких действий, выходит предупреждение о пересчете формул (рис. 6.30). Для сохранения результатов пересчета следует нажать кнопку Да.
30.png
Рис. 6.30.
Предупреждение о пересчете формул
Поскольку полный пересчет требует больше времени, чем частичный, открытие книги, которая не была сохранена в формате текущей версии MicrosoftExcel, может потребовать больше времени. После сохранения книги в формате текущей версии MicrosoftExcel ее открытие будет происходить быстрее.

Математические вычисления О математических функциях

Математические функции используют при выполнении арифметических и тригонометрических вычислений, округлении чисел и в некоторых других случаях.
Суммирование Простая сумма
Для простейшего суммирования используют функцию СУММ.
Синтаксис функции: СУММ(А),
где A – список от 1 до 30 элементов, которые требуется суммировать. Элемент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки, текстовые или логические значения игнорируются.
Фактически данная функция заменяет непосредственное суммирование с использованием оператора сложения (+). Формула =СУММ(В2:В7), указанная в ячейке В8 (рис. 7.1), тождественна формуле =В2+В3+В4+В5+В6+В7.Однако есть и некоторые отличия. При использовании функции СУММ добавление ячеек в диапазон суммирования автоматически изменяет запись диапазона в формуле. Например, если в таблицу вставить строку, то в формуле будет указан новый диапазон суммирования. Аналогично формула будет изменяться и при уменьшении диапазона суммирования.
1.png
Рис. 7.1.
Простое суммирование
Выборочная сумма
Иногда необходимо суммировать не весь диапазон, а только ячейки, отвечающие некоторым условиям (критериям). В этом случае используют функцию СУММЕСЛИ.
Синтаксис функции: СУММЕСЛИ(А;В;С),
где A – диапазон вычисляемых ячеек.
В – критерий в форме числа, выражения или текста, определяющего суммируемые ячейки;
С – фактические ячейки для суммирования.
В тех случаях, когда диапазон вычисляемых ячеек и диапазон фактических ячеек для суммирования совпадают, аргумент С можно не указывать.
Можно суммировать значения, отвечающие заданному условию. Например, в таблице на рис. 7.2 суммированы только студенты по странам, при условии, что число студентов от страны превышает 200.
2.png
Рис. 7.2.
Выборочное суммирование
Можно суммировать значения, относящиеся к определенным значениям в смежных ячейках. Например, в таблице на рис. 7.3 суммированы только студенты, изучающие курсы со средней оценкой выше 4. Критерий можно ввести с клавиатуры или выбрать нужную ячейку на листе.
3.png
Рис. 7.3.
Выборочное суммирование
Умножение
Для умножения используют функцию ПРОИЗВЕД.
Синтаксис функции: ПРОИЗВЕД(А),
где A – список от 1 до 30 элементов, которые требуется перемножить. Элемент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки, текстовые или логические значения игнорируются.
Фактически данная функция заменяет непосредственное умножение с использованием оператора умножения (*). Так же как и при использовании функции СУММ, при использовании функции ПРОИЗВЕД добавление ячеек в диапазон перемножения автоматически изменяет запись диапазона в формуле. Например, если в таблицу вставить строку, то в формуле будет указан новый диапазон перемножения. Аналогично формула будет изменяться и при уменьшении диапазона.
Округление
Округление чисел особенно часто требуется при денежных расчетах. Например, цену товара в рублях, как правило, нельзя устанавливать с точностью более двух знаков после запятой. Если же в результате вычислений получается большее число десятичных разрядов, требуется округление. В противном случае накапливание тысячных и десятитысячных долей рубля приведет в итоге к ошибкам в вычислениях.
Для округления чисел можно использовать целую группу функций.
Наиболее часто используют функции ОКРУГЛ, ОКРУГЛВВЕРХ и ОКРУГЛВНИЗ.
Синтаксис функции: ОКРУГЛ(А;В),
где A – округляемое число;
В – число знаков после запятой (десятичных разрядов), до которого округляется число.
Синтаксис функций ОКРУГЛВВЕРХ и ОКРУГЛВНИЗ точно такой же, что и у функции ОКРУГЛ.
Функция ОКРУГЛ при округлении отбрасывает цифры меньшие 5, а цифры большие 5 округляет до следующего разряда. Функция ОКРУГЛВВЕРХ при округлении любые цифры округляет до следующего разряда. Функция ОКРУГЛВНИЗ при округлении отбрасывает любые цифры. Пример округления до двух знаков после запятой с использованием функций ОКРУГЛ, ОКРУГЛВВЕРХ и ОКРУГЛВНИЗ приведен на рис.7.4.
4.png
Рис. 7.4.
Округление до заданного количества десятичных разрядов
Функции ОКРУГЛ, ОКРУГЛВВЕРХ и ОКРУГЛВНИЗ можно использовать и для округления целых разрядов чисел. Для этого необходимо использовать отрицательные значения аргумента В.
Для округления чисел в меньшую сторону можно использовать также функцию ОТБР.
Синтаксис функции: ОТБР(А;В),
где A – округляемое число;
В – число знаков после запятой (десятичных разрядов), до которого округляется число.
Фактически функция ОТБР отбрасывает лишние знаки, оставляя только количество знаков, указанное в аргументе В.
Так же, как и функции ОКРУГЛ, ОКРУГЛВВЕРХ и ОКРУГЛВНИЗ, функцию ОТБР можно использовать для округления целых разрядов чисел. Для этого необходимо использовать отрицательные значения аргумента В.
Для округления числа до меньшего целого можно использовать функцию ЦЕЛОЕ.
Синтаксис функции: ЦЕЛОЕ(А),
где A – округляемое число.
Пример использования функции приведен на рис. 7.5.
5.png
Рис. 7.5.
Округление до целого числа
Для округления числа с заданной точностью можно использовать функцию ОКРУГЛТ.
Синтаксис функции: ОКРУГЛТ(А;В),
где A – округляемое число;
В – точность, с которой требуется округлить число.
Функция ОКРУГЛТ производит округление с избытком. Округление производится в том случае, если остаток от деления числа на точность больше или равен половине точности. Пример использования функции приведен на рис. 7.6.
6.png
Рис. 7.6.
Округления с заданной точностью
Наконец, для округления до ближайшего четного или нечетного числа можно использовать функции ЧЕТН и НЕЧЕТН, а для ближайшего кратного большего или меньшего числа – функции ОКРВЕРХ и ОКРВНИЗ.
Синтаксис функции: ЧЕТН(А),
где A – округляемое число.
Функция НЕЧЕТН имеет такой же синтаксис.
Обе функции округляют положительные числа до ближайшего большего четного или нечетного числа, а отрицательные – до ближайшего меньшего четного или нечетного числа.
Синтаксис функции ОКРВВЕРХ (А;В),
где A – округляемое число;
В – кратное, до которого требуется округлить.
Функция ОКРВНИЗ имеет такой же синтаксис.
Следует обратить внимание на различие в округлении и установке отображаемого числа знаков после запятой с использованием средств форматирования. При использовании числовых форматов изменяется только отображаемое число, а в вычислениях используется хранимое значение.
Возведение в степень
Для возведения в степень используют функцию СТЕПЕНЬ.
Синтаксис функции: СТЕПЕНЬ(А;В),
где A – число, возводимое в степень;
В – показатель степени, в которую возводится число.
Отрицательные числа можно возводить только в степень, значение которой является целым числом. В остальном ограничений на возведение в степень нет.
Для извлечения квадратного корня можно использовать функцию КОРЕНЬ.
Синтаксис функции: КОРЕНЬ(А),
где A – число, из которого извлекают квадратный корень.
Нельзя извлекать корень из отрицательных чисел.
Тригонометрические вычисления
В Microsoft Excel можно выполнять как прямые, так и обратные тригонометрические вычисления, то есть, зная значение угла, находить значения тригонометрических функций или, зная значение функции, находить значение угла.
Синтаксис всех прямых тригонометрических функций одинаков. Например, синтаксис функции SIN.
SIN(А),
где A – угол в радианах, для которого определяется синус.
Точно так же одинаков и синтаксис всех обратных тригонометрических функций.
Например, синтаксис функции АSIN
АSIN(А),
где A – число, равное синусу определяемого угла.
Следует обратить внимание, что все тригонометрические вычисления производятся для углов, измеряемых в радианах. Для перевода в более привычные градусы следует использовать функции преобразования (ГРАДУСЫ, РАДИАНЫ) или самостоятельно переводить значения используя функцию ПИ().
Функция ПИ() вставляет значение числа  (пи). Аргументов функция не имеет, но скобки после названия удалять нельзя.
Например, при необходимости рассчитать значение синуса угла, указанного в градусах, необходимо его умножить на ПИ()/180.
7.png
Рис. 7.7.
Вычисление тригонометрических функций для углов, указанных в градусах.
Преобразование чисел
Преобразование чисел может потребоваться при переводе углов из градусов в радианы и обратно, при определении абсолютной величины числа, при преобразовании арабских цифр в римские.
Для перевода значения угла, указанного в радианах, в градусы используют функцию ГРАДУСЫ.
Синтаксис функции: ГРАДУСЫ(А),
где А – угол в радианах, преобразуемый в градусы.
Для перевода значения угла, указанного в градусах, в радианы используют функцию
РАДИАНЫ.
Синтаксис функции: РАДИАНЫ(А),
где А – угол в градусах, преобразуемый в радианы.
Функции ГРАДУСЫ и РАДИАНЫ удобно использовать с тригонометрическими функциями. Например, при необходимости рассчитать значение синуса угла, указанного в градусах (рис. 7.8), или рассчитать в градусах значение арксинуса (рис. 7.9).
8.png
Рис. 7.8.
Вычисление тригонометрических функций для углов, указанных в градусах
9.png
Рис. 7.9.
Вычисление углов в градусах при использовании тригонометрических функций
Для определения абсолютной величины числа используют функцию ABS. Абсолютная величина числа – это число без знака.
Синтаксис функции: ABS(А),
где А – число, для которого определяется абсолютное значение.
Функция ABS часто применяется для преобразования результатов вычислений с использованием финансовых функций, которые в силу своих особенностей дают отрицательный результат вычислений. Например, при расчете стоимости инвестиции с использованием функции ПС результат получается отрицательным, поскольку эту сумму необходимо заплатить. Для преобразования результата в положительное число можно использовать функцию ABS (рис. 7.10).
10.png
Рис. 7.10.
Преобразование в положительное число
Для преобразования числа, записанного арабскими цифрами в число, записанное римскими цифрами, используют функцию РИМСКОЕ.
Синтаксис функции: РИМСКОЕ(А; В),
где А – число, записанное арабскими цифрами;
В – форма записи числа.
Если значение аргумента В не указано или указано число 0, то используется классическая форма записи римского числа. При значениях аргумента В от 1 до 4 используются различные формы упрощенной записи римских чисел.
Функцию РИМСКОЕ нельзя использовать для отрицательных чисел, а также для чисел больше 3999.
Комбинаторика
Для расчета числа возможных комбинаций (групп) из заданного числа элементов используют функцию ЧИСЛКОМБ.
Синтаксис функции: ЧИСЛКОМБ(А; В),
где А – число элементов;
В – число объектов в каждой комбинации.
Во вспомогательных расчетах в комбинаторике может потребоваться расчет факториала числа. Факториал числа – это произведение всех чисел от 1 до числа, для которого определяется факториал. Например, факториал числа 6 (6!) равен 1*2*3*4*5*6. Для расчета факториала используют функцию ФАКТР.
Синтаксис функции: ФАКТР(А),
где А – число, для которого рассчитывается факториал.
Факториал нельзя рассчитать для отрицательных чисел. Факториал числа 0 (ноль) равен 1. При расчете факториала дробных чисел десятичные дроби отбрасываются.
Генератор случайных чисел
В некоторых случаях на листе необходимо иметь число, которое автоматически и независимо от пользователя может принимать различные случайные значения.
Для создания такого числа используют функцию СЛЧИС (). Функция вставляет число, большее или равное 0 и меньшее 1. Новое случайное число вставляется при каждом вычислении в книге. Аргументов функция не имеет, но скобки после названия удалять нельзя.
Статистические вычисления О статистических функциях
Статистические функции используют при анализе данных. Использование большинства функций этой категории требует знания математической статистики и теории вероятностей.
Расчет средних значений
В самом простом случае для расчета среднего арифметического значения используют функцию СРЗНАЧ.
Синтаксис функции: СРЗНАЧ(А),
где A – список от 1 до 30 элементов, среднее значение которых требуется найти. Элемент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки, текстовые или логические значения игнорируются.
Если в диапазон, для которого рассчитывают среднее значение, попадают данные, существенно отличающиеся от остальных, расчет простого среднего арифметического может привести к неправильным выводам. В этом случае следует использовать функцию УРЕЗСРЕДНЕЕ. Эта функция вычисляет среднее, отбрасывая заданный процент данных с экстремальными значениями.
Синтаксис функции: УРЕЗСРЕДНЕЕ(А;В),
где A – список от 1 до 30 элементов, среднее значение которых требуется найти. Элемент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки, текстовые или логические значения игнорируются;
В – доля данных, исключаемых из вычислений.
Доля данных, исключаемых из вычислений указывается в процентах от общего числа данных. Например, доля 10 % означает, что из данных, содержащих 20 значений, отбрасываются 2 значения: одно наибольшее, другое – наименьшее. В таблице на рис. 7.11 величина брака по товару "Луна" (34 %) существенно отличается от остальных значений. Среднее арифметическое значение данных составляет 2,23 % (ячейка Е3), что дает несколько искаженную картину реальных значений. Расчет среднего значения с использованием функции УРЕЗСРЕДНЕЕ (ячейка Е4) дает более правильное представление о средних величинах брака в партиях товаров (0,58 %).
11.png
Рис. 7.11.
Расчет среднего значения с отбрасыванием заданного процента данных с экстремальными значениями
В некоторой степени представление о среднем значении множества данных дает медиана. Медиана – это число, которое является серединой множества чисел, то есть половина чисел имеют значения большие, чем медиана, а половина чисел имеют значения меньшие, чем медиана. Для расчета медианы используют функцию МЕДИАНА.
Синтаксис функции: МЕДИАНА(А),
где A – список от 1 до 30 элементов, среди которых требуется найти медиану. Элемент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки, текстовые или логические значения игнорируются.
Например, для данных таблицы на рис. 7.12 медиана составит 3,0% (ячейка Е3), в то время как среднее значение 4,0 % (ячейка Е2).
12.png
Рис. 7.12.
Расчет середины множества чисел
Для нахождения значения, которое не является средним, но наиболее часто встречается в множестве данных, используют функцию МОДА.
Синтаксис функции: МОДА(А),
где A – список от 1 до 30 элементов, среди которых требуется найти наиболее часто встречающееся значение. Элемент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки, текстовые или логические значения игнорируются.
Например, для данных таблицы на рис. 7.13 наиболее часто встречающееся значение (мода) составит 4% (ячейка Е3), в то время как среднее значение 2,8 % (ячейка Е2).
13.png
Рис. 7.13.
Нахождение наиболее часто встречающегося или повторяющегося значения
При расчете средних темпов изменения какого-либо параметра более верное представление дает не среднее арифметическое, а среднее геометрическое значение. Особенно удобно пользоваться средним геометрическим значением при расчете средних темпов роста производства, среднего процента по вкладу и т. д. Для расчета среднего геометрического значения используют функцию СРГЕОМ.
Синтаксис функции: СРГЕОМ(А),
где A – список от 1 до 30 элементов, среднее геометрическое значение которых требуется найти. Элемент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки, текстовые или логические значения игнорируются.
Например, для данных таблицы на рис. 7.14 средний прирост реализации (среднее геометрическое) составит 3,46 % (ячейка Е3), в то время как среднее значение 4,33 % (ячейка Е2).
14.png
Рис. 7.14.
Расчет среднего геометрического
Нахождение крайних значений
Для нахождения крайних (наибольшего или наименьшего) значений в множестве данных используют функции МАКС и МИН.
Синтаксис функции МАКС:
МАКС(А),
где A – список от 1 до 30 элементов, среди которых требуется найти наибольшее значение. Элемент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки, текстовые или логические значения игнорируются.
Функция МИН имеет такой же синтаксис, что и функция МАКС.
Функции МАКС и МИН только определяют крайние значения, но не показывают, в какой ячейке эти значения находятся.
В тех случаях, когда требуется найти не самое большое (самое маленькое) значение, а значение, занимающее определенное положение в множестве данных (например, второе или третье по величине), следует использовать функции НАИБОЛЬШИЙ или
НАИМЕНЬШИЙ.
Синтаксис функции НАИБОЛЬШИЙ:
НАИБОЛЬШИЙ(А; В),
где A – список от 1 до 30 элементов, среди которых требуется найти значение. Элемент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки, текстовые или логические значения игнорируются;
В – позиция (начиная с наибольшей) в множестве данных. Если требуется найти второе значение по величине, то указывается позиция 2, если третье, то позиция 3 и т. д.
Функция НАИМЕНЬШИЙ имеет такой же синтаксис, что и функция НАИБОЛЬШИЙ.
Например, для данных таблицы на рис. 7.15 второе по величине значение составит 12 % (ячейка Е1), а второе из наименьших – 2 % (ячейка Е2).
15.png
Рис. 7.15.
Нахождение значений по относительному местоположению
Расчет количества ячеек
Для определения количества ячеек, содержащих числовые значения, можно использовать функцию СЧЕТ.
Синтаксис функции: СЧЕТ(А),
где A – список от 1 до 30 элементов, среди которых требуется определить количество ячеек, содержащих числовые значения. Элемент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки, текстовые или логические значения игнорируются.
Например, в таблице на рис. 7.16 числовые значения в диапазоне А1:В17 содержат 12 ячеек.
16.png
Рис. 7.16.
Расчет количества ячеек, содержащих числа
Если требуется определить количество ячеек, содержащих любые значения (числовые, текстовые, логические), то следует использовать функцию СЧЕТЗ.
Синтаксис функции: СЧЕТЗ(А),
где A – список от 1 до 30 элементов, среди которых требуется определить количество ячеек, содержащих любые значения. Элемент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки игнорируются.
Наоборот, если требуется определить количество пустых ячеек, следует использовать функцию СЧИТАТЬПУСТОТЫ.
Синтаксис функции: СЧИТАТЬПУСТОТЫ(А),
где А – список от 1 до 30 элементов, среди которых требуется определить количество пустых ячеек. Элемент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой.
Ссылки на ячейки с нулевыми значениями игнорируются.
Можно также определять количество ячеек, отвечающих заданным условиям. Для этого используют функцию СЧЕТЕСЛИ.
Синтаксис функции: СЧЕТЕСЛИ(А;В) ,
где А – диапазон проверяемых ячеек;
В – критерий в форме числа, выражения или текста, определяющего суммируемые ячейки;
Можно найти количество ячеек со значениями, отвечающими заданному условию. Например, в таблице на рис. 7.17 подсчитано количество партий, объем которых превышает 15. Можно найти количество ячеек со значениями, соответствующими заданному. Например, в таблице на рис. 7.18 подсчитано количество партий, относящихся к товару "Луна".
17.png
Рис. 7.17.
Расчет количества ячеек, отвечающих заданным условиям
18.png
Рис. 7.18.
Расчет количества ячеек, отвечающих заданным условиям
Работа с базами данных О функциях для работы с базами данных
Под базой данных в Microsoft Excel понимают таблицу, организованную по строкам и столбцам. В Microsoft Excel включены функции, используемые для анализа данных из списков или баз данных.
Таблица (база данных) для удобства использования функций должна быть оформлена соответствующим образом. Пример оформления базы данных приведен на рис.7.19.
19.png
Рис. 7.19.
Пример таблицы, организованной для работы с функциями баз данных
Любая из функций работы с базами данных использует три аргумента:
•       А – база данных – интервал ячеек, формирующих список или базу данных. База данных представляет собой список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы – полями. Верхняя строка списка содержит названия всех столбцов. На рис.7.19 база данных – интервал ячеек А5:H11;
•       В – поле – столбец, используемый функцией. Аргумент "поле" может быть задан как ячейка или как текст с названием столбца в двойных кавычках. На рис. 7.19 поля – ячейки А1, В1, С1, D1 и т. д. или названия столбцов: "Товар", "Партия", "Цена", "Затраты" и т.д.;
•       С – критерий – интервал ячеек, который содержит задаваемые условия. Любой интервал, который содержит по крайней мере одно название столбца и по крайней мере одну ячейку под названием столбца с условием, может быть использован как аргумент "критерий". В таблице на рис. 7.19 для критериев выделен интервал ячеек А1:H3.
Практически все функции для работы с базами данных имеют свои аналоги в категориях "Математические" и "Статистические". Отличие их в том, что они позволяют легко и просто производить выборки необходимых данных из базы и производить вычисления только выбранных данных.
Использование функций для работы с базами данных
Использование функций для работы с базами данных можно рассмотреть на примере суммирования. Для суммирования выбранных данных из базы данных используют функцию БДСУММ.
Например, в базе данных (см. рис. 7.19) необходимо суммировать затраты только на товары, объем партии которых меньше 40. При создании формулы (рис. 7.20) следует указать ячейки базы данных (А5:Н11), ячейку поля, по которому суммируются данные (D5) и ячейки критерия (В1:В2).
20.png
Рис. 7.20.
Суммирование с одним условием по одному столбцу
Можно использовать более сложные критерии. Например, в базе данных на рис.7.21 суммированы затраты только на товар "Марс", объем партии которого меньше 40.
21.png
Рис. 7.21.
Суммирование с двумя условиями по двум столбцам
Или, например, в базе данных на рис. 7.22 суммированы затраты только на товары, объем партии которых меньше 40, но больше 30.
22.png
Рис. 7.22.
Суммирование с двумя условиями по одному столбцу
Аналогично функции БДСУММ можно использовать и другие функции для работы с базами данных.

Финансовые вычисления О финансовых функциях

Финансовые функции используют в планово-экономических расчетах. Всего в категории
"Финансовые" имеется 53 функции.
Расчет амортизационных отчислений
Для расчета амортизационных отчислений необходимо знать, по крайней мере, три параметра:
1.      начальная стоимость имущества;
2.      остаточная стоимость по окончании эксплуатации;
3.      продолжительность эксплуатации.
Для расчета амортизационных отчислений могут быть использованы различные принципы и методики. В зависимости от этого могут быть применены и различные функции.
Линейный метод
В простейшем случае амортизация разносится равномерно на каждый год эксплуатации имущества. Для расчета величины амортизационных отчислений в этом случае используют функцию АПЛ.
Синтаксис функции:
АПЛ(А;В;С),
где A – начальная стоимость имущества;
В– остаточная стоимость имущества;
C – продолжительность эксплуатации.
Например, приобретено оборудование стоимостью 97000 руб. Продолжительность эксплуатации оборудования – 8 лет. Остаточная стоимость – 7500 руб. Величина амортизационных отчислений составит 11187,50 руб. за каждый и любой год эксплуатации (рис. 8.1).
1.png
Рис. 8.1.
  Расчет амортизационных отчислений линейным методом
Метод "суммы чисел"
В более сложном случае необходимо учитывать, что стоимость имущества в процессе его эксплуатации уменьшается. Следовательно, с каждым годом эксплуатации должны уменьшаться и амортизационные отчисления. Однако суммарно величина амортизационных отчислений должна составить разницу между начальной и остаточной стоимостью имущества. Для расчета величины амортизационных отчислений в этом случае используют функцию АСЧ.
Синтаксис функции:
АСЧ(А;В;С;D),
где A – начальная стоимость имущества;
В– остаточная стоимость имущества;
C – продолжительность эксплуатации;
D – год, для которого рассчитывается величина амортизационных отчислений. Например, приобретено оборудование стоимостью 100000 руб. Продолжительность эксплуатации оборудования – 8 лет. Остаточная стоимость – 12000 руб. Величина амортизационных отчислений за первый год эксплуатации составит 19 555,56 руб., за второй год – 17 111,11 руб. и т. д. (рис. 8.2).
2.png
Рис. 8.2.
  Расчет амортизационных отчислений методом "суммы чисел"
Метод двойного уменьшения остатка
Метод двойного уменьшения остатка вычисляет амортизацию, используя увеличенный коэффициент. Амортизация максимальна в первый период, в последующие периоды уменьшается. Для расчета величины амортизационных отчислений в этом случае используют функцию ДДОБ.
Синтаксис функции:
ДДОБ(А;В;С;D;Е),
где A – начальная стоимость имущества;
В– остаточная стоимость имущества;
C   – продолжительность эксплуатации;
D – год, для которого рассчитывается величина амортизационных отчислений;
E    – коэффициент, учитывающий процентную ставку снижающегося остатка. Если коэффициент опущен, то он полагается равным 2.
Например, приобретено оборудование стоимостью 100000 руб. Продолжительность эксплуатации оборудования – 8 лет. Остаточная стоимость – 12000 руб. Величина амортизационных отчислений за первый год эксплуатации составит 25000 руб., за второй год – 18 750,00 руб. и т. д. (рис. 8.3, рис. 8.1).
3.png
Рис. 8.3.
Расчет амортизационных отчислений методом двойного уменьшения остатка
При другом значении коэффициента уменьшения остатка, получатся другие значения амортизационных отчислений. Например, при уменьшении остатка в три раза, величина амортизационных отчислений за первый год эксплуатации составит 37500 руб., за второй год – 23 437,50 руб. и т. д. (рис. 8.4, рис. 8.1).
4.png
Рис. 8.4.
Расчет амортизационных отчислений методом тройного уменьшения остатка
Метод фиксированного уменьшения остатка
В тех случаях, когда имущество приобретается в середине года и необходимо рассчитывать амортизацию за несколько месяцев первого календарного года эксплуатации, а также за несколько месяцев последнего календарного года эксплуатации, следует применять функцию ФУО.
Синтаксис функции
ФУО(А;В;С;D;Е),
где A – начальная стоимость имущества
В– остаточная стоимость имущества;
C   – продолжительность эксплуатации;
D – год, для которого рассчитывается величина амортизационных отчислений;
E   – месяцы первого календарного года эксплуатации.
Например, приобретено оборудование стоимостью 100000 руб. Продолжительность эксплуатации оборудования – 8 лет. Остаточная стоимость – 12000 руб. Величина амортизационных отчислений за три месяца первого календарного года эксплуатации составит 5 825,00 руб., за второй год – 21 942,78 руб. и т. д. За девять месяцев последнего (девятого) года эксплуатации – 2 569,92 руб. (рис.8.5).
5.png
Рис. 8.5.
  Расчет амортизационных отчислений методом фиксированного уменьшения остатка
К сожалению, часто эта функция дает некоторую погрешность в вычислениях.
Расчет амортизации для любого выбранного периода
При необходимости расчета амортизационных отчислений за любой произвольный период эксплуатации имущества следует использовать функцию ПУО.
Синтаксис функции
ПУО(А;В;С;D;Е;F;G),
где A – начальная стоимость имущества;
В– остаточная стоимость имущества;
C – продолжительность эксплуатации;
D – начальный период, для которого рассчитывается величина амортизационных отчислений;
E   – конечный период, для которого рассчитывается величина амортизационных отчислений;
F   – коэффициент, учитывающий процентную ставку снижающегося остатка. Если коэффициент опущен, то он полагается равным 2;
G – логическое значение, определяющее, следует ли использовать линейную амортизацию в том случае, когда амортизация превышает величину, рассчитанную методом снижающегося остатка. Если аргумент G имеет значение ЛОЖЬ или опущен, используется метод начисления линейной амортизации, если амортизация больше величины, рассчитанной методом снижающегося остатка. Если аргумент G имеет значение ИСТИНА, метод начисления линейной амортизации не используется, даже если амортизация больше величины, вычисленной методом снижающегося остатка.
Например, приобретено оборудование стоимостью 100000 руб. Продолжительность эксплуатации оборудования – 8 лет. Остаточная стоимость – 12000 руб. Величина амортизационных отчислений со второго по пятый годы эксплуатации включительно составит 32 519,53 руб. (рис. 8.6).
6.png
Рис. 8.6.
  Расчет амортизации для любого выбранного периода (двойное уменьшение остатка)
Анализ инвестиций
Использование сложных процентов необходимо при вычислении доходности вкладов (инвестиций), сумм платежей по кредитам, сумм страховых платежей и т. п.
Во всех этих случаях для расчета необходимо знать, по крайней мере, три параметра:
1.      процентная ставка за период;
2.      общее число периодов платежей;
3.      выплата, производимая в каждый период или общая сумма.
Расчет суммы вклада (величины займа)
В зависимости от порядка расчетов могут быть различные функции. В простейших случаях для расчета можно использовать функцию БС. Эта функция вычисляет для будущего момента времени величину вложения, которое образуется в результате единовременного вложения и/или регулярных периодических вложений под определенный процент. Эту же функцию можно использовать для вычисления возможной величины займа под определенный процент, при определенных регулярных периодических выплатах по погашению займа.
Синтаксис функции
БС(А;В;С;D;Е),
где A – процентная ставка за период;
В– общее число платежей;
C – выплата, производимая в каждый период и не меняющаяся за все время выплаты;
D – требуемое значение будущей стоимости или остатка средств после последней выплаты. Если аргумент опущен, он полагается равным 0 (будущая стоимость займа, например, равна 0);
E   – число 0 или 1, обозначающее, когда должна производиться выплата. 0 или опущен – в конце периода, 1 – в начале периода.
При создании формулы следует устанавливать одинаковую размерность периода для процентной ставки и числа платежей. Например, если платежи производятся один раз в год, то и процентная ставка должна быть дана в годовом исчислении, а если платежи производятся ежемесячно, то должна быть задана месячная процентная ставка.
Все аргументы, означающие денежные средства, которые должны быть выплачены (например, сберегательные вклады), представляются отрицательными числами; денежные средства, которые должны быть получены (например, дивиденды), представляются положительными числами.
При создании формулы не обязательно указывать все аргументы функции. Вместо отсутствующего аргумента в строке формул должна быть точка с запятой.
Например, необходимо рассчитать будущую сумму вклада в сумме 1000 руб., внесенного на 10 лет с ежегодным начислением 10% (рис. 8.7). Или будущую сумму вклада при тех же условиях, но с ежегодным внесением 1000 руб. (рис.8.8).
7.png
Рис. 8.7.
Расчет величины вклада с начальным взносом
8.png
Рис. 8.8.
Расчет величины вклада с начальным взносом при регулярном пополнении
Результат вычисления: в первом случае - 2593,74 руб., во втором - 18531,17руб.
Или, необходимо рассчитать будущую сумму вклада при ежемесячном внесении 200 руб. в течение 8 лет с ежегодным начислением 6%. Начальный вклад равен 0 (рис. 8.9).
9.png
Рис. 8.9.
Расчет величины вклада без начального взноса при регулярном пополнении
Результат вычисления – 24 565, 71 руб.
Эту же формулу (см. рис. 8.9) можно использовать и для расчета величины возможного займа. Например, требуется рассчитать, какую сумму можно занять на 8 лет под 6% годовых, если есть возможность выплачивать ежемесячно по 200 руб. Результат будет тот же самый – 24 565,71 руб. Расчет стоимости инвестиции
В зависимости от порядка расчетов могут быть различные функции. В простейших случаях для расчета можно использовать функцию ПС. Эта функция вычисляет для текущего момента времени необходимую величину вложения под определенный процент для того чтобы в будущем единовременного получить и/или периодически получать заданную сумму (доход).
Синтаксис функции
ПС(А;В;С;D;Е), где
A – процентная ставка за период.
В– общее число платежей.
C – выплата, производимая в каждый период и не меняющаяся за все время выплаты.
D – значение будущей стоимости или остатка средств после последней выплаты. Если аргумент опущен, он полагается равным 0.
E   – число 0 или 1, обозначающее, когда должна производиться выплата. 0 или опущен – в конце периода, 1 – в начале периода.
При создании формулы следует устанавливать одинаковую размерность периода для процентной ставки и числа платежей. Например, если выплаты производятся один раз в год, то и процентная ставка должна быть дана в годовом исчислении, а если выплаты производятся ежемесячно, то должна быть задана месячная процентная ставка.
При создании формулы не обязательно указывать все аргументы функции. Вместо отсутствующего аргумента в строке формул должна быть точка с запятой.
Например, необходимо рассчитать величину вложения под 10 % годовых, которое будет ежегодно в течение 10 лет приносить доход 1000 руб. (рис. 8.10).
10.png
Рис. 8.10.
Расчет стоимости инвестиции
Результат вычисления получается отрицательным (-6 144,57 руб.) поскольку эту сумму необходимо заплатить.
Или, например, необходимо рассчитать величину вложения под 10 % годовых, которое через 10 лет принесет доход 10000 руб. (рис. 8.11).
11.png
Рис. 8.11.
Расчет стоимости инвестиции
Результат вычисления получается отрицательным (-3855,43 руб.) поскольку эту сумму необходимо заплатить.
Расчет процентных платежей
В зависимости от порядка расчетов могут быть различные функции. В простейших случаях для расчета можно использовать функцию ПЛТ. Функция ПЛТ вычисляет размер периодических выплат, необходимых для погашения займа, полученного под определенный процент, за определенный срок. Эту же функцию можно использовать для вычисления величины регулярных вложений под определенный процент, необходимых для достижения определенной величины вклада за определенный срок.
Синтаксис функции ПЛТ(А;В;С;D;Е),
где A – процентная ставка за период;
В– общее число платежей;
C – выплата, производимая в каждый период и не меняющаяся за все время выплаты;
D – требуемое значение будущей стоимости или остатка средств после последней выплаты. Если аргумент опущен, он полагается равным 0 (будущая стоимость займа, например, равна 0);
E   – число 0 или 1, обозначающее, когда должна производиться выплата. 0 или опущен – в конце периода. 1 – в начале периода.
При создании формулы следует устанавливать одинаковую размерность периода для процентной ставки и числа платежей. Например, если выплаты производятся один раз в год, то и процентная ставка должна быть дана в годовом исчислении, а если выплаты производятся ежемесячно, то должна быть задана месячная процентная ставка.
При создании формулы не обязательно указывать все аргументы функции. Вместо отсутствующего аргумента в строке формул должна быть точка с запятой.
Например, необходимо рассчитать величину ежемесячного вложения под 6 % годовых, которое через 12 лет составит сумму вклада 50000 руб. (рис. 8.12).
12.png
Рис. 8.12.
Расчет процентных платежей
Результат вычисления получается отрицательным (-237,95 руб.), поскольку эту сумму необходимо выплачивать.
Или при тех же условиях, но с начальным вкладом 10000 руб. (рис. 8.13).
13.png
Рис. 8.13.
Расчет процентных платежей
Результат вычисления получается отрицательным (-335,51 руб.), поскольку эту сумму необходимо выплачивать.
Эту же формулу (рис. 8.12) можно использовать и при расчете платежей по займу. Например, необходимо рассчитать величину ежемесячной выплаты по займу в 50000 руб.
под 6 % годовых на 12 лет. Результат будет тот же самый -237,95 руб.
Расчет продолжительности платежей
В зависимости от порядка расчетов могут быть различные функции. В простейших случаях для расчета можно использовать функцию КПЕР. Функция КПЕР вычисляет количество периодических выплат, необходимых для погашения займа, полученного под определенный процент. Эту же функцию можно использовать для вычисления количества периодических вкладов под определенный процент, необходимых для достижения определенной величины вклада.
Синтаксис функции КПЕР(А;В;С;D;Е),  где
A – процентная ставка за период;
В – выплата, производимая в каждый период и не меняющаяся за все время выплаты;
С – приведенная к текущему моменту стоимость или общая сумма, которая на текущий момент равноценна ряду будущих платежей;
D – требуемое значение будущей стоимости или остатка средств после последней выплаты. Если аргумент опущен, он полагается равным 0 (будущая стоимость займа, например, равна 0);
E – число 0 или 1, обозначающее, когда должна производиться выплата. 0 или опущен – в конце периода, 1 – в начале периода.
При создании формулы не обязательно указывать все аргументы функции. Вместо отсутствующего аргумента в строке формул должна быть точка с запятой.
Например, необходимо рассчитать количество ежемесячных платежей для погашения займа в 10000 руб., полученного под 10 % годовых, при условии ежемесячной выплаты 200 руб. (рис. 8.14).
14.png
Рис. 8.14.
Расчет количества платежей с использованием функции КПЕР
Результат вычисления – 42 ежемесячные выплаты.
Функции даты и времени О функциях даты и времени.
Функции дат и времени используют для преобразования форматов даты и времени, вычислений промежутков времени, а также для вставки на лист автоматически обновляемых значений даты и времени. Всего в категории "Дата и время" имеется 20 функций.
Автоматически обновляемая текущая дата Текущая дата
Для вставки текущей автоматически обновляемой даты используется функция
СЕГОДНЯ ().
15.png
Рис. 8.15.
Вставка сегодняшней даты
Функция аргументов не имеет.
Значение в ячейке будет обновляться при открытии файла.
Функцию СЕГОДНЯ можно использовать для вставки не только текущей, но и вообще любой автоматически обновляемой даты. Для этого надо после функции ввести со знаком плюс или минус соответствующее число дней. Например, для вставки вчерашней даты достаточно ввести -1 (рис. 8.16).
16.png
Рис. 8.16.
Вставка вчерашней даты
Текущие дата и время
Для вставки текущей даты и времени можно использовать функцию ТДАТА (рис.8.17)
17.png
Рис. 8.17.
Вставка текущего значения даты и времени
Функция аргументов не имеет.
Значение в ячейке будет обновляться при открытии файла, а также после любых вычислений в книге или вводе данных на любой лист. В связи с этим данной функцией удобно пользоваться, например, при подготовке и распечатке счетов.
День недели произвольной даты
Для вычисления дня недели любой произвольной даты можно использовать функцию ДЕНЬНЕД (рис. 8.18).
Синтаксис функции ДЕНЬНЕД(А;В), где
A – дата, для которой определяется день недели. Дату можно вводить обычным порядком;
В – тип отсчета дней недели.
1 – отсчет дней недели начинается с воскресенья.
2 – отсчет дней недели начинается с понедельника.
18.png
Рис. 8.18.
Вычисления дня недели с использованием функции ДЕНЬНЕД
Текстовые функции О текстовых функциях
Текстовые функции используют для преобразования и анализа текстовых значений.
Преобразование регистра текста
Для преобразования регистра текста используются три функции: ПРОПИСН, ПРОПНАЧ, СТРОЧ.
Функция ПРОПИСН преобразует все буквы в прописные, функция ПРОПНАЧ преобразует в прописные только первую букву каждого слова, а функция СТРОЧ преобразует все буквы в строчные.
Синтаксис всех функций одинаков:
ПРОПИСН(А),
ПРОПНАЧ(А),
СТРОЧ(А),
где A – ячейка с преобразуемым текстом.
Примеры использования функций приведены в таблице на рис. 8.19. В ячейке С1 формула ПРОПИСН(А1), в ячейке С2 формула ПРОПНАЧ(А1), в ячейке С3 формула СТРОЧ(А1).
19.png
Рис. 8.19.
Преобразование текста
Объединение текста
Для объединения текста из разных ячеек используют функцию СЦЕПИТЬ.
Синтаксис функции.
СЦЕПИТЬ(А),
где A – список от 1 до 30 элементов, текст которых требуется объединить. Элемент может быть ячейкой, текстом или числом. Ссылки на пустые ячейки игнорируются. Нельзя использовать ссылки на диапазоны смежных ячеек.
На рис. 8.20 показан пример объединения текста. Текст "Студент " и пробел введены с клавиатуры, остальные данные взяты из ячеек таблицы.
20.png
Рис. 8.20.
Объединение текста
Расчет количества знаков
В некоторых случаях необходимо вычислить количество символов в ячейке. Для этого можно использовать функцию ДЛСТР.
Синтаксис функции:
ДЛСТР(А),
где A – ячейка, в которой требуется вычислить количество символов.
На рис. 8.21 показан пример использования функции.
21.png
Рис. 8.21.
Вычисление количества символов
Использование логических функций О логических функциях
Логические функции используют для проверки и анализа данных, а также в условных вычислениях.
Вместо функций ЛОЖЬ и ИСТИНА можно непосредственно ввести слово с клавиатуры в ячейку или в формулу.
Логические функции в качестве аргументов используют логические выражения. Логические выражения используются для записи условий, в которых сравниваются числовые или текстовые значения. В логических выражениях используют операторы сравнения, приведенные в таблице.

Оператор

Значение

=

Равно

Меньше

Больше

<=

Меньше или равно

>=

Больше или равно

<> 

Не равно

Проверка и анализ данных

Для наглядного представления результатов анализа данных можно использовать функцию ЕСЛИ. Синтаксис функции:
ЕСЛИ(А;В;С),
где A – логическое выражение, правильность которого следует проверить;
В– значение, если логическое выражение истинно;
C – значение, если логическое выражение ложно.
Например, в таблице на рис. 8.22 функция ЕСЛИ используется для проверки значений в ячейках В2:В12 по условию <0,6%. Если значение удовлетворяет условию, то функция принимает значение "ДА", а если значение не удовлетворяет условию, то функция принимает значение "нет". 
22.png
Рис. 8.22.
Проверка значений
Условные вычисления
Часто выбор формулы для вычислений зависит от каких-либо условий. Например, при расчете торговой скидки могут использоваться различные формулы в зависимости от размера покупки.
Для выполнения таких вычислений используется функция ЕСЛИ, в которой в качестве аргументов значений вставляются соответствующие формулы.
Например, в таблице на рис. 8.23 при расчете стоимости товара цена зависит от объема партии товара. При объеме партии более 30 цена понижается на 10%. Следовательно, при выполнении условия используется формула B:B*C:C*0,9, а при невыполнении условия – B:B*C:C.
23.png
Рис. 8.23.
Условное вычисление
Функции просмотра и ссылок О функции просмотра и ссылок
Функции просмотра и ссылок используют для просмотра массивов данных и выбора из них необходимых значений.
Поиск значений в таблице
Для поиска значения в крайнем левом столбце таблицы и соответствующего ему значения в той же строке из указанного столбца таблицы используют функцию ВПР.
Синтаксис функции:
ВПР(А;В;С;D),
где A – искомое значение.
В– таблица, в которой производится поиск. Может быть задана диапазоном ячеек или именем диапазона.
C – номер столбца таблицы, в котором должно быть найдено соответствующее значение;
D – логическое значение, которое определяет, нужно ли, чтобы функция искала точное или приближенное соответствие. Если этот аргумент имеет значение ИСТИНА или отсутствует, то находится приблизительно соответствующее значение. Если этот аргумент имеет значение ЛОЖЬ, то функция ищет точное соответствие. Если таковое не найдено, то возвращается значение ошибки #Н/Д.
Например, в таблице на рис. 8.24 необходимо найти товар, объем поставки которого задан в ячейке А11.
24.png
Рис. 8.24.
Поиск значений в столбцах
Для поиска значения в верхней строке таблицы и соответствующего ему значения в том же столбце из указанной строки таблицы используют функцию ГПР.
Синтаксис функции:
ГПР(А;В;С;D),
где A – искомое значение.
В– таблица, в которой производится поиск. Может быть задана диапазоном ячеек или именем диапазона;
C – номер строки таблицы, в которой должно быть найдено соответствующее значение;
D – логическое значение, которое определяет, нужно ли, чтобы функция искала точное или приближенное соответствие. Если этот аргумент имеет значение ИСТИНА или отсутствует, то находится приблизительно соответствующее значение. Если этот аргумент имеет значение ЛОЖЬ, то функция ищет точное соответствие. Если таковое не найдено, то возвращается значение ошибки #Н/Д.
Например, в таблице на рис. 8.25 необходимо найти товар, объем поставки которого задан в ячейке А4.
25.png
Рис. 8.25.
Поиск значений в строках.

Установка числовых форматов О числовых форматах

Под числами в Microsoft Excel понимаются собственно числа, включая числа с десятичными и/или простыми дробями и числа с указанием символа процентов, а также даты и время.
Форматирование чисел используется для более удобного представления данных на листе.
Устанавливать числовые форматы можно как для чисел, введенных с клавиатуры или импортированных, так и для результатов вычислений. Значение введенного или импортированного числа или результата вычислений при установке формата не изменяется. Установленный числовой формат сохраняется после очистки содержимого ячейки, изменения формулы, обновления импортированных связанных данных.
При установке формата отображение введенного числа в строке формул и в ячейке может отличаться. Но именно значение числа, отображаемое в строке формул, будет использоваться при вычислениях, сортировках и т. д.
Точно так же как отформатированное число отображается на листе, оно будет и напечатано.
Для установки числовых форматов используют элементы группы Число вкладки Главная, а также вкладку Число диалогового окна Формат ячеек (рис. 9.1).
1.png
Рис. 9.1.
Элементы Excel для установки числовых форматов
Основные числовые форматы можно выбрать в раскрывающемся списке Числовой формат.
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Щелкните по стрелке списка Числовой формат группы Число вкладки Главная и выберите нужный формат (рис. 9.2).
2.png
Рис. 9.2.
Установка основных числовых форматов
Кроме того, в группе Число вкладки Главная расположены кнопки для установки финансового формата, процентного формата, а также для установки разделителя разрядов и управлением количества отображаемых десятичных разрядов (см. рис. 9.1).
Для перехода к вкладке Число диалогового окна Формат ячеек можно щелкнуть по значку группы Число вкладки Главная (см. рис. 9.1) или в списке форматов (рис. 9.2) выбрать команду Другие числовые форматы.
Общий формат
Общий числовой формат используется по умолчанию. В большинстве случаев числа, имеющие общий формат, отображаются так, как они были введены с клавиатуры.
В процессе работы общий числовой формат используют для отказа от других числовых форматов. Для установки общего формата проще всего воспользоваться раскрывающимся списком Числовой формат (см. рис. 9.2).
Форматирование чисел
Установка разделителя групп разрядов
Оформление числовых данных с разделителем групп разрядов позволяет отображать в ячейке пробелы между группами разрядов: тысячи, миллионы, миллиарды и т. д.
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Нажмите кнопку Формат с разделителем группы Число вкладки Главная (рис.9.3).
3.png
Рис. 9.3.
Формат с разделителем разрядов
Форматы отрицательных чисел
Для удобства просмотра данных можно установить отображение отрицательных чисел красным цветом. Знак минус (-) при этом можно отображать или не отображать. На рис. 9.4 показано отображение отрицательных чисел в ячейках D2 и D4 красным цветом со знаком минус (-), а в ячейках E2 и E4 – красным цветом без знака минус.
4.png
Рис. 9.4.
Установка формата отрицательных чисел
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Отобразите вкладку Число диалогового окна Формат ячейки.
3.      В списке Числовые форматы выберите Числовой, в списке Отрицательные числа выберите необходимый формат (см. рис. 9.4).
Форматы дробных чисел Изменение разрядности десятичных дробей
Изменение разрядности позволяет изменять количество знаков после запятой, отображаемое в ячейке.
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Нажмите кнопку Увеличить разрядность или Уменьшить разрядность группы Число вкладки Главная (рис. 9.5). Одно нажатие соответствующей кнопки увеличивает или уменьшает на один знак количество отображаемых знаков после запятой.
5.png
Рис. 9.5.
Изменение разрядности (уменьшение)
Форматы простых дробей
Microsoft Excel позволяет отображать десятичные дроби в виде простых дробей. Дробный формат округляет десятичную дробь до ближайшей простой дроби в соответствии с выбранным типом. На рис. 9.6 в строках 3:6 показано отображение чисел из строки 2 в различных дробных форматах.
6.png
Рис. 9.6.
Установка дробного формата
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Отобразите вкладку Число диалогового окна Формат ячейки.
3.      В списке Числовые форматы выберите Дробный, в списке Тип выберите необходимый формат (см. рис. 9.6).
Дробный формат отображает в простых дробях только десятичные дроби.Отображение целых чисел не изменяется.
Процентный формат
Процентный формат позволяет установить обозначение знака процента (%) для числа, отображаемого в ячейке. Обычно это используют для представления результатов вычислений.
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Нажмите кнопку Процентный формат группы Число вкладки Главная (рис. 9.7).
7.png
Рис. 9.7.
Процентный формат
По умолчанию в процентном формате число отображается без десятичных разрядов. Для установки необходимого количества десятичных разрядов процентного формата можно воспользоваться кнопками Увеличить разрядность или Уменьшить разрядность группы Число вкладки Главная (см. рис. 9.5).
Для чисел, введенных с клавиатуры, процентный формат изменяет отображение не только в ячейке, но и в строке формул. Например, число 0,4 после применения процентного формата будет отображаться и в ячейке, и в строке формул как 40%. На результатах вычислений это никак не сказывается.
Экспоненциальный формат
Экспоненциальный формат используется для отображения очень больших или очень маленьких чисел в экспоненциальной записи.
Например, масса планеты Земля (5980000000000000000000000 кг) будет отображена как 5,98E+24, что означает 5,98 умноженное на 1024 (десять в двадцать четвертой степени), а масса атома водорода (0,000000000000000000000000001673 кг) будет отображена как 1,673E-27, что означает 1,673 умноженное на 10-27 (десять в минус двадцать седьмой степени) (рис. 9.8). Для установки экспоненциального формата проще всего воспользоваться раскрывающимся списком Числовой формат (см. рис.9.2).
8.png
Рис. 9.8.
Экспоненциальный формат
Финансовый и денежный формат
Установка финансового или денежного формата позволяет отображать в ячейке число с указанием денежной единицы. На рис. 9.9 показано отображение чисел с различными денежными единицами. В столбцах В и D приведены денежные форматы, а столбцах С и Е – финансовые.
9.png
Рис. 9.9.
Финансовый и денежный формат
Финансовый формат можно установить с использованием кнопки Финансовый числовой формат группы Число вкладки Главная.
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Щелкните по стрелке кнопки Финансовый числовой формат и выберите обозначение денежной единицы (рис. 9.10).
10.png
Рис. 9.10.
Установка финансового формата
3.      Если требуемой денежной единицы нет в списке (см. рис. 9.10), выберите команду Другие финансовые форматы.
4.      Во вкладке Число диалогового окна Формат ячеек в раскрывающемся списке Обозначение выберите обозначение нужной денежной единицы (рис. 9.11).
11.png
Рис. 9.11.
Установка произвольного финансового формата12.png
В денежном формате, в отличие от финансового, можно выбрать способ отображения отрицательных чисел. Кроме того, денежный и финансовый формат отличаются способом выравнивания обозначения денежной единицы и знака минус (-) у отрицательных значений (см. рис. 9.9).
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Отобразите вкладку Число диалогового окна Формат ячейки.
3.      В списке Числовые форматы выберите Денежный, в раскрывающемся списке Обозначение выберите обозначение нужной денежной единицы, в списке Обозначения числа выберите необходимый формат (рис. 9.12).
12.png
Рис. 9.12.
Установка произвольного денежного формата
В списке Обозначение финансового и денежного форматов можно найти условные обозначения денежных единиц всех государств Европы, некоторых других стран, а также коды валют почти 200 стран всего мира.
Кроме того, в обоих случаях в счетчике Число десятичных разрядов при необходимости можно установить количество десятичных разрядов.
Для установки финансового формата с указанием российской денежной единицы (р.) достаточно выделить ячейки и нажать кнопку Финансовый числовой формат (см. рис.9.1).
Для установки финансового или денежного формата с указанием российской денежной единицы можно также воспользоваться раскрывающимся списком Числовой формат (см. рис. 9.2).
Форматирование дат и времени Формат даты
Установка формата даты позволяет изменить представление даты, отображаемой в ячейке. На рис. 9.13 показаны способы отображения в разных форматах даты 12.04.1961.
13.png
Рис. 9.13.
Установка формата даты
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Отобразите вкладку Число диалогового окна Формат ячейки.
3.      В списке Числовые форматы выберите Дата, в списке Тип выберите необходимый формат (рис. 9.13). При необходимости предварительно в раскрывающемся списке Язык выберите язык, в стандартах которого будет отображена дата.
Для установки краткого или длинного формата даты можно также воспользоваться раскрывающимся списком Числовой формат (см. рис. 9.2).
Формат времени
Установка формата времени позволяет изменить представление времени, отображаемое в ячейке. На рис. 9.14 показаны способы отображения в разных форматах времени 17 часов 45 минут.
14.png
Рис. 9.14.
Форматы времени
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Отобразите вкладку Число диалогового окна Формат ячейки.
3.      В списке Числовые форматы выберите Время, в списке Тип выберите необходимый формат (рис. 9.14). При необходимости предварительно в раскрывающемся списке Язык выберите язык, в стандартах которого будет отображено время.
Для установки полного формата времени можно также воспользоваться раскрывающимся списком Числовой формат (см. рис. 9.2).
Текстовый формат
Текстовый формат используется в тех редких случаях, когда ячейку, содержащую числовые значения, необходимо оформлять как текстовую. Это может потребоваться, например, при создании в ячейке верхних и нижних индексов.
Для установки текстового формата можно воспользоваться раскрывающимся списком Числовой формат (см. рис. 9.2).
Следует обратить внимание, что текстовый формат устанавливает выравнивание чисел по левому краю ячейки.
Дополнительные форматы
Дополнительные форматы используют для удобства ввода номеров телефонов, почтовых индексов, табельных номеров. Этот формат обычно устанавливают еще до ввода данных в ячейки.
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Отобразите вкладку Число диалогового окна Формат ячейки.
3.      В списке Числовые форматы выберите Дополнительно, в списке Тип выберите необходимый формат (рис. 9.15). При необходимости предварительно в раскрывающемся списке Язык выберите язык.
15.png
Рис. 9.15.
Установка дополнительных форматов
Например, после установки формата Номер телефона (язык Русский) при вводе цифр номера телефона в ячейке автоматически отобразятся скобки, и будет установлен дефис (см. рис.9.15).
Использование личных числовых форматов О личных форматах
Личные числовые форматы позволяют изменить стандартные отображения данных в форматах Microsoft Excel, а также применять собственные способы отображения данных. Например, можно добавлять собственные единицы измерения, изменять цвет представления положительных, отрицательных или нулевых значений, добавлять текст к значениям и т. д.
Использование личных форматов может облегчить просмотр и анализ данных.
Создание числовых форматов
Общие правила
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек, для которых создается формат.
2.      Отобразите вкладку Число диалогового окна Формат ячеек.
3.      В списке Числовые форматы и в раскрывающемся списке Тип выберите наиболее близкий к создаваемому стандартный формат
4.      В списке Числовые форматы выберите (все форматы).
5.      В поле Тип откорректируйте установленные или введите новые коды создаваемого формата (рис. 9.16).После ввода всех необходимых кодов нажмите кнопку ОК.
16.png
Рис. 9.16.
Создание личного числового формата
При вводе ошибочных кодов формата выйдет сообщение об ошибке. Необходимо нажать кнопку ОК, а затем в поле Тип внести исправления.
Созданный числовой формат сохраняется только в той книге, в которой был создан. Для переноса формата в другие книги следует воспользоваться копированием.
Структура числового формата
Числовой формат может иметь до четырех разделов, определяющих форматирование положительных чисел, отрицательных чисел, нулевых значений и текста соответственно. Если указаны только два раздела, первый из них используется для форматирования положительных и нулевых значений, а второй – для отрицательных. Если указан один раздел, то ко всем числам применяется этот формат. Разделы отделяются друг от друга точкой с запятой. Если раздел пропущен, должна присутствовать завершающая его точка с запятой.
Каждый раздел может включать в себя коды, определяющие следующие параметры:
способ отображения числа; цвет шрифта; условие; текст.
Отображение чисел
Способ отображения числа задается шаблоном. В шаблоне можно использовать следующие символы:
•       0 (ноль) – метка цифры. Гарантирует отображение не менее заданного количества цифр в целой части числа и заданного количества цифр в десятичной части.
Количество цифр задается числом нулей в шаблоне.
•       # – метка цифры. Гарантирует отображение не более заданного количества цифр в десятичной части. Если число имеет больше цифр в десятичной части, то отображаемое число округляется.
•       ? – метка цифры. Работает так же как и метка 0, но вместо незначащих нулей целой и десятичной части отображает пробелы. Используется для выравнивания отображаемых чисел по десятичной запятой.
В шаблоне можно использовать комбинации символов 0, # и ?. Кроме того, в шаблоне можно использовать запятую для разделения целой и дробной десятичной части и пробел в качестве разделителя групп разрядов.
В различных разделах числового формата можно устанавливать различные шаблоны отображения чисел. Для отображения отрицательных чисел со знаком минус (-) необходимо перед шаблоном числа в соответствующем разделе поставить этот знак. В противном случае, знак отображаться не будет.
В тех случаях, когда не требуется особенностей форматирования числа, можно указывать код формата Основной. Если не указать никакого кода для формата числа, то код Основной будет установлен автоматически.
Отображение дат и времени
Способ отображения даты и времени задается шаблоном. В шаблоне можно использовать следующие символы (буквы), приведенные в таблицах.
Буквы вводятся в русской раскладке клавиатуры. 

Символ

Назначение

М               Месяцы в виде чисел от 1 до 12

ММ

Месяцы в виде чисел от 01 до 12

МММ

Месяцы в виде Янв

ММММ

Месяцы в виде Январь

МММММ

Месяцы первой буквой месяца

Д

Дни в виде чисел от 1 до 31

ДД

Дни в виде чисел от 01 до 31

ДДД

Дни в виде Вс

ДДДД

Дни в виде Воскресенье

ГГ

Года в виде 00 – 99

ГГГГ

Года в виде 1900 – 9999

ч

Часы в виде чисел от 0 до 23

чч

Часы в виде чисел от 00 до 23

М

Минуты в виде чисел от 0 до 59

ММ

Минуты в виде чисел от 00 до 59

С

Секунды в виде чисел от 0 до 59

СС

Секунды в виде чисел от 00 до 59

В одном шаблоне может присутствовать комбинация кодов даты и времени. Символы шаблона можно располагать в любом порядке. Между символами можно использовать пробелы, ставить знаки препинания, скобки и т. д. Для отображения времени в 12-ти часовом формате можно добавить код АМ/РМ или А/Р.
При выполнении вычислений может потребоваться отображение разницы во времени между двумя событиями в часах, минутах или секундах. В этом случае соответствующий код следует заключить в квадратные скобки.
Цвет шрифта
Цвет шрифта указывается в квадратных скобках. Можно выбрать один из восьми цветов: черный, синий, голубой, зеленый, розовый, красный, белый, желтый. Цвет шрифта можно указывать для всего формата.
Например, формат [Синий]Основной устанавливает отображение любых чисел синим шрифтом.
Можно устанавливать различный цвет шрифта для различных разделов формата. Например, формат
[Красный]Основной;[Зеленый]Основной
устанавливает отображение положительных чисел и нулевых значений красным шрифтом, а отрицательных – зеленым.
Следует отметить, что дальнейшее оформление ячейки не сможет изменить установленный цвет шрифта.
Условия
Условия используют для установки числовых форматов, применяемых только для чисел, отвечающих заданному условию. Условие должно состоять из оператора сравнения и значения.
В качестве операторов сравнения можно использовать знаки:
·         = (равно),
·         > (больше),
·         < (меньше),
·         >= (больше или равно),
·         <= (меньше или равно),
·         <> (не равно).
Значение условия задается числом. Оператор сравнения и значение указываются в квадратных скобках. Например, формат
[Синий][<=36,6]Основной;[Красный][>36,6]Основной устанавливает отображение чисел меньших или равных 36,6 синим шрифтом, а чисел более 36,6 – красным шрифтом.
Текст
Текст, отображаемый в ячейке вместе с числом, должен быть заключен в кавычки (" "). Для отображения одиночного символа можно поставить перед ним обратную косую черту(\).
Чтобы задать пробел между числом и текстом, в код формата необходимо включить знак подчеркивания (_) и пробел или два знака подчеркивания.
Текст может располагаться и перед числом и после числа, а также одновременно перед числом и после числа.
Можно добавлять различный текст для различных разделов формата. Например, формат 0,00_ "Прибыль";0,00_ "Убыток";0,00;Основной устанавливает отображение положительных чисел с текстом Прибыль, отрицательных – с текстом Убыток, а нулевых значений без текста.
Текст можно добавлять и в форматы с условиями. Например, формат [<=36,6]0,0"_ Нормальная";[>36,6]0,0"_ Повышенная" устанавливает отображение чисел меньших или равных 36,6 с текстом Нормальная, а чисел более 36,6 – с текстом Повышенная.
Текстовый раздел
Текстовый раздел позволяет отображать в ячейке постоянный текст вместе с текстом, вводимым с клавиатуры. Текстовый раздел включает собственно текст и знак @, установленный перед текстом или после текста. Текст должен быть заключен в кавычки (" "). Между символами текста можно использовать пробелы, ставить знаки препинания, скобки и т. д.
Текстовый раздел может быть единственным разделом формата. Например, формат "Студент" @
устанавливает в ячейке отображение слова Студент перед любым тестом в ячейке, а формат
@" - сотрудник"
устанавливает в ячейке отображение текста - сотрудник после любого текста в ячейке.
Если в ячейку с таким форматом вводится число или дата, то Microsoft Excel воспринимает это число не как число, а как текст.
Текстовый раздел также может присутствовать в формате наряду с другими разделами. В этом случае он всегда является последним разделом. Например, формат
ДД.ММ.ГГ;@" - Ошибка"
устанавливает в ячейке отображение даты в формате ДД.ММ.ГГ при вводе текста или цифр, не являющихся датой, в ячейке справа от введенных данных отображается текст - Ошибка.
Можно изменять цвет шрифта при использовании текстового раздела. Например, формат
ДД.ММ.ГГ;[Красный]@" - Ошибка"
Работает также, как и в предыдущем случае, но введенные ошибочные данные и текст - Ошибка будут отображены красным шрифтом.
Удаление личного формата
1.      Отобразите вкладку Число диалогового окна Формат ячеек.
2.      В списке Числовые форматы выберите (все форматы) (см. рис. 9.16).
3.      В поле Тип выберите удаляемый формат и нажмите кнопку Удалить. Нажмите кнопку Закрыть.

Установка параметров шрифта Общие положения

Установка параметров шрифта изменяет отображение данных на листе и при печати. Отображение данных в строке формул не изменяется.
Параметры шрифта можно устанавливать для диапазона выделенных ячеек, а также для отдельных фрагментов текста ячеек. В этом случае необходимо войти в режим редактирования ячеек и выделить оформляемый фрагмент ячейки (символ, число, слово, несколько слов и т. п.). Параметры шрифта отдельных цифр в числах, датах или времени изменить невозможно.
Для установки параметров шрифта используют элементы группы Шрифт вкладки Главная, мини-панель инструментов, а также вкладку Шрифт диалогового окна Формат ячеек (рис. 10.1).
1.png
Рис. 10.1.
Элементы Excel для установки параметров шрифта Для перехода к вкладке Шрифт диалогового окна Формат ячеек можно щелкнуть по значку группы Шрифт вкладки Главная (см. рис. 10.1).
Шрифт
Выбор шрифта (гарнитуры) определяет внешний вид символов текста, цифр, знаков и т. д.
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      В раскрывающемся списке Шрифт вкладки Главная выберите шрифт (рис. 10.2). При наведении указателя мыши на выбираемый шрифт срабатывает функция предпросмотра, и содержимое фрагмента листа отображается указанным шрифтом.
2.png
Рис. 10.2.
Выбор шрифта
Определенных правил выбора шрифтов для оформления таблиц нет.
При выборе шрифта следует иметь ввиду, что не все шрифты отображают русские буквы, а некоторые шрифты вообще не отображают никаких букв (например, шрифт Webdings). В списке шрифтов (см. рис. 10.2) шрифты, отображающие русские буквы, отмечены некоторыми характерными буквами русского алфавита.
Размер шрифта
Размер шрифта определяет высоту и ширину символов текста. Размер шрифта устанавливается в специальных единицах – пунктах. 1 пункт (1 пт) равен 0,35 мм.
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      В раскрывающемся списке Размер шрифта вкладки Главная выберите размер шрифта (рис. 10.3). При наведении указателя мыши на выбираемый шрифт срабатывает функция предпросмотра, и содержимое фрагмента листа отображается указанным размером шрифта.
3.png
Рис. 10.3.
Выбор размера шрифта
Можно выбрать любой размер шрифта из раскрывающегося списка. Если же подходящего размера в списке нет, то необходимо щелкнуть левой кнопкой в поле раскрывающегося списка, ввести требуемое значение размера и нажать клавишу Enter. Размер шрифта может быть установлен от 1 пт (0,3528 мм) до 409,5 пт (144 мм) с точностью 0,5 пт.
Для изменения размера шрифта можно воспользоваться также кнопками Увеличить размер и Уменьшить размер вкладки Главная (см. рис. 10.1).
Цвет шрифта
По умолчанию в Excel 2010 при создании новой книги установлен цвет шрифта авто, который на белом фоне отображается как черный.
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Щелкните по стрелке кнопки Цвет текста вкладки Главная и выберите требуемый цвет шрифта (рис.10.4). При наведении указателя мыши на выбираемый цвет срабатывает функция предпросмотра, и содержимое фрагмента листа отображается указанным цветом шрифта.
4.png
Рис. 10.4.
Выбор цвета шрифта
Последний из примененных цветов шрифта остается на основной части кнопки Цвет шрифта. Для того чтобы снова применить этот же цвет, достаточно щелкнуть по основной части кнопки.
Определенных правил выбора цвета шрифта документа не существует. Не рекомендуется использовать бледные цвета на белом фоне.
Следует обратить внимание, что цвет Авто в Excel всегда черный и в отличие от Word автоматически не изменяется на белый цвет при заливке ячейки темными цветами.
Следует обратить внимание, что цвет шрифта нельзя изменить для ячеек, к которым применен числовой формат с красным цветом для отрицательных чисел (числовой или денежный), а также личный формат с использованием цвета. Нельзя произвольно изменять цвет шрифта и для ячеек, к которым применено условное форматирование.
Начертание шрифта
Начертание определяет особенности внешнего вида символов. Можно установить полужирное начертание и курсив.
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Для установки полужирного начертания шрифта нажмите кнопку Полужирный (Ж), а для установки курсивного – кнопку Курсив (К) вкладки Главная (рис.10.5).
5.png
Рис. 10.5.
Установка начертания
Обе эти кнопки работают в режиме переключателя, то есть после того, как будет установлено начертание для выделенного фрагмента, кнопка так и останется нажатой. Для того чтобы убрать оформление полужирным начертанием или курсивом следует еще раз нажать на соответствующую кнопку.
Подчеркивание
Можно установить одинарное или двойное подчеркивание.
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Щелкните по стрелке кнопки Подчеркнутый вкладки Главная и выберите способ подчеркивания (рис. 10.6). При наведении указателя мыши на выбираемый способ функция предпросмотра не работает.
6.png
Рис. 10.6.
Установка подчеркивания
Независимо от выбранного способа подчеркивания чтобы снять подчеркивание выделите ячейку или диапазон ячеек и нажмите кнопку Подчеркнутый вкладки Главная.
Можно установить подчеркивание не только содержимого в ячейках, но и ячеек целиком.
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Отобразите вкладку Шрифт диалогового окна Формат ячейки.
3.      В раскрывающемся списке Подчеркивание выберите способ подчеркивания (рис.10.7).
7.png
Рис. 10.7.
Установка особых способов подчеркивания
Независимо от выбранного способа подчеркивания чтобы снять подчеркивание следует выделить ячейку или диапазон ячеек и нажать кнопку Подчеркнутый вкладки Главная.
Зачеркивание
Зачеркивание содержимого может применяться как способ выделения данных на листе
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Отобразите вкладку Шрифт диалогового окна Формат ячейки.
3.      Установите флажок зачеркнутый (рис.10.8).
8.png
Рис. 10.8.
Зачеркивание содержимого ячеек
Сброс параметров шрифта
Можно отказаться от всех установленных параметров шрифта.
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Отобразите вкладку Шрифт диалогового окна Формат ячейки.
3.      Установите флажок Обычный (рис. 10.9).
9.png
Рис. 10.9.
Сброс параметров шрифта
Выравнивание в ячейках Общие положения
Выравнивание в ячейках изменяет отображение данных на листе и при печати. Отображение данных в строке формул не изменяется.
Для установки выравнивания используют элементы группы Выравнивание вкладки Главная, мини-панель инструментов, а также вкладку Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (рис. 10.10).
10.png
Рис. 10.10.
Установка выравнивания по краям ячейки
Для перехода к вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек можно щелкнуть по значку группы Выравнивание вкладки Главная (см. рис.10.10).
Горизонтальное выравнивание Выравнивание по краям ячейки
По умолчанию в ячейках устанавливается горизонтальное выравнивание по значению: для текста – по левому краю, а для чисел, дат и времени – по правому краю. Числа, для которых установлен числовой формат Текстовый, выравниваются по левому краю.
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Для выравнивания нажмите одну из трех кнопок Выровнять текст по левому краю, По центру или Выровнять текст по правому краю (рис. 10.11).
11.png
Рис. 10.11.
Установка выравнивания по краям ячейк.
Установка отступов
Отступы определяют расстояние содержимого ячейки до левого или правого края ячейки
Для ячеек, в которых установлено выравнивание по левому краю, отступы задаются от левого края ячейки. Для ячеек, в которых установлено выравнивание по правому краю, и отступы задаются от правого края.
1. Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2. Для увеличения отступа нажмите кнопку Увеличить отступ, а для уменьшения –  Уменьшить отступ (рис. 10.12). Каждое нажатие кнопки увеличивает или уменьшает величину отступа на один символ стандартного шрифта.
12.png
Рис. 10.12.
Установка отступов
Вертикальное выравнивание
По умолчанию в ячейках устанавливается вертикальное выравнивание по нижнему краю. В тех случаях, когда высота ячейки (строки) превышает размер шрифта, можно устанавливать вертикальное выравнивание содержимого в ячейке.
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Для выравнивания нажмите одну из трех кнопок По верхнему краю, Выровнять по середине или По нижнему краю (рис. 10.13).
13.png
Рис. 10.13.
Установка вертикального выравнивания.
Заполнение ячеек
При создании таблицы может потребоваться заполнить какую-либо ячейку или диапазон повторяющимся текстом или, что чаще, повторяющимися знаками (символами).
1.   В ячейку введите символ, которым предстоит заполнить ячейку. При заполнении диапазона введите символ, используемый для заполнения, в крайнюю левую ячейку заполняемого диапазона.
2.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
3.      Отобразите вкладку Выравнивание диалогового окна Формат ячейки.
4.      В списке по горизонтали выберите с заполнением (рис. 10.14).
14.png
Рис. 10.14.
Выравнивание с заполнением
Несмотря на то, что символ заполнения введен только один раз и только в одну ячейку, символы заполнения отображаются во всем диапазоне. Для изменения символа заполнения достаточно ввести другой символ в крайнюю левую ячейку диапазона.
Распределение текста в несколько строк
По умолчанию содержимое ячейки отображается в одну строку. В тех случаях, когда ширина ячейки (столбца) не позволяет разместить текст в одну строку, можно распределить текст в несколько строк в одной ячейке, то есть установить перенос по словам.
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Нажмите кнопку Перенос текста (рис.10.15).
15.png
Рис. 10.15.
Установка отображения нескольких строк текста внутри ячейки
При установке переносов по словам обычно автоматически устанавливается автоподбор строки по высоте. Если этого не произошло, высоту строки можно подобрать обычными способами.
Для отказа от распределения текста в несколько строк следует еще раз нажать кнопку Перенос текста (см. рис. 10.15).
Содержимое ячейки, для которой установлен перенос по словам, можно выравнивать по любому краю ячейки, например, по левому, по центру или по правому.
Объединение ячеек
Объединение ячеек используется при оформлении заголовков таблиц и в некоторых других случаях.
1.      Введите данные в левую верхнюю ячейку объединяемого диапазона.
2.      Выделите диапазон ячеек.
3.      Щелкните по стрелке кнопки Объединить и поместить в центре и выберите один из вариантов объединения (рис.10.16)
16.png
Рис. 10.16.
Выравнивание по центру произвольного диапазона
Следует отметить, что в объединенную ячейку помещаются только данные из левой верхней ячейки выделенного диапазона. Данные из других ячеек уничтожаются, о чем будет выведено соответствующее предупреждение (рис. 10.17).
17.png
Рис. 10.17.
Предупреждение об уничтожении данных
Объединенная ячейка приобретает адрес крайней левой верхней ячейки объединяемого диапазона. Остальные ячейки объединенного диапазона пропадают.
Содержимое объединенной ячейки можно выравнивать по горизонтали и вертикали, поворачивать точно так же, как и обычной ячейки.
Следует отметить, что наличие на листе объединенных ячеек может привести к некоторым проблемам при выделении элементов листа, автозаполнении, сортировках и т.д.
Для разделения объединенной ячейки следует ее выделить, а затем нажать кнопку Объединить и поместить в центре.
Поворот содержимого ячеек
Содержимое ячеек можно расположить не только горизонтально, но и под любым углом.
1.      Выделите диапазон ячеек.
2.      Щелкните по стрелке кнопки Ориентация и выберите один из вариантов направления (рис. 10.18).
18.png
Рис. 10.18.
Выбор ориентации содержимого ячейки
3.      Для поворота содержимого на произвольный угол в меню кнопки Ориентация выберите команду Формат выравнивания ячейки (рис. 10.18).
4.      Во вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (рис. 10.19) в группе Ориентация выберите способ поворота и требуемый угол. Содержимое ячейки можно повернуть на любой угол с точностью 1 градус. Для этого щелкните по метке нужного угла поворота в поле, где написано слово Надпись, или установите значение в счетчике градусов. Для изменения ориентации на вертикальную (буквы расположены "столбиком”) щелкните в поле, где написано слово Текст.
19.png
Рис. 10.19.
Варианты ориентации содержимого ячеек
Следует отметить, что параметры поворота могут быть недоступны при некоторых способах горизонтального выравнивания.
Установка границ ячеек
Бледно-голубая сетка, отображаемая на листе, не всегда достаточно четко разделяет ячейки таблицы. Кроме того, сетка листа обычно не печатается.
Для удобства просмотра и печати таблицы можно установить границы ячеек (обрамление ячеек).
1.      Выделите диапазон ячеек.
2.      Щелкните по стрелке кнопки Границы вкладки Главная и выберите один из вариантов границы (рис. 10.20).
20.png
Рис. 10.20.
Установка границ
Некоторые типы границ можно совмещать. Например, можно сначала выбрать тип все границы, а затем – толстая внешняя граница.
Перед выбором типа границы в подчиненных меню Цвет линии и Вид линии (см. рис. 10.20) можно выбрать цвет и вид линии.
При выборе цвета и вида линии указатель мыши принимает вид карандаша. В этом режиме границы ячеек можно создавать рисованием.
1. В меню кнопки Границы (см. рис.10.20) выберите способ рисования границ. Способ Границы рисунка позволяет рисовать внешнюю границу обрамляемой области; Сетка по границе рисунка позволяет рисовать сплошную сетку.
2. Проведите указателем мыши при нажатой левой кнопке мыши по обрамляемым ячейкам (рис.10.21).
21.png
Рис. 10.21.
Рисование границы (сплошная сетка)
При удерживании нажатой клавиши клавиатуры Ctrl происходит временное переключение между режимом Граница рисунка и режимом Сетка по границе рисунка.
Для окончания рисования границ необходимо нажать клавишу клавиатуры Esc.
Границы можно удалять независимо от способа их установки.
1.      Выделите диапазон ячеек.
2.      Щелкните по стрелке кнопки Границы вкладки Главная (см. рис. 10.20) и выберите вариант Нет границы.
Можно также в меню кнопки Границы (см. рис. 10.20) выбрать команду Стереть границу, после чего указатель мыши примет вид ластика. Далее при нажатой левой кнопке мыши следует обводить ячейки, для которых снимается обрамление. Для окончания удаления границ необходимо нажать клавишу клавиатуры Esc.
Независимо от способа установки границ следует обратить внимание на два обстоятельства: граница по краю листа на экране не отображается; для ячеек, оформленных с поворотом содержимого, вертикальная граница будет повернута на тот же угол (рис. 10.22).
22.png
Рис. 10.22.
Отображение границ ячеек
Заливка ячеек
Заливка ячеек цветным фоном используется для разделения данных на листе. В этом случае устанавливают заливку всего столбца или всей строки листа. Можно использовать заливку и отдельных ячеек.
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Щелкните по стрелке кнопки Цвет заливки группы Шрифт вкладки Главная и выберите цвет заливки (рис. 10.23). При наведении указателя мыши на выбираемый цвет срабатывает функция предпросмотра и ячейки фрагмента листа отображается указанным цветом.
23.png
Рис. 10.23.
Выбор цвета заливки
Для удаления заливки ячеек следует щелкнуть по стрелке кнопки Цвет заливки группы Шрифт вкладки Главная и выбрать команду Нет заливки (см. рис.10.23).

Условное форматирование Об условном форматировании

Условное форматирование применяют для выделения из общего массива данных, отвечающих некоторым условиям. Условное форматирование можно применять как к данным, введенным с клавиатуры, так и к результатам вычислений. Чаще всего условное форматирование применяют к числовым данным.
Данные, отвечающие заданным условиям, выделяются специальными элементами оформления или измененным форматированием (параметры шрифта, границы, заливки).
Условный формат можно установить для одной ячейки или диапазона ячеек. На ячейку или диапазон ячеек можно накладывать до нескольких разных условий.
Установка условного форматирования ограничивает обычное форматирование ячеек: параметры формата, определяемые наложенным условием, невозможно изменить обычными средствами.
Выделение значений
С помощью условного форматирования можно выделить значения, отвечающие какому -  либо условию (больше, меньше, между, равно и др.).
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Правила выделения ячеек, а затем в подчиненном меню выберите условие (рис. 11.1).
1.png
Рис. 11.1.
Выбор правила выделения значений
3.      Настройте параметры условия и выберите способ выделения (рис. 11.2).
2.png
Рис. 11.2.
Настройка параметров условного форматирования
Название и содержание окна настройки параметров условия зависит от выбранного условия. Например, при выборе условия Между можно указать минимальное и максимальное значения, а также выбрать способ выделения (см. рис. 11.2).
При выборе условия Дата можно выбрать отношение выделяемых ячеек к сегодняшней дате (Вчера, Сегодня, Завтра, За последние 7 дней и т.д.) и выбрать способ выделения (рис. 11.3)
3.png
Рис. 11.3.
Настройка параметров условного форматирования для дат
Выделение крайних значений
С помощью условного форматирования можно выделить максимальные или минимальные значения.
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Правила отбора первых и последних значений, а затем в подчиненном меню выберите принцип отбора (рис. 11.4).
4.png
Рис. 11.4.
Выбор правила отбора крайних значений
3.      Настройте параметры отбора и выберите способ выделения (рис. 11.5).
5.png
Рис. 11.5.
Настройка параметров отбора максимальных значений
Название и содержание окна настройки параметров отбора зависит от выбранного принципа. Например, при выборе 10 первых элементов указать количество отбираемых значений, а также выбрать способ выделения (см. рис.11.5).
Форматирование с использованием гистограммы
Гистограммы помогают рассмотреть значение в ячейке относительно других ячеек. Длина гистограммы соответствует значению в ячейке. Чем она длиннее – тем выше значение.
1.      Выделите диапазон ячеек.
2.      Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Гистограммы, а затем в подчиненном выберите цветовое оформление (рис. 11.6). При наведении указателя мыши на выбираемый вариант оформления срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент листа отображается с указанным оформлением.
6.png
Рис. 11.6.
Условное форматирование с использованием гистограммы
Форматирование с использованием трехцветной шкалы
Цветовые шкалы помогают понять распределение и разброс данных. Трехцветная шкала помогает сравнить диапазон ячеек путем использования градации трех цветов. Уровень яркости цвета соответствует высоким, средним или низким значениям. Например, в красно-желто-зеленой шкале можно указать, что ячейки с высокими значениями будут зелеными, ячейки со средним значением будут желтыми, а ячейки с низкими значениями будут красными.
1.      Выделите диапазон ячеек.
2.      Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Цветовые шкалы, а затем в подчиненном выберите цветовую схему (рис. 11.7). При наведении указателя мыши на выбираемый вариант оформления срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент листа отображается с указанным оформлением.
7.png
Рис. 11.7.
Условное форматирование с использованием трехцветной шкалы
Форматирование с использованием набора значков
Набор значков используется для аннотирования и классификации данных по трем-пяти категориям, разделенным пороговым значением. Каждый значок соответствует диапазону значений. Например, в наборе значков зеленая стрелка вверх соответствует высоким значениям, желтая средняя стрелка, направленная в сторону, соответствует средним значениям, а красная стрелка вниз соответствует низким значениям.
1.      Выделите диапазон ячеек.
2.      Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Наборы значков, а затем в подчиненном выберите набор значков (рис. 11.8). При наведении указателя мыши на выбираемый вариант оформления срабатывает функция предпросмотра, и фрагмента листа отображается с указанным оформлением.
8.png
Рис. 11.8.
Условное форматирование с использованием набора значко.
Управление правилами условного форматирования
Правила условного форматирования можно изменять и удалять.
1.      Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная и выберите команду Управление правилами (см. рис.11.1).
2.      В окне Диспетчер правил условного форматирования в поле списка Показать правила форматирования для выберите лист, для которого производится изменение правил (рис. 11.9).
9.png
Рис. 11.9.
Управление правилами условного форматирования
3. Выделите правило, которое надо изменить и нажмите кнопку Изменить правило.
4. В окне Изменение правила форматирования (рис. 11.10) можно выбрать другой тип правила, изменить условие и параметры форматирования.
10.png
Рис. 11.10.
Изменение правил условного форматирования
5. При наличии нескольких правил для одного диапазона кнопками Вверх и Вниз (см. рис. 11.9) можно изменить порядок их применения.
6. Для удаления правила нажмите кнопку Изменить правило (см. рис. 11.9).
Для удаления сразу всех правил условного форматирования в выделенном диапазоне или на листе щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, выберите команду Удалить правила, а затем в подчиненном меню нужную команду (рис. 11.11).
11.png
Рис. 11.11.
Удаление правил условного форматирования
Поиск ячеек с условным форматированием
Для выделения всех диапазонов листа, к ячейкам которых применено условное форматирование в группе Редактирование вкладки Главная нажмите кнопку Найти и выделить и в меню выберите команду Условное форматирование (рис. 11.12).
12.png
Рис. 11.12.
Поиск ячеек с условным форматированием
Создание и оформление "Таблиц"
О таблицах
Данные, организованные на листе, можно оформить как "Таблицу". При создании таблицы можно анализировать ее данные и управлять ими независимо от данных за пределами таблицы. На листе можно создать любое количество таблиц.
Таблица может использоваться для быстрой сортировки, отбора, суммирования или публикации данных, содержащихся в ней.
С другой стороны, наличие таблицы на листе и в книге создает и некоторые проблемы. Так, например, таблицу нельзя структурировать. Нельзя использовать и автоматическое подведение итогов.
Создание таблицы
Таблица обычно создается на основе имеющихся на листе данных.
1.      Выделите любую ячейку в диапазоне данных.
2.      Нажмите кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили вкладки Главная и выберите стиль оформления (рис. 11.13).
Предпросмотр в данной ситуации не работает.
13.png
Рис. 11.13.
Выбор стиля оформления таблицы
3.      В поле окна Форматирование таблицы будет автоматически указан диапазон данных, который преобразуется в таблицу (рис. 11.14). При необходимости можно очистить поле и на листе выделить другой диапазон ячеек с данными, которые оформляются в виде таблицы. Нажмите кнопку ОК.
14.png
Рис. 11.14.
Создание таблицы
В результате будет создана таблица. В каждый столбец автоматически добавляется значок автофильтра. Автоматически будет отображена контекстная вкладка Работа с таблицами/Конструктор. (рис. 11.15).
15.png
Рис. 11.15. Таблица
Работа с таблицей
Помимо обычных инструментов, для работы с таблицей можно использовать элементы вкладки Конструктор (см. рис. 11.15). Эта вкладка автоматически появляется при выделении любой ячейки таблицы и также автоматически скрывается при выделении любой ячейки вне таблицы.
Можно применить к таблице другой стиль оформления.
1.      Выделите любую ячейку таблицы.
2.      Нажмите кнопку Экспресс-стили во вкладке Конструктор и выберите стиль оформления (рис. 11.16). Предпросмотр в данной ситуации работает и таблица отображается с указанным оформлением.
16.png
Рис. 11.16.
Изменение стиля оформления таблицы
Для изменения стиля оформления таблицы можно также нажать кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили вкладки Главная и выбрать стиль оформления.
Во вкладке Конструктор в группе Параметры стилей таблицы (рис.11.17) можно настроить особенности параметров оформления таблицы.
17.png
Рис. 11.17.
Изменение стиля оформления таблицы
Для включения или отключения строки заголовков установите или снимите флажок Строка заголовка.
Для включения или отключения итоговой строки установите или снимите флажок Строка итогов.
Для отображения специального форматирования первого столбца таблицы установите или снимите флажок Первый столбец.
Для отображения специального форматирования последнего столбца таблицы установите или снимите флажок Последний столбец.
Для различного отображения четных и нечетных строк в целях облегчения чтения установите или снимите флажок Чередующиеся строки.
Для различного отображения четных и нечетных столбцов в целях облегчения чтения установите или снимите флажок Чередующиеся столбцы.
Преобразование таблицы в диапазон
Таблицу можно преобразовать в обычный диапазон данных. Все установленное форматирование при этом сохранится.
1.      Выделите любую ячейку таблицы.
2.      Нажмите кнопку Преобразовать в диапазон в группе Сервис вкладки Конструктор (см. рис.11.16 или рис. 11.17).
3.      В окне запроса на преобразование нажмите кнопку Да.
Использование стилей О стилях
Использование стилей обеспечивает единообразие оформления данных и ячеек во всей книге, позволяет быстро устанавливать выбранный набор параметров форматирования, а также мгновенно изменять оформление всех ячеек, к которым применен один стиль.
Стилем называется набор параметров форматирования данных и ячеек: числовой формат; выравнивание; шрифт; граница; заливка; защита. Стиль не обязательно должен включать в себя все параметры форматирования.
При изменении параметров стиля автоматически изменяется оформление всех ячеек, к которым применен изменяемый стиль.
Для ячеек, к которым применен какой-либо стиль, можно применять также и любое другое оформление. Параметры оформления, установленные после применения стиля, не будут автоматически изменяться при изменении стиля.
Стиль сохраняется вместе с книгой, в которой он создан. Стили можно копировать из одной книги в другую.
Применение стиля
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2.      Щелкните по кнопке Стили ячеек группы Стили вкладки Главная и выберите нужный стиль (рис. 11.18). При наведении указателя мыши на выбираемый стиль срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент листа отображается с указанным оформлением.
18.png
Рис. 11.18.
Применение стиля
Изменение стиля
Изменение стиля можно начать еще при его создании. Можно изменять стиль и тогда, когда он уже создан и применен.
1.      Выделите ячейку, оформленную изменяемым стилем.
2.      Щелкните по кнопке Стили ячеек группы Стили вкладки Главная.
3.      В галерее стилей (см. рис. 11.18) щелкните правой кнопкой мыши по названию изменяемого стиля и в контекстном меню выберите команду Изменить.
4.      В диалоговом окне Стиль нажмите кнопку Формат (рис. 11.19).
19.png
Рис. 11.19.
Изменение стиля
5.      Во вкладках диалогового окна Формат ячеек (рис. 11.20) установите параметры оформления стиля.
20.png
Рис. 11.20.
Изменение параметров оформления стиля
6.      В диалоговом окне Формат ячеек (см. рис. 11.20) нажмите кнопку ОК. В диалоговом окне Стиль (см. рис. 11.19) нажмите кнопку ОК.
После изменения стиля автоматически изменится оформление всех ячеек, к которым был применен изменяемый стиль.
Следует с осторожностью изменять стиль Обычный, поскольку именно этот стиль установлен по умолчанию ко всем ячейкам. Изменение стиля Обычный приведет к изменению оформления не только всех ячеек с данными, но и всех пустых ячеек, в том числе и во вновь вставляемых листах.
Удаление стиля
Из книги можно удалить любой стиль, как встроенный, так и пользовательский, кроме стиля Обычный.
1.      Щелкните по кнопке Стили ячеек группы Стили вкладки Главная.
2.      В галерее стилей (см. рис. 11.18) щелкните правой кнопкой мыши по названию изменяемого стиля и в контекстном меню выберите команду Удалить.
Стили удаляются только из текущей книги. При создании новой книги она будет содержать все встроенные стили.
Отменить удаления стиля невозможно.
Для восстановления в книге встроенных стилей можно создать новую книгу, а затем копировать из нее все стили.
Применение темы О темах
Тема – набор унифицированных элементов, определяющих внешний вид документа с помощью цвета, шрифтов и графических объектов.
Можно легко и быстро отформатировать весь документ, придав ему профессиональный и современный вид путем применения темы документа. Тема документа представляет собой набор вариантов форматирования, включающих цветовую тему (набор цветов), тему шрифтов (набор шрифтов заголовков и основного текста) и тему эффектов (набор линий и заливок).
Применение темы
Можно изменить тему документа, используемую по умолчанию, выбрав другую заранее определенную или пользовательскую тему документа.
Во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Темы и выберите тему документа (рис. 11.21). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанным оформлением.
21.png
Рис. 11.21.
Выбор темы
При выборе темы выделять какие-либо ячейки нет необходимости. Параметры темы будет применены ко всем листам книги.
Настройка темы
Можно изменить отдельные параметры оформления, характерные для выбранной темы.
Выбор темы определяет набор шрифтов (основного и для заголовков). Для изменения шрифтов темы во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Шрифты и выберите нужный набор шрифтов (рис. 11.22). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанными шрифтами.
22.png
Рис. 11.22.
Выбор шрифтов темы
Выбор набора шрифтов не означает, что при оформлении нельзя использовать другие шрифты.
Для изменения цветового оформления темы во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Цвета и выберите нужный набор цветов (рис. 11.23). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанными цветами.
23.png
Рис. 11.23.
Выбор цветов темы
Выбор набора цветов не означает, что при оформлении нельзя использовать другие цвета.
Сохранение пользовательской темы
Измененную тему можно сохранить для последующего использования.
1.      Во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Темы и выберите команду Сохранить текущую тему (см. рис. 11.21).
2.      В окне Сохранение текущей темы в поле Имя файла введите имя сохраняемой темы (рис. 11.24) и нажмите кнопку Сохранить. Не рекомендуется изменять папку, в которой сохраняется файл темы.
24.png
Рис. 11.24.
Сохранение пользовательской темы
Пользовательские сохраненные темы отображаются в верхней части галереи тем (см. рис.11.21).
Копирование форматов Копирование формата по образцу
Простейшим и наиболее быстрым способом копирования оформления одной ячейки на другие ячейки является использование кнопки Формат по образцу группы Буфер обмена вкладки Главная.
1.      Выделите ячейку, оформление которой требуется копировать.
2.      Нажмите кнопку Формат по образцу (рис. 11.25).
3.      После этого кнопка Формат по образцу останется нажатой, а справа от указателя мыши появится значок копирования формата.
4.      Выделите ячейку или диапазон ячеек, для которых устанавливается копируемый формат (рис. 11.25).
25.png
Рис. 11.25.
Копирование формата с использованием кнопки Формат по образцу
Предложенный способ пригоден для однократного копирования формата.
Если требуется многократно применять оформление выбранной ячейки, то необходимо два раза щелкнуть по кнопке Формат по образцу (щелкать надо быстро, чтобы кнопка осталась нажатой), а затем выделять разные фрагменты. Для окончания копирования формата нажмите клавишу Esc или кнопку Формат по образцу, чтобы она пришла в обычное состояние.
Копирование формата по образцу используют чаще всего при копировании оформления в пределах видимой части одного листа. Но этот способ можно использовать и для копирования оформления на другие листы и другие книги.
Копирование автозаполнением
Копирование автозаполнением используют при копировании оформления одной ячейки на рядом расположенные ячейки.
1.      Выделите ячейку с копируемым оформлением
2.      Перетащите маркер автозаполнения, как это делается при обычном автозаполнении. Первоначально все ячейки заполнятся не только форматом, но и содержимым копируемой ячейки
3.      Щелкните по кнопке Параметры автозаполнения в правом нижнем углу области заполнения и выберите команду Заполнить только форматы (рис.11.26).
26.png
Рис. 11.26.
Копирование формата автозаполнением
Следует обратить внимание, что воспользоваться кнопкой Параметры автозаполнения можно только в течение некоторого времени после копирования. При выполнении некоторых действий (сохранение файла, копирование и вставка ячеек и др.) кнопка исчезает, и воспользоваться копированием формата не удастся.
Копирование с использованием буфера обмена
Копирование форматов с использованием буфера обмена обычно используют при копировании оформления на ячейки других листов или книг.
1.      Ячейку с копируемым форматом скопируйте в буфер обмена.
2.      Выделите ячейки, на которые копируется оформление.
3.      Извлеките скопированную ячейку из буфера обмена. Первоначально все ячейки заполнятся не только форматом, но и содержимым копируемой ячейки.
4.      Щелкните по кнопке Параметры вставки в правом нижнем углу области вставки и выберите команду Только форматы (рис. 11.27)
27.png
Рис. 11.27.
Копирование формата с использованием буфера обмена
Следует обратить внимание, что воспользоваться кнопкой Параметры вставки можно только в течение некоторого времени после копирования. При выполнении некоторых действий (сохранение файла, копирование и вставка ячеек и др.) кнопка исчезает, и воспользоваться копированием формата не удастся.
Копирование с использованием специальной вставки
Копирование форматов с использованием специальной вставки чаще всего используют при копировании оформления на ячейки других листов или книг. Этот способ несколько более трудоемок, чем с использованием буфера обмена и обычной вставки. С другой стороны, он более надежен, так как снижает риск вставки не только формата, но и данных из копируемой ячейки.
1.      Ячейку с копируемым форматом скопируйте в буфер обмена.
2.      Выделите ячейки, на которые копируется оформление.
3.      Щелкните по стрелке кнопки Вставить в группе Буфер обмена вкладки Главная и выберите команду Специальная вставка или щелкните по выделенной области правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Специальная вставка.
4.      В диалоговом окне Специальная вставка установите переключатель форматы (рис. 11.28). Нажмите кнопку ОК.
28.png
Рис. 11.28.
Копирование формата с использованием специальной вставки
Очистка (удаление) форматирования
Можно удалить сразу все параметры оформления (числовые форматы, параметры выравнивания, параметры шрифта, заливки, границы и т. д.).
1.      Выделите ячейку или диапазон ячеек, для которых удаляется оформление.
2.      В группе Редактирование вкладки Главная щелкните по кнопке Очистить и выберите команду Очистить форматы (рис. 29).
29.png
Рис. 11.29.
Очистка форматирования .

Поиск и замена данных Поиск данных

Поиск данных можно производить на всем листе или в выделенной области листа, например, только в некоторых столбцах или строках, а также сразу во всей книге.
1. В группе Редактирование вкладки Главная щелкните по кнопке Найти и выделить и выберите команду Найти (рис. 12.1).
1.png
Рис. 12.1.
Поиск данных
2.      В поле Найти вкладки Найти окна Найти и заменить введите искомые данные (рис. 12.2). При поиске можно использовать подстановочные знаки: * (звездочка) заменяет любое количество любых символов;  ? (знак вопроса) заменяет один любой символ.
2.png
Рис. 12.2.
Ввод искомых данных
3.      Для расширения возможностей поиска во вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить (см. рис. 12.2) нажмите кнопку Параметры. При этом появятся новые элементы диалогового окна (рис. 12.3).
3.png
Рис. 12.3.
Расширенные возможности поиска данных
4.      В списке  Искать (см. рис. 12.3) выберите область поиска: на листе или в книге. Во втором случае будут просматриваться данные всех листов книги (за исключением скрытых).
5.      В списке Область поиска выберите способ поиска: по формулам (формулы) или по значениям ячеек (значения). Например, ячейка может показывать значение "100", но содержать формулу =А8*25. При поиске числа "100" по формулам эта ячейка найдена не будет. При поиске числа "100" по значениям эта ячейка будет найдена. Поиск также можно выполнять по примечаниям, добавленным к ячейкам.
6.      Установите флажок  Учитывать регистр, если при поиске необходимо различать прописные и строчные буквы.
7.      Установите флажок Ячейка целиком для обеспечения поиска точного совпадения с набором символов, заданным в поле Найти, а не всех слов, в которые искомое слово входит как составная часть. Например, при поиске слова "Град" как имени собственного, установка указанных флажков позволит избежать нахождения таких слов как: град, ограда, награда, Градосельский, градостроительство, градирня и др.
8.      Нажмите кнопку Найти далее для нахождения ближайшей ячейки, содержащей искомое значение. Найденная ячейка будет выделена, а ее содержимое отображено в строке формул.
9.      Нажмите кнопку Найти все для отображения списка всех ячеек листа или книги, содержащих искомое значение (рис. 12.4). Для перехода к нужной ячейке щелкните мышью по ее записи в списке.
4.png
Рис. 12.4.
Результаты поиска данных
С использованием вкладки Найти диалогового окна Найти и заменить можно искать не только конкретные данные, но и элементы оформления ячеек.
Замена данных
Замену данных, так же как и поиск, можно производить на всем листе или в выделенной области листа, например, только в некоторых столбцах или строках, а также сразу во всей книге.
1.      В группе Редактирование вкладки Главная щелкните по кнопке Найти и выделить и выберите команду Заменить (см. рис. 12.1).
2.      В поле Найти вкладки Заменить окна Найти и заменить введите искомые данные, а в поле Заменить на – заменяющие данные (рис.12.5).
5.png
Рис. 12.5.
Ввод данных для поиска и замены
3.      Так же как и при поиске данных, для расширения возможностей замены во вкладке Заменить диалогового окна Найти и заменить нажмите кнопку Параметры и установите особенности поиска и замены.
4.      Для замены данных на всем листе (книге) нажмите кнопку Заменить все, после чего выйдет сообщение о количестве произведенных замен. Если же требуется заменить только некоторые из искомых данных, то следует последовательно нажимать кнопку Найти далее и после нахождения требуемого значения нажать кнопку Заменить.
С использованием вкладки Заменить диалогового окна Найти и заменить можно заменять не только конкретные данные, но и элементы оформления ячеек.
Сортировка данных Правила сортировки Общие правила
Сортировка – расположение данных на листе в определенном порядке.
Чаще всего необходимо сортировать строки с данными. Как правило, при сортировке упорядочиваются целиком строки, но можно сортировать и отдельные ячейки.
Сортировку можно производить как по возрастанию, так и по убыванию. При желании можно сортировать данные в соответствии с собственным порядком сортировки.
Поскольку при сортировке Microsoft Excel автоматически определяет связанный диапазон данных, сортируемый диапазон не должен иметь пустых столбцов. Наличие пустых строк допускается, но не рекомендуется.
При сортировке заголовки столбцов обычно не сортируются вместе с данными, но сортируемый диапазон может и не иметь заголовков столбцов.
Скрытые строки не перемещаются при сортировке строк. Тем не менее при сортировке строк данные скрытых столбцов также упорядочиваются. Прежде чем приступать к сортировке, рекомендуется сделать видимыми скрытые строки и столбцы.
Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам (от старых к новым или от новых к старым) и времени. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам.
Порядок сортировки По возрастанию
При сортировке по возрастанию используется следующий порядок.
Числа
Числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа.
Буквенно-цифровая сортировка
При сортировке алфавитно-цифрового текста сравниваются значения по знакам слева направо. Например, если ячейка содержит текст "Дом100", она будет поставлена после ячейки, содержащей запись "Дом1", и перед ячейкой, содержащей запись "Дом12".
Текст, в том числе содержащий числа, сортируется в следующем порядке:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (пробел) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G
H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я
Апострофы (') и дефисы (-) игнорируются с единственным исключением: если две строки текста одинаковы, не считая дефиса, текст с дефисом ставится в конец.
Если предназначенный для сортировки столбец содержит как числа, так и числа с текстом (например, 1, 1а, 2, 2а), все они должны быть отформатированы как текст. В противном случае после сортировки первыми будут располагаться числа, а за ними числа с текстом.
Логические значения
Логическое значение ЛОЖЬ ставится перед значением ИСТИНА.
Значения ошибки
Все значения ошибки равны.
Пустые значения
Пустые значения всегда ставятся в конец.
По убыванию
При сортировке по убыванию порядок заменяется на обратный, за исключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец списка.
По форматам
Порядок сортировки по цвету ячеек, цвету шрифта, и по значкам настраивается пользователем.
Сортировка по значениям одного столбца
Простейшая сортировка производится по данным одного столбца.
1.      Выделите одну любую ячейку в столбце, по данным которого сортируется таблица.
2.      Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите направление сортировки. Например, для сортировки по столбцу "Выпускников" следует выделить любую ячейку столбца D (рис. 12.6)
6.png
Рис. 12.6.
Простая сортировка
Для сортировки можно также использовать кнопки группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (рис.12.7).
7.png
Рис. 12.7.
Простая сортировка
Кроме того, для сортировки таблицы по данным одного столбца можно использовать автофильтр.
Сортировка по формату
1.      Выделите одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных.
2.      Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная (см. рис. 12.6) и выберите команду Настраиваемая сортировка или нажмите кнопку Сортировка группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (см. рис. 12.7)
3.      В окне Сортировка в раскрывающемся списке Столбец выберите название столбца, по данным которого будет выполняться сортировка. В раскрывающемся списке Сортировка выберите признак сортировки (цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки). Затем щелкните по стрелке раскрывающегося списка Порядок и выберите цвет или значок (рис. 12.10). Строки, содержащие ячейки с выбранным оформлением, будут располагаться в верхней части сортируемого диапазона. При желании или необходимости в рядом расположенном раскрывающемся списке можно выбрать Внизу, чтобы строки располагались в нижней части диапазона данных
8.png
Рис. 12.8.
Настройка сортировки по формату ячеек
4.      В окне Сортировка (см. рис.12.8) нажмите кнопку Копировать уровень и после того, как появится новая строка, щелкните по стрелке раскрывающегося списка Порядок и выберите другой цвет (значок). Строки, содержащие ячейки с выбранным оформлением, будут располагаться ниже. Повторите это действие для других цветов (значков).
5.      После выбора всех необходимых цветов (значков) нажмите кнопку ОК (рис. 12.9).
9.png
Рис. 12.9.
Настройка сортировки по формату ячеек
Пользуясь кнопками Вверх и Вниз окна Сортировка (см. рис.12.9) можно изменять последовательность уровней сортировки.
Ошибочно созданный или ненужный уровень сортировки можно удалить.
1.      Выделите строку в окне Сортировка (см. рис. 12.9).
2.      Нажмите кнопку Удалить уровень.
Сортировка по нескольким столбцам
Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце и последующего осуществления сортировки другого столбца или строки в этих группах с одинаковыми значениями. Например, если взять столбцы "Отдел" и "Сотрудник", сначала можно отсортировать строки по столбцу "Отдел" (для группировки всех сотрудников одного отдела), а затем по имени (для расположения имен сотрудников в каждом отделе в алфавитном порядке). Можно одновременно осуществлять сортировку по 64 столбцам.
1.      Выделите одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных.
12.Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная (см. рис. 12.6) и выберите команду Настраиваемая сортировка или нажмите кнопку Сортировка группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (см. рис. 7).
2.      В окне Сортировка в раскрывающемся списке Столбец выберите название столбца, по данным которого будет выполняться сортировка. В раскрывающемся списке Сортировка выберите признак сортировки (значение, цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки). Затем щелкните по стрелке раскрывающегося списка Порядок и выберите направление сортировки или цвет (значок).
3.      В окне Сортировка (см. рис.12.8) нажмите кнопку Добавить уровень и после того, как появится новая строка, выберите название столбца, по данным которого будет выполняться последующая сортировка. Аналогично предыдущему пункту настройте порядок сортировки. Повторите это действие для других столбцов.
4.      После выбора всех необходимых уровней сортировки нажмите кнопку ОК (рис. 12.10).
10.png
Рис. 12.10.
Настройка сортировки по нескольким столбцам
Сортировка части диапазона
Можно сортировать часть данных таблицы, например, только данные одного столбца без влияния на другие столбцы.
1.      Выделите ячейки сортируемого диапазона.
2.      Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите направление сортировки. Или нажмите соответствующую кнопку группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (см. рис. 12.7).
3.      В появившемся предупреждении (рис.12.12) установите переключатель сортировать в пределах указанного диапазона выделения и нажмите кнопку Сортировка.
11.png
Рис. 12.11.
Сортировки части диапазона
Будьте осторожны при использовании этого средства. Сортировка по одному столбцу диапазона может привести к нежелательным результатам, например, перемещению ячеек в этом столбце относительно других ячеек строки.
Отбор данных
Простейшим инструментом для выбора и отбора данных является фильтр. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца.
В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.
Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их.
Кроме того, для выбора данных можно использовать возможности поиска данных, формы и некоторые функции.
Установка фильтра
Фильтры можно установить для любого диапазона, расположенного в любом месте листа. Диапазон не должен иметь полностью пустых строк и столбцов, отдельные пустые ячейки допускаются.
1.      Выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры.
2.      Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Фильтр (рис. 12.12) или нажмите кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (см. рис. 12.7)
12.png
Рис. 12.12.
Установка фильтров
3.      После установки фильтров в названиях столбцов таблицы появятся значки раскрывающих списков (ячейки A1:F1 в таблице на рис.12.13).
13.png
Рис. 12.13.
Таблица с установленными фильтрами
Для удаления фильтров выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры, нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Фильтр (см. рис.
12.12) или нажмите кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (см. рис. 12.7)
Фильтры автоматически устанавливаются при оформлении "таблицы" и автоматически удаляются при преобразовании "таблицы" в обычный диапазон.
Работа с фильтром
Для выборки данных с использованием фильтра следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать значение или параметр выборки (рис. 12.14).
14.png
Рис. 12.14.
Использование фильтра
Заголовки строк листа, выбранных из таблицы с помощью фильтра, отображаются синим цветом. На значках раскрывающихся списков в названиях столбцов, по которым была произведена выборка, появляется особая отметка. В строке состояния окна Excel в течение некоторого времени отображается текст с указанием количества найденных записей и общего количества записей в таблице. Например, в таблице на рис. 12.15 произведен отбор данных по столбцу B (Honda) и столбцу Е (1300).
15.png
Рис. 12.15.
Таблица с отобранными данными с использованием фильтра
Количество столбцов, по которым производится выборка, не ограничено.
Отбор по значению
Можно выбрать строки по одному или нескольким значениям одного или нескольких столбцов.
1.      Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.
2.      Отметьте флажками значения, по которым производится отбор (рис. 12.16).
Нажмите кнопку ОК.
16.png
Рис. 12.16.
Отбор по значению
Отбор по формату
Можно выбрать строки по цвету ячейки, цвету текста или значку одного или нескольких столбцов.
1.      Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.
2.      Выберите команду Формат по цвету, а затем в подчиненном меню выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок (рис. 12.17). Нажмите кнопку ОК.
17.png
Рис. 12.17.
Отбор по формату
Отбор по условию
Можно производить выборку не только по конкретному значению, но и по условию.
Условие можно применять для числовых значений.
1.      Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.
2.      Выберите команду Числовые фильтры, а затем в подчиненном меню выберите применяемое условие (рис. 12.18).
18.png
Рис. 12.18.
Отбор по условию для числовых значений
3.      При использовании условий: равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно установите значение условия в окне Пользовательский автофильтр (рис. 12.19). Значение условия можно выбрать из списка или ввести с клавиатуры.
19.png
Рис. 12.19.
Задание значения условия для числовых значений
Некоторые особенности имеет применение условий для дат.
1.      Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.
2.      Выберите команду Фильтры по дате, а затем в подчиненном меню выберите применяемое условие (рис. 12.18).
20.png
Рис. 12.20.
Отбор по условию для дат
3.      При использовании условий: До, После или Между установите значение условия в окне Пользовательский автофильтр (рис. 12.21). Значение условия можно выбрать из списка или ввести с клавиатуры. Можно также щелкнуть по кнопке Выбор даты и выбрать значение даты из календаря.
21.png
Рис. 12.21.
Задание значения условия для дат
Условия можно использовать при отборе и для текстовых значений.
1.      Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.
2.      Выберите команду Фильтры по дате, а затем в подчиненном меню выберите применяемое условие (рис. 12.22).
22.png
Рис. 12.22.
Отбор по условию для текстовых значений
3.      При использовании условий: равно, не равно, содержит, не содержит, начинается с, не начинается с, заканчивается на, не заканчивается на установите значение условия в окне Пользовательский автофильтр (рис. 12.23). Значение условия обычно вводят с клавиатуры.
23.png
Рис. 12.23.
Задание значения условия для текстовых значений
Во всех случаях при использовании окна Пользовательский автофильтр одновременно можно применять два условия отбора, объединяя их союзом И, если требуется, чтобы данные удовлетворяли обоим условиям, или союзом ИЛИ, если требуется, чтобы данные удовлетворяли хотя бы одному из них.
Отбор наибольших и наименьших значений
Для числовых значений можно отобрать строки по наибольшим или наименьшим значениям в каком-либо столбце.
1.      Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.
2.      Выберите команду Числовые фильтры, а затем в подчиненном меню выберите команду Первые 10 (рис. 12.24).
24.png
Рис. 12.24.
Отбор максимальных или минимальных значений
3.      В окне Наложение условия по списку (рис. 12.23) установите количество (или процент от общего числа) отбираемых элементов, выберите принцип отбора (наибольшие или наименьшие значения) и режим отбора: отображение строк с наибольшими или наименьшими значениями (элементов списка) или отображение строк с набольшими или наименьшими значениями в процентном отношении (% от количества элементов).
25.png
Рис. 12.25.
Установка параметров отбора максимальных или минимальных значений
Кроме того, можно выбрать значения выше или ниже среднего (см. рис. 12.24).
Отбор по ячейке
Данные можно быстро отфильтровать с помощью условия, отражающего характеристики содержимого активной ячейки.
1.      По ячейке щелкните правой кнопкой мыши.
2.      В контекстном меню выберите команду Фильтр, а затем в подчиненном меню принцип отбора: по значению в ячейке, цвету ячейки, цвету текста или значку (рис.12.26).
26.png
Рис. 12.26.
Отбор по ячейке
Отказ от отбора
1.      Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому произведен отбор.
2.      Выберите команду Снять фильтр.

Работа с примечаниями  О примечаниях

Примечание представляет собой информацию (данные), относящуюся к ячейке и хранящуюся независимо от содержимого этой ячейки. Это может быть какая-либо поясняющая информация, указания, напоминания и т. п.
Ячейки с примечаниями помечаются индикатором (красный треугольник в правом верхнем углу ячейки). При наведении указателя на ячейку, помеченную индикатором, примечание отображается (рис. 13.1).
1.png
Рис. 13.1.
Отображение примечаний
Примечания можно выводить на печать.
По умолчанию в текст примечания включается имя пользователя. Это сделано для удобства отслеживания авторов примечаний. Ячейка может иметь только одно примечание, независимо от числа авторов. Каждый автор может добавлять свой текст в примечание.
Примечания можно копировать независимо от ячеек.
При сортировке данных примечания сортируются вместе с ячейками.
Для работы с примечаниями удобно пользоваться вкладкой Рецензирование (см. рис.13.1).
Создание примечаний
Одновременно можно создать только одно примечание к одной ячейке.
1.      Выделите ячейку, для которой создается примечание.
2.      Нажмите кнопку Создать примечание в группе Примечания вкладки Рецензирование или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Вставить примечание.
3.      В рамке примечания введите текст примечания (рис. 13.2).
2.png
Рис. 13.2.
Создание примечания
4.      По окончании ввода текста примечания щелкните мышью в любом месте листа за пределами рамки примечания.
По умолчанию в примечании указано имя пользователя. Если примечание необходимо сделать безымянным, имя пользователя можно удалить.
Текст примечания вводится обычным порядком. Для перехода к новому абзацу используют клавишу Enter. В примечание можно копировать текст из текстовых редакторов (Word и др.) и из других примечаний.
Количество символов текста в примечании не ограничено. Если текст не помещается в рамке, перетаскиванием маркеров размер рамки можно увеличить. При желании размер рамки можно и уменьшить. Размер рамки можно будет изменить и в последующем, при оформлении примечания.
Отображение и просмотр примечаний  Отображение всех примечаний
Для отображения всех примечаний нажмите кнопку Показать все примечания вкладки Рецензирование (рис. 13.3).
3.png
Рис. 13.3.
Отображение всех примечаний
Для скрытия всех примечаний нажмите кнопку Показать все примечания вкладки Рецензирование (см. рис. 13.3).
Выборочное отображение примечаний
Можно отображать примечания для отдельных ячеек.
1.      Выделите ячейку, для которой отображается примечание.
2.      Нажмите кнопку Показать или скрыть примечание в группе Примечания вкладки Рецензирование (рис.13.4) или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Показать или скрыть примечание.
4.png
Рис. 13.4.
Отображение одного примечания
Для удобства работы отображенное примечание можно переместить в любое место листа перетаскиванием за линию рамки (рис. 13.5).
5.png
Рис. 13.5.
Перемещенное примечание
Для скрытия отображенного примечания выделите ячейку, для которой отображено примечание, и нажмите кнопку Показать или скрыть примечание в группе Примечания вкладки Рецензирование (см. рис. 13.4) или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Скрыть примечание.
Скрытое примечание будет отображаться обычным порядком при наведении указателя мыши (см. рис. 13.1). Независимо от размещения на листе отображенного примечания, скрытое примечание всегда отображается рядом с ячейкой.
Последовательный просмотр примечаний
Для последовательного просмотра всех примечаний в книге удобно пользоваться кнопками Предыдущее и Следующее группы Примечания вкладки Рецензирование. Независимо от режима отображения примечаний кнопка Следующее отображает примечание, ближайшее к текущей ячейке (рис. 13.6).
6.png
Рис. 13.6.
Последовательный просмотр примечаний
Следующий щелчок по кнопке Следующее отображает следующее примечание, при этом ранее отображенное примечание скрывается, и т. д. Аналогично работает и кнопка Предыдущее.
Редактирование примечаний
Для редактирования примечания необходимо отобразить его, после чего щелкнуть мышью в любом месте рамки.
Можно вводить новый текст, можно вносить изменения в существующий. По окончании редактирования примечания щелкните мышью в любом месте листа за пределами рамки примечания.
Оформление примечаний Общие правила
Оформлять можно только отображенное примечание.
Для оформления примечания в основном используют элементы вкладки Главная.
Примечание можно оформлять целиком как объект, включая весь расположенный в нем текст. Для этого необходимо выделить примечание, щелкнув по его рамке. При этом должны отобразиться маркеры рамки; текстовый курсор в рамке примечания не должен быть отображен (рис. 13.7).
7.png
Рис. 13.7.
Выделенное примечание
В примечании можно изменять оформление шрифта отдельных фрагментов текста. Для этого необходимо выделить фрагмент текста примечания (рис. 13.8). Выделять фрагменты текста можно перемещением по тексту указателя мыши при нажатой левой кнопке.
8.png
Рис. 13.8.
Выделенный фрагмент текста примечания
Расширенные возможности оформления примечания дает окно Формат примечания.
1.      Выделите оформляемое примечание.
2.      Нажмите кнопку Формат в группе Ячейки вкладки Главная и выберите команду Формат примечания.
3.      Отобразится окно Формат примечания (рис. 13.9).
9.png
Рис. 13.9.
Диалоговое окно Формат примечания
Параметры шрифта
В примечании можно изменить шрифт, размер шрифта, начертание (полужирный и/или курсив), подчеркивание. Все эти параметры устанавливаются точно так же, как и параметры шрифта в ячейках таблицы.
Кроме того, во вкладке Шрифт окна Формат примечания можно изменить цвет шрифта.
Положение текста
Текст примечания по умолчанию расположен горизонтально и выровнен по верхнему и левому краю рамки.
С использованием элементов группы Выравнивание вкладки Главная (см. рис. 13.7) можно изменить горизонтальное и вертикальное выравнивание текста относительно рамки примечания, а также направление текста. Все эти параметры устанавливаются точно так же, как и в ячейках таблицы. В отличие от оформления ячеек текст можно повернуть только на 90 градусов или оформить столбцом.
Некоторые дополнительные параметры можно установить во вкладке Выравнивание окна Формат примечания.
Заливка и линии рамки
По умолчанию для примечания установлена заливка бледно-желтым цветом и линия рамки черного цвета, одинарная, сплошная, толщиной 0,75 пт.
При использовании большого количества примечаний для повышения наглядности можно изменить цвет заливки.
Для установки цвета заливки можно использовать только вкладку Цвета и линии окна Формат примечания (рис. 13.10). В раскрывающемся списке Цвет можно выбрать цвет фона примечания, регулятором или счетчиком прозрачность можно установить степень прозрачности цвета заливки. Прозрачность заливки позволяет видеть данные, расположенные за рамкой примечания, что удобно для постоянно отображаемого примечания. Кроме того, можно выбрать цвет линии, толщину линии и ее тип.
10.png
Рис. 13.10.
Установка параметров заливки и линии рамки примечания
Изменение размера рамки
Изменить размер рамки можно перетаскиванием маркеров рамки.
Точные размеры рамки можно установить в счетчиках высота и ширина вкладки Размер окна Формат примечания (рис. 13.11).
11.png
Рис. 13.11.
Установка размера примечания
Копирование оформления
Можно копировать оформление одного примечания на другое примечание. Это удобнее делать в режиме отображения всех примечаний.
1.      Выделите примечание.
2.      Нажмите кнопку Формат по образцу группы Буфер обмена вкладки Главная.
3.      Щелкните мышью по примечанию, на которое копируется оформление.
Копирование примечаний
Копирование примечаний позволяет создавать одинаковые примечания для различных ячеек.
1.      Ячейку с примечанием скопируйте в буфер обмена.
2.      Выделите ячейку или диапазон ячеек, на которые копируется примечание.
3.      Щелкните по стрелке кнопки Вставить в группе Буфер обмена вкладки Главная и выберите команду Специальная вставка или щелкните по выделенной области правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Специальная вставка.
4.      В окне Специальная вставка установите переключатель примечания (рис.13.12). Нажмите кнопку ОК.
12.png
Рис. 13.12.
Копирование примечаний
Удаление примечаний
1. Выделите ячейку или диапазон ячеек с примечаниями.
2. Нажмите кнопку Удалить в группе Примечания вкладки Рецензирование (рис. 13.13) или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Удалить примечание.
13.png
Рис. 13.13.
Удаление примечания
Для удаления отображенного примечания можно его выделить и нажать клавишу Delete.
Защита информации
Защита от несанкционированного просмотра и изменения
Уровни защиты
В Excel предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к данным Excel и их изменением.
Можно ограничить доступ к файлу, например несанкционированное открытие файла и/или сохранение в нем изменений.
Можно применить защиту к элементам книги, ограничив просмотр отдельных листов и/или изменение данных на листе.
Можно защитить элементы листа, например ячейки с формулами, запретив доступ к ним или предоставить доступ к определенным диапазонам.
Все уровни защиты являются не взаимоисключающими, а взаимодополняющими.
Пароли
Защита информации от просмотра и изменения основана на использовании паролей.
Паролями можно ограничить доступ к файлу, внесение изменений в книгу и отдельные листы. В каждом из этих случаев требуется использовать пароль. Это может быть один и тот же пароль. Можно в каждом случае использовать разные пароли.
В качестве пароля можно использовать любой набор символов. В паролях можно использовать как русские, так и английские буквы. Однако, пароли, содержащие русские буквы, не могут быть правильно распознаны при использовании Excel на компьютерах Macintosh. При вводе пароля учитывается регистр букв.
Используйте надежные пароли, представляющие собой сочетание прописных и строчных букв, цифр и символов.
При вводе пароля он никогда не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается точка (рис. 13.14).
14.png
Рис. 13.14.
Пример отображения пароля при вводе
После ввода пароля и нажатия кнопки ОК всегда появляется окно подтверждения пароля (рис. 13.15), в котором необходимо пароль ввести еще раз. Это сделано во избежание случайного неправильного ввода пароля.
15.png
Рис. 13.15.
Пример окна подтверждения пароля
В Excel не существует стандартных средств восстановления забытых паролей. Так как при утере пароля доступ к защищенной книге или элементам листа невозможен, во избежание проблем рекомендуется держать в надежном месте список всех паролей и соответствующих им книг и листов.
При снятии защиты выводится окно для ввода пароля (рис. 13.16), в котором необходимо ввести пароль. Пароль при вводе не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается точка.
16.png
Рис. 13.16.
Пример окна ввода пароля
Защита от несанкционированного просмотра
Защита файлов от открытия
Пароль для защиты файла от несанкционированного открытия устанавливают при сохранении файла.
1.      Перейдите во вкладку Файл, а затем выберите команду Сохранить как.
2.      В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис выберите команду Общие параметры.
3.      В окне Параметры сохранения (рис.13.17) введите пароль в поле Пароль для открытия и нажмите кнопку ОК.
17.png
Рис. 13.17.
Ввод пароля для защиты файла от открытия
4.      В окне подтверждения пароля введите его еще раз.
5.      В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сохранить. Если файл сохраняется под существующим именем в исходную папку, подтвердите замену существующего файла.
Открытие защищенных файлов
При открытии файла выйдет окно запроса пароля (рис. 13.18), в котором необходимо ввести пароль и нажать кнопку ОК.
18.png
Рис. 13.18.
Окно запроса пароля
Снятие пароля
Снять пароль можно только после открытия файла.
1.      Перейдите во вкладку Файл, а затем выберите команду Сохранить как.
2.      В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис выберите команду Общие параметры.
3.      В окне Параметры сохранения (см. рис. 13.17) очистите поле Пароль для открытия и нажмите кнопку ОК.
4.      В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сохранить. Если файл сохраняется под существующим именем в исходную папку, подтвердите замену существующего файла.
Защита листов от просмотра Скрытие листов
Листы книги можно скрывать от просмотра. Скрыть можно как один лист, так и сразу несколько. Во втором случае необходимо сгруппировать листы.
1.      Щелкните по ярлыку скрываемого листа правой кнопкой мыши.
2.      В контекстном меню выберите команду Скрыть.
После этого обязательно необходимо защитить структуру книги.
Нельзя скрыть все листы книги. Хотя бы один лист всегда должен отображаться.
Данные, находящиеся на скрытых листах, остаются доступны для вычислений и прочих действий.
Отображение листов
Перед отображением скрытых листов необходимо снять защиту книги.
1.      Щелкните по ярлыку любого листа правой кнопкой мыши.
2.      В контекстном меню выберите команду Отобразить.
3.      В окне Вывод на экран скрытого листа (рис. 13.19) дважды щелкните по имени отображаемого листа или выберите лист и нажмите кнопку ОК.
19.png
Рис. 13.19.
Отображение скрытого листа
Защита элементов листа от просмотра
Скрытие строк и столбцов
Столбцы и строки листа можно скрыть. Однако этого недостаточно для защиты этих диапазонов от просмотра.
После скрытия столбцов и/или строк необходимо защитить лист от изменений. Среди защищаемых параметров обязательно должны быть указаны:
•       выделение заблокированных ячеек;
•       выделение незаблокированных ячеек;
•       форматирование столбцов;
•       форматирование строк.
Данные, находящиеся в скрытых столбцах и строках, остаются доступны для вычислений.
Отображение строк и столбцов
Перед отображением скрытых столбцов или строк необходимо снять защиту листа.
Далее скрытые столбцы/строки отображаются обычным порядком.
Скрытие формул
Скрытие формул подразумевает скрытие не только собственно формул, а вообще отображения любого содержимого ячеек в строке формул.
1.      Выделите ячейки со скрываемыми формулами.
2.      Нажмите кнопку Формат в группе Ячейки вкладки Главная и выберите команду Формат ячейки или щелкните правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в контекстном меню выберите команду Формат ячеек.
3.      Во вкладке Защита окна Формат ячеек (рис. 13.20) установите флажок Скрыть формулы.
20.png
Рис. 13.20.
Установка скрытия формул
Однако реально скрыты от просмотра формулы будут только на листе, защищенном от изменений. Уровень защиты листа значения не имеет.
Отображение формул
Для отображения формул достаточно снять защиту листа от изменений.
Защита от несанкционированного изменения Защита файлов
Защитить файлы от несанкционированного изменения можно, установив пароль на разрешение записей изменений в файле. Пароль для защиты файла устанавливают при сохранении файла.
1.      Перейдите во вкладку Файл, а затем выберите команду Сохранить как.
2.      В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис выберите команду Общие параметры.
3.      В окне Параметры сохранения (см. рис. 13.17) введите пароль в поле Пароль для изменения и нажмите кнопку ОК.
4.      В окне подтверждения пароля введите его еще раз.
5.      В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сохранить. Если файл сохраняется под существующим именем в исходную папку, подтвердите замену существующего файла.
Открытие защищенных файлов
При попытке открытия файла выйдет окно запроса пароля (рис. 13.21), в котором необходимо ввести пароль и нажать кнопку ОК.
Можно нажать кнопку Только для чтения. Файл будет открыт, в нем можно работать с данными, но при попытке сохранения изменений выйдет предупреждение об ограничении доступа. Файл можно сохранить только под другим именем или в другую папку.
21.png
Рис. 13.21.
Окно запроса пароля
Снятие пароля
Снять пароль можно только после открытия файла.
1.      Перейдите во вкладку Файл, а затем выберите команду Сохранить как.
2.      В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис выберите команду Общие параметры.
3.      В окне Параметры сохранения (см. рис. 13.17) очистите поле Пароль для изменения и нажмите кнопку ОК.
4.      В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сохранить. Если файл сохраняется под существующим именем в исходную папку, подтвердите замену существующего файла.
Защита листа Защита всех ячеек листа
По умолчанию все ячейки листа являются защищаемыми. Однако перед установкой защиты следует проверить защищаемость ячеек.
1.      Выделите все ячейки листа.
2.      Нажмите кнопку Формат в группе Ячейки вкладки Главная и выберите команду Формат ячейки или щелкните правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в контекстном меню выберите команду Формат ячеек.
3.      Во вкладке Защита окна Формат ячеек (см. рис. 13.20) должен быть установлен флажок Защищаемая ячейка.
Можно защитить как данные на листе, так и структуру листа.
1.      В группе Изменения вкладки Рецензирование нажмите кнопку Защитить лист.

2.      В окне Защита листа (рис. 13.22) в поле Пароль для отключения защиты листа введите пароль, а в списке Разрешить всем пользователям этого листа установите флажки, разрешающие определенные действия. Перед установкой разрешений необходимо установить флажок Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек и нажмите кнопку ОК.
22.png
Рис. 13.22.
Установка защиты листа
3.      В окне подтверждения пароля введите его еще раз.
При попытке выполнения на листе неразрешенных действий, появится окно сообщения (рис. 13.23).
23.png
Рис. 13.23.
Сообщение о запрете действий с защищенным листом
Защита отдельных ячеек листа
В некоторых случаях возникает необходимость защитить только часть ячеек листа, оставив возможность вводить данные в остальные ячейки защищенного листа.
1.      Выделите ячейки, не подлежащие защите.
2.      Нажмите кнопку Формат в группе Ячейки вкладки Главная и выберите команду Формат ячейки или щелкните правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в контекстном меню выберите команду Формат ячеек.
3.      Во вкладке Защита окна Формат ячеек (см. рис. 13.20) снимите флажок Защищаемая ячейка.
4.      Установите защиту листа обычным порядком.
Снятие защиты листа
1.      В группе Изменения вкладки Рецензирование нажмите кнопку Снять защиту листа.
2.      В окне Снять защиту листа (рис.13.24) введите пароль и нажмите кнопку ОК.
24.png
Рис. 13.24.
Снятие защиты листа
Защита книги
Можно защищать от изменений структуру книги и окно книги.
Под защитой структуры книги от изменений понимается запрещение действий с листами книги.
Под защитой окна книги понимается запрет перемещения, изменения размеров, скрытие, показ и закрытие окон.
1.      В группе Изменения вкладки Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу и выберите команду Защита структуры и окон (рис. 13.25).
25.png
Рис. 13.25.
Защита книги
2.      В окне Защита книги (рис. 13.26) установите флажок структуру для защиты структуры книги и флажок окна для защиты окон книги. В поле Пароль введите пароль и нажмите кнопку ОК.
26.png
Рис. 13.26.
Ввод пароля для защиты книги
3.      В окне подтверждения пароля введите его еще раз.
При попытке выполнить с книгой недопустимое действие выйдет соответствующее сообщение (рис. 13.27).
27.png
Рис. 13.27.
Сообщение о запрете действий с защищенной книго.
Снятие защиты книги
1.      В группе Изменения вкладки Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу и выберите команду Защита структуры и окон (см. рис. 13.25).
2.      В окне Снять защиту книги (рис.28) введите пароль и нажмите кнопку ОК.
28.png
Рис. 13.28.
Снятие защиты книги


Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных.
Диаграммы создают на основе данных, расположенных на рабочих листах. Как правило, используются данные одного листа. Это могут быть данные диапазонов как смежных, так и не смежных ячеек. Несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник. При необходимости, в процессе или после создания диаграммы, в нее можно добавить данные, расположенные на других листах.
Диаграмма может располагаться как графический объект на листе с данными (не обязательно на том же, где находятся данные, взятые для построения диаграммы). На одном листе с данными может находиться несколько диаграмм. Диаграмма может располагаться на отдельном специальном листе.
Диаграмму можно напечатать. Диаграмма, расположенная на отдельном листе, печатается как отдельная страница. Диаграмма, расположенная на листе с данными, может быть напечатана вместе с данными листа или на отдельной странице.
Диаграмма постоянно связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении исходных данных. Более того, изменение положения или размера элементов данных на диаграмме может привести к изменению данных на листе.
В Excel можно создавать различные диаграммы. Всего существует 11 типов встроенных диаграмм, каждый из которых имеют еще множество разновидностей (видов). Выбор типа диаграммы определяется задачами, решаемыми при ее создании.
Один из типов диаграмм является стандартным, то есть он используется по умолчанию при создании диаграмм. Обычно стандартной диаграммой является плоская гистограмма.
Создание диаграммы
Перед созданием диаграммы следует убедиться, что данные на листе расположены в соответствии с типом диаграммы, который планируется использовать.
Данные должны быть упорядочены по столбцам или строкам. Не обязательно столбцы (строки) данных должны быть смежными, но несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник.
При создании гистограммы, линейчатой диаграммы, графика, диаграммы с областями, лепестковой диаграммы, круговой диаграммы можно использовать от одного до нескольких столбцов (строк) данных.
При создании диаграммы типа "Поверхность" должно быть два столбца (строки) данных, не считая столбца (строки) подписей категорий.
При создании круговой диаграммы нельзя использовать более одного столбца (строки) данных, не считая столбца (строки) подписей категорий.
Как правило, данные, используемые для создания диаграммы, не должны иметь существенно различную величину.
1.      Выделите фрагмент таблицы, для которого создается диаграмма.
2.      На вкладке Вставка в группе Диаграммы щелкните по кнопке с нужным типом диаграмм и в галерее выберите конкретный вид диаграммы (рис. 14.1).
1.png
Рис. 14.1.
Выбор типа и вида создаваемой диаграммы
3.      На листе будет создана диаграмма выбранного вида (рис. 14.2)
2.png
Рис. 14.2.
Созданная диаграмма
Если в группе Диаграммы не отображается подходящий тип и вид диаграммы, щелкните по кнопке группы Диаграммы и выберите диаграмму в окне Вставка диаграммы (рис.14.3).
3.png
Рис. 14.3.
Выбор типа и вида создаваемой диаграммы
Для создания диаграммы стандартного типа достаточно выделить фрагмент листа и нажать клавишу F11
Для удаления диаграммы достаточно выделить ее и нажать клавишу Delete.
Настройка и редактирование диаграмм Выделение диаграммы
Все действия выполняются с выделенной диаграммой или с ее выделенными элементами.
Для выделения диаграммы следует щелкнуть мышью в любом месте области диаграммы. Признаком выделения являются рамка диаграммы (рис. 14.4). На рамке имеются маркеры, расположенные по углам и сторонам рамки.
4.png
Рис. 14.4.
Выделение диаграммы
Для выделения какого-либо элемента диаграммы следует щелкнуть по нему мышью. Признаком выделения являются рамка и маркеры элемента (рис. 14.5). Линейные элементы (оси, линии тренда и т.п.) рамки не имеют. Количество маркеров может быть различным для разных элементов диаграмм. Одновременно может быть выделен только один элемент диаграммы.
5.png
Рис. 14.5.
Выделенные элементы диаграммы
Для выделения отдельных элементов диаграммы можно также использовать раскрывающийся список Элементы диаграммы группы Текущий фрагмент контекстной вкладки Работа с диаграммами/Макет (рис. 14.6).
6.png
Рис. 14.6.
Выделение элементов диаграммы
Изменение типа диаграммы
После создания можно изменить тип и вид диаграммы.
1.      В группе Тип вкладки Работа с диаграммами/Конструктор нажмите кнопку Изменить тип диаграммы.
2.      В окне Изменение типа диаграммы выберите требуемый тип и вид диаграммы (рис. 14.7).
7.png
Рис. 14.7.
Изменение типа диаграммы
Изменение источника данных Замена источника данных
После создания диаграммы можно изменить диапазон данных, представленных на диаграмме.
1.      В группе Диапазон вкладки Работа с диаграммами/Конструктор нажмите кнопку Выбрать данные.
2.      В окне Выбор источника данных очистите поле Диапазон данных для диаграммы, а затем выделите на листе новый диапазон данных (рис. 14.8).
8.png
Рис. 14.8.
Замена источника данных
Изменение диапазона источника данных
В тех случаях, когда диаграмма расположена на листе с данными, изменить диапазон источника данных можно перетаскиванием маркеров диапазонов данных. Маркеры диапазонов отображаются на листе при выделении диаграммы (рис. 14.9). Как правило, выделяются три диапазона: в зеленой рамке – названия рядов диаграммы (в таблице на рис. 14.9 ячейки В1:С1), в сиреневой рамке – названия категорий (в таблице на рис. 14.9 ячейки А2:А7), в синей рамке – значения рядов данных (в таблице на рис. 14.9 ячейки В2:С7).
9.png
Рис. 14.9.
Изменение диапазона источника данных перетаскиванием маркеров
Для того чтобы изменить ряды данных, следует перетащить зеленую рамку на другие ячейки, а для добавления или удаления рядов данных следует перетащить зеленый маркер выделения.
Для того чтобы изменить категории, следует перетащить сиреневую рамку на другие ячейки, а для добавления или удаления категорий следует перетащить сиреневый маркер выделения.
Для того чтобы изменить одновременно категории и ряды данных, следует перетащить синюю рамку на другие ячейки (зеленая и сиреневая рамки при этом переместятся автоматически), а для добавления или удаления одновременно категорий и рядов данных следует перетащить синий маркер выделения.
Для изменения рядов данных, подписей осей, легенды можно использовать окно Выбор источника данных.
1.      В группе Диапазон вкладки Работа с диаграммами/Конструктор нажмите кнопку Выбрать данные.
2.      Для добавления ряда данных в окне Выбор источника данных (см. рис. 14.8) нажмите кнопку Добавить.
3.      В окне Изменение ряда (рис.14.10) очистите поле Имя ряда, а затем выделите на листе ячейку, содержащую название ряда данных; очистите поле Значение, а затем на листе выделите ячейки, содержащие значения ряда данных.
10.png
Рис. 14.10.
Добавление ряда данных
4.      Для удаления ряда данных в окне Выбор источника данных (см. рис. 14.8) выделите название этого ряда и нажмите кнопку Удалить.
Добавление и удаление элементов диаграммы Выбор макета диаграммы
Макет диаграммы определяет наличие и расположение элементов диаграммы.
1.      В группе Макеты диаграмм вкладки Работа с диаграммами/Конструктор щелкните по кнопке Дополнительные параметры галереи макетов.
2.      Выберите требуемый вариант (рис. 14.11)
11.png
Рис. 14.11.
Выбор макета диаграммы
Содержание галереи макетов зависит от типа диаграммы.
Добавление и удаление элементов диаграммы
Независимо от выбранного макета диаграммы можно добавлять и удалять ее отдельные элементы. Для этого используют элементы вкладки Работа с диаграммами/Макет (рис.14.12).
12.png
Рис. 14.12.
Добавление и удаление элементов диаграммы
Например, можно добавить название диаграммы.
1.      В группе Подписи вкладки Работа с диаграммами/Макет щелкните по кнопке Название диаграммы.
2.      Выберите вариант расположения названия диаграммы (рис. 14.13).
13.png
Рис. 14.13.
Выбор расположения названия диаграммы
3.      В поле названия диаграммы с клавиатуры введите название диаграммы (рис. 14.14).
14.png
Рис. 14.14. Добавление названия диаграммы
Для удаления названия диаграммы в меню кнопки Название диаграммы (см. рис. 14.13) выберите вариант  Нет.
Например, можно добавить на диаграмму легенду.
1.      В группе Подписи вкладки Работа с диаграммами/Макет щелкните по кнопке Легенда.
2.      Выберите вариант расположения легенды (рис. 14.13).
Рис. 14.15. Добавление легенды
Для удаления легенды в меню кнопки Легенда (см. рис. 14.15) выберите вариант Нет.
Аналогично можно добавить и удалить и другие элементы диаграммы.
Кроме того, для удаления любого элемента диаграммы можно выделить его и нажать клавишу Delete.
Изменение положения диаграммы и ее элементов
Изменение положения всей диаграммы
Диаграмма, созданная на листе с данными, первоначально расположена по умолчанию примерно в центре видимой части листа.
Изменить положение диаграммы можно перетаскиванием выделенной диаграммы за область диаграммы (рис. 14.16). Диаграмму можно переместить в любую часть листа.
16.png
Рис. 14.16.
Перемещение диаграммы перетаскиванием
Диаграмма может автоматически перемещаться при изменении ширины столбцов или высоты строк или удалении столбцов и строк области листа. Для отключения режима автоматического перемещения щелкните значок группы Размер вкладки Работа с диаграммами/Формат и во вкладке Свойства окна Размер и свойства (рис. 14.17) установите переключатель не перемещать и не изменять размеры.
17.png
Рис. 14.17.
Изменение свойств диаграммы
Диаграмму, размещенную на листе с данными, можно переместить на отдельный лист.
1.      Нажмите кнопку Переместить диаграмму в группе Расположение вкладки Работа с диаграммами/Конструктор.
2.      В окне Размещение диаграммы (рис.14.18) установите переключать на отдельном листе и при необходимости введите имя создаваемого листа.
18.png
Рис. 14.18.
Изменение размещения диаграммы
При перемещении диаграммы на отдельный лист автоматически создается новый лист (рис. 14.19). Работа с такой диаграммой не отличается от работы с диаграммой, размещенной на листе с данными.
19.png
Рис. 14.19.
Диаграмма, размещенная на отдельном листе
Диаграмму, расположенную на отдельном листе, можно переместить на лист с данными.
1.      Нажмите кнопку Переместить диаграмму в группе Расположение вкладки Работа с диаграммами/Конструктор.
2.      В окне Размещение диаграммы (см. рис. 14.18) установите переключать на имеющемся листе и в раскрывающемся списке выберите лист, на котором будет располагаться диаграмма.
Изменение положения элементов диаграммы
Расположение элементов диаграммы определяется выбранным макетом диаграммы. Однако можно произвольно изменить расположение некоторых элементов: область построения диаграммы, легенда, название диаграммы, названия осей.
1.      Выделите элемент диаграммы.
2.      Перетащите элемент, ухватившись за его рамку, в пределах области диаграммы (рис.14.20).
20.png
Рис. 14.20.
Перемещение элемента диаграммы перетаскиванием
Изменение размеров диаграммы и ее элементов
Изменение размеров всей диаграммы
Созданная на листе диаграмма по умолчанию имеет высоту 7,62 см, а ширину 12,7 см. Диаграмма, созданная на отдельном листе, имеет размеры, определяемые параметрами страницы, установленными для листа. По умолчанию размер диаграммы равен примерно 17 × 26 см.
Изменить размер диаграммы можно перетаскиванием маркеров выделенной диаграммы.
Точный размер диаграммы можно установить в счетчиках группы Размер контекстной вкладки Работа с диаграммами/Формат (рис. 14.21).
21.png
Рис. 14.21.
Изменение размера диаграммы
Размер диаграммы может автоматически изменяться при изменении ширины столбцов или высоты строк. Для отключения режима автоматического изменения размера щелкните значок группы Размер вкладки Работа с диаграммами/Формат и во вкладке Свойства окна Размер и свойства (см. рис. 14.17) установите переключатель перемещать, но и не изменять размеры или не перемещать и не изменять размеры.
Изменение размеров элементов диаграммы
Можно изменить размеры только некоторых элементов диаграммы.
1.      Выделите элемент диаграммы.
2.      Перетащите элемент маркер рамки элемента.
Размеры заголовка диаграммы и заголовков осей, элементов подписей данных, несмотря на наличие маркеров при выделении, изменить нельзя.
Оформление диаграммы Выбор стиля оформления
Стиль оформления диаграммы определяет, в первую очередь, цвета элементов диаграммы.
1.      В группе Стили диаграмм вкладки Работа с диаграммами/Конструктор щелкните по кнопке Дополнительные параметры галереи стилей.
2.      Выберите требуемый вариант (рис. 14.22)
22.png
Рис. 14.22.
Выбор стиля диаграммы
Оформление элементов диаграммы Средства оформления
Независимо от выбранного стиля диаграммы можно оформлять ее отдельные элементы. Для этого используют элементы вкладки Работа с диаграммами/Формат (рис. 14.23).
23.png
Рис. 14.23.
Оформление элементов диаграммы
Кроме того, для установки параметров оформления элементов можно использовать диалоговые окна. Для отображения окна выделите элемент диаграммы и в группе Текущий фрагмент вкладки Работа с диаграммами/Формат (см. рис. 14.23) нажмите кнопку Формат выделенного элемента.
Диалоговые окна для разных элементов имеет примерно одинаковый вид (рис.14.24). В левой части окна отображается список разделов (вкладок) окна. В правой части – элементы для настройки параметров элемента.
24.jpg
Рис. 14.24.
Диалоговые окна для оформления элементов диаграммы
При изменении параметров в данном диалоговом окне внесенные изменения незамедлительно применяются к выбранному элементу диаграммы, что позволяет оценить результат изменения, не закрывая диалоговое окно. Однако в связи с немедленным применением измененных параметров кнопка Отмена в этом диалоговом окне отсутствует. Чтобы удалить изменения, необходимо нажать кнопку Отменить на панели быстрого доступа.
Выбор стиля оформления элемента
Стиль оформления элемента определяет цвет и эффекты заливки элемента, параметры линии контура и эффекты, примененные при оформлении элемента.
1.      Выделите элемент диаграммы.
2.      В группе Стили фигур вкладки Работа с диаграммами/Формат щелкните по кнопке Дополнительные параметры галереи стилей.
3.      Выберите требуемый вариант (рис.14.25)
25.png
Рис. 14.25.
Выбор стиля оформления элемента
Заливка элементов диаграммы
Заливку элемента можно установить самостоятельно, независимо от выбранного стиля элемента.
1.      Выделите элемент диаграммы.
2.      В группе Стили фигур вкладки Работа с диаграммами/Формат щелкните по кнопке Заливка фигуры и выберите цвет заливки (рис. 14.26).
26.png
Рис. 14.26.
Установка заливки элемента
3.      После выбора цвета можно выбрать вариант градиентной заливки. В меню кнопки по кнопке Заливка фигуры выберите команду Градиентная, а затем конкретный вариант (рис. 14.27).
27.png
Рис. 14.27. Выбор градиентной заливки
4.      Вместо выбора цвета заливки, можно использовать заливку текстурой. В меню кнопки Заливка фигуры выберите команду Текстура, а затем конкретный вариант (рис. 14.28).
28.png
Рис. 14.28.
Выбор текстуры заливки
Контур (линии) элементов диаграммы
Параметры контура или линии элемента можно установить самостоятельно, независимо от выбранного стиля элемента.
1.      Выделите элемент диаграммы.
2.      В группе Стили фигур вкладки Работа с диаграммами/Формат щелкните по кнопке Контур фигуры и выберите цвет линии (рис. 14.29).
29.png
Рис. 14.29.
Установка параметров контур (линии) элемента
3.      Для выбора толщины (ширины) линии в меню кнопки по кнопке Контур фигуры выберите команду Толщина, а затем требуемое значение (рис. 14.30)
30.png
Рис. 14.30.
Выбор толщины контура (линии) элемента
Эффекты оформления элементов диаграммы
Эффект оформления элемента можно установить самостоятельно, независимо от выбранного стиля элемента.
1.      Выделите элемент диаграммы.
2.      В группе Стили фигур вкладки Работа с диаграммами/Формат щелкните по кнопке Эффекты для фигур, вид эффекта, а затем конкретный вариант (рис.
14.31).
31.png
Рис. 14.31.
Выбор эффекта оформления элемента
Особенности оформления осей
Большинство типов диаграмм, за исключением круговых и кольцевых, имеют оси. Количество осей на диаграмме может быть различным: от одной на лепестковой диаграмме, до трех на объемных гистограммах и диаграммах с областями.
Одна из осей является осью значений. По ней отсчитывают значения рядов данных диаграммы. Как правило, это вертикальная ось.
Ось, вдоль которой строятся ряды данных, называют осью категорий. Как правило, это горизонтальная ось.
На некоторых типах объемных диаграмм может иметься ось рядов данных.
При оформлении осей диаграммы может потребоваться настройка параметров оси. Это можно сделать только с помощью диалогового окна Формат оси
1.      Выделите ось диаграммы.
2.      В группе Текущий фрагмент вкладки Работа с диаграммами/Формат (см. рис.14.23) нажмите кнопку Формат выделенного элемента.
3.      В разделе Параметры оси окна Формат оси выберите и установите требуемые параметры.
4.      Для оси значений можно установить максимальное и минимальное значение оси, цену основных и промежуточных делений, установить другие параметры (рис.14.32).
32.png
Рис. 14.32. Установка параметров оси значений
5.      Для оси категорий можно установить интервал между подписями, порядок категорий, расстояние подписи от оси и другие параметры (рис. 14.33).
33.png
 Рис. 14.33. Установка параметров оси категорий
Оформление шрифта элемента
Для установки параметров шрифта диаграммы можно воспользоваться элементами группы Стили WordArt вкладки Работа с диаграммами/Формат (см. рис.14.23). Однако использование этих элементов назначает эффекты WordArt для шрифта элементов, что не всегда приводит к хорошему результату (рис. 14.34).
34.png
Рис. 14.34.
Применение эффекта WordArt для шрифта элементов диаграммы
Для установки обычных параметров шрифта удобнее пользоваться элементами вкладки Главная.
1.      Выделите элемент диаграммы.
2.      Установите требуемые параметры с использованием элементов групп Шрифт и Выравнивание вкладки Главная (рис. 14.35).
35.png
Рис. 14.35.
Изменение параметров шрифта элементов диаграммы
Восстановление параметров оформления
Можно отказаться от всех параметров оформления элемента, назначенных после применения стиля к диаграмме.
1.      Выделите элемент диаграммы.
2.      В группе Текущий фрагмент вкладки Работа с диаграммами/Формат (см. рис.14.23) нажмите кнопку Восстановить форматирование стиля.

О печати таблиц

В Microsoft Excel можно печатать все данные листа или только определенный диапазон ячеек. При печати больших таблиц на нескольких страницах можно переносить названия строк и столбцов таблицы на каждую страницу. При необходимости можно вставлять принудительные разрывы страниц при печати больших таблиц. Отдельно от листа можно напечатать расположенную на нем диаграмму. Можно управлять режимом печати примечаний к ячейкам листа.
Можно напечатать сразу несколько листов одной книги или нескольких книг.
Можно изменять масштаб печати, увеличивая или уменьшая размер таблицы; можно подобрать масштаб под размер печатаемой таблицы.
При печати можно выбирать размер бумаги, ориентацию страниц, размер полей.
Страницы печати могут иметь колонтитулы, в которых можно размещать различную информацию, включая дату и время печати.
Таблицу, как правило, следует подготовить к печати.
Режим просмотра Разметка страницы обеспечивает отображение документа практически так, как он будет напечатан. В этом режиме можно настроить параметры страниц, создать и оформить колонтитулы, установить особенности печати документа. Однако в некоторых случаях может потребоваться предварительный просмотр документа перед печатью.
Кроме того, может потребоваться печать не всего документа, а его отдельных фрагментов, печать документа в нескольких экземплярах и т.д. В этом случае необходимо настроить параметры печати.
Основная подготовка документа к печати производится в режиме просмотра Разметка страницы во вкладке Разметка страницы (рис. 15.1).
1.png
Рис. 15.1.
Просмотр документа в режиме Разметка страницы
Для печати и предварительного просмотра документа используется команда Печать меню закладки Файл и команды подчиненного меню (рис. 15.2).
2.png
Рис. 15.2.
Печать и настройка печати документов Excel
Подготовка документа к печати
Установка параметров страницы
Для выбора и установки параметров страницы используют элементы группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы (см. рис. 15.1).
Для выбора размера бумаги в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Размер и в появившемся списке выберите один из предлагаемых размеров (рис.15.3).
3.png
Рис. 15.3.
Выбор размера страницы
Для выбора ориентации страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Ориентация и в появившемся меню выберите один из предлагаемых вариантов (рис. 15.4).
4.png
Рис. 15.4.
Выбор ориентации страницы
Для установки полей страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Поля и в появившемся меню выберите один из предлагаемых вариантов (рис.15.5).
5.png
Рис. 15.5.
Выбор размера полей страницы
Для выбора произвольного размера полей выберите команду Настраиваемые поля (см. рис. 15.5). В счетчиках Верхнее, Нижнее, Левое, Правое вкладки Поля окна Параметры страницы (рис. 15.6) установите требуемые размеры полей.
6.png
Рис. 15.6.
Установка размера полей страницы
На установку слишком малых полей, не поддерживаемых возможностями принтера, Excel не реагирует.
Размер полей можно также изменить при предварительном просмотре документа перед печатью.
На листе, отображаемом в режиме Разметка страницы, размеры полей можно увидеть на горизонтальной и вертикальной линейках. Поля на линейках выделены темным цветом, в отличие от основной части страницы, линейка для которой выделена белым цветом.
Следует отметить, что действия по установке параметров страницы не могут быть отменены.
Настройка масштаба печати
По умолчанию установлен масштаб печати 100 % от натуральной величины таблицы на листе.
Для выбора произвольного масштаба печати (как с уменьшением, так и с увеличением) установите требуемое значение в счетчике Масштаб группы Вписать (см. рис. 15.1). Минимально возможный масштаб печати 10 %, максимально возможный – 400 %.
Кроме того, можно подобрать необходимый масштаб печати так, чтобы таблица размещалась на заданном числе страниц. Для этого в раскрывающихся списках Ширина и Высота группы Вписать (см. рис. 15.1) выберите число страниц в ширину и высоту, на которых должна разместиться таблица. В данном случае возможна только печать в масштабе с уменьшением.
Создание колонтитулов
Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем и нижнем полях каждой из страниц документа.
Колонтитулы создают в режиме просмотра Разметка страницы. Верхний и нижний колонтитулы создаются одинаково.
Колонтитул имеет три поля: левое, центральное и правое, каждое из которых заполняется и оформляется независимо друг от друга. Поля колонтитула отображаются при наведении указателя мыши (рис. 15.7).
7.png
Рис. 15.7.
Отображение полей колонтитула
Для добавления колонтитула щелкните левое, центральное или правое поле верхнего или нижнего колонтитула в верхней или нижней части листа, после чего автоматически будет произведен переход в контекстную вкладку Работа с колонтитулами/Конструктор (рис. 15.8).
8.png
Рис. 15.8.
Создание колонтитула во вкладке Работа с колонтитулами/Конструктор
Щелкнув по кнопке Верхний колонтитул или Нижний колонтитул в группе Колонтитулы (см. рис. 15.8) можно выбрать один из типовых колонтитулов, верхний или нижний соответственно. Выбранный колонтитул в последующем можно изменять.
Текст в поля колонтитула можно вводить с клавиатуры в обычном порядке. Для перехода на новую строку в поле колонтитула следует использовать клавишу Enter.
Кнопками группы Элементы колонтитулов (см. рис. 15.8) в поля колонтитула можно вставлять автоматически обновляющуюся информацию.
Назначение кнопок приведено в таблице. 

Кнопка

Вводимая информация

Номер страницы

Номер страницы

Число страниц

Общее число страниц печати

Текущая дата

Текущая дата. Дата будет автоматически обновляться при печати, а также при каждом переходе в режим Разметка страницы или в режим предварительного просмотра

Текущее время

Текущее время. Время будет автоматически обновляться при печати, а также при каждом переходе в режим Разметка страницы или в режим предварительного просмотра

Путь к файлу

Расположение файла книги на компьютере, с указанием имени диска и всех папок, а также имени файла. Информация автоматически изменяется при изменении расположения файла на компьютере, а также при переименовании файла

Имя файла

Имя файла. Информация автоматически изменяется при переименовании файла

Имя листа

Имя листа. Информация автоматически изменяется при переименовании листа

В момент вставки информация не отображается, вместо этого отображается служебный символ & с названием информации в квадратных скобках. Например, при вставке имени файла первоначально отображается &[Файл] (рис. 15.9).
9.png
Рис. 15.9. Ввод элементов колонтитула
Кнопка Рисунок группы Элементы колонтитулов используется для вставки в колонтитул рисунков из графических файлов.
Можно изменить некоторые параметры шрифта колонтитула.
1.      Выделите текст всего поля колонтитула или его части
2.      Установите параметры шрифта с использованием элементов группы Шрифт вкладки Главная или всплывающей мини-панели инструментов.
Можно сделать так, чтобы колонтитул первой страницы отличался от остальных колонтитулов, а также различались колонтитулы четных и нечетных страниц, для чего в разделе Параметры установите соответствующие флажки. Если флажки не отображаются, щелкните сначала по стрелке кнопки Параметры (рис.15.10)
10.png
Рис. 15.10.
Настройка различных колонтитула
Для выхода из режима работы с колонтитулами щелкните к любой ячейке листа или нажмите клавишу Esc.
Следует отметить, что действия по созданию и оформлению колонтитулов не подлежат отмене
Настройка многостраничной печати
В том случае, когда таблица при печати не помещается на одну страницу, Excel автоматически разделяет ее на страницы. Автоматическое разбиение на страницы происходит не всегда удачно с точки зрения размещения данных на страницах. Разрыв страницы можно установить самостоятельно между другими столбцами и/или строками.
1.      Выделите столбец (строку), левее которого (выше которой) устанавливается разрыв.
2.      В группе Параметры страницы вкладки Разметка страницы нажмите кнопку Разрывы и выберите команду  Вставить разрыв страницы (рис.15.11).
11.png
Рис. 15.11.
Вставка разрыва страницы
Для удаления принудительно установленных разрывов страниц в группе Параметры страницы вкладки Разметка страницы нажмите кнопку Разрывы и выберите команду Сброс разрывов страниц (см. рис.15.11).
При многостраничной печати, при разделении таблицы на несколько страниц, названия строк и столбцов таблицы по умолчанию будут печататься не на всех страницах, что затрудняет восприятие напечатанных данных. Например, при печати таблицы на рис.15.12 на странице справа названия строк таблицы не печатаются.
12.png
Рис. 15.12.
Многостраничная печать таблицы
Можно настроить печать названий столбцов и строк таблицы на каждой странице.
1.  В группе Параметры страницы нажмите кнопку Печатать заголовки (см. рис.15.1 или рис. 15.12).
2.  Во вкладке Лист окна Параметры страницы (рис. 15.13) поставьте курсор в поле Сквозные строки и на листе выделите строку, которую следует печатать на каждой странице (в данном случае строка 1); поставьте курсор в поле Сквозные столбцы и на листе выделите столбец, который следует печатать на каждой странице (в данном случае столбец А).
13.png
Рис. 15.13.
Настройка печати названий строк и столбцов таблицы
В некоторых случаях чтобы на распечатке было проще найти строки и столбцы, можно распечатать их заголовки (заголовки строк – номера строк, отображаемые в левой части листа, заголовки столбцов – буквы, отображаемые в верхней части столбцов листа. Для этого в группе Параметры листа вкладки Разметка страницы установите флажок Заголовки/Печать (см. рис. 15.1).
Настройка печати примечаний
Независимо от режима отображения примечаний на листе, по умолчанию на печать они не выводятся.
Можно настроить режим печати примечаний.
1.      Щелкните по кнопке группы Параметры листа вкладки Разметка страницы (см. рис. 15.1).
2.      В раскрывающемся списке примечания вкладки Лист окна Параметры страницы выберите режим печати примечаний (рис. 15.14).
14.png
Рис. 15.14.
Настройка печати примечаний
При выборе режима В конце листа все примечания ко всем ячейкам печатаются в текстовом виде на отдельной странице.
При выборе режима печати примечаний Как на листе будут напечатаны только отображаемые примечания так, как они отображаются на листе.
Настройка выборочной печати
Для постоянной печати из всей таблицы какого-либо диапазона следует определить его как область печати.
1.      Выделите печатаемый диапазон.
2.      В группе Параметры страницы вкладки Разметка страницы нажмите кнопку Область печати и выберите команду Задать (рис. 15.15).
15.png
Рис. 15.15.
Настройка выборочной печати
Область печати на листе в режиме просмотра Обычный и Разметка страницы отделяется от остальных частей листа тонкой пунктирной линией. В режиме просмотра Страничный область печати отображается на обычном фоне и выделена синей линией границы страницы, в то время как остальная область листа затенена (рис. 15.16).
При необходимости размеры области печати можно изменить перетаскиванием границы страницы.
16.png
Рис. 15.16.
Отображение области печати
При задании области печати для несмежных диапазонов каждый их них будет печататься на отдельной странице.
Для обеспечения печати всей таблицы или для возможности задания другой области печати следует в меню кнопки Область печати выбрать команду Убрать (см. рис. 15.15).
Предварительный просмотр листа
Для того чтобы убедиться, что документ полностью подготовлен к печати, можно использовать предварительный просмотр.
Для перехода в режим предварительного просмотра в подчиненном меню команды Печать (см. рис. 15.2) - документ отображается в правой части окна.
Чтобы выйти из режима предварительного просмотра, нажмите кнопку Закрыть окно предварительного просмотр или клавишу Esc.
Предварительный просмотр можно вызвать в диалоговом окне Параметры страницы (рис.15.17).
17.png
Рис. 15.17.
Диалоговое окно Параметры страницы
Печать документа
Печать всего документа в одном экземпляре
Для печати всего документа в одном экземпляре достаточно в меню закладки Файл (см. рис. 15.2) выбрать команду Печать.
Настройка параметров печати
Для настройки параметров печати документа в меню закладки Файл следует выбрать команду Печать, а затем команду Свойства принтера на панели  меню (см. рис. 15.2).
Настройка производится с помощью панели  Печать (рис. 15.18).
18.png
Рис. 15.18.
Настройка параметров печати
В разделе Принтер в раскрывающемся списке Имя можно, при наличии нескольких принтеров подключенных к компьютеру или локальной сети, выбрать принтер, на котором будет печататься документ.
В разделе Страницы для печати только некоторых страниц многостраничной таблицы можно установить переключатель страницы, а затем в счетчиках с и по указать диапазон печатаемых страниц.
В разделе Копии в счетчике число копий можно указать число печатаемых экземпляров. Установите флажок разобрать по копиям, чтобы каждый экземпляр печатался по порядку страниц созданного документа.
Печать диаграмм  О печати диаграмм
Диаграмма, расположенная на отдельном листе, всегда печатается на отдельной странице.
Диаграмма, размещенная на листе с данными, может быть напечатана вместе с данными листа или на отдельной странице. Для того чтобы диаграмма была напечатана вместе с данными листа, необходимо на листе выделить любую ячейку за пределами диаграммы. Для того чтобы диаграмма была напечатана на отдельной странице, диаграмму или любой ее элемент необходимо выделить.
По умолчанию диаграмма, расположенная на листе с данными, печатается вместе с ними.
Для того чтобы диаграмма не печаталась вместе с данными щелкните значок группы Размер вкладки Работа с диаграммами/Формат и во вкладке Свойства окна Размер и свойства (рис. 15.19) следует снять флажок Выводить объект на печать. При этом отдельно выделенную диаграмму по-прежнему можно напечатать.
19.png
 Рис. 15.19. Отказ от печати диаграммы вместе с данными листа
Для печати диаграммы в одном экземпляре достаточно в меню закладки Файл (см. рис. 15.2) выбрать команду Печать. Однако, как и при печати листов с данными, не рекомендуется сразу печатать диаграмму. В большинстве случаев диаграмма перед печатью требует определенной настройки.
Параметры печати диаграммы можно изменить только в том случае, если она печатается на отдельной странице.
Если диаграмма печатается вместе с данными листа, отдельно от листа настроить для нее параметры печати невозможно.
Настройка параметров страницы диаграммы
Для выбора и установки параметров страницы диаграммы используют элементы группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы (рис. 15.20).
20.png
Рис. 15.20.
Настройка параметров страницы диаграммы
Так же, как и при настройке параметров страницы для печати таблиц, можно выбрать размер и ориентацию страницы, выбрать или установить размер полей страницы.
По умолчанию при печати диаграммы, независимо от соотношения ее размеров, принята альбомная (горизонтальная) ориентация страницы. Следует отметить, что для диаграмм, расположенных на отдельном листе, изменение ориентации страницы приведет и к изменению ориентации листа, на котором расположена диаграмма, а также может привести к изменению размеров диаграммы. Изменение ориентации страницы не влияет на отображение на листе диаграммы, расположенной на листе с данными.
Масштаб печати диаграммы изменять нельзя. Нельзя напечатать диаграмму на нескольких страницах. По умолчанию диаграмма будет занимать страницу целиком. Однако, можно изменить размер самой диаграммы в счетчиках группы Размер контекстной вкладки Работа с диаграммами/Формат (рис. 15.21).
21.png
Рис. 15.21.
Изменение размера диаграммы
Создание колонтитулов страницы диаграммы
Для создания колонтитула на странице диаграммы во вкладке Вставка нажмите кнопку Колонтитулы, после чего появится вкладка Колонтитулы диалогового окна Параметры страницы (рис. 15.22).
22.png
Рис. 15.22.
Создание колонтитула страницы диаграммы
Используя раскрывающиеся списки Верхний колонтитул и Нижний колонтитул (см. рис. 15.22) можно выбрать один из типовых колонтитулов. Для создания собственного колонтитула нажмите кнопку Создать верхний колонтитул или Создать нижний колонтитул, после чего появится соответствующее диалоговое окно (рис. 15.23).
23.png
Рис. 15.23.
Создание текста колонтитула страницы диаграммы
Так же, как и для обычной страницы, колонтитул имеет три поля: левое, центральное и правое, каждое из которых заполняется и оформляется независимо друг от друга. Текст в поля колонтитула можно вводить с клавиатуры в обычном порядке. Для перехода на новую строку в поле колонтитула следует использовать клавишу Enter.
Кнопками своеобразной панели инструментов окна Верхний колонтитул или Нижний колонтитул (см. рис. 15.23) в поля колонтитула можно вставлять автоматически обновляющуюся информацию: номер страницы, число страниц, текущую дату, текущее время и др.
Можно изменить некоторые параметры шрифта колонтитула.
1.      Выделите текст всего поля колонтитула или его части
2.      Нажмите кнопку Формат текста окна Верхний колонтитул или Нижний колонтитул (см. рис.15.23).
3.      Установите необходимые параметры шрифта в диалоговом окне Шрифт (рис.15.24).
24.png
Рис. 15.24.
Установка параметров шрифта текста колонтитула страницы диаграммы
Предварительный просмотр диаграмм
Для того чтобы убедиться, что диаграмма полностью подготовлена к печати, можно использовать предварительный просмотр.
Для перехода в режим предварительного просмотра в подчиненном меню команды Печать (см. рис. 15.2) выберите команду Предварительный просмотр.
При предварительном просмотре диаграмма отображается в специальном окне предварительного просмотра (рис. 15.25).
25.png
Рис. 15.25.
Диаграмма в режиме предварительного просмотра
Первоначально диаграмма показывается в масштабе, позволяющем отобразить целиком страницу. Для отображения документа в натуральном масштабе щелкните мышью на пиктограмму в правом нижнем углу страницы.
Чтобы выйти из режима предварительного просмотра, нажмите клавишу Esc.
Особенности печати цветных таблиц и диаграмм
На монохромных (черно-белых) принтерах цвета отображаются в виде оттенков серого. Это может привести к ряду проблем при печати цветных таблиц и диаграмм. Например, столбцы гистограммы или секторы круговой диаграммы, оформленные разными цветами заливки (красный, синий, серый, коричневый и т. д.), будут напечатаны примерно одними оттенками серого цвета, что сделает их практически неразличимыми. Точно так же, например, трудно читается текст, оформленный шрифтом синего цвета на фоне заливки серого цвета.
Для рационального преобразования цветов можно настроить черно-белый режим печати.
1.      Щелкните по кнопке группы Параметры листа вкладки Разметка страницы (см. рис. 15.1, рис. 15.20).
2.      Во вкладки Лист (при работе с диаграммой вкладка называется Диаграмма) окна Параметры страницы установите флажок черно-белая (рис. 15.26, рис.15.27).
26.png
Рис. 15.26.
Установка черно-белой печати таблицы
27.png
Рис. 15.27.
Установка черно-белой печати диаграммы
При печати листа в черно-белом режиме, независимо от примененного при оформлении цвета, текст и рамки выводятся черным цветом, а фон ячеек – белым цветом.
При печати диаграмм в черно-белом режиме различные цвета заменяются различными штриховками (рис.15.28).
28.png
Рис. 15.28.
Предварительный просмотр диаграммы в режиме черно-белой печати


Заказать

Оставьте свои контактные данные